Außendienstmitarbeiter, Berater, Vertriebsmitarbeiter und alle, die beruflich reisen, kennen die Bedeutung der Kilometerdokumentation. Ob für Kundenabrechnung, Spesenerstattung oder Steuerunterlagen—genaue Reisedokumentation ist essenziell.
Timesheets Kilometererfassung hilft Ihnen, vollständige Aufzeichnungen Ihrer Geschäftsreisen zu führen.
Warum Kilometer dokumentieren?
Steuerabzüge
Viele Länder erlauben Kilometerabzüge für Geschäftsreisen. Gute Aufzeichnungen sind für die Geltendmachung essenziell.
Kundenabrechnung
Einige Kundenvereinbarungen beinhalten Reisezeit- und Kilometererstattung.
Spesenerstattung
Mitarbeiter, die geschäftlich reisen, benötigen oft dokumentierte Kilometer für Spesenabrechnungen.
Projektkostenverfolgung
Wahre Projektkosten zu verstehen beinhaltet auch Reiseinvestitionen.
Kilometereinträge erstellen
Timesheet unterstützt Kilometer als Aufgabentyp speziell für Reisedokumentation.
Kilometeraufgabe erstellen
- Neue Aufgabe erstellen
- Kilometer als Aufgabentyp auswählen
- Aufgabendetails eingeben:
- Projekt (für welchen Kunden/Auftrag die Reise ist)
- Beschreibung (Reisezweck)
- Datum
- Kilometerinformationen hinzufügen (siehe Optionen unten)
- Speichern
Optionen zur Kilometererfassung
Timesheet unterstützt zwei Ansätze zur Kilometerdokumentation:
Option 1: Entfernung zwischen Punkten
Gefahrene Entfernung aufzeichnen:
- Startort
- Zielort
- Gesamtentfernung (km oder Meilen)
Am besten für: Wenn Sie die Streckenentfernung kennen oder GPS-Navigation nutzen.
Option 2: Kilometerstände
Kilometerzähler Ihres Fahrzeugs aufzeichnen:
- Kilometerzähler-Anfangsstand
- Kilometerzähler-Endstand
- System berechnet die Differenz
Am besten für: Steuerkonformität, Finanzamt-Anforderungen, Unternehmensrichtlinien, die Kilometerzähler-Dokumentation erfordern.
Reisezeit mit Kilometern kombinieren
Reisezeit als Arbeitszeit
Für viele Berufstätige ist Reisezeit abrechenbar oder muss zumindest dokumentiert werden:
- Kilometeraufgabe erstellen
- Start- und Endzeiten für die Reise setzen
- Kilometerdaten hinzufügen
- Aufgabe erfasst jetzt sowohl Zeit als auch Entfernung
Zeit und Kilometer trennen
Alternativ separate Einträge erstellen:
- Eine Aufgabe für Reisezeit
- Ein Kilometereintrag für Entfernung
- Mit Tags oder Beschreibungen verknüpfen
Standortbasierte Dokumentation
Standortdetails hinzufügen
Für jede Fahrt dokumentieren:
- Von: Startpunkt (Ihr Büro, Zuhause, vorheriger Kunde)
- Nach: Ziel (Kundenbüro, Baustelle)
- Zweck: Warum Sie gereist sind (Meeting, Serviceeinsatz, Lieferung)
Warum Standort wichtig ist
Klare Standortaufzeichnungen helfen bei:
- Prüfungsnachweisen
- Spesengenehmigung
- Routenoptimierung
- Zukünftiger Reiseplanung
Kilometerkosten berechnen
Timesheet erfasst die Kilometerdaten; Kostenberechnungen können über benutzerdefinierte Export-Felder erfolgen.
Benutzerdefinierte Export-Felder verwenden
Beim Export ein benutzerdefiniertes Feld zur Erstattungsberechnung erstellen:
= {DISTANCE} * 0.30Beispielformeln:
Für deutsche Kilometerpauschale (0,30€/km):
= {DISTANCE} * 0.30Für österreichische Kilometerpauschale (0,42€/km):
= {DISTANCE} * 0.42Kilometerbericht erstellen
- Zu Export gehen
- Nach Kilometer-Aufgabentyp oder Tag filtern
- Benutzerdefiniertes Feld für Kostenberechnung hinzufügen
- Zeitraum auswählen
- Nach Excel/CSV exportieren
Ihr Export enthält jetzt:
- Datum
- Von/Nach-Standorte
- Entfernung
- Berechnete Kosten
Steuerkonforme Fahrtenbücher
Verschiedene Steuerbehörden haben spezifische Anforderungen. Folgendes dokumentieren:
Finanzamt-Anforderungen (Deutschland)
- Datum der Fahrt
- Reiseziel
- Geschäftszweck
- Gefahrene Kilometer
- Kilometerzählerstand (empfohlen)
Österreichische Anforderungen
- Datum
- Ausgangs- und Zielort
- Dienstlicher Anlass
- Gefahrene Kilometer
- Laufende Summe
Schweizer Anforderungen
- Datum
- Start- und Zielort
- Reisezweck
- Kilometer
- Belege für Nebenkosten
Allgemeine Best Practices
Immer aufzeichnen:
- Datum
- Orte (Start und Ziel)
- Geschäftszweck
- Entfernung
- Projekt-/Kundenzuordnung
Hin- und Rückfahrt vs. Einzelstrecken
Hin- und Rückfahrten
- Als einen Eintrag mit Gesamtentfernung dokumentieren
- Oder in zwei Einträge aufteilen (Hinfahrt und Rückfahrt)
Mehrere Stopps
Für Fahrten mit mehreren Zielen:
- Separate Einträge für jede Etappe erstellen
- Oder ein Eintrag mit Gesamtentfernung und allen notierten Stopps
Wohnung zu Büro
Viele Steuerregeln erlauben keine Abzüge für reguläres Pendeln. Nur Geschäftsreisen über den normalen Arbeitsweg hinaus dokumentieren.
Best Practices zur Kilometerverfolgung
Sofort dokumentieren
Kilometer direkt nach jeder Fahrt aufzeichnen. Erinnerung verblasst, und "mache ich später" wird zu nie.
Konsistent sein
Dieselbe Aufzeichnungsmethode (Entfernung vs. Kilometerzähler) das ganze Jahr konsistent verwenden.
Zweck einschließen
Immer notieren, warum Sie gereist sind. "Kundenmeeting" ist gut; "Kundenmeeting zur Besprechung des Q4-Angebots" ist besser.
Belege aufbewahren
Parkquittungen, Mautbelege und Tankquittungen aufbewahren, die Ihre Reisen belegen.
Monatlich überprüfen
Kilometerbuch monatlich auf Vollständigkeit und Genauigkeit prüfen.
Häufige Kilometerszenarien
Berater-Kundenbesuche
Szenario: Kunde A morgens besuchen, Kunde B nachmittags
Dokumentation:
- Eintrag 1: Büro → Kunde A (Morgenmeeting)
- Eintrag 2: Kunde A → Kunde B (Nachmittags-Workshop)
- Eintrag 3: Kunde B → Büro (Rückfahrt)
Oder: Ein Eintrag für Gesamtkilometer des Tages mit allen Zielen notiert.
Servicetechniker im Außendienst
Szenario: Tägliche Serviceeinsätze an mehreren Standorten
Dokumentation:
- Ein Kilometereintrag pro Tag erstellen
- Alle Stopps in Beschreibung notieren
- Start- und End-Kilometerstände aufzeichnen
- Gesamtkilometer für alle Geschäftsfahrten des Tages
Vertriebsmitarbeiter
Szenario: Gebietsabdeckung mit regelmäßigen Kundenbesuchen
Dokumentation:
- Wöchentliches Kilometerbuch mit täglichen Einträgen
- Jeder Eintrag zeigt Route und besuchte Kunden
- Klarer Geschäftszweck für jede Fahrt
- Regelmäßigen Arbeitsweg von Wohnung zu Büro ausschließen
Häufige Probleme beheben
"Vergessen, Kilometer aufzuzeichnen"
Rekonstruieren aus:
- Kalendertermine (zeigen, wo Sie waren)
- Google Maps-Verlauf
- Navigations-App-Verlauf
- Tankquittungen und Standorte
"Unklar, was absetzbar ist"
Im Zweifel:
- Steuerberater konsultieren
- Mehr dokumentieren, nicht weniger
- Geschäfts- und Privatreisen klar trennen
"Inkonsistente Aufzeichnungen"
Künftig:
- Aufzeichnungsroutine etablieren
- Dieselbe Methode konsistent verwenden
- Tägliche Erinnerungen zum Kilometereintrag setzen
Zusammenfassung
Effektive Kilometerdokumentation in Timesheet beinhaltet:
- Kilometer-Aufgabentyp: Speziell für Reiseverfolgung gebaut
- Entfernung oder Kilometerzähler: Aufzeichnungsmethode wählen
- Standortdetails: Von, nach und Zweck
- Zeiterfassung: Mit Reisezeit kombinieren, wenn abrechenbar
- Benutzerdefinierte Export-Felder: Kosten mit Ihrer Kilometerpauschale berechnen
- Steuerkonformität: Dokumentieren, was Behörden verlangen
Gute Kilometeraufzeichnungen schützen Ihre Steuerabzüge und stellen sicher, dass Sie für Geschäftsreisen erstattet werden.
Was kommt als Nächstes?
Mit dokumentierten Kilometern:
- Für Steuern exportieren mit benutzerdefinierten Kostenberechnungen
- In Kundenabrechnung einbeziehen für Projekte mit Reisevergütung
- Ausgaben erfassen für vollständiges Projektkostenbild
Beginnen Sie noch heute, Ihre nächste Geschäftsreise in Timesheet zu dokumentieren.