Hier ist eine Frage, die viele Zeiterfasser verwirrt: Wenn Sie von 9 bis 17 Uhr mit einer einstündigen Mittagspause gearbeitet haben, wie viele Stunden haben Sie gearbeitet?
Die Antwort hängt davon ab, wer fragt. Ihr Kalender sagt 8 Stunden. Ihre tatsächliche Arbeitszeit beträgt 7 Stunden. Beides ist korrekt—es werden nur verschiedene Dinge gemessen.
Timesheet handhabt dies elegant mit zwei Dauer-Modi plus leistungsstarken Pausenerfassungsfunktionen, die sicherstellen, dass Ihre Aufzeichnungen immer genau sind.
Gesamtdauer vs. Relativdauer
Dies ist das wichtigste Konzept in Timesheet:
Gesamtdauer
Die gesamte Zeitspanne von Start bis Ende, einschließlich aller Pausen.
Beispiel: Start um 9:00, Ende um 17:00 = 8 Stunden gesamt
Verwenden wenn:
- Vor-Ort-Zeit berechnet wird
- Für Anwesenheit abgerechnet wird (bei manchen Beratungsvereinbarungen)
- Verfügbarkeitsfenster erfasst werden
Relativdauer
Nur die tatsächliche Arbeitszeit, abzüglich Pausen.
Beispiel: Start um 9:00, Ende um 17:00, 1-Stunde Pause = 7 Stunden relativ
Verwenden wenn:
- Für tatsächlich geleistete Arbeit abgerechnet wird
- Produktive Zeit erfasst wird
- Gesetzliche Arbeitszeitanforderungen erfüllt werden müssen
Zwischen Ansichten wechseln
- Gehen Sie zu Einstellungen
- Finden Sie Daueranzeige oder ähnlich
- Wählen Sie Ihre bevorzugte Standardeinstellung
- Diese Einstellung beeinflusst, wie Dauern in der App angezeigt werden
Sie können auch beide Werte in Aufgabendetails und Berichten sehen.
Manuelle Pauseneingabe
Der einfachste Weg, Pausen zu erfassen, ist manuell über die Pause/Fortsetzen-Funktion.
Pause/Fortsetzen verwenden
- Wenn Sie eine Pause beginnen, tippen Sie auf PAUSE
- Der Timer läuft weiter, markiert diese Zeit aber als Pause
- Wenn Sie zurückkehren, tippen Sie auf FORTSETZEN
- Ihre Pause wird automatisch aufgezeichnet
Pausen nachträglich hinzufügen
Vergessen zu pausieren? Sie können Pausen zu abgeschlossenen Aufgaben hinzufügen:
- Öffnen Sie die Aufgabe
- Finden Sie den Bereich Pausen
- Tippen Sie auf Pause hinzufügen
- Geben Sie Start- und Endzeit ein
- Speichern
Perfekt, um Ihren Tag zu rekonstruieren, wenn Sie vergessen haben, Pausen in Echtzeit zu erfassen.
Mehrere Pausen pro Aufgabe
Eine einzelne Aufgabe kann mehrere Pausen haben:
- Morgendliche Kaffeepause
- Mittagspause
- Nachmittägliche Dehnungspause
Jede wird separat aufgezeichnet, und die gesamte Pausenzeit wird von Ihrer Relativdauer abgezogen.
Automatische Pausen einrichten
Für vorhersagbare Pausenmuster können Sie automatische Pausen konfigurieren, die Ihren Aufgaben in regelmäßigen Abständen Pausen hinzufügen.
Wie automatische Pausen funktionieren
Sie konfigurieren eine Regel wie: "Alle 4 Stunden eine 30-minütige Pause hinzufügen."
Wenn eine Aufgabe 4+ Stunden läuft, fügt Timesheet automatisch eine 30-minütige Pause hinzu. Dies ist nützlich für:
- Einhaltung arbeitsrechtlicher Anforderungen
- Sicherstellung konsistenter Pausendokumentation
- Vereinfachung der Aufzeichnung bei langen Arbeitssitzungen
Automatische Pausen einrichten
- Gehen Sie zu Einstellungen
- Finden Sie Automatische Pausen oder Pausenregeln
- Konfigurieren Sie:
- Arbeitsintervall: Wie lange bis eine Pause ausgelöst wird (z.B. alle 4 Stunden)
- Pausendauer: Wie lang die automatische Pause sein soll (z.B. 30 Minuten)
- Speichern
Wichtige Hinweise zu automatischen Pausen
- Dies sind geplante Pausen, keine erkannten Pausen
- Sie fügen Pausenzeit in festen Intervallen hinzu
- Sie können sie bei einzelnen Aufgaben manuell anpassen oder entfernen
- Sie funktionieren zusammen mit manuellen Pausen
Pauseneinstellungen pro Projekt konfigurieren
Verschiedene Projekte können unterschiedliche Pausenanforderungen haben:
- Ein Kundenprojekt könnte dokumentierte Mittagspausen erfordern
- Interne Arbeit könnte flexibler sein
- Bestimmte Branchen haben spezifische Pausenvorschriften
Pauseneinstellungen auf Projektebene
- Öffnen Sie die Projekteinstellungen
- Suchen Sie nach Pausenkonfiguration oder ähnlich
- Konfigurieren Sie:
- Standard-Pausenverhalten
- Automatische Pausenregeln spezifisch für dieses Projekt
- Ob Pausen die Abrechnung beeinflussen
Pausenberichte anzeigen
Das Verständnis Ihrer Pausenmuster hilft, Ihren Arbeitstag zu optimieren:
In Aufgabendetails
Öffnen Sie eine beliebige Aufgabe, um zu sehen:
- Gesamtdauer (einschließlich Pausen)
- Relativdauer (ohne Pausen)
- Einzelne Pauseneinträge mit Zeiten
In Statistiken
Die Statistikansicht kann zeigen:
- Durchschnittliche Pausenzeit pro Tag
- Pausenzeit als Prozentsatz der Arbeitszeit
- Trends bei Pausenmustern über die Zeit
In Exporten
Beim Datenexport können Sie einschließen:
- Separate Spalten für Gesamt- und Relativdauer
- Einzelne Pauseneinträge
- Pausenzeit-Summen
Rechtliche Überlegungen
Viele Rechtsordnungen haben Gesetze zu erforderlichen Pausen:
Deutschland: 30 Minuten nach 6 Stunden, 45 Minuten nach 9 Stunden Österreich: 30 Minuten nach 6 Stunden Schweiz: 15 Minuten nach 5,5 Stunden, 30 Minuten nach 7 Stunden EU: Mindestens eine Pause bei Arbeitstagen über 6 Stunden
Genaue Pausenerfassung hilft, die Einhaltung nachzuweisen. Konsultieren Sie Ihre lokalen Arbeitsgesetze für spezifische Anforderungen.
Profi-Tipps für bessere Pausenerfassung
Erinnerungen setzen
Verwenden Sie Telefonalarme oder App-Benachrichtigungen, um sich an Pausen zu erinnern (und diese zu erfassen).
Konsistent sein
Erfassen Sie Pausen jeden Tag auf die gleiche Weise. Konsistenz macht Ihre Daten nützlicher.
Pausen für echte Pausen nutzen
Markieren Sie Toilettengänge oder schnelle Kaffeeauffüllungen nicht als Pausen. Reservieren Sie Pausenzeit für echte Erholungsphasen.
Wöchentlich überprüfen
Prüfen Sie Ihre Pausenmuster wöchentlich. Machen Sie genug Pausen? Zu viele? Entsprechend anpassen.
Ihre Branche berücksichtigen
Manchen Kunden ist die gesamte Vor-Ort-Zeit wichtig. Anderen nur die produktive Zeit. Kennen Sie Ihren Abrechnungskontext.
Häufige Fragen
Was, wenn ich vergesse, nach einer Pause fortzufahren? Sie können die Aufgabe später bearbeiten, um die Pausenendzeit anzupassen. Öffnen Sie einfach die Aufgabe, finden Sie den Pauseneintrag und korrigieren Sie die Zeiten.
Kann ich eine Pause löschen? Ja. Öffnen Sie die Aufgabe, finden Sie die Pause und entfernen Sie sie. Dies erhöht Ihre Relativdauer.
Beeinflussen Pausen meine Stundensatzberechnungen? Standardmäßig werden Einnahmen auf Basis der Relativdauer (tatsächliche Arbeitszeit) berechnet. Sie können beide Werte in Berichten sehen.
Können automatische Pausen projektspezifisch sein? Ja. Konfigurieren Sie unterschiedliche automatische Pausenregeln für verschiedene Projekte in deren individuellen Einstellungen.
Zusammenfassung
Das Verständnis der Pausenerfassung stellt sicher, dass Ihre Zeitaufzeichnungen genau sind:
- Gesamtdauer: Volle Zeitspanne einschließlich Pausen
- Relativdauer: Tatsächliche Arbeitszeit ohne Pausen
- Manuelle Pausen: Pause/Fortsetzen für Echtzeit-Pausenerfassung
- Pausen nachträglich hinzufügen: Aufgaben bearbeiten, um vergessene Pausen hinzuzufügen
- Automatische Pausen: Geplante Pausen in regelmäßigen Abständen
Genaue Pausenerfassung dient nicht nur der Compliance—es geht darum zu verstehen, wie Sie Ihre Arbeitszeit tatsächlich verbringen.
Was kommt als Nächstes?
Jetzt, da Sie die Pausenerfassung verstehen:
- Konfigurieren Sie Ihre Standard-Daueransicht in den Einstellungen
- Richten Sie automatische Pausen ein, wenn Sie regelmäßige Pausenmuster haben
- Überprüfen Sie Ihre Pausendaten in Statistiken, um Ihren Arbeitstag zu optimieren
Beginnen Sie noch heute mit genauer Pausenerfassung, und Sie werden immer wissen, wie viele Stunden Sie wirklich arbeiten.