Die meisten professionellen Dienstleistungen rechnen nicht in Sekunden ab. In der Zeiterfassung für Anwälte sind Sechs-Minuten-Schritte üblich, Berater arbeiten mit Viertelstunden, Handwerker mit halben und ganzen Stunden. Eine Rechnung mit „2:17:43“ sieht aus wie das Ergebnis einer Debug-Sitzung. „2,25 Stunden“ sieht aus wie eine Rechnung.
Die Rundung in Timesheet erledigt das für Sie. Intervall einmal in den Einstellungen setzen, die Rundungsrichtung wählen, und die Rechenweise ist über jede Rechnung konsistent. Im Basic-Plan kostenlos.
Warum überhaupt runden
Branchenstandards. Die meisten professionellen Dienstleistungen haben etablierte Intervalle. Wer mit ungewöhnlicher Rundung in den Markt geht, erntet Stirnrunzeln auf der Rechnung.
Saubere Rechnungen. „2,25 Stunden zu 90 € = 202,50 €“ lässt sich lesen. „2 Stunden 17 Minuten 43 Sekunden zu 90 €“ nicht.
Planbare Abrechnung. Kunden wollen die Mindestabrechnungseinheit kennen. Alles unter dem Intervall fällt ins nächste. Keine Überraschungen, keine Rückfragen.
Einfachere Weiterverarbeitung. Runde Zahlen laufen leichter durch Buchhaltungssysteme, Prüfungen und eigene Stichproben.
Die Intervalle
Timesheet unterstützt diese Rundungsintervalle:
| Intervall | Beispiele |
|---|---|
| Exakt (keine Rundung) | tatsächliche Zeit, minutengenau |
| 5 Minuten | 0:05, 0:10, 0:15, 0:20... |
| 6 Minuten (Zehntelstunde) | 0:06, 0:12, 0:18, 0:24... |
| 10 Minuten | 0:10, 0:20, 0:30, 0:40... |
| 15 Minuten | 0:15, 0:30, 0:45, 1:00... |
| 30 Minuten | 0:30, 1:00, 1:30, 2:00... |
| 60 Minuten | 1:00, 2:00, 3:00, 4:00... |
Wie die Rundung sich verhält
Die Rundungsrichtung ist eine eigene Einstellung: abrunden, aufrunden oder kaufmännisch runden. Standard ist Abrunden. Die folgende Tabelle zeigt das Aufrunden, bei dem eine angefangene Einheit voll abgerechnet wird.
| Tatsächlich | 15-Min-Rundung (auf) |
|---|---|
| 0:07 | 0:15 |
| 0:16 | 0:30 |
| 0:31 | 0:45 |
| 0:46 | 1:00 |
| 1:22 | 1:30 |
Einträge unterhalb des Intervalls werden nicht weggerundet: 0:07 wird in allen drei Richtungen zu 0:15, denn eine angefangene Einheit zählt immer als mindestens eine volle Einheit. Wichtig zu wissen: Gerundet werden Start- und Endzeit direkt beim Starten und Stoppen des Timers, gespeichert werden also die gerundeten Zeiten. Wer minutengenaue Aufzeichnungen braucht, wählt die Einstellung exakt.
Die globale Einstellung
Die Rundung wird einmal global festgelegt und gilt für jeden Eintrag. Eine Rundung pro Projekt gibt es nicht.
- Einstellungen öffnen
- Zeitrundung finden
- Intervall wählen (exakt, 5, 6, 10, 15, 30 oder 60 Minuten)
- Rundungsrichtung wählen (ab, auf oder kaufmännisch)
- Speichern
Das wirkt auf alle neuen Timer-Einträge beim Speichern, und die gerundeten Zeiten fließen von dort in Reports, Statistiken, Exporte und PDF-Rechnungen.
Was die Reports zeigen
Statistik
Die Statistik arbeitet mit den gespeicherten Zeiten. Bei aktiver Rundung zeigen Diagramme und Summen also dieselben gerundeten Dauern, auf denen auch die Rechnungen basieren. Eine Quelle, kein Abgleich.
Exporte
CSV- und Excel-Exporte nutzen dieselben gespeicherten Zeiten, die exportierten Dauern entsprechen also der Abrechnung. Wer stattdessen minutengenaue Aufzeichnungen will, stellt das Intervall auf exakt (keine Rundung).
Das richtige Intervall wählen
5 Minuten
Gut für: viele kurze Aufgaben wie technischen Support. Wählen, wenn Kunden granulare Abrechnung erwarten.
15 Minuten
Gut für: die meisten professionellen Dienstleistungen, Beratung, Wissensarbeit. Das gängigste Intervall am Markt, der sichere Standard, wenn Sie unsicher sind.
30 Minuten
Gut für: Handwerk, Vor-Ort-Service und die typische Zeiterfassung für Auftragnehmer, überall, wo Reisezeit oder eine Mindestabnahme üblich sind.
60 Minuten
Gut für: Retainer, Schulungen, Workshops. Arbeit, die natürlicherweise in Stundenblöcken stattfindet.
6 Minuten (Zehntelstunde)
Gut für: Anwaltskanzleien, die oft in Zehnteln einer Stunde abrechnen. Timesheet bietet ein 6-Minuten-Intervall direkt an, sodass 0,1-Stunden-Schritte ohne manuelle Umrechnung funktionieren.
Ethik, kurz
Runden ist Standard. Schlecht runden nicht.
- Eine Ein-Minuten-Mail, die zu einer 15-Minuten-Position wird, sieht aus wie eine Ein-Minuten-Mail, die zu einer 15-Minuten-Position wurde. Lieber kleine Aufgaben bündeln.
- Bei vielen kurzen Interaktionen mit demselben Kunden, einen gemeinsamen Tageseintrag anlegen.
- Bereit sein, die Rundungspolitik zu erklären, wenn gefragt wird. „Standard-Rundung 15 Minuten, im Vertrag dokumentiert“ ist eine vollständige Antwort.
Dokumentieren
Die Politik schriftlich kommunizieren.
In Verträgen und Angebotsschreiben.
Die Abrechnung erfolgt in 15-Minuten-Intervallen. Jede angefangene Einheit wird auf die volle Einheit aufgerundet.
Auf Rechnungen. Eine Fußzeile genügt: „Abrechnung in 15-Minuten-Intervallen.“
Beim Honorargespräch. „Standard-Rundung 15 Minuten“ gehört in das erste Gespräch, nicht als Überraschung auf die erste Rechnung.
Heikle Fälle
Sehr kurze Aufgaben. Ein Zwei-Minuten-Anruf bei 15-Minuten-Rundung wird zu einer 15-Minuten-Position, und die Richtung zu wechseln hilft nicht: Eine angefangene Einheit zählt immer als mindestens eine volle Einheit. Lösung: mit anderen Aufgaben für denselben Kunden am Tag bündeln oder ein kleineres globales Intervall (oder exakt) wählen.
Viele kurze Aufgaben an einem Tag. Zwei sinnvolle Muster: ein Tageseintrag mit Zusammenfassung, oder pro Aufgabe erfassen und nur die Tagessumme runden. Eins wählen und konsistent bleiben.
Nicht-abrechenbare Arbeit. Rundung ist für die Rechnung egal, beeinflusst aber Produktivitätsreports. Wer nicht-abrechenbare Zeit exakt sehen will, stellt das globale Intervall auf exakt (keine Rundung).
Häufige Fragen
Ändert die Rundung meine erfasste Zeit? Ja. Gerundet werden Start- und Endzeit beim Starten und Stoppen des Timers, gespeichert wird der gerundete Eintrag. Wer minutengenaue Aufzeichnungen braucht, stellt das Intervall auf exakt.
Kann ich beides sehen, gerundet und tatsächlich? Nein. Gespeichert wird nur der gerundete Eintrag. Für exakte Zeiten das Intervall auf exakt (keine Rundung) stellen.
Was, wenn ein Kunde sich beschwert? Drüber reden. Auf exakt (keine Rundung), ein kleineres Intervall oder eine sanftere Rundungsrichtung umstellen. Die Rundung ist global, eine Änderung gilt für alles, was Sie ab dann erfassen.
Ist Aufrunden Standard? Bei professionellen Dienstleistungen ist Aufrunden eine verbreitete Konvention („angefangene Einheit wird voll berechnet“). In Timesheet ist es eine von drei Rundungsrichtungen, und Abrunden ist tatsächlich der Standard.
Kann ich abrunden? Ja. Abrunden ist eine konfigurierbare Rundungsrichtung und sogar der Standard. Unter Einstellungen > Zeitrundung lassen sich auch Aufrunden oder kaufmännisches Runden wählen.
Zusammenfassung
Das Modell:
- Intervall wählen, das zur Branche passt (15 Minuten ist der sichere Standard)
- Globales Intervall und Rundungsrichtung einmal in den Einstellungen setzen (Abrunden ist der Standard)
- Gerundet wird beim Speichern, wer minutengenaue Werte braucht, wählt exakt
- Die Politik dokumentieren in Verträgen und auf Rechnungen
- Konsequent bleiben, Änderungen mit Ankündigung und nicht mitten im Projekt
Wie es weitergeht
- Mit individuellen Stundensätzen abrechnen, um Rundung und Pro-Projekt-Sätze zu kombinieren
- PDF-Rechnungen erzeugen, die gerundete Zeiten sauber ausweisen
- Nach Excel exportieren mit sauber gerundeten Dauern in jeder Zeile