Für alle, die zwischen Baustellen, Kundenterminen oder Serviceeinsätzen unterwegs sind, lautet die Frage am Jahresende immer gleich: Haben Sie ein Fahrtenbuch geführt, das das Finanzamt akzeptiert? „Ich bin viel beruflich gefahren“ ist keine Antwort. Eine Liste mit Datum, Start- und Zielort, Anlass, Kilometern und idealerweise Tachostand schon.
Timesheet erfasst Kilometer als eigenen Eintragstyp parallel zur Zeit. Mit einem Kilometersatz exportiert, ist die Erstattungssumme oder der steuerlich absetzbare Betrag direkt verfügbar, ohne das Jahr aus Belegen rekonstruieren zu müssen. Kilometereinträge gehören zu jedem Plan, auch zum kostenlosen Basic.
Warum überhaupt führen
Steuerlich absetzbar. In den meisten Ländern ist beruflich gefahrene Strecke pro Kilometer ansetzbar. Die Belege müssen aber zeitnah geführt sein.
Kundenabrechnung. Manche Verträge schließen Reisezeit und Kilometer ein. Ohne Fahrtenbuch kein Anspruch.
Spesenerstattung für Angestellte. Die Buchhaltung zahlt gegen dokumentierte Kilometer aus.
Echte Projektkosten. Reisen verstecken sich gern an unsichtbaren Stellen. Ein Projekt, das auf Stundenbasis profitabel aussah, kann mit ehrlich erfassten Fahrten gerade noch die Null erreichen.
Einen Kilometereintrag anlegen
Kilometer in Timesheet sind ein eigener Aufgabentyp. So bleiben sie in Reports und Exporten sauber von regulären Arbeitseinträgen getrennt.
Einrichtung
- Neue Aufgabe anlegen
- Aufgabentyp Kilometer wählen
- Eintragen:
- Projekt (für welchen Kunden oder Auftrag die Reise war)
- Beschreibung (Anlass der Fahrt)
- Datum
- Kilometerdaten ergänzen (siehe Optionen)
- Speichern
Zwei Wege, die Strecke zu erfassen
Option 1: Strecke zwischen zwei Punkten. Einfach die gefahrenen Kilometer eintragen. Praktisch, wenn die Strecke aus Karte oder Navi bekannt ist.
- Startort
- Zielort
- Gesamtstrecke
Option 2: Tachostand. Am besten für ein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch.
- Tachostand am Anfang
- Tachostand am Ende
- Die Differenz ergibt die Strecke
Für das Jahr eine Methode wählen und dabei bleiben. Mischen lädt Fragen ein, die Sie nicht zweimal beantworten wollen.
Reisezeit und Kilometer
Reisezeit und Kilometer sind zwei verschiedene Zahlen. Beide können erfasst werden, getrennt oder zusammen.
Zusammen
- Kilometereintrag anlegen
- Start- und Endzeit der Fahrt setzen
- Strecke ergänzen
- Der Eintrag enthält beides: Zeit und Strecke
Sinnvoll, wenn Reisezeit abrechenbar ist.
Getrennt
- Eine reguläre Aufgabe für Reisezeit (taucht in den Stunden auf)
- Ein Kilometereintrag für die Strecke (taucht in den Kilometern auf)
- Gleiches Datum, gleiches Projekt, in der Beschreibung verknüpfen, falls nötig
Route und Anlass
Was zu notieren ist
- Von: Startort (Büro, Wohnung, vorheriger Kundentermin)
- Nach: Zielort
- Anlass: warum die Fahrt war (Termin, Service, Lieferung, Aufnahme vor Ort)
Warum das später wichtig wird
Betriebsprüfung, Spesengenehmigung, Routenoptimierung, Planung. „Termin Acme“ ist das Minimum. „Quartalsreview bei Acme HQ“ ist die Version, die nach drei Jahren noch sinnvoll ist.
Erstattung berechnen
Timesheet erfasst die reinen Kilometer. Die Kostenberechnung passiert beim Export, über ein individuelles Feld mit dem Satz, der für Sie gilt.
Individuelles Export-Feld
In der Export-Konfiguration ein berechnetes Feld anlegen:
= {DISTANCE} * 0.30Das multipliziert die erfasste Strecke mit 0,30 € (deutsche Kilometerpauschale). Den Multiplikator an Ihr Land oder Ihre Vereinbarung anpassen.
Übliche Sätze
- Deutschland (Reisekostenpauschale / Kilometerpauschale): 0,30 € pro Kilometer für Dienstreisen, angesetzt auf die gesamte gefahrene Strecke (Hin- und Rückweg ansetzbar). Die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) ist davon getrennt: 0,30 € pro Kilometer für die ersten 20 km und 0,38 € ab dem 21. km (ab 2026: 0,38 € ab dem 1. km), wobei nur die einfache Entfernung zählt.
- Vereinigte Staaten (IRS, Geschäftsreise 2024): 0,67 $ pro Meile
- Vereinigtes Königreich (HMRC AMAP): 0,45 £ pro Meile bis 10.000 Meilen, danach 0,25 £ pro Meile
Vor dem Steuerjahr den aktuell gültigen Satz prüfen, die ändern sich.
Einen Kilometerreport bauen
- Export öffnen
- Nach Aufgabentyp Kilometer filtern, oder nach einem Tag, mit dem Sie Kilometereinträge taggen
- Berechnetes Feld für die Kosten ergänzen
- Zeitraum wählen
- Nach Excel oder CSV exportieren
Der Export enthält dann Datum, Von, Nach, Anlass, Strecke und berechnete Kosten.
Was das Finanzamt sehen will
Anforderungen variieren. Der Schnitt durch alle:
Immer dabei
- Datum
- Start- und Zielort
- Beruflicher Anlass
- Strecke
- Verknüpfung zum Projekt oder Kunden
Finanzamt (Deutschland)
- Datum, Start und Ziel, Anlass, Kilometer
- Tachostand empfohlen; ein Fahrtenbuch mit Lücken ist weniger wert als ein vollständiges
IRS (USA)
- Datum, Ziel, beruflicher Anlass, gefahrene Meilen
- Jahressumme
- Tachostand am Jahresanfang und Jahresende (hilfreich)
HMRC (UK)
- Datum, Grund, Start, Ziel, Meilen
- Kumulierte Summe
Hin- und Rückfahrt, Mehrfachstopps
Hin- und Rückfahrt als ein Eintrag. Büro zu Kunde und zurück, ein Eintrag, Gesamtkilometer. Schnell.
Hin- und Rückfahrt als zwei Einträge. Hinweg und Rückweg getrennt. Sinnvoll, wenn die zwei Strecken auf verschiedene Projekte gehen oder steuerlich unterschiedlich behandelt werden.
Tage mit vielen Stopps. Zwei Wege.
- Ein Eintrag pro Etappe: Büro → Kunde A, Kunde A → Kunde B, Kunde B → Büro. Am genauesten.
- Ein Eintrag pro Tag, alle Stopps in der Beschreibung. Weniger präzise, aber praktisch für Servicetechniker mit acht Einsätzen.
Der normale Arbeitsweg zählt steuerlich nicht als Dienstreise. Wohnung zu Büro ist nicht beruflich, Büro zu Kunde schon.
Was sich bewährt
Kilometer am selben Tag eintragen. Erinnerung verblasst schnell, besonders bei kleineren Fahrten, die sich summieren.
Eine Methode pro Jahr. Streckenbasiert oder über Tachostand, nicht beides.
Anlass notieren, nicht nur das Ziel. „Acme HQ, Vertragsverlängerung“ statt nur „Acme“.
Belege aufheben. Parkscheine, Mautquittungen, Tankquittungen. Als Ausgaben im selben Projekt anhängen.
Monatliche Kontrolle. Export öffnen, Lücken finden, schließen, solange Sie sich noch erinnern, was im Kalender stand.
Drei realistische Szenarien
Berater mit zwei Terminen
Vormittag Kunde A, Nachmittag Kunde B.
- Kilometereintrag: Büro → Kunde A (Anlass: Vertragsreview)
- Kilometereintrag: Kunde A → Kunde B (Anlass: Workshop)
- Kilometereintrag: Kunde B → Büro (Rückweg)
Jeder zum richtigen Projekt. Der Export rechnet am Monatsende die Kilometer und die Erstattung zusammen.
Servicetechniker
Sechs Einsätze an einem Tag.
- Ein Kilometereintrag für den Tag, alle Stopps in der Beschreibung
- Tachostand am Anfang und am Ende
- Der Export zeigt die Tageskilometer und die Erstattung
Vertrieb auf Tour
Wöchentliche Routine mit regelmäßigen Besuchen.
- Ein Kilometereintrag pro Fahrt, getaggt nach Kunde
- Klarer Anlass pro Fahrt („Quartals-Check-in, Demo, Vertragsabschluss“)
- Den normalen Arbeitsweg von zu Hause ins Büro ausschließen
Fehler beheben
„Eine Fahrt habe ich vergessen.“ Rekonstruieren aus Kalender (wo war ich), Google Maps Timeline (wo war das Handy), Tankquittungen (wo habe ich getankt). Eintrag mit korrektem Datum nachtragen.
„Was ist absetzbar?“ Im Zweifel den Steuerberater fragen. Lieber mehr dokumentieren als zu wenig. Beruflich und privat sauber trennen.
„Meine Aufzeichnungen sind unstimmig.“ Stoppen, eine Methode wählen (Strecke oder Tachostand), eine 17-Uhr-Erinnerung werktags setzen und neu anfangen. Die Vergangenheit ist vorbei, das heutige Logbuch ist das, was Sie steuern.
Zusammenfassung
Die Bausteine:
- Aufgabentyp Kilometer: eigene Eintragsart für Reisen
- Strecke oder Tachostand: eine Methode pro Jahr wählen
- Route, Anlass, Projekt: die Metadaten, die einer Prüfung standhalten
- Individuelles Export-Feld: Kilometersatz × Strecke ergibt die Erstattung
- Monatliche Kontrolle: der einzige Weg, Jahresend-Rekonstruktion zu vermeiden
Wie es weitergeht
- Ausgaben und Quittungen erfassen für Maut, Parken und Treibstoff
- Nach Excel oder CSV exportieren mit eingebautem Kilometersatz
- PDF-Rechnungen erzeugen, die Stunden, Ausgaben und Kilometer auf einem Dokument vereinen