Timesheet intégré à Microsoft 365

Timesheet se connecte aux applications Microsoft 365 que vous utilisez déjà au quotidien, à commencer par Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook

Votre calendrier sait déjà où est passée votre journée. Connectez Microsoft Outlook à Timesheet : les réunions des calendriers que vous choisissez deviennent des entrées de temps, et le temps que vous suivez apparaît dans votre calendrier, pour que les deux racontent la même histoire.

Comment ça fonctionne

Chaque projet Timesheet est associé à l’un de vos calendriers Outlook. Vous pouvez associer autant de projets que vous le souhaitez, par exemple un calendrier par client.

De Timesheet vers Outlook

• Chaque entrée terminée d’un projet mappé devient un événement dans son calendrier, intitulé avec le projet et le client, avec la description de l’entrée dans le corps de l’événement
• Les modifications et suppressions partent automatiquement, et un minuteur en cours apparaît dès que vous l’arrêtez
• Modifier une entrée ne supprime jamais les participants ni les rappels que vous avez ajoutés à son événement dans Outlook

D’Outlook vers Timesheet

• Les événements d’un calendrier mappé deviennent des entrées de temps sur son projet, avec l’objet de l’événement comme description, ainsi que ses horaires et son lieu
• Les réunions récurrentes deviennent une entrée par occurrence
• Quand un événement est modifié, annulé ou supprimé dans Outlook, l’entrée suit, grâce aux notifications de modifications de Microsoft
• La première synchronisation importe les événements de l’année écoulée

Avant de commencer

• Un compte professionnel ou scolaire Microsoft 365, ou un compte personnel Outlook.com, avec les calendriers que vous souhaitez synchroniser.
• Un plan Timesheet Pro ou supérieur. L’essai de 30 jours l’inclut. Voir plans et tarifs.
• Dans beaucoup d’entreprises, seul un administrateur peut approuver de nouvelles applications pour Microsoft 365. Si Microsoft affiche Approbation de l’administrateur requise lors de la connexion, demandez à votre administrateur Microsoft 365 de se connecter une fois en sélectionnant Donner son consentement au nom de votre organisation. Toute votre organisation peut ensuite se connecter.

Connectez-le

Dans l’application web Timesheet, ouvrez Intégrations, sélectionnez Parcourir la place de marché, puis installez Outlook Calendar. Sélectionnez Connecter, connectez-vous avec votre compte Microsoft et autorisez l’accès. La connexion utilise OAuth : Timesheet ne voit donc jamais votre mot de passe Microsoft, et vous pouvez vous déconnecter à tout moment.

Associez ensuite vos projets à des calendriers dans l’onglet Correspondances, puis sélectionnez Sync Now pour le premier import. Dès lors, les modifications faites d’un côté comme de l’autre se synchronisent d’elles-mêmes.

Choisissez votre sens de synchronisation

Le paramètre Sync Direction propose trois options :

• bidirectional garde les entrées et les événements en miroir dans les deux sens.
• timesheet-to-outlook place votre temps suivi dans le calendrier et ne touche pas aux propres événements du calendrier.
• outlook-to-timesheet transforme les événements du calendrier en entrées et n’ajoute jamais votre temps suivi au calendrier.

Bon à savoir

• Chaque événement d’un calendrier mappé est importé, y compris les événements sur toute la journée (en entrées d’une journée entière) et les événements prévus jusqu’à un an à l’avance. Mappez les calendriers qui contiennent vos rendez-vous professionnels, et gardez vos événements personnels dans un calendrier que vous ne mappez pas.
• Quand l’organisateur annule une réunion, son entrée est supprimée.
• En synchronisation bidirectionnelle, modifier ou supprimer une entrée importée modifie ou supprime aussi l’événement dans Outlook.
• Déplacer une entrée vers un autre projet ne déplace pas son événement vers l’autre calendrier.
• Quand le même élément change des deux côtés, la modification la plus récente l’emporte.
• Les entrées importées reprennent le projet, les horaires, le titre et le lieu, dans le fuseau horaire défini dans vos paramètres Timesheet. Le statut facturable, les étiquettes et les taux se définissent dans Timesheet.
• Une connexion utilise un seul compte Microsoft. L’accès de Timesheet couvre les calendriers de ce compte, mais seuls les calendriers que vous mappez sont synchronisés.

Microsoft, Microsoft 365 et Outlook sont des marques du groupe de sociétés Microsoft.