Was wäre, wenn jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe abschließen, diese automatisch in Ihrem Projektmanagement-Tool erscheint? Oder wenn Sie mit der Zeiterfassung beginnen, Ihr Slack-Status aktualisiert wird? Zapier macht diese Automatisierungen möglich, indem es Timesheet mit über 5.000 anderen Apps verbindet.
Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie leistungsstarke Automatisierungen einrichten, die Zeit sparen und manuelle Arbeit reduzieren.
Was ist Zapier?
Zapier ist eine Automatisierungsplattform, die Apps miteinander verbindet. Sie erstellen "Zaps"—automatisierte Workflows, die durch Ereignisse in einer App ausgelöst werden und Aktionen in einer anderen verursachen.
Beispiel-Zap: Wenn ein Zeiteintrag in Timesheet erstellt wird → Füge eine Zeile zu Google Sheets hinzu
Erste Schritte
Zapier-Konto erstellen
- Gehen Sie zu zapier.com
- Kostenlos registrieren (kostenloser Plan enthält Grundfunktionen)
- E-Mail verifizieren
Timesheet verbinden
- In Zapier nach "Timesheet" suchen
- Auf Verbinden klicken
- Sie werden aufgefordert, sich bei Timesheet anzumelden
- Zapier den Zugriff auf Ihr Konto autorisieren
- Verbindung ist hergestellt
Verfügbare Trigger
Trigger sind Ereignisse in Timesheet, die Ihre Zaps starten.
Neuer Zeiteintrag
Wird ausgelöst, wenn eine neue Aufgabe/ein Zeiteintrag erstellt wird.
Anwendungsfälle:
- Einträge in Tabellenkalkulationen protokollieren
- Team in Slack benachrichtigen
- To-Do-Elemente in Projekttools erstellen
Projekt erstellt
Wird ausgelöst, wenn ein neues Projekt hinzugefügt wird.
Anwendungsfälle:
- Passendes Projekt in PM-Tools erstellen
- Team über neues Projekt benachrichtigen
- Zu CRM-Opportunities hinzufügen
Ausgabe erfasst
Wird ausgelöst, wenn eine Ausgabe zu einer Aufgabe hinzugefügt wird.
Anwendungsfälle:
- Zu Ausgabenverfolgungs-Tabelle hinzufügen
- Buchhaltungsteam benachrichtigen
- Quittungs-Backup erstellen
Status geändert
Wird ausgelöst, wenn sich der Aufgabenstatus ändert (abrechenbar, abgerechnet, bezahlt).
Anwendungsfälle:
- Rechnungsverfolgung aktualisieren
- Benachrichtigen, wenn Arbeit abgerechnet wird
- Zahlungsstatus verfolgen
Timer gestartet/gestoppt
Wird ausgelöst, wenn sich der Timer-Status ändert.
Anwendungsfälle:
- Präsenzstatus aktualisieren
- Arbeitssitzungen protokollieren
- Fokusmodus auslösen
Verfügbare Aktionen
Aktionen sind das, was Zapier in Timesheet tut, wenn es von anderen Apps ausgelöst wird.
Zeiteintrag erstellen
Einen neuen Zeiteintrag zu Timesheet hinzufügen.
Ausgelöst durch:
- Kalenderereignis endet
- Aufgabenabschluss im PM-Tool
- E-Mail erhalten (zur Erfassung von Kundenkommunikationszeit)
Zeiteintrag aktualisieren
Einen bestehenden Eintrag ändern.
Ausgelöst durch:
- Statusänderung im Projekttool
- Genehmigung im Workflow-System
- Manueller Auslöser aus Formular
Projekt erstellen
Ein neues Projekt zu Timesheet hinzufügen.
Ausgelöst durch:
- Neuer Kunde im CRM
- Neues Projekt im PM-Tool
- Vertrag in DocuSign unterzeichnet
Ausgabe erstellen
Eine Ausgabe zu einer Aufgabe hinzufügen.
Ausgelöst durch:
- Quittung gescannt
- Kauf bestätigt
- Kreditkartentransaktion
Ihren ersten Zap erstellen
Erstellen wir ein praktisches Beispiel: Zeiteinträge in Google Sheets protokollieren.
Schritt 1: Neuen Zap erstellen
- Im Zapier-Dashboard auf Zap erstellen klicken
- Zap benennen (z.B. "Timesheet zu Sheets Protokoll")
Schritt 2: Trigger einrichten
- Nach Timesheet suchen
- Trigger auswählen: Neuer Zeiteintrag
- Timesheet-Konto verbinden (falls noch nicht geschehen)
- Trigger testen, um Beispieldaten abzurufen
Schritt 3: Aktion einrichten
- Nach Google Sheets suchen
- Aktion auswählen: Tabellenzeile erstellen
- Google-Konto verbinden
- Tabelle und Arbeitsblatt auswählen
- Felder zuordnen:
- Spalte A: Datum von Timesheet
- Spalte B: Projekt von Timesheet
- Spalte C: Beschreibung von Timesheet
- Spalte D: Dauer von Timesheet
Schritt 4: Testen und aktivieren
- Aktion testen
- Überprüfen, ob Zeile in Tabelle erscheint
- Zap einschalten
Beliebte Zap-Beispiele
Timesheet + Slack
Zap 1: Tägliche Zusammenfassung
- Trigger: Zeitplan (täglich um 17 Uhr)
- Aktion: Nachricht in Slack mit heutigen Stunden posten
Zap 2: Projektstart-Benachrichtigung
- Trigger: Timer in Timesheet gestartet
- Aktion: Slack-Status auf "Fokussiert auf [Projektname]" aktualisieren
Timesheet + Trello/Asana
Zap: Aufgaben abschließen
- Trigger: Zeiteintrag in Timesheet abgeschlossen
- Aktion: Trello-Karte in "Erledigt"-Spalte verschieben
Timesheet + Google Kalender
Zap: Kalender zu Zeiteintrag
- Trigger: Kalenderereignis endet
- Aktion: Zeiteintrag in Timesheet mit Ereignisdetails erstellen
Timesheet + Notion
Zap: Projektdatenbank
- Trigger: Neues Projekt in Timesheet
- Aktion: Seite zur Notion-Projektdatenbank hinzufügen
Timesheet + E-Mail
Zap: Wochenbericht
- Trigger: Zeitplan (wöchentlich am Freitag)
- Aktion: E-Mail mit Wochen-Zeitzusammenfassung senden
Timesheet + Airtable
Zap: Zeitprotokoll-Datenbank
- Trigger: Neuer Zeiteintrag
- Aktion: Datensatz in Airtable-Basis erstellen
Mehrstufige Zaps
Zapier erlaubt mehrere Aktionen in Folge für komplexe Workflows.
Beispiel: Kompletter Projekt-Workflow
Trigger: Zeiteintrag in Timesheet erstellt
Aktion 1: Zeile zu Google Sheets hinzufügen Aktion 2: Benachrichtigung in Slack-Kanal posten Aktion 3: Aufgabe in Asana aktualisieren
Filter und Pfade
Bedingungen hinzufügen, um verschiedene Aktionen basierend auf Daten auszuführen:
Filter-Beispiel: Nur auslösen, wenn Projektname "Kunde A" enthält
Pfad-Beispiel:
- Wenn Dauer > 4 Stunden → Manager benachrichtigen
- Wenn Dauer < 1 Stunde → Leise protokollieren
Fortgeschrittene Techniken
Formatter verwenden
Zapiers Formatter-Aktion transformiert Daten:
- Dauerformat konvertieren
- Projektcodes aus Namen extrahieren
- Daten für verschiedene Systeme formatieren
Webhooks verwenden
Für individuelle Integrationen:
- Timesheet löst Webhook aus
- Ihr eigener Service empfängt Daten
- Unbegrenzte Integrationsmöglichkeiten
Verzögerung verwenden
Wartezeiten hinzufügen:
- 1 Stunde nach Zeiteintrag warten
- Dann prüfen, ob Eintrag geändert wurde
- Dann endgültige Version protokollieren
Zaps testen
Vor dem Start
- Jeden Schritt einzeln testen
- Datenzuordnung auf Korrektheit prüfen
- Überprüfen, ob Aktionen erfolgreich abgeschlossen werden
- Mit Beispieldaten überprüfen
Nach der Aktivierung
- Zap-Verlauf auf Fehler überwachen
- Prüfen, ob erste echte Trigger funktionieren
- Bei Bedarf anpassen
Häufige Testprobleme
Fehlende Daten: Sicherstellen, dass alle erforderlichen Felder zugeordnet sind Falsches Format: Formatter verwenden, um Datentypen zu konvertieren Authentifizierung abgelaufen: Betroffene App erneut verbinden
Zaps verwalten
Organisation
- Zaps beschreibend benennen
- Verwandte Zaps in Ordnern gruppieren
- Dokumentieren, was jeder Zap macht
Überwachung
- Zap-Verlauf regelmäßig prüfen
- Benachrichtigungen für Fehler einrichten
- Zap-Leistung monatlich überprüfen
Optimierung
- Ähnliche Zaps wo möglich kombinieren
- Unbenutzte Zaps entfernen
- Plan upgraden, wenn Limits erreicht werden
Fehlerbehebung
"Zap wird nicht ausgelöst"
- Überprüfen, ob Timesheet-Verbindung aktiv ist
- Prüfen, ob Aktion in Timesheet den Trigger-Kriterien entspricht
- Trigger-Einstellungen überprüfen
"Aktion schlägt fehl"
- Ziel-App-Verbindung prüfen
- Überprüfen, ob erforderliche Felder ausgefüllt sind
- Fehlermeldungsdetails ansehen
"Doppelte Einträge"
- Prüfen, ob Zap mehrfach läuft
- Filter hinzufügen, um Duplikate zu verhindern
- Zapiers Deduplizierungsfunktionen verwenden
"Daten werden nicht korrekt zugeordnet"
- Feldzuordnung im Aktionsschritt überprüfen
- Formatter verwenden, um Daten zu transformieren
- Mit verschiedenen Beispieldaten testen
Zapier-Preisüberlegungen
Kostenloser Plan
- 5 Zaps
- 100 Aufgaben/Monat
- Nur einstufige Zaps
Bezahlte Pläne
- Mehr Zaps und Aufgaben
- Mehrstufige Zaps
- Filter und Pfade
- Premium-Apps
Für die meisten Timesheet-Benutzer funktioniert der kostenlose Plan für grundlegende Automatisierungen. Upgraden Sie, wenn Sie komplexere Workflows benötigen.
Zusammenfassung
Zapier verbindet Timesheet mit Tausenden von Apps:
- Trigger: Zeiteintrag, Projekt, Ausgabe, Statusänderungen
- Aktionen: Einträge, Projekte, Ausgaben erstellen/aktualisieren
- Mehrstufig: Mehrere Aktionen verketten
- Filter: Bedingt basierend auf Daten ausführen
- Beliebte Integrationen: Slack, Google Sheets, Trello, Asana und mehr
Beginnen Sie mit einem einfachen Zap, dann erweitern Sie, wenn Sie mehr Automatisierungsmöglichkeiten entdecken.
Was kommt als Nächstes?
Mit verbundenem Zapier:
- Erstellen Sie Ihren ersten Zap mit den obigen Beispielen
- Erkunden Sie beliebte Integrationen im Zapier-App-Verzeichnis
- Kombinieren Sie mit QuickBooks für vollständige Abrechnungsautomatisierung
Erstellen Sie noch heute Ihren ersten Zap und lassen Sie Automatisierung die repetitive Arbeit erledigen.
Bereit, Ihre Workflows zu automatisieren?
Starten Sie Ihre Pro-Testversion und verbinden Sie Timesheet mit Tausenden von Apps via Zapier.