Im Team an gemeinsamen Projekten zusammenarbeiten

Zeiterfassung wird noch leistungsfähiger, wenn Ihr gesamtes Team aufeinander abgestimmt ist. Timesheets Kollaborationsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Teams zu erstellen, Projekte zu teilen, Berechtigungen zu verwalten und die Arbeit Ihres Teams in Echtzeit zu sehen.

Diese Anleitung führt Sie durch die Einrichtung der Team-Zusammenarbeit von Grund auf.

Hinweis: Team-Funktionen sind mit Timesheet Pro verfügbar.

#Teams und Rollen verstehen

#Was ist ein Team?

Ein Team in Timesheet ist eine Gruppe von Benutzern, die Projekte teilen und die Arbeit der anderen sehen können (basierend auf Berechtigungen). Sie könnten Teams erstellen für:

• Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung
• Ein Kundenprojekt
• Eine Projektgruppe
• Verschiedene Büros oder Standorte

#Team-Rollen

Jedes Teammitglied hat eine von drei Rollen:

#Ihr erstes Team erstellen

#Schritt 1: Team-Verwaltung aufrufen

1. Melden Sie sich bei my.timesheet.io an
2. Navigieren Sie zu Teams oder Team-Verwaltung
3. Klicken Sie auf Team erstellen

#Schritt 2: Team-Details konfigurieren

• Teamname: Etwas Beschreibendes (Firmenname, Abteilung, Projekt)
• Beschreibung: Optionaler Kontext zum Zweck des Teams
• Einstellungen: Standardeinstellungen für das Team

#Schritt 3: Speichern und fortfahren

Ihr Team ist erstellt. Sie sind automatisch der Eigentümer.

#Teammitglieder einladen

#Einladungen senden

1. Öffnen Sie Ihr Team
2. Gehen Sie zu Mitglieder oder Einladen
3. Geben Sie E-Mail-Adressen ein (eine oder mehrere)
4. Wählen Sie die Rolle für jeden Eingeladenen
5. Einladungen senden

#Was Eingeladene erhalten

Eingeladene Benutzer erhalten eine E-Mail mit:

• Einladung, Ihrem Team beizutreten
• Link zum Annehmen (erstellt Konto falls nötig)
• Ihren Teamnamen und ihre zugewiesene Rolle

#Ausstehende Einladungen

Einladungsstatus verfolgen:

• Ausstehend: Gesendet aber noch nicht angenommen
• Angenommen: Benutzer ist beigetreten
• Abgelaufen: Einladung ist verfallen (bei Bedarf erneut senden)

#Gemeinsame Projekte einrichten

#Team-Projekt erstellen

1. In Ihrem Team zu Projekte gehen
2. Auf Projekt erstellen klicken
3. Projektdetails konfigurieren:
   • Name und Beschreibung
   • Stundensatz
   • Standardeinstellungen
4. Mitglieder zuweisen, die auf dieses Projekt zugreifen können
5. Speichern

#Persönliche Projekte konvertieren

Haben Sie ein bestehendes persönliches Projekt zum Teilen?

1. Projekteinstellungen öffnen
2. Team- oder Teilen-Optionen finden
3. Team zum Teilen auswählen
4. Mitgliederzugriff konfigurieren
5. Speichern

#Projekt-Zugriffsebenen

Für jedes Projekt können Sie festlegen:

• Wer kann sehen: Zeiteinträge und Berichte einsehen
• Wer kann erfassen: Eigene Zeiteinträge hinzufügen
• Wer kann verwalten: Projekteinstellungen bearbeiten, alle Einträge sehen

#Berechtigungen konfigurieren

#Berechtigungen auf Mitgliederebene

Für jedes Teammitglied konfigurieren:

Projektzugriff: Auf welche Projekte sie zugreifen und Zeit erfassen können

Datensichtbarkeit:

• Nur eigene Daten
• Alle Team-Daten
• Spezifische Projektdaten

#Gehalts-Sichtbarkeitseinstellungen

Kontrollieren Sie, wer Stundensatz- und Einnahmeninformationen sehen kann:

Konfigurieren Sie dies auf Team-Ebene oder pro Projekt.

#Warum Gehalts-Sichtbarkeit wichtig ist

• Verborgen: Auftragnehmer, die gegenseitig keine Stundensätze sehen sollten
• Nur Manager: Standard-Geschäftseinstellung
• Alle Mitglieder: Transparente Teamkulturen

#Live-Team-Ansicht

Sehen Sie, woran Ihr Team gerade arbeitet.

#Live-Ansicht aufrufen

1. In Ihrem Team Live-Ansicht oder Team-Status finden
2. Alle aktuell aktiven Teammitglieder sehen
3. Ihre aktuelle Aufgabe und Dauer einsehen

#Listenansicht

Zeigt:

• Mitgliedername und Avatar
• Aktuelles Projekt
• Aktuelle Aufgabenbeschreibung
• Laufende Dauer
• Startzeit

#Kartenansicht

Für Außendienstteams oder verteilte Mitarbeiter:

• Teammitglieder auf einer Karte sehen
• Standort basierend auf ihrem Aufgabenstandort aktualisiert
• Nützlich für Disposition und Koordination

#Wann Live-Ansicht nutzen

• Morgen-Check-ins ohne Meetings
• Außendienstmitarbeiter koordinieren
• Team-Kapazität in Echtzeit verstehen
• Schnelle Statusprüfungen

#Team-Berichte und Analysen

#Team-Statistiken

Aggregierte Team-Daten anzeigen:

• Gesamte Team-Stunden nach Zeitraum
• Stunden nach Projekt
• Stunden nach Teammitglied
• Vergleich über Zeit

#Individuelle Berichte

Als Manager oder Eigentümer einzelne Mitgliederberichte sehen:

• Ihre Zeitverteilung
• Projektbeiträge
• Produktivitätsmuster

#Team-Daten exportieren

Team-weite Daten exportieren:

• Zeiteinträge aller Mitglieder
• Gefiltert nach Projekt, Zeitraum, Mitglied
• Formatiert für Gehaltsabrechnung oder Kundenabrechnung

#Best Practices für Team-Onboarding

#Vor dem Einladen

1. Projekte zuerst einrichten: Team-Projekte bereithalten, bevor Mitglieder eingeladen werden
2. Rollen klar definieren: Entscheiden, wer Manager- vs. Mitgliederzugriff braucht
3. Berechtigungen konfigurieren: Angemessene Sichtbarkeitseinstellungen setzen

#Neue Mitglieder einarbeiten

1. Einladung senden mit klarer Rollenzuweisung
2. Kontext geben: Teilen, an welchen Projekten sie arbeiten werden
3. Kurze Schulung: Zeigen, wie man:
   • Timer startet/stoppt
   • Richtiges Projekt auswählt
   • Beschreibungen und Tags hinzufügt
4. Erwartungen setzen: Wie oft erfassen, welcher Detailgrad nötig ist

#Dokumentation

Eine einfache Team-Anleitung erstellen mit:

• Projekt-Namenskonventionen
• Erforderliche Aufgabenbeschreibungen
• Wann welche Tags nutzen
• Pausen- und Abrechnungserfassungsregeln

#Häufige Berechtigungsfehler

#Zu viel Zugriff

Problem: Alle Mitglieder können alle Projekte und Einnahmen sehen Lösung: Mitglieder-Rolle verwenden und spezifischen Projektzugriff zuweisen

#Zu wenig Zugriff

Problem: Teammitglieder können benötigte Projekte nicht sehen Lösung: Projektzuweisungen für jedes Mitglied überprüfen und hinzufügen

#Inkonsistente Erfassung

Problem: Manche Mitglieder erfassen detailliert, andere nicht Lösung: Erwartungen dokumentieren und regelmäßig überprüfen

#Manager-Überlastung

Problem: Ein Manager erledigt alles Lösung: Vertrauenswürdige Mitglieder zur Manager-Rolle für bestimmte Bereiche befördern

#Team-Probleme beheben

#"Ich kann ein Projekt nicht sehen"

Mitglied muss dem Projekt zugewiesen werden:

1. Team-Eigentümer/Manager öffnet Projekt
2. Fügt Mitglied zur Projektzugriffsliste hinzu
3. Mitglied aktualisiert seine Ansicht

#"Mitglied kann keine Zeit erfassen"

Prüfen Sie:

• Sie haben die Einladung angenommen
• Sie sind mindestens einem Projekt zugewiesen
• Sie haben "Zeit erfassen"-Berechtigung für dieses Projekt

#"Einladung nicht erhalten"

• Spam-/Junk-Ordner prüfen
• E-Mail-Adresse verifizieren
• Einladung erneut senden
• Prüfen, ob sie nicht bereits ein Konto mit anderer E-Mail haben

#"Kann Zeit des Teammitglieds nicht sehen"

• Ihre Rolle prüfen (Manager oder Eigentümer nötig)
• Berechtigungseinstellungen für dieses Projekt verifizieren
• Bestätigen, dass Mitglied Zeit erfasst hat

#Zusammenfassung

Team-Zusammenarbeit in Timesheet ermöglicht:

• Teams: Gruppen mit gemeinsamen Projekten und Verwaltung
• Rollen: Eigentümer, Manager, Mitglied mit unterschiedlichen Berechtigungen
• Gemeinsame Projekte: Kollaborative Zeiterfassung
• Berechtigungen: Granulare Kontrolle über Zugriff und Sichtbarkeit
• Live-Ansicht: Echtzeit-Team-Status
• Team-Berichte: Aggregierte Analysen und Exporte

Richten Sie Ihr Team richtig ein, und Sie haben transparente, effiziente Zeiterfassung in Ihrer gesamten Organisation.

#Was kommt als Nächstes?

Mit eingerichtetem Team:

• Mit QuickBooks integrieren für Team-Abrechnung
• Zapier verbinden um Team-Workflows zu automatisieren
• Team-Berichte generieren für Kunden und Management