Arbeit mit Projekten und Tags organisieren

Wenn Sie jemals durch eine unübersichtliche Liste von Zeiteinträgen gescrollt haben und sich fragten "wofür war das nochmal?", kennen Sie den Schmerz unorganisierter Zeiterfassung. Die gute Nachricht: Ein paar Minuten Setup können Ihnen später Stunden an Verwirrung ersparen.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Arbeit mit Timesheets Projekten und Tags strukturieren – zwei leistungsstarke Funktionen, die Klarheit in Ihre erfasste Zeit bringen.

#Warum Organisation wichtig ist

Unorganisierte Zeiteinträge schaffen echte Probleme:

• Abrechnungsfehler, wenn Sie nicht erkennen können, welchem Kunden welche Stunden gehören
• Verlorene Einnahmen durch nicht abgerechnete Arbeit, die durchgerutscht ist
• Frustrierende Berichte, die Ihnen nichts Nützliches sagen
• Verschwendete Zeit beim Versuch zu rekonstruieren, woran Sie gearbeitet haben

Ein sauberes Organisationssystem löst all dies.

#Projekte vs. Tags verstehen

Bevor wir eintauchen, klären wir den Unterschied:

Projekte sind Container für zusammengehörige Arbeit. Denken Sie an sie wie Ordner. Jeder Zeiteintrag gehört zu genau einem Projekt.

Tags sind Etiketten, die projektübergreifend funktionieren. Denken Sie an sie wie farbige Aufkleber. Ein einzelner Zeiteintrag kann mehrere Tags haben.

#Wann Projekte verwenden

• Verschiedene Kunden
• Unterschiedliche Jobs oder Verträge
• Separate Abrechnungseinheiten
• Hauptarbeitskategorien

#Wann Tags verwenden

• Arbeitstypen (Meetings, Programmierung, Schreiben)
• Phasen (Planung, Ausführung, Review)
• Prioritätsstufen
• Alles, was mehrere Projekte umspannt

#Projekte einrichten

#Erste Projekte erstellen

1. Navigieren Sie zu Projekte
2. Tippen Sie auf die +-Schaltfläche
3. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein
4. Konfigurieren Sie Einstellungen (optional aber empfohlen)
5. Speichern

#Best Practices für Projektnamen

Gute Projektnamen sind:

• Spezifisch: "Acme GmbH Website-Redesign" nicht "Webprojekt"
• Konsistent: Verwenden Sie das gleiche Format für alle Projekte
• Durchsuchbar: Fügen Sie Kundennamen für einfaches Filtern hinzu

Namensformate, die funktionieren:

[Kunde] - [Projektname]
Beispiele:
- Acme GmbH - Website-Redesign
- Müller AG - Q4 Beratung
- Intern - Geschäftsentwicklung

#Stundensätze festlegen

Jedes Projekt kann seinen eigenen Stundensatz haben:

1. Öffnen Sie die Projekteinstellungen
2. Finden Sie das Feld Stundensatz
3. Geben Sie Ihren Stundensatz ein
4. Speichern

Dieser Stundensatz berechnet automatisch die Einnahmen für alle Aufgaben in diesem Projekt. Verschiedene Kunden, verschiedene Stundensätze – keine Kopfrechnung nötig.

#Projektspezifische Einstellungen

Neben dem Stundensatz können Sie konfigurieren:

• Standard-Abrechnungsstatus: Sollen neue Aufgaben standardmäßig abrechenbar sein?
• Farbcodierung: Visuelle Identifikation in Listen und Diagrammen
• Beschreibung: Notizen zum Projektumfang oder Kunden

#Tags effektiv nutzen

#Tags erstellen

Tags werden spontan erstellt, wenn Sie sie zu Aufgaben hinzufügen:

1. Öffnen Sie eine beliebige Aufgabe
2. Finden Sie das Feld Tags
3. Geben Sie einen Tag-Namen ein
4. Speichern (der Tag ist jetzt für zukünftige Verwendung verfügbar)

#Tag-Kategorien, die funktionieren

Erwägen Sie, Tags nach Zweck zu organisieren:

Aktivitätstypen:

• meeting
• entwicklung
• recherche
• admin
• kommunikation

Projektphasen:

• planung
• ausführung
• review
• wartung

Priorität/Status:

• dringend
• blockiert
• nachverfolgen

#Projekte und Tags kombinieren

Die wahre Stärke liegt in der Kombination beider:

Beispielszenario: Sie sind Berater und arbeiten mit drei Kunden. Jeder Kunde ist ein Projekt. Aber Sie möchten wissen, wie viel Zeit Sie in Meetings über alle Kunden hinweg verbringen.

• Projekt: "Kunde A"
• Tags: meeting, strategie

Jetzt können Sie:

• Nach Projekt filtern, um alle Arbeit für Kunde A zu sehen
• Nach Tag filtern, um alle Meetings über alle Kunden zu sehen
• Berichte generieren, die Meeting-Zeit nach Kunde zeigen

#Abgeschlossene Projekte archivieren

Fertige Projekte müssen Ihre aktive Liste nicht überladen:

1. Öffnen Sie das Projekt
2. Finden Sie die Option Archivieren
3. Bestätigen

Archivierte Projekte:

• Verschwinden aus Ihrer aktiven Projektliste
• Behalten alle historischen Daten intakt
• Können jederzeit wiederhergestellt werden
• Erscheinen weiterhin in Berichten und Exporten

#Häufige organisatorische Fallstricke

#Zu viele Tags

Zu viele Tags führen zu inkonsistenter Nutzung. Beginnen Sie mit 5-10 wesentlichen Tags und fügen Sie mehr nur hinzu, wenn wirklich nötig.

#Zu wenig Organisation

Ein Projekt für alles zu verwenden verfehlt den Zweck. Wenn Sie mehrere Kunden abrechnen, braucht jeder sein eigenes Projekt.

#Inkonsistente Benennung

"Kundenmeeting" und "Meeting mit Kunde" und "Kunde - Meeting" sind drei verschiedene Tags. Wählen Sie ein Format und bleiben Sie dabei.

#Vergessen zu taggen

Tags helfen nur, wenn Sie sie konsequent verwenden. Bauen Sie die Gewohnheit auf, Tags hinzuzufügen, wenn Sie Aufgaben starten oder stoppen.

#Profi-Tipps für Power-User

#Projekte für Abrechnung, Tags für Analyse

Projekte entsprechen Ihrer Rechnungsstellung. Tags entsprechen dem, wie Sie Ihre Arbeit verstehen möchten. Halten Sie diese Zwecke getrennt.

#"Allgemein"-Projekt erstellen

Für schnelle Einträge, die nirgendwo anders passen, haben Sie ein Auffangprojekt. Wöchentlich überprüfen und neu kategorisieren.

#Strategisch Farben zuweisen

Weisen Sie Farben Projektkategorien zu:

• Grün für abrechenbare Kundenarbeit
• Blau für interne Projekte
• Gelb für administrative Aufgaben

#Regelmäßiges Aufräumen

Einmal im Monat:

• Abgeschlossene Projekte archivieren
• Unbenutzte Tags löschen
• Namenskonsistenz überprüfen

#Ihr System aufbauen

Hier ist eine Schnellstart-Vorlage:

Projekte:

1. [Ihr Hauptkunde] - [Aktuelles Projekt]
2. [Zweitkunde] - [Deren Projekt]
3. Intern - Geschäftsentwicklung
4. Intern - Administration
5. Persönlich - Weiterbildung

Tags:

• meeting
• deep-work
• admin
• abrechenbar
• review

Beginnen Sie hier und entwickeln Sie basierend auf Ihren tatsächlichen Bedürfnissen weiter.

#Zusammenfassung

Effektive Organisation in Timesheet bedeutet:

• Projekte für unterschiedliche Arbeitscontainer (Kunden, Verträge, Hauptkategorien)
• Tags für übergreifende Etiketten (Aktivitätstypen, Phasen, Prioritäten)
• Konsistente Benennung, damit Sie Dinge später finden
• Regelmäßige Wartung, um das System sauber zu halten

Ein paar Minuten Setup jetzt sparen später Stunden an Verwirrung. Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken.

#Was kommt als Nächstes?

Mit eingerichteten Projekten und Tags erkunden Sie diese verwandten Funktionen:

• Statistiken: Sehen Sie die Zeitverteilung über Projekte und Tags
• Export: Generieren Sie nach Projekt oder Tag gefilterte Berichte
• Automatisierung: Projekte automatisch basierend auf Standort oder WLAN auswählen

Bereit, organisiert zu werden? Öffnen Sie Timesheet und erstellen Sie noch heute Ihre erste Projektstruktur.