Pausen und echte Arbeitszeiten erfassen

Eine Frage, die viele Einsteiger in die Zeiterfassung stolpern lässt: Sie haben von 9:00 bis 17:00 gearbeitet, mit einer Stunde Mittag. Wie viele Stunden haben Sie gearbeitet?

Beide Antworten sind richtig, je nachdem, wer fragt. Acht Stunden, wenn es um Anwesenheit oder Vor-Ort-Zeit geht. Sieben Stunden, wenn es um tatsächliche Arbeitszeit oder Arbeitszeitgesetz geht. Der Trick ist, beide Zahlen zu haben, ohne sie im Kopf zu rechnen.

Timesheet erfasst beide, nennt sie Gesamtdauer und relative Dauer und zeigt sie überall dort an, wo Sie sie brauchen. Die Pause ist die Brücke zwischen den beiden.

#Gesamtdauer und relative Dauer

Der wichtigste Begriff, den Sie verstehen sollten:

#Gesamtdauer

Die gesamte Spanne von Start bis Ende, Pausen eingeschlossen.

• Beispiel: 9:00 bis 17:00 sind 8 Stunden
• Verwendung: Zeit vor Ort, Abrechnung nach Anwesenheit, Bereitschaftszeiten

#Relative Dauer

Nur die Arbeitszeit. Pausen werden abgezogen.

• Beispiel: 9:00 bis 17:00 mit 1 Stunde Mittag sind 7 Stunden
• Verwendung: tatsächliche Arbeitszeit abrechnen, Produktivitätsreports, Arbeitszeitnachweis nach Gesetz

#Voreingestellte Ansicht wechseln

1. Einstellungen öffnen
2. Dauer-Anzeige finden
3. Standard auf Gesamt oder Relativ setzen
4. Die Wahl wirkt überall: Aufgabenliste, Übersichten, Exporte

In den Aufgabendetails und Reports sind beide Werte immer sichtbar, unabhängig vom Standard.

#Manuelle Pause: Pause und Fortsetzen

Der einfachste Weg, eine Pause zu erfassen, ist die laufende Aufgabe zu pausieren.

#Während die Aufgabe läuft

1. Auf der laufenden Aufgabe PAUSE tippen
2. Die Pause startet, die Aufgabe hält ihren Projektkontext
3. Bei Rückkehr PLAY (oder FORTSETZEN) tippen
4. Die Pause ist erfasst, die Aufgabe läuft weiter

Die Aufgabe enthält am Ende sowohl die Arbeitsblöcke als auch die Pausenblöcke. Die relative Dauer schließt die Pausen aus, die Gesamtdauer schließt alles ein.

#Pause vergessen? Später ergänzen

1. Aufgabe öffnen
2. Abschnitt Pausen finden
3. Auf Pause hinzufügen tippen
4. Start- und Endzeit eingeben
5. Speichern

Praktisch, wenn um 18:00 auffällt, dass das Mittagessen eine längere Pause war.

#Mehrere Pausen pro Aufgabe

Eine Aufgabe kann viele Pausen tragen: Kaffee um 10:30, Mittag um 12:30, ein Spaziergang um 15:00. Jede wird separat erfasst. Die relative Dauer zieht alle ab.

#Automatische Pausen

Für regelmäßige Pausenmuster können Sie Regeln definieren, die automatisch Pausen ergänzen. Sinnvoll bei langen Arbeitsblöcken, wo Sie konsistente Aufzeichnungen wollen, ohne im Moment daran zu denken.

#Wie die Regel funktioniert

Eine typische Regel: „Nach 4 Stunden Arbeit eine 30-minütige Pause einfügen.“

Wenn eine Aufgabe über 4 Stunden läuft, fügt Timesheet automatisch eine 30-minütige Pause ein. Häufige Anwendungsfälle:

• Einhalten gesetzlicher Mindestpausen (siehe unten)
• Einheitliche Dokumentation bei langen Arbeitsblöcken
• Außendienst, wo Pausen passieren, aber das Echtzeit-Loggen unpraktisch ist

#Einrichtung

1. Einstellungen öffnen
2. Automatische Pausen (oder Pausenregeln) finden
3. Konfigurieren:
   • Arbeitsintervall: wie lange bis eine Pause ausgelöst wird (z. B. alle 4 Stunden)
   • Pausendauer: wie lang die automatische Pause sein soll (z. B. 30 Minuten)
4. Speichern

#Ein paar Hinweise

• Automatische Pausen sind geplant, nicht aus Sensordaten erkannt
• Sie können auf einzelnen Aufgaben übersteuert oder gelöscht werden
• Sie funktionieren parallel zu manuellen Pausen, Sie müssen sich nicht entscheiden

#Was die Reports zeigen

#Aufgabendetail

Beim Öffnen einer Aufgabe sehen Sie Gesamtdauer, relative Dauer und eine Liste der einzelnen Pausen mit Zeitstempeln.

#Statistik

Tages-, Wochen- und Monatsauswertungen zeigen:

• Durchschnittliche Pausenzeit pro Tag
• Pause als Prozentsatz der Gesamtzeit
• Trends über Wochen und Monate

#Export

Excel- und CSV-Exporte (in jedem Plan, auch Basic) können enthalten:

• Gesamtdauer und relative Dauer als getrennte Spalten
• Einzelne Pauseneinträge mit Start- und Endzeit
• Pausensummen pro Aufgabe und pro Tag

#Gesetzliche Mindestpausen

Arbeitszeitgesetze variieren, in Kurzform:

Deutschland. 30 Minuten ab 6 Stunden Arbeit, 45 Minuten ab 9 Stunden.

Vereinigtes Königreich. 20 Minuten bei Arbeitstagen über 6 Stunden.

Europäische Union. Mindestens eine Pause an Arbeitstagen über 6 Stunden, Mitgliedstaaten regeln das Detail.

Vereinigte Staaten. Bundesrecht schreibt für Erwachsene keine Pausen vor. Bundesstaaten variieren.

Genaue Pausenerfassung ist die Belegebene, wenn eine Arbeitszeit-Frage auftaucht. Für Details auf die jeweils lokalen Vorschriften schauen.

#Was Pausenerfassung in der Praxis hält

Pausen für Pausen verwenden. Ein Toilettengang braucht keinen Eintrag. Den Pauseneintrag für echte Erholungsphasen ab etwa 10 Minuten reservieren.

Konsequent sein. Jeden Tag gleich. Inkonsequent erfasste Pausen sind unleserlicher als gar keine.

Mittags-Erinnerung setzen. Handy-Alarm um 12:30, dann Mittag nehmen und erfassen. Nach einer Woche ist es Muskelgedächtnis.

Wöchentlich kontrollieren. Freitagnachmittag den Anteil der Pausenzeit an der Gesamtzeit ansehen. Wenn er gegen null geht, ist das kein Stolz, sondern ein Warnzeichen.

Wissen, was der Kunde zahlt. Manche rechnen Gesamtzeit vor Ort ab, manche relative Arbeitszeit. Den Projekt-Standard entsprechend setzen.

#Häufige Fragen

Was, wenn ich nach der Pause vergesse, fortzusetzen? Aufgabe öffnen, Pauseneintrag finden, Endzeit korrigieren. Die relative Dauer rechnet sich neu.

Kann ich eine Pause löschen? Ja. Aufgabe öffnen, Pause finden, entfernen. Die relative Dauer steigt um den gelöschten Betrag.

Verändern Pausen meine Einnahmen? Einnahmen werden standardmäßig auf der relativen Dauer berechnet, Pausen reduzieren also den abrechenbaren Betrag. Beide Werte sind überall sichtbar.

Können automatische Pausen pro Projekt verschieden sein? Nein. Die Regel für automatische Pausen wird einmal in den Einstellungen gesetzt und gilt für alle Aufgaben. Pro Aufgabe können Sie die eingefügte Pause weiterhin manuell anpassen oder löschen.

#Zusammenfassung

Das Modell im Kopf:

• Gesamtdauer: Spanne inklusive Pausen
• Relative Dauer: tatsächliche Arbeitszeit ohne Pausen
• Manuelles Pause/Fortsetzen: Echtzeit-Pause auf der laufenden Aufgabe
• Pausen nachträglich: Korrektur für die Tage, an denen Sie es vergessen haben
• Automatische Pausen: geplante Pausen in festen Intervallen

Es geht nicht darum, jede Minute zwanghaft zu erfassen. Es geht darum, beide Zahlen zu haben, wenn jemand fragt, und die Antwort ohne Excel zu kennen.

#Wie es weitergeht

• Stundensätze und Abrechenbar-Standard pro Projekt setzen, damit Pausen die richtigen Rechnungen beeinflussen
• Daten exportieren mit Gesamt- und relativer Dauer als getrennte Spalten
• Statistik-Report lesen und Schreibtisch- gegen Arbeitszeit im Monat sehen