Wenn Sie zum Monatsende durch eine Liste von Zeiteinträgen scrollen und denken „wofür war der nochmal?“, kennen Sie das Problem, um das es hier geht. Zeiteinträge ohne Struktur verlieren ihren Wert in dem Moment, in dem Sie aufhören sie zu erfassen. Die Lösung sind zwei einfache Bausteine: Projekte und Tags. Wenn Sie den Unterschied zwischen den beiden verstehen, fällt der Rest in seine Form.
Alles im kostenlosen Basic-Plan.
Die eine Sache, die stimmen muss
Projekte sind Container. Tags sind Etiketten, die Container übergreifen.
- Ein Zeiteintrag gehört zu genau einem Projekt
- Ein Zeiteintrag kann beliebig viele Tags tragen
Diese Unterscheidung regelt alles Weitere.
Projekte, wann?
- Eins pro Kunde
- Eins pro eigenständigem Vertrag oder Auftrag
- Eins pro großem Tätigkeitsbereich (z. B. „Intern“)
Tags, wann?
- Tätigkeitsarten (Meeting, Deep Work, Admin)
- Phasen (Planung, Umsetzung, Review)
- Priorität oder Status (dringend, blockiert, Wiedervorlage)
- Alles, was auch dann noch etwas bedeuten soll, wenn Sie zwischen Kunden wechseln
Projekte einrichten
Anlegen
- Projekte öffnen
- Auf + tippen
- Namen eingeben
- Einstellungen vornehmen (Satz, Farbe, Abrechenbar-Standard)
- Speichern
Namen, die ein halbes Jahr später noch funktionieren
- Konkret: „Acme GmbH Website-Relaunch“, nicht „Webprojekt“
- Konsistent: dasselbe Muster über alle Projekte
- Suchbar: Kundennamen mit aufnehmen
Ein Muster, das hält:
[Kunde] - [Projektname]
Acme GmbH - Website-Relaunch
Johnson GbR - Q4-Beratung
Intern - GeschäftsentwicklungStundensatz, Farbe, Abrechenbar-Standard
Jedes Projekt trägt:
- Einen Stundensatz, der in die Einnahmen jedes Eintrags fließt
- Eine Farbe, damit das Projekt in Listen und Diagrammen sofort erkennbar ist
- Einen Abrechenbar-Standard, damit neue Einträge die richtige Voreinstellung haben
Einmal pro Projekt setzen, danach läuft es automatisch. Den detaillierten Satz-Workflow finden Sie in Mit individuellen Stundensätzen abrechnen.
Tags ohne Tag-Explosion
Wie Tags entstehen
Ein Tag wird beim ersten Verwenden angelegt:
- Eine Aufgabe öffnen
- Das Feld Tags finden
- Tag-Namen eintippen
- Speichern
Ab dann steht der Tag in der Autovervollständigung. Wiederverwenden.
Fünf bis zehn Tags ist die richtige Größenordnung
Zu wenige Tags sagen nichts aus. Zu viele führen zu inkonsistenter Nutzung. Fünf bis zehn wiederverwendbare Tags pro Anwendungsfall ist ein guter Schnitt.
Tätigkeits-Tags
meetingentwicklungrechercheadminkommunikation
Phasen-Tags
planungumsetzungreviewwartung
Prioritäts- und Status-Tags
dringendblockiertwiedervorlage
Eine Taxonomie wählen und dabei bleiben. Tätigkeits- und Phasen-Tags auf denselben Einträgen sind in Ordnung. Zwanzig Varianten von „Meeting“ nicht.
Wo Projekt × Tag richtig stark wird
Sie sind Berater mit drei Kunden. Jeder ist ein Projekt. Sie wollen wissen, wie viel Zeit insgesamt in Meetings gegangen ist.
- Projekt: „Acme GmbH“
- Tags:
meeting,strategie
Der Report kann dann:
- Nach Projekt filtern: alle Acme-Stunden
- Nach Tag filtern: alle Meetings über alle Kunden hinweg
- Kreuztabellen erzeugen: Meeting-Zeit pro Kunde
Dieser Querschnitt ist der Grund, warum es Tags gibt. Dafür kein Projekt missbrauchen.
Abgeschlossene Projekte archivieren
Fertige Projekte sollen die aktive Liste nicht verstopfen.
- Projekt öffnen
- Archivieren finden
- Bestätigen
Was archivieren bedeutet:
- Aus aktiven Listen verschwunden
- Alle historischen Einträge bleiben erhalten
- Tauchen weiter in Reports und Exporten auf
- Können jederzeit zurückgeholt werden
Häufige Fehler
Zu viele Tags. Zwanzig Tags am ersten Tag werden zu inkonsistentem Etikettieren in Woche drei. Mit fünf bis zehn anfangen und nur bei Bedarf ergänzen.
Zu wenig organisiert. Ein einziges Projekt „Arbeit“ für alles. Verfehlt den Zweck. Pro-Kunde-Abrechnung braucht Pro-Kunde-Projekte.
Uneinheitliche Tag-Namen. „Kundenmeeting“, „Meeting mit Kunde“, „Kunde - Meeting“: drei unterschiedliche Tags. Ein Format wählen und dabei bleiben. Tag-Namen sind keine Freitext-Notizen.
Tags vergessen. Tags lohnen sich nur, wenn Sie sie auch nutzen. Tag setzen, wenn Sie den Timer starten, nicht „später“.
Konventionen, die sich bewähren
Projekte für die Abrechnung, Tags für die Auswertung. Projekte richten sich nach Rechnungen, Tags nach der Sicht, die Sie auf die Arbeit wollen. Diese Zwecke trennen, und das System bleibt sauber.
Ein „Allgemein“-Projekt haben. Für Einzeleinträge, die noch nirgends hinpassen. Wöchentlich durchsehen, in echte Projekte verschieben oder akzeptieren, dass sie hier richtig sind.
Farben konsequent vergeben.
- Grün für abrechenbare Kundenarbeit
- Blau für interne Projekte
- Gelb für Admin und Lernen
Die Tagesliste liest sich schneller.
Monatliche Pflege.
- Abgeschlossene Projekte archivieren
- Ungenutzte Tags zusammenführen oder löschen
- Projektnamen auf Konsistenz prüfen
15 Minuten einmal im Monat reichen.
Eine Starter-Vorlage
Ein vernünftiger Ausgangspunkt für Freelancer oder kleine Teams:
Projekte
- [Hauptkunde] - [Aktuelles Projekt]
- [Zweiter Kunde] - [Sein Projekt]
- Intern - Geschäftsentwicklung
- Intern - Administration
- Privat - Lernen
Tags
meetingdeep-workadminabrechenbarreview
Hier starten. Nach dem ersten Monat anpassen, basierend darauf, was die Reports tatsächlich zeigen (oder nicht zeigen).
Zusammenfassung
Das Modell in zwei Zeilen:
- Projekte: Container, einer pro Kunde oder Tätigkeitsbereich. Tragen Satz, Farbe, Abrechenbar-Standard.
- Tags: Querschnitts-Etiketten für Tätigkeit, Phase, Priorität. Quer über Projekte hinweg wiederverwendet.
Beide Listen kurz halten. Konsistent benennen. Einmal im Monat 15 Minuten aufräumen. Das System zahlt sich beim ersten „Wie viel Zeit im letzten Quartal in Meetings?“ aus, das Sie ohne eine Stunde Rekonstruktion beantworten können.
Wie es weitergeht
- Mit individuellen Stundensätzen abrechnen für das Pro-Projekt-Setup der Sätze
- Den Start automatisieren mit Geofence, WLAN oder NFC, damit das richtige Projekt von selbst startet
- Statistik-Report lesen, aufgeschlüsselt nach Projekt und Tag