Die meiste Fleißarbeit rund um die Zeiterfassung ist nicht die Erfassung selbst. Es ist das Kopieren in eine Tabelle, das Posten der Tageszusammenfassung in Slack, das Anlegen von Trello-Karten beim Abschluss einer Aufgabe, das Erfassen von Meetings aus dem Kalender. Die Zapier-Integration lässt diese Fleißarbeit verschwinden: Ereignisse in Timesheet lösen Aktionen in anderen Tools aus, und Ereignisse in anderen Tools legen Einträge in Timesheet an.
Die Timesheet-Zapier-App gehört zum Pro-Plan, der 30 Tage kostenlosen Probezugang ohne Kreditkarte hat. Zapier selbst hat einen eigenen kostenlosen Tarif; ein bezahltes Zapier-Abo braucht es nur für Multi-Step- oder größere Volumen-Automatisierungen.
Was Zapier ist
Zapier ist eine Automatisierungsplattform, die Apps verbindet. Sie bauen „Zaps“: automatisierte Workflows, die auf ein Ereignis in einer App hören (den Trigger) und in einer anderen eine Aktion ausführen (die Aktion).
Einfaches Beispiel: Wenn in Timesheet ein Zeiteintrag entsteht → Zeile in Google Tabellen anhängen.
Verbinden
Zapier-Konto anlegen
- zapier.com öffnen
- Registrieren (der kostenlose Tarif deckt einfache Ein-Schritt-Zaps ab)
- E-Mail bestätigen
Timesheet mit Zapier verbinden
- In Zapier nach „Timesheet“ suchen
- Auf Connect klicken
- In Timesheet anmelden, wenn gefragt
- Zapier autorisieren
- Fertig
Verfügbare Trigger
Ereignisse in Timesheet, die einen Zap starten können.
Neuer Zeiteintrag
Feuert, wenn ein neuer Eintrag oder eine neue Aufgabe entsteht.
Häufige Anwendungen:
- In eine Tabelle loggen
- Team in Slack benachrichtigen
- In einem Projekt-Tool eine Aufgabe anlegen
Projekt angelegt
Feuert, wenn ein neues Projekt entsteht.
Häufige Anwendungen:
- Passendes Projekt im PM-Tool anlegen
- Team benachrichtigen
- Im CRM als Opportunity anlegen
Ausgabe erfasst
Feuert, wenn eine Ausgabe an einer Aufgabe angelegt wird.
Häufige Anwendungen:
- In Ausgaben-Tabelle ergänzen
- Buchhaltung benachrichtigen
- Beleg-Backup erstellen
Status geändert
Feuert, wenn sich der Status eines Eintrags ändert (abrechenbar, abgerechnet, bezahlt).
Häufige Anwendungen:
- Rechnungs-Dashboard aktualisieren
- Benachrichtigung, wenn Arbeit auf abgerechnet gesetzt wird
- Zahlungsstatus über Systeme tracken
Timer gestartet oder gestoppt
Feuert beim Wechsel des Timer-Zustands.
Häufige Anwendungen:
- Slack-Status aktualisieren
- Fokus-Modus auslösen
- Arbeitssitzungen in ein persönliches Journal loggen
Verfügbare Aktionen
Was Zapier in Timesheet machen kann, ausgelöst von beliebigen anderen Quellen.
Zeiteintrag anlegen
Neuen Eintrag erstellen.
Ausgelöst durch:
- Endendes Kalenderereignis
- Aufgabenabschluss im PM-Tool
- Eingehende E-Mail, die als abrechenbare Kommunikation gilt
Zeiteintrag aktualisieren
Bestehenden Eintrag ändern.
Ausgelöst durch:
- Statuswechsel im Projekt-Tool
- Freigaben im Workflow-System
- Manuelle Trigger aus einem Formular
Projekt anlegen
Projekt erstellen.
Ausgelöst durch:
- Neuer Kunde im CRM
- Neues Projekt im PM-Tool
- Unterschriebener Vertrag in DocuSign
Ausgabe anlegen
Ausgabe an einer Aufgabe erstellen.
Ausgelöst durch:
- Mit OCR gescannter Beleg
- Bestätigter Kauf in der Buchhaltung
- Kreditkarten-Transaktion, einem Projekt zugeordnet
Den ersten Zap bauen
Ein nützlicher Einstieg: jeden neuen Zeiteintrag in ein Google-Sheet loggen.
Schritt 1: Zap starten
- In Zapier auf Create Zap klicken
- Benennen (z. B. „Timesheet → Sheets-Log“)
Schritt 2: Der Trigger
- Nach Timesheet suchen
- Neuer Zeiteintrag wählen
- Timesheet-Konto verbinden (falls noch nicht)
- Trigger testen, Beispieldaten ziehen
Schritt 3: Die Aktion
- Nach Google Sheets suchen
- Spreadsheet Row erstellen wählen
- Google verbinden
- Tabelle und Blatt wählen
- Felder zuordnen:
- Spalte A: Datum
- Spalte B: Projekt
- Spalte C: Beschreibung
- Spalte D: Dauer
Schritt 4: Testen und aktivieren
- Aktion testen
- Prüfen, dass die Zeile in der Tabelle landet
- Zap einschalten
Sie haben jetzt ein dauerhaftes Protokoll jedes Eintrags, an einem Ort, den auch Ihr Steuerberater öffnen kann.
Rezepte, die ihr Geld wert sind
Timesheet + Slack
Tageszusammenfassung. Trigger: Zeitplan (täglich 17:00 Uhr). Aktion: Tagesstunden in einem Slack-Kanal posten.
Fokus-Modus. Trigger: Timer startet in Timesheet. Aktion: Slack-Status auf „Fokus auf [Projektname]“ setzen.
Timesheet + Trello oder Asana
Auto-Abschluss. Trigger: Zeiteintrag abgeschlossen in Timesheet für eine markierte Aufgabe. Aktion: passende Trello-Karte auf „Erledigt“ verschieben.
Timesheet + Google Calendar
Meetings werden Einträge. Trigger: ein Kalenderereignis endet. Aktion: Zeiteintrag in Timesheet anlegen mit Titel, Teilnehmern und Dauer.
Timesheet + Notion
Projekt-Datenbank. Trigger: neues Projekt in Timesheet. Aktion: Seite in einer Notion-Projektdatenbank mit Standardfeldern anlegen.
Timesheet + E-Mail
Wochenreport. Trigger: Zeitplan (Freitag 16:00 Uhr). Aktion: E-Mail mit den Wochenstunden pro Projekt an Team oder sich selbst.
Timesheet + Airtable
Zeitlog-Datenbank. Trigger: neuer Zeiteintrag. Aktion: Datensatz in einer Airtable-Base anlegen für Analyse und Reporting.
Multi-Step-Zaps
Zapier kann mehrere Aktionen an einem Trigger hängen. Sinnvoll, wenn ein Ereignis in mehrere Systeme weiterwirken soll.
Beispiel: Komplett-Workflow bei neuem Eintrag
Trigger: Zeiteintrag in Timesheet erstellt
Aktion 1: in Google Sheets anhängen Aktion 2: Slack-Kanal benachrichtigen Aktion 3: passende Asana-Aufgabe aktualisieren
Multi-Step-Zaps brauchen einen bezahlten Zapier-Tarif.
Filter und Pfade
Bedingungen einbauen, um den Workflow zu verzweigen:
Filter. Nur auslösen, wenn der Projektname „Kunde A“ enthält.
Pfad.
- Wenn Dauer > 4 Stunden → Manager benachrichtigen
- Wenn Dauer < 1 Stunde → nur ins Sheet loggen
Fortgeschrittene Bausteine
Formatter
Zapiers eingebauter Formatter wandelt Daten im Lauf:
- Dauer-Formate umrechnen (Sekunden zu HH:MM)
- Projektcodes aus Namen extrahieren
- Datumsformate für nachgelagerte Systeme aufbereiten
Webhooks
Für eigene Dienste, die noch nicht auf Zapier sind:
- Timesheet sendet bei bestimmten Ereignissen einen Webhook
- Ihr Dienst empfängt das JSON
- Integration in Code
Delay
Eine Wartezeit einbauen:
- 1 Stunde nach dem Eintrag warten
- Prüfen, ob der Eintrag noch bearbeitet wurde
- Dann die finale Version loggen
Praktisch, wenn Sie den „eingerasteten“ Zustand erfassen wollen, nicht jeden Zwischenstand.
Vor dem Live-Schalten testen
- Jeden Schritt einzeln testen
- Feldzuordnung prüfen
- Mit Beispieldaten durchspielen
- Bestätigen, dass das Ziel das erhält, was Sie erwarten
Nach dem Aktivieren:
- Die ersten echten Auslöser im Verlauf beobachten
- Auf Fehler in Zapiers Task-Historie achten
- Bei Bedarf nachjustieren
Häufige Probleme
- Fehlende Daten: Pflichtfelder nicht gemappt. Mappen.
- Falsches Format: Dauer in Sekunden, wo Minuten erwartet wurden, oder Datum in falscher Sprache. Formatter einsetzen.
- Anmeldung abgelaufen: betroffene App neu autorisieren.
Viele Zaps verwalten
Beschreibend benennen. „Timesheet → Sheets-Log (wöchentlich)“ schlägt „Zap 14“.
In Ordnern gruppieren. Zapier hat Ordner, nutzen.
Notieren, was jeder Zap tut. Eine Zeile Beschreibung hilft dem zukünftigen Sie und dem Team.
Beobachten. Den Zap-Verlauf wöchentlich durchsehen. Fehlermeldungen aktivieren, damit Sie einen defekten Zap nicht erst entdecken, wenn das Sheet einen Monat leer war.
Zusammenfassen, wo möglich. Zwei Ein-Schritt-Zaps am selben Trigger sind vermutlich ein Multi-Step-Zap. (Bezahltes Zapier nötig.)
Fehlerbehebung
Zap löst nicht aus
- Ist die Timesheet-Verbindung noch aktiv?
- Erfüllt das Ereignis in Timesheet die Trigger-Kriterien?
- Den letzten Lauf in der Task-Historie ansehen
Aktion schlägt fehl
- Ist die Zielanwendung noch autorisiert?
- Sind Pflichtfelder gefüllt?
- Die Fehlermeldung lesen, sie sagt meist, was fehlt
Doppelte Einträge
- Feuert der Zap mehrmals für ein Ereignis?
- Filter zur Entdoppelung ergänzen
- Zapiers Storage-Funktion verwenden, wenn Lookups über Ereignisse hinweg nötig sind
Daten werden nicht richtig zugeordnet
- Feldzuordnung im Aktion-Schritt prüfen
- Formatter zum Konvertieren einsetzen
- Mit mehreren Beispieldatensätzen testen, nicht nur einem
Zapier-Preise, kurz
Kostenlos: 5 Zaps, 100 Tasks pro Monat, nur Ein-Schritt-Zaps. Reicht für zwei, drei einfache Automatisierungen.
Kostenpflichtig: mehr Zaps und Tasks, Multi-Step-Zaps, Filter und Pfade, Premium-Apps. Lohnt, sobald die Automatisierungen wirklich tragend werden.
Die meisten Timesheet-Nutzer fangen kostenlos an und steigen erst um, wenn sie Multi-Step-Workflows brauchen.
Zusammenfassung
Die Integration bringt:
- Trigger: Zeiteinträge, Projekte, Ausgaben, Statuswechsel, Timer-Ereignisse
- Aktionen: Einträge, Projekte, Ausgaben anlegen oder aktualisieren
- Multi-Step: Aktionen über Dienste hinweg verketten
- Filter und Pfade: bedingte Logik
- Reichweite: über 5.000 angebundene Apps
Mit einem einfachen Zap starten. Den zweiten erst bauen, wenn Sie ihn wirklich brauchen.
Wie es weitergeht
- Mit QuickBooks synchronisieren für direkte Buchhaltungs-Integration ohne Zapier dazwischen
- Nach Excel exportieren für einmalige Daten-Übergaben
- PDF-Rechnungen erzeugen, wenn die Rechnung selbst aus Timesheet entstehen soll
Timesheet mit dem Rest Ihres Stacks verbinden
Pro-Plan, 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Heute den ersten Zap bauen.