Zeit zu erfassen ist nur die halbe Arbeit. Die andere Hälfte? Bezahlt werden. Timesheets Dokumentengenerierung verwandelt Ihre erfassten Stunden in professionelle Rechnungen, detaillierte Stundenzettel und Arbeitsnachweise—alle mit Ihrer Unternehmensidentität gebrandet.
Diese Anleitung deckt alles ab, was Sie über die Erstellung professioneller Dokumente aus Ihren Zeitdaten wissen müssen.
Hinweis: Dokumentengenerierung ist eine Pro-Funktion, verfügbar mit einem Timesheet Pro-Abonnement.
Dokumenttypen im Überblick
Timesheet kann drei Arten von Dokumenten generieren:
1. Rechnungen
Professionelle Abrechnungsdokumente, die an Kunden zur Zahlung gesendet werden. Enthalten:
- Ihre Firmendaten und Logo
- Kundeninformationen
- Aufgeschlüsselte Zeiteinträge
- Summen mit Steuerberechnungen
- Zahlungsbedingungen und -details
2. Stundenzettel
Zusammenfassende Dokumente, die geleistete Arbeit über einen Zeitraum zeigen. Enthalten:
- Mitarbeiter-/Auftragnehmer-Details
- Zeitraum
- Tägliche oder wöchentliche Aufschlüsselung
- Unterschriftszeilen zur Genehmigung
- Gesamte geleistete Stunden
3. Arbeitsnachweise
Detaillierte Aufgabe-für-Aufgabe-Dokumentation. Enthalten:
- Einzelne Aufgabenbeschreibungen
- Start- und Endzeiten
- Unterschriftszeilen pro Aufgabe (zur Leistungsbestätigung)
- Nützlich für Außendienst und Kundenabnahmen
Ihre erste Rechnung erstellen
Schritt 1: Dokumentengenerierung aufrufen
- Melden Sie sich in der Timesheet Web-App unter my.timesheet.io an
- Navigieren Sie zu Dokumente oder Rechnungen
- Klicken Sie auf Neue Rechnung erstellen
Schritt 2: Zeiteinträge auswählen
Wählen Sie, welche Zeiteinträge enthalten sein sollen:
- Nach Zeitraum filtern
- Nach Projekt filtern
- Nach Abrechnungsstatus filtern
- Einzelne Einträge oder alle auswählen
Schritt 3: Rechnungsdetails konfigurieren
Ihre Informationen:
- Firmenname
- Adresse
- Kontaktdaten
- Logo (einmal hochladen, immer wiederverwenden)
- Steuernummer / USt-IdNr.
Kundeninformationen:
- Kundenname
- Firmenname
- Rechnungsadresse
- Ansprechpartner
Rechnungsspezifika:
- Rechnungsnummer (automatisch generiert oder individuell)
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Zahlungsbedingungen
Schritt 4: Positionen anpassen
Überprüfen und anpassen, wie Zeiteinträge erscheinen:
- Gruppieren nach Projekt, Datum oder einzeln anzeigen
- Beschreibungen zur Klarheit bearbeiten
- Mengen bei Bedarf anpassen
- Rabatte anwenden
Schritt 5: Steuern und Rabatte hinzufügen
Finanzielle Details konfigurieren:
- Steuersatz (MwSt.)
- Rabatt (prozentual oder fest)
- Zusätzliche Gebühren oder Aufschläge
Schritt 6: Generieren und Versenden
- Rechnung in der Vorschau ansehen
- Als PDF herunterladen
- Direkt per E-Mail an Kunden senden
- In Dokumentenverlauf speichern
Rechnungsvorlagen anpassen
Logo hinzufügen
- Gehen Sie zu Einstellungen > Firmenprofil oder Dokumente
- Laden Sie Ihr Logo hoch (PNG oder JPG empfohlen)
- Positionierungs- und Größenoptionen verfügbar
- Logo erscheint auf allen generierten Dokumenten
Markenfarben
Einige Vorlagen erlauben Farbanpassung:
- Primärfarbe (Überschriften, Akzente)
- Textfarbe
- Hintergrundelemente
Zahlungsinformationen
Zahlungsdetails auf Rechnungen einschließen:
- Bankkontoinformationen
- PayPal oder Zahlungslinks
- Akzeptierte Zahlungsmethoden
- Verzugszinsen
Individueller Text
Standard-Textblöcke hinzufügen:
- Dankesnachricht
- Geschäftsbedingungen
- Hinweise zu Leistungen
- Nächste Schritte
Stundenzettel erstellen
Stundenzettel sind perfekt für Mitarbeiter, Auftragnehmer oder jeden, der Arbeitsstunden-Dokumentation benötigt.
Stundenzettel-Konfiguration
- Zeitraum auswählen
- Projekt(e) zum Einschließen wählen
- Layout auswählen:
- Tägliche Aufschlüsselung
- Wöchentliche Zusammenfassung
- Monatliche Übersicht
Unterschriftszeilen
Unterschriftsfelder hinzufügen für:
- Mitarbeiter-Unterschrift
- Vorgesetzten-Genehmigung
- Kunden-Bestätigung
- Datumsfelder
Anwendungsfälle für Stundenzettel
Mitarbeiter-Zeitberichte: Wöchentliche Stundenzettel für HR oder Gehaltsabrechnung generieren.
Auftragnehmer-Dokumentation: Kunden detaillierte Arbeitsnachweise für ihre Unterlagen bereitstellen.
Compliance-Aufzeichnungen: Prüfbare Dokumentation der geleisteten Stunden erstellen.
Arbeitsnachweise erstellen
Arbeitsnachweise bieten die detaillierteste Dokumentation, perfekt für Außendienst oder kundenorientierte Arbeit.
Was enthalten ist
- Aufgabe-für-Aufgabe-Auflistung
- Beschreibungen und Notizen
- Start-/Endzeiten
- Standortdaten (falls erfasst)
- Unterschriftszeilen pro Aufgabe
Unterschriften pro Aufgabe
Arbeitsnachweise können Unterschriftszeilen für jede Aufgabe enthalten, was ermöglicht:
- Kundenabnahme für jeden Serviceeinsatz
- Bestätigung der Arbeitsfertigstellung
- Dokumentation für Streitfälle
Außendienst-Beispiel
Ein Techniker besucht drei Kunden an einem Tag:
- Jeden Serviceeinsatz als Aufgabe abschließen
- Arbeitsnachweis generieren
- Jeden Kunden seinen Abschnitt unterschreiben lassen
- Unterschriebenes Dokument für Unterlagen aufbewahren
Best Practices für Rechnungsnummern
Fortlaufende Nummerierung
Einfach und üblich: RE-001, RE-002, RE-003
Datumsbasierte Nummerierung
Datumskontext einschließen: RE-2024-001, RE-2024-002
Kundenbasierte Nummerierung
Kundencode einschließen: ACME-001, ACME-002
Best Practices
- Rechnungsnummern nie wiederverwenden
- Nummern fortlaufend halten
- Jahr für einfache Ablage einschließen
- Führende Nullen für Sortierung verwenden (001 vs 1)
Steuerhandhabung
Einzelner Steuersatz
Häufigstes Setup:
- Standardsteuersatz konfigurieren (z.B. 19% MwSt.)
- Wird auf alle steuerpflichtigen Positionen angewendet
Steuerbefreite Positionen
Bestimmte Positionen als steuerfrei markieren:
- Erstattungsfähige Auslagen
- Bereits versteuerte Artikel
- Steuerbefreite Leistungen
Mehrere Steuersätze
Für komplexe Szenarien:
- Verschiedene Steuersätze für verschiedene Positionstypen
- Regionale Steuervariationen
Steueranzeige-Optionen
- Steuer in Positionen enthalten anzeigen
- Steuer als separate Zeile anzeigen
- Sowohl Brutto- als auch Nettosummen anzeigen
Rabatte verwalten
Prozentuale Rabatte
Prozentuale Reduzierung anwenden:
- 10% Frühzahler-Rabatt
- 15% Mengenrabatt
Festbetrags-Rabatte
Feste Reduzierung anwenden:
- 50€ Treuerabatt
- Einmalige Gutschrift
Positionsbezogene Rabatte
Bestimmte Positionen reduzieren:
- Teilgutschrift bei Problemen
- Aktionspreise
Zahlungsverfolgung
Nach dem Versenden von Rechnungen den Zahlungsstatus verfolgen:
Rechnungsstatus
- Entwurf: Noch nicht versendet
- Versendet: An Kunden geliefert
- Angesehen: Kunde hat geöffnet (falls Tracking verfügbar)
- Bezahlt: Zahlung erhalten
- Überfällig: Nach Fälligkeitsdatum
- Storniert: Annullierte Rechnung
Zahlungen erfassen
Wenn Zahlung eintrifft:
- Rechnung finden
- Als bezahlt markieren
- Zahlungsdatum eingeben
- Zahlungsmethode notieren
Zahlungsverlauf
Vollständigen Zahlungsverlauf anzeigen:
- Alle Rechnungen nach Kunde
- Zahlungszeitlinien
- Offene Salden
Profi-Tipps für professionelle Dokumente
Beschreibungen spezifisch formulieren
Statt "Beratungsarbeit" schreiben Sie "Website-Performance-Audit und Optimierungsempfehlungen"
Referenznummern einschließen
Projektcodes, Bestellnummern oder Referenzen hinzufügen, die Kunden helfen, Rechnungen ihren Unterlagen zuzuordnen.
Klare Zahlungsbedingungen setzen
"Zahlbar sofort" ist für viele Kunden klarer als "Netto 30".
Systematisch nachfassen
Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen setzen. Eine höfliche Nachfrage führt oft zu schnellerer Zahlung.
Vorlagen aktuell halten
Vorlagen vierteljährlich überprüfen. Kontaktdaten, Zahlungsdetails und Branding bei Bedarf aktualisieren.
Alles archivieren
Kopien aller versendeten Rechnungen aufbewahren. Timesheet speichert sie automatisch, aber zusätzliche Backups sind ratsam.
Häufige Fragen
Kann ich eine Rechnung nach dem Versenden bearbeiten? Sie können überarbeitete Rechnungen erstellen, sollten aber versendete nicht ändern. Verwenden Sie Gutschriften für Korrekturen.
Wie handhabe ich verschiedene Währungen? Stellen Sie die Währung pro Rechnung oder pro Kunde in Ihren Einstellungen ein.
Kann ich Nicht-Zeit-Positionen zu Rechnungen hinzufügen? Ja, Sie können Festpreispositionen, Materialien oder andere Gebühren neben Zeiteinträgen hinzufügen.
Brauchen Kunden Timesheet, um Rechnungen anzusehen? Nein, Rechnungen sind Standard-PDFs, die jeder öffnen kann.
Zusammenfassung
Timesheets Dokumentengenerierung verwandelt Ihre Zeitdaten in professionelle Dokumente:
- Rechnungen: Gebrandete Abrechnungsdokumente mit aufgeschlüsselter Zeit
- Stundenzettel: Arbeitsstunden-Zusammenfassungen mit Unterschriftszeilen
- Arbeitsnachweise: Aufgabe-für-Aufgabe-Dokumentation für Außendienst
Firmenprofil einmal konfigurieren, dann unbegrenzt professionelle Dokumente aus Ihrer erfassten Zeit generieren.
Was kommt als Nächstes?
Mit gemeisterter Dokumentengenerierung:
- Daten exportieren nach Excel für individuelle Berichte
- Mit QuickBooks verbinden für Buchhaltungsintegration
- Wiederkehrende Projekte einrichten, um zukünftige Rechnungsstellung zu vereinfachen
Bereit, schneller bezahlt zu werden?
Starten Sie Ihre Pro-Testversion und generieren Sie professionelle Rechnungen aus Ihrer erfassten Zeit.