Timesheet mit Tausenden Apps via Zapier verbinden

Die meiste Fleißarbeit rund um die Zeiterfassung ist nicht die Erfassung selbst. Es ist das Kopieren in eine Tabelle, das Anlegen desselben Projekts in drei Tools, das Erfassen von Meetings aus dem Kalender. Die Zapier-Integration lässt diese Fleißarbeit verschwinden: Was in Timesheet neu entsteht, löst Aktionen in anderen Tools aus, und Ereignisse in anderen Tools legen Einträge und Projekte in Timesheet an.

Die Timesheet-Zapier-App gehört zum Pro-Plan, der 30 Tage kostenlosen Probezugang ohne Kreditkarte hat. Zapier selbst hat einen kostenlosen Tarif für einfache Zaps; bezahlte Zapier-Tarife bringen Multi-Step-Zaps, höhere Volumen und Premium-Apps.

#Was Zapier ist

Zapier ist eine Automatisierungsplattform, die Apps verbindet. Sie bauen „Zaps“: automatisierte Workflows, die auf ein Ereignis in einer App hören (den Trigger) und in einer anderen eine Aktion ausführen (die Aktion).

Einfaches Beispiel: Wenn in Timesheet ein Zeiteintrag entsteht, eine Zeile in Google Tabellen anhängen.

#Verbinden

#Zapier-Konto anlegen

1. zapier.com öffnen
2. Registrieren (der kostenlose Tarif deckt einfache Zaps ab)
3. E-Mail bestätigen

#Timesheet mit Zapier verbinden

1. In Zapier nach „Timesheet“ suchen und die App einem Zap hinzufügen
2. Wenn Zapier danach fragt, bei Ihrem Timesheet-Konto anmelden und den Zugriff erlauben
3. Fertig. Zapier nutzt die Verbindung in jedem künftigen Zap wieder

#Verfügbare Trigger

Ereignisse in Timesheet, die einen Zap starten können. Jeder Trigger feuert, wenn etwas Neues angelegt wird; die Timesheet-App-Seite auf Zapier zeigt immer die aktuelle Liste. In Zapier heißen Zeiteinträge „Tasks“, wie in der Timesheet-API.

#New Task

Feuert, wenn ein neuer Zeiteintrag angelegt wird.

Häufige Anwendungen:

• In eine Tabelle loggen
• Team in Slack benachrichtigen
• Datensatz in Airtable oder Notion anlegen

#New Project

Feuert, wenn ein neues Projekt entsteht.

Häufige Anwendungen:

• Passendes Projekt im PM-Tool anlegen
• Team benachrichtigen
• Den Kunden im CRM anlegen

#New Tag, New Rate, New Team

Feuern, wenn ein Schlagwort, ein Tarif oder ein Team hinzukommt. Praktisch, um Auswahllisten in anderen Tools mit Timesheet abzugleichen.

Änderungen an bereits vorhandenen Daten starten keinen Zap. Wenn Sie Aktualisierungen oder Timer-Ereignisse brauchen, lesen Sie weiter unten unter Webhooks.

#Verfügbare Aktionen

Was Zapier in Timesheet machen kann, ausgelöst von beliebigen anderen Quellen.

#Create Task

Neuen Zeiteintrag erstellen. Dafür braucht es ein Projekt sowie Start- und Endzeit.

Ausgelöst durch:

• Neuer Termin in einem Kalender, mit seiner Start- und Endzeit
• Abgeschicktes Formular, in das jemand die gearbeiteten Stunden einträgt
• Beendeter Anruf in Ihrer Telefonanlage, mit Beginn und Ende

#Create Project

Projekt erstellen.

Ausgelöst durch:

• Neuer Kunde im CRM
• Neues Projekt im PM-Tool
• Unterschriebener Vertrag in DocuSign

#Create Tag, Create Rate, Create Team

Schlagwörter, Tarife und Teams anlegen, zum Beispiel wenn Sie in einem anderen System einen neuen Kunden oder eine neue Abteilung aufnehmen.

#Send Report

Einen Timesheet-Bericht aus einem Zap heraus versenden, zum Beispiel nach Zeitplan.

#Suchen: Find und Find or Create

Find Task, Find Project, Find Tag, Find Rate und Find Team suchen einen bestehenden Datensatz. Jede Suche gibt es auch als Find or Create: Existiert der Datensatz, wird er wiederverwendet, sonst wird er angelegt. So legt ein Zap dasselbe Projekt nicht zweimal an.

#Den ersten Zap bauen

Ein nützlicher Einstieg: jeden neuen Zeiteintrag in ein Google-Sheet loggen.

#Schritt 1: Zap starten

1. In Zapier auf Create Zap klicken
2. Benennen (z. B. „Timesheet-Log in Sheets“)

#Schritt 2: Der Trigger

1. Nach Timesheet suchen
2. New Task wählen
3. Timesheet-Konto verbinden (falls noch nicht)
4. Trigger testen, Beispieldaten ziehen

#Schritt 3: Die Aktion

1. Nach Google Sheets suchen
2. Create Spreadsheet Row wählen
3. Google verbinden
4. Tabelle und Blatt wählen
5. Felder zuordnen, zum Beispiel:
   • Spalte A: Start
   • Spalte B: Ende
   • Spalte C: Projekt
   • Spalte D: Beschreibung

#Schritt 4: Testen und aktivieren

1. Aktion testen
2. Prüfen, dass die Zeile in der Tabelle landet
3. Zap einschalten

Sie haben jetzt ein dauerhaftes Protokoll jedes Eintrags, an einem Ort, den auch Ihr Steuerberater öffnen kann.

#Rezepte, die ihr Geld wert sind

#Timesheet + Slack

Neues Projekt ankündigen. Trigger: neues Projekt in Timesheet. Aktion: Projektnamen in einem Slack-Kanal posten.

#Timesheet + Trello oder Asana

Projekte überall. Trigger: neues Projekt in Timesheet. Aktion: passendes Trello-Board oder Asana-Projekt anlegen, damit die Planung beginnt, sobald das Projekt existiert.

#Timesheet + Kalender

Meetings werden Einträge. Trigger: neuer Termin in Outlook oder einem anderen Kalender. Aktion: Zeiteintrag in Timesheet anlegen, mit dem Termintitel als Beschreibung und seiner Start- und Endzeit. Für Google Calendar erledigt die native Integration das in beide Richtungen, ganz ohne Zapier.

#Timesheet + Notion

Projekt-Datenbank. Trigger: neues Projekt in Timesheet. Aktion: Seite in einer Notion-Projektdatenbank mit Standardfeldern anlegen.

#Timesheet + CRM

Deal gewonnen, Projekt bereit. Trigger: ein Deal wird im CRM gewonnen. Aktion: Find or Create Project in Timesheet, damit das Projekt genau einmal existiert, bevor jemand Zeit darauf erfasst.

#Timesheet + Airtable

Zeitlog-Datenbank. Trigger: neuer Zeiteintrag. Aktion: Datensatz in einer Airtable-Base anlegen für Analyse und Reporting.

#Multi-Step-Zaps

Zapier kann mehrere Aktionen an einem Trigger hängen. Sinnvoll, wenn ein Ereignis in mehrere Systeme weiterwirken soll.

#Beispiel: Komplett-Workflow bei neuem Eintrag

Trigger: Zeiteintrag in Timesheet erstellt

Aktion 1: in Google Sheets anhängen Aktion 2: Slack-Kanal benachrichtigen Aktion 3: passende Asana-Aufgabe aktualisieren

Multi-Step-Zaps brauchen einen bezahlten Zapier-Tarif.

#Filter und Pfade

Bedingungen einbauen, um den Workflow zu verzweigen:

Filter. Nur fortfahren, wenn der Projektname „Kunde A“ enthält.

Pfad.

• Ist der Eintrag abrechenbar, ins Abrechnungs-Sheet eintragen
• Sonst nur ins interne Sheet loggen

#Fortgeschrittene Bausteine

#Formatter

Zapiers eingebauter Formatter wandelt Daten im Lauf:

• Datums- und Zeitformate für nachgelagerte Systeme umwandeln
• Projektcodes aus Namen extrahieren
• Textfelder aufteilen oder zusammenführen

#Webhooks

Timesheet kann auch eigene Webhooks senden, eingerichtet in der Web-App unter Integrationen > Webhooks. Sie decken mehr Ereignisse ab als die Zapier-Trigger, darunter geänderte Daten sowie Start, Stopp, Pause und Fortsetzen des Timers:

• Einen Webhook auf Webhooks by Zapier richten (eine Premium-App in bezahlten Zapier-Tarifen), um mit diesen Ereignissen einen Zap zu starten
• Oder auf Ihren eigenen Dienst, der die JSON-Daten empfängt

#Delay

Eine Wartezeit einbauen:

• 1 Stunde warten, nachdem ein Zeiteintrag angelegt wurde
• Den Eintrag mit Find Task erneut abrufen
• Dann die aktuelle Version loggen

Praktisch, wenn Sie den „eingerasteten“ Zustand erfassen wollen, nicht den ersten Entwurf.

#Vor dem Live-Schalten testen

1. Jeden Schritt einzeln testen
2. Feldzuordnung prüfen
3. Mit Beispieldaten durchspielen
4. Bestätigen, dass das Ziel das erhält, was Sie erwarten

Nach dem Aktivieren:

1. Die ersten echten Auslöser im Verlauf beobachten
2. Auf Fehler in Zapiers Task-Historie achten
3. Bei Bedarf nachjustieren

#Häufige Probleme

• Fehlende Daten: Pflichtfelder nicht gemappt. Mappen.
• Falsches Format: Datum in falscher Sprache oder im falschen Format. Formatter einsetzen.
• Anmeldung abgelaufen: betroffene App neu autorisieren. Für Timesheet die Verbindung in Zapier neu herstellen und sich erneut anmelden.

#Viele Zaps verwalten

Beschreibend benennen. „Timesheet-Log in Sheets (wöchentlich)“ schlägt „Zap 14“.

In Ordnern gruppieren. Zapier hat Ordner, nutzen.

Notieren, was jeder Zap tut. Eine Zeile Beschreibung hilft dem zukünftigen Sie und dem Team.

Beobachten. Den Zap-Verlauf wöchentlich durchsehen. Fehlermeldungen aktivieren, damit Sie einen defekten Zap nicht erst entdecken, wenn das Sheet einen Monat leer war.

Zusammenfassen, wo möglich. Zwei Ein-Schritt-Zaps am selben Trigger sind vermutlich ein Multi-Step-Zap. (Bezahltes Zapier nötig.)

#Fehlerbehebung

#Zap löst nicht aus

• Ist die Timesheet-Verbindung noch aktiv?
• Wurde etwas Neues angelegt? Änderungen an bestehenden Daten lösen keinen Zap aus
• Den letzten Lauf in der Task-Historie ansehen

#Aktion schlägt fehl

• Ist die Zielanwendung noch autorisiert?
• Sind Pflichtfelder gefüllt? Create Task braucht ein Projekt sowie Start- und Endzeit
• Die Fehlermeldung lesen, sie sagt meist, was fehlt

#Doppelte Einträge

• Feuert der Zap mehrmals für ein Ereignis?
• Find or Create statt einer reinen Anlege-Aktion verwenden
• Einen Filter ergänzen, der bereits verarbeitete Datensätze überspringt

#Daten werden nicht richtig zugeordnet

• Feldzuordnung im Aktion-Schritt prüfen
• Formatter zum Konvertieren einsetzen
• Mit mehreren Beispieldatensätzen testen, nicht nur einem

#Zapier-Preise, kurz

Der kostenlose Zapier-Tarif deckt einfache Zaps mit einem monatlichen Kontingent an Tasks ab. Bezahlte Tarife bringen mehr Tasks, Multi-Step-Zaps, Filter und Pfade sowie Premium-Apps wie Webhooks by Zapier. Die Limits ändern sich mit der Zeit, die aktuellen Zahlen stehen auf Zapiers Preisseite.

Die meisten Timesheet-Nutzer fangen kostenlos an und steigen erst um, wenn sie Multi-Step-Workflows brauchen.

#Zusammenfassung

Die Integration bringt:

• Trigger: neue Zeiteinträge, Projekte, Schlagwörter, Tarife und Teams
• Aktionen: Zeiteinträge, Projekte, Schlagwörter, Tarife und Teams anlegen sowie Berichte versenden
• Suchen: Datensätze finden oder, falls sie fehlen, anlegen
• Multi-Step: Aktionen über Dienste hinweg verketten
• Reichweite: Tausende angebundene Apps

Mit einem einfachen Zap starten. Den zweiten erst bauen, wenn Sie ihn wirklich brauchen.

#Wie es weitergeht

• Mit QuickBooks synchronisieren für direkte Buchhaltungs-Integration ohne Zapier dazwischen
• Nach Excel exportieren für einmalige Daten-Übergaben
• PDF-Rechnungen erzeugen, wenn die Rechnung selbst aus Timesheet entstehen soll