Die meiste Fleißarbeit rund um die Zeiterfassung ist nicht die Erfassung selbst. Es ist das Kopieren in eine Tabelle, das Posten der Tageszusammenfassung in Slack, das Anlegen von Trello-Karten beim Abschluss einer Aufgabe, das Erfassen von Meetings aus dem Kalender. Die Zapier-Integration lässt diese Fleißarbeit verschwinden: Ereignisse in Timesheet lösen Aktionen in anderen Tools aus, und Ereignisse in anderen Tools legen Einträge in Timesheet an.
Die Timesheet-Zapier-App gehört zum Pro-Plan, der 30 Tage kostenlosen Probezugang ohne Kreditkarte hat. Zapier selbst hat einen eigenen kostenlosen Tarif; ein bezahltes Zapier-Abo braucht es nur für Multi-Step- oder größere Volumen-Automatisierungen.
Was Zapier ist
Zapier ist eine Automatisierungsplattform, die Apps verbindet. Sie bauen „Zaps“: automatisierte Workflows, die auf ein Ereignis in einer App hören (den Trigger) und in einer anderen eine Aktion ausführen (die Aktion).
Einfaches Beispiel: Wenn in Timesheet ein Zeiteintrag entsteht → Zeile in Google Tabellen anhängen.
Verbinden
Zapier-Konto anlegen
- zapier.com öffnen
- Registrieren (der kostenlose Tarif deckt einfache Ein-Schritt-Zaps ab)
- E-Mail bestätigen
Timesheet mit Zapier verbinden
- In der Timesheet-Web-App Integrationen → API-Schlüssel öffnen und einen Schlüssel anlegen. Er wird nur einmal angezeigt, also sofort kopieren
- In Zapier nach „Timesheet“ suchen und die App einem Zap hinzufügen
- Wenn Zapier nach der Timesheet-Anmeldung fragt, den API-Schlüssel einfügen
- Fertig. Zapier nutzt die Verbindung in jedem künftigen Zap wieder
Verfügbare Trigger
Ereignisse in Timesheet, die einen Zap starten können. Die Timesheet-App auf Zapier ist in der Beta, die genaue Liste kann sich also ändern; die Zapier-App-Seite zeigt immer den aktuellen Stand.
Neuer Zeiteintrag
Feuert, wenn ein neuer Eintrag oder eine neue Aufgabe entsteht.
Häufige Anwendungen:
- In eine Tabelle loggen
- Team in Slack benachrichtigen
- In einem Projekt-Tool eine Aufgabe anlegen
Projekt angelegt
Feuert, wenn ein neues Projekt entsteht.
Häufige Anwendungen:
- Passendes Projekt im PM-Tool anlegen
- Team benachrichtigen
- Im CRM als Opportunity anlegen
Zeiteintrag aktualisiert
Feuert, wenn sich ein bestehender Eintrag ändert, auch wenn er auf abgerechnet oder bezahlt gesetzt wird.
Häufige Anwendungen:
- Rechnungs-Dashboard aktualisieren
- Benachrichtigung, wenn Arbeit auf abgerechnet gesetzt wird
- Externes Protokoll mit Korrekturen synchron halten
Timer gestartet oder gestoppt
Feuert beim Wechsel des Timer-Zustands (Start, Stopp, Pause, Fortsetzen).
Häufige Anwendungen:
- Slack-Status aktualisieren
- Fokus-Modus auslösen
- Arbeitssitzungen in ein persönliches Journal loggen
Weitere Trigger gibt es für aktualisierte Projekte sowie für angelegte oder geänderte Schlagwörter, Tarife, Todos und Teams.
Verfügbare Aktionen
Was Zapier in Timesheet über die API machen kann, ausgelöst von beliebigen anderen Quellen. Wie bei den Triggern kann sich der genaue Umfang der Beta-App noch ändern; die Zapier-App-Seite zeigt die aktuelle Liste.
Zeiteintrag anlegen
Neuen Eintrag erstellen.
Ausgelöst durch:
- Endendes Kalenderereignis
- Aufgabenabschluss im PM-Tool
- Eingehende E-Mail, die als abrechenbare Kommunikation gilt
Zeiteintrag aktualisieren
Bestehenden Eintrag ändern.
Ausgelöst durch:
- Statuswechsel im Projekt-Tool
- Freigaben im Workflow-System
- Manuelle Trigger aus einem Formular
Projekt anlegen
Projekt erstellen.
Ausgelöst durch:
- Neuer Kunde im CRM
- Neues Projekt im PM-Tool
- Unterschriebener Vertrag in DocuSign
Ausgabe anlegen
Ausgabe an einer Aufgabe erstellen.
Ausgelöst durch:
- Mit OCR gescannter Beleg
- Bestätigter Kauf in der Buchhaltung
- Kreditkarten-Transaktion, einem Projekt zugeordnet
Den ersten Zap bauen
Ein nützlicher Einstieg: jeden neuen Zeiteintrag in ein Google-Sheet loggen.
Schritt 1: Zap starten
- In Zapier auf Create Zap klicken
- Benennen (z. B. „Timesheet → Sheets-Log“)
Schritt 2: Der Trigger
- Nach Timesheet suchen
- Neuer Zeiteintrag wählen
- Timesheet-Konto verbinden (falls noch nicht)
- Trigger testen, Beispieldaten ziehen
Schritt 3: Die Aktion
- Nach Google Sheets suchen
- Spreadsheet Row erstellen wählen
- Google verbinden
- Tabelle und Blatt wählen
- Felder zuordnen:
- Spalte A: Datum
- Spalte B: Projekt
- Spalte C: Beschreibung
- Spalte D: Dauer
Schritt 4: Testen und aktivieren
- Aktion testen
- Prüfen, dass die Zeile in der Tabelle landet
- Zap einschalten
Sie haben jetzt ein dauerhaftes Protokoll jedes Eintrags, an einem Ort, den auch Ihr Steuerberater öffnen kann.
Rezepte, die ihr Geld wert sind
Timesheet + Slack
Tageszusammenfassung. Trigger: Zeitplan (täglich 17:00 Uhr). Aktion: Tagesstunden in einem Slack-Kanal posten.
Fokus-Modus. Trigger: Timer startet in Timesheet. Aktion: Slack-Status auf „Fokus auf [Projektname]“ setzen.
Timesheet + Trello oder Asana
Auto-Abschluss. Trigger: Zeiteintrag abgeschlossen in Timesheet für eine markierte Aufgabe. Aktion: passende Trello-Karte auf „Erledigt“ verschieben.
Timesheet + Google Calendar
Meetings werden Einträge. Trigger: ein Kalenderereignis endet. Aktion: Zeiteintrag in Timesheet anlegen mit Titel, Teilnehmern und Dauer.
Timesheet + Notion
Projekt-Datenbank. Trigger: neues Projekt in Timesheet. Aktion: Seite in einer Notion-Projektdatenbank mit Standardfeldern anlegen.
Timesheet + E-Mail
Wochenreport. Trigger: Zeitplan (Freitag 16:00 Uhr). Aktion: E-Mail mit den Wochenstunden pro Projekt an Team oder sich selbst.
Timesheet + Airtable
Zeitlog-Datenbank. Trigger: neuer Zeiteintrag. Aktion: Datensatz in einer Airtable-Base anlegen für Analyse und Reporting.
Multi-Step-Zaps
Zapier kann mehrere Aktionen an einem Trigger hängen. Sinnvoll, wenn ein Ereignis in mehrere Systeme weiterwirken soll.
Beispiel: Komplett-Workflow bei neuem Eintrag
Trigger: Zeiteintrag in Timesheet erstellt
Aktion 1: in Google Sheets anhängen Aktion 2: Slack-Kanal benachrichtigen Aktion 3: passende Asana-Aufgabe aktualisieren
Multi-Step-Zaps brauchen einen bezahlten Zapier-Tarif.
Filter und Pfade
Bedingungen einbauen, um den Workflow zu verzweigen:
Filter. Nur auslösen, wenn der Projektname „Kunde A“ enthält.
Pfad.
- Wenn Dauer > 4 Stunden → Manager benachrichtigen
- Wenn Dauer < 1 Stunde → nur ins Sheet loggen
Fortgeschrittene Bausteine
Formatter
Zapiers eingebauter Formatter wandelt Daten im Lauf:
- Dauer-Formate umrechnen (Sekunden zu HH:MM)
- Projektcodes aus Namen extrahieren
- Datumsformate für nachgelagerte Systeme aufbereiten
Webhooks
Für eigene Dienste, die noch nicht auf Zapier sind:
- Timesheet sendet bei bestimmten Ereignissen einen Webhook
- Ihr Dienst empfängt das JSON
- Integration in Code
Delay
Eine Wartezeit einbauen:
- 1 Stunde nach dem Eintrag warten
- Prüfen, ob der Eintrag noch bearbeitet wurde
- Dann die finale Version loggen
Praktisch, wenn Sie den „eingerasteten“ Zustand erfassen wollen, nicht jeden Zwischenstand.
Vor dem Live-Schalten testen
- Jeden Schritt einzeln testen
- Feldzuordnung prüfen
- Mit Beispieldaten durchspielen
- Bestätigen, dass das Ziel das erhält, was Sie erwarten
Nach dem Aktivieren:
- Die ersten echten Auslöser im Verlauf beobachten
- Auf Fehler in Zapiers Task-Historie achten
- Bei Bedarf nachjustieren
Häufige Probleme
- Fehlende Daten: Pflichtfelder nicht gemappt. Mappen.
- Falsches Format: Dauer in Sekunden, wo Minuten erwartet wurden, oder Datum in falscher Sprache. Formatter einsetzen.
- Anmeldung abgelaufen: betroffene App neu autorisieren. Für Timesheet unter Integrationen → API-Schlüssel einen neuen Schlüssel anlegen und neu verbinden.
Viele Zaps verwalten
Beschreibend benennen. „Timesheet → Sheets-Log (wöchentlich)“ schlägt „Zap 14“.
In Ordnern gruppieren. Zapier hat Ordner, nutzen.
Notieren, was jeder Zap tut. Eine Zeile Beschreibung hilft dem zukünftigen Sie und dem Team.
Beobachten. Den Zap-Verlauf wöchentlich durchsehen. Fehlermeldungen aktivieren, damit Sie einen defekten Zap nicht erst entdecken, wenn das Sheet einen Monat leer war.
Zusammenfassen, wo möglich. Zwei Ein-Schritt-Zaps am selben Trigger sind vermutlich ein Multi-Step-Zap. (Bezahltes Zapier nötig.)
Fehlerbehebung
Zap löst nicht aus
- Ist die Timesheet-Verbindung noch aktiv?
- Erfüllt das Ereignis in Timesheet die Trigger-Kriterien?
- Den letzten Lauf in der Task-Historie ansehen
Aktion schlägt fehl
- Ist die Zielanwendung noch autorisiert?
- Sind Pflichtfelder gefüllt?
- Die Fehlermeldung lesen, sie sagt meist, was fehlt
Doppelte Einträge
- Feuert der Zap mehrmals für ein Ereignis?
- Filter zur Entdoppelung ergänzen
- Zapiers Storage-Funktion verwenden, wenn Lookups über Ereignisse hinweg nötig sind
Daten werden nicht richtig zugeordnet
- Feldzuordnung im Aktion-Schritt prüfen
- Formatter zum Konvertieren einsetzen
- Mit mehreren Beispieldatensätzen testen, nicht nur einem
Zapier-Preise, kurz
Kostenlos: 5 Zaps, 100 Tasks pro Monat, nur Ein-Schritt-Zaps. Reicht für zwei, drei einfache Automatisierungen.
Kostenpflichtig: mehr Zaps und Tasks, Multi-Step-Zaps, Filter und Pfade, Premium-Apps. Lohnt, sobald die Automatisierungen wirklich tragend werden.
Die meisten Timesheet-Nutzer fangen kostenlos an und steigen erst um, wenn sie Multi-Step-Workflows brauchen.
Zusammenfassung
Die Integration bringt:
- Trigger: Zeiteinträge, Projekte, Schlagwörter, Tarife, Timer-Ereignisse
- Aktionen: Einträge, Projekte, Ausgaben anlegen oder aktualisieren
- Multi-Step: Aktionen über Dienste hinweg verketten
- Filter und Pfade: bedingte Logik
- Reichweite: über 5.000 angebundene Apps
Mit einem einfachen Zap starten. Den zweiten erst bauen, wenn Sie ihn wirklich brauchen.
Wie es weitergeht
- Mit QuickBooks synchronisieren für direkte Buchhaltungs-Integration ohne Zapier dazwischen
- Nach Excel exportieren für einmalige Daten-Übergaben
- PDF-Rechnungen erzeugen, wenn die Rechnung selbst aus Timesheet entstehen soll
Timesheet mit dem Rest Ihres Stacks verbinden
Pro-Plan, 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Heute den ersten Zap bauen.