Kunden genau mit individuellen Stundensätzen abrechnen

Angemessen bezahlt zu werden beginnt damit, zu erfassen, was Ihnen zusteht. Timesheets Abrechnungsfunktionen gehen weit über einfache Stundensatzberechnungen hinaus—Sie können verschiedene Stundensätze für verschiedene Kunden festlegen, Multiplikatoren für Überstunden oder Spezialarbeit anwenden und genau verfolgen, was abgerechnet und bezahlt wurde.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Stundensätze und Berechnungen konfigurieren, damit Ihre Rechnungen immer genau sind.

#Stundensätze auf Projektebene festlegen

Jedes Projekt kann seinen eigenen Stundensatz haben, was essenziell ist, wenn Sie mit mehreren Kunden zu unterschiedlichen Preisen arbeiten.

#Stundensatz einrichten

1. Öffnen Sie das zu konfigurierende Projekt
2. Gehen Sie zu den Projekteinstellungen
3. Finden Sie das Feld Stundensatz
4. Geben Sie Ihren Stundensatz ein
5. Speichern

Ab jetzt berechnet jede Aufgabe in diesem Projekt automatisch Einnahmen basierend auf diesem Stundensatz.

#Warum projektspezifische Stundensätze wichtig sind

Betrachten Sie dieses Szenario:

• Kunde A zahlt 100€/Stunde für Beratung
• Kunde B zahlt 75€/Stunde für Entwicklung
• Interne Projekte werden erfasst, aber nicht abgerechnet

Mit projektspezifischen Stundensätzen müssen Sie sich nicht merken, welcher Stundensatz wo gilt. Die Berechnung erfolgt automatisch.

#Berechnete Einnahmen anzeigen

Sobald Stundensätze festgelegt sind, sehen Sie Einnahmen in der gesamten App:

• In Aufgabendetails
• In Tages-/Wochenzusammenfassungen
• In Statistiken und Berichten
• In Exporten

Die Berechnung ist einfach: Stunden × Stundensatz = Einnahmen

Aber Timesheet kann bei Bedarf viel komplexere Berechnungen durchführen.

#Faktor für Stundensatz-Multiplikatoren verwenden

Die Faktor-Funktion ermöglicht es, Multiplikatoren auf bestimmte Aufgaben anzuwenden. Perfekt für:

• Überstundenarbeit (1,5x, 2x)
• Wochenend- oder Feiertagszuschläge
• Eilaufträge mit Premium-Preisen
• Reduzierte Vergütung für bestimmte Arbeitstypen

#Wie Faktor funktioniert

Faktor ist ein Multiplikator, der auf den Basis-Stundensatz angewendet wird:

#Faktor für eine Aufgabe festlegen

1. Öffnen Sie die Aufgabe
2. Finden Sie das Faktor-Feld (im Abrechnungsbereich)
3. Geben Sie den Multiplikator ein (z.B. 1,5 für Eineinhalb-fach)
4. Speichern

Die Einnahmen für diese Aufgabe werden jetzt berechnet als: Stunden × Stundensatz × Faktor = Einnahmen

#Häufige Faktor-Anwendungsfälle

Überstundenabrechnung:

• Standardstunden: Faktor 1,0
• Überstunden (nach 8 Stunden): Faktor 1,5
• Doppelte Zeit (Wochenenden): Faktor 2,0

Kundenvereinbarungen:

• Standardvergütung: Faktor 1,0
• Rabattierte Arbeit: Faktor 0,8
• Premium-/Eilarbeit: Faktor 1,25

Arbeitstyp-Differenzierung:

• Designarbeit: Faktor 1,0
• Entwicklung: Faktor 1,2
• Notfall-Support: Faktor 2,0

#Extra/h für feste Anpassungen verwenden

Manchmal müssen Sie einen festen Betrag pro Stunde hinzufügen statt eines Prozentsatzes. Dafür ist Extra/h (Extra pro Stunde) gedacht.

#Wie Extra/h funktioniert

Extra/h fügt einen festen Betrag zu Ihrem Stundensatz hinzu:

#Extra/h für eine Aufgabe festlegen

1. Öffnen Sie die Aufgabe
2. Finden Sie das Extra/h-Feld
3. Geben Sie den zusätzlichen Betrag pro Stunde ein
4. Speichern

Die Einnahmen werden berechnet als: Stunden × (Stundensatz + Extra/h) = Einnahmen

#Wann Extra/h vs. Faktor verwenden

#Faktor und Extra/h kombinieren

Sie können beides bei derselben Aufgabe für komplexe Berechnungen verwenden:

Einnahmen = Stunden × (Stundensatz × Faktor + Extra/h)

Beispiel:

• Basissatz: 100€/Stunde
• Faktor: 1,5 (Überstunden)
• Extra/h: 20€ (Werkzeuggebühr)
• Berechnung: Stunden × (100€ × 1,5 + 20€) = Stunden × 170€

#Abrechenbare vs. Nicht-abrechenbare Zeit

Nicht alle erfasste Zeit sollte auf Kundenrechnungen erscheinen. Timesheet ermöglicht es, Arbeit als abrechenbar oder nicht-abrechenbar zu markieren.

#Abrechnungsstatus festlegen

Jede Aufgabe kann markiert werden als:

• Abrechenbar: In Einnahmenberechnungen und Rechnungen enthalten
• Nicht-abrechenbar: Für Ihre Unterlagen erfasst, aber nicht abgerechnet

#Standard-Abrechnungsstatus

Sie können einen Standard pro Projekt festlegen:

1. Öffnen Sie die Projekteinstellungen
2. Finden Sie die Einstellung Standard abrechenbar
3. Wählen Sie Ja oder Nein
4. Neue Aufgaben in diesem Projekt übernehmen diese Einstellung

#Häufige nicht-abrechenbare Arbeit

• Interne Meetings
• Lernen und Weiterbildung
• Administrative Aufgaben
• Pro-Bono-Arbeit
• Reisezeit (wenn nicht separat abgerechnet)
• Nicht-abrechenbare Nacharbeit

Nicht-abrechenbare Zeit zu erfassen ist wertvoll—es zeigt, wohin Ihre Zeit geht, auch wenn Sie dafür nicht berechnen können.

#Abgerechnet- und Bezahlt-Status verfolgen

Über abrechenbar/nicht-abrechenbar hinaus verfolgt Timesheet, ob Arbeit in Rechnung gestellt und bezahlt wurde.

#Status-Verlauf

Aufgaben durchlaufen diese Status:

1. Abrechenbar - Bereit zur Rechnungsstellung
2. Abgerechnet - Auf einer an den Kunden gesendeten Rechnung enthalten
3. Bezahlt - Zahlung erhalten

#Aufgaben als abgerechnet markieren

Nach dem Versenden einer Rechnung:

1. Wählen Sie die enthaltenen Aufgaben aus
2. Markieren Sie sie als Abgerechnet
3. Fügen Sie optional die Rechnungsnummer oder das Datum hinzu

#Aufgaben als bezahlt markieren

Wenn die Zahlung eintrifft:

1. Finden Sie die abgerechneten Aufgaben
2. Markieren Sie sie als Bezahlt
3. Ihre Forderungen sind jetzt abgeglichen

#Nach Status filtern

Verwenden Sie Statusfilter, um schnell zu finden:

• Alle abrechenbare Arbeit, bereit für die nächste Rechnung
• Alle abgerechnete Arbeit, die auf Zahlung wartet
• Zahlungsverlauf

#Praktische Abrechnungs-Workflows

#Wöchentliche Kundenabrechnung

1. Aufgaben nach Projekt und Zeitraum filtern
2. Auf Genauigkeit überprüfen
3. Alle als abrechenbar markieren (falls nicht bereits)
4. Exportieren oder Rechnung erstellen
5. Enthaltene Aufgaben als abgerechnet markieren

#Monatlicher Rechnungsabgleich

1. Nach "Abgerechnet"-Status filtern
2. Mit Rechnungsunterlagen abgleichen
3. Bei Zahlungseingang als "Bezahlt" markieren
4. Unbezahlte Rechnungen identifizieren

#Projektabschluss-Abrechnung

1. Alle Aufgaben für das Projekt filtern
2. Abrechenbar vs. nicht-abrechenbar überprüfen
3. Gesamteinnahmen berechnen
4. Schlussrechnung erstellen
5. Projekt archivieren

#Profi-Tipps für genaue Abrechnung

#Stundensätze vor Beginn festlegen

Konfigurieren Sie Projektstundensätze, sobald Sie Projekte erstellen. Nachträgliches Hinzufügen funktioniert, wird aber leicht vergessen.

#Faktor konsistent verwenden

Erstellen Sie persönliche Richtlinien, wann Faktor gilt. Dokumentieren Sie diese, um Multiplikatoren konsistent anzuwenden.

#Vor Rechnungsstellung prüfen

Überprüfen Sie immer Zeiteinträge vor der Abrechnung. Finden Sie fehlende Stundensatzkonfigurationen oder falsche Status.

#Alles erfassen

Auch wenn Sie etwas nicht abrechnen, erfassen Sie es. Das Verständnis Ihrer gesamten Zeitinvestition ist wertvoll für zukünftige Angebote.

#Stundensatzänderungen kommunizieren

Bei Stundensatzänderungen erstellen Sie ein neues Projekt oder markieren Sie den Übergang deutlich. Dies verhindert Verwirrung bei der Rechnungsstellung.

#Zusammenfassung

Genaue Abrechnung in Timesheet erfordert:

• Projektstundensätze: Stundensätze pro Projekt festlegen
• Faktor: Stundensätze für Überstunden oder Spezialarbeit multiplizieren
• Extra/h: Feste Beträge pro Stunde hinzufügen
• Abrechnungsstatus: Kundenarbeit von interner Zeit unterscheiden
• Abgerechnet/Bezahlt-Tracking: Wissen, was in Rechnung gestellt und kassiert wurde

Konfigurieren Sie diese korrekt, und Ihre Einnahmenberechnungen werden immer genau sein.

#Was kommt als Nächstes?

Mit konfigurierten Sätzen erkunden Sie:

• PDF-Rechnungen: Professionelle Rechnungen aus Ihrer erfassten Zeit erstellen
• Export-Berichte: Detaillierte Abrechnungsberichte für Kunden erstellen
• Statistiken: Einnahmen nach Projekt, Kunde oder Zeitraum analysieren