Zeitdaten nach Excel und CSV exportieren

Ihre erfassten Stunden gehören Ihnen. Ob Kundenreport, Steuerberater-Übergabe, Lohnabrechnung oder eigene Analyse, Sie wollen die Daten in einem Format aus der App, das der Rest Ihres Werkzeugkastens versteht. Excel und CSV decken beide Enden des Spektrums ab. Beide gehören in Timesheet zu jedem Plan, auch zum kostenlosen Basic.

Dieser Beitrag geht die Konfiguration durch, die den Export wirklich nützlich macht: die richtigen Felder wählen, Vorlagen speichern, Formel-Spalten ergänzen, das Ergebnis per E-Mail versenden oder planen.

#Die zwei Formate

#Excel (XLSX oder XLS)

Das vielseitigere Format für die meisten Nutzer:

• Öffnet in Excel, Google Tabellen, Numbers
• Behält Formatierung und Formeln
• Mehrere Blätter möglich
• Am besten für Reports, die jemand lesen oder weiter auswerten soll

#CSV

Das universelle Datenformat:

• Öffnet in jeder Tabellenanwendung
• Importiert in jede Datenbank oder jedes Tool
• Reiner Text, sehr kleine Dateigröße
• Am besten für Datenimports und Integrationen

Im Zweifel: Excel, wenn ein Mensch die Datei liest. CSV, wenn Software sie liest.

#Der Standard-Export

#Schritt 1: Zeitraum

1. Export (oder Reports) öffnen
2. Start- und Enddatum wählen
3. Oder ein Preset nehmen: diese Woche, letzte Woche, dieser Monat, letzter Monat, dieses Quartal, individuell

#Schritt 2: Filter

Einengen:

• Projekt: eins oder mehrere
• Status: abrechenbar, abgerechnet, bezahlt
• Tags: bestimmte Arbeitstypen
• Teammitglied: einzeln oder Gruppe (Pro)

#Schritt 3: Format

Wählen:

• XLSX (Excel 2007+, Standard)
• XLS (älteres Excel)
• CSV

#Schritt 4: Herunterladen

Auf Export klicken. Die Datei landet im Downloads-Ordner.

#Felder anpassen

Hier wird der Export von brauchbar zu mächtig: Sie wählen genau, welche Spalten erscheinen.

#Standard-Felder

#Auswählen

1. In den Export-Einstellungen Felder oder Spalten öffnen
2. Gewünschte Felder anhaken
3. Den Rest abhaken
4. Per Drag-and-drop neu anordnen (falls unterstützt)

#Feld-Rezepte

Kundenreport. Datum, Projekt, Beschreibung, Dauer, Einnahmen. Interne Felder wie Abrechnungsstatus weglassen.

Buchhaltung. Datum, Projekt, Dauer, Stundensatz, Einnahmen, Abgerechnet, Bezahlt. An den Steuerberater geben, der freut sich.

Persönliche Analyse. Alles. Was später hilfreich ist, ergibt sich beim Bauen der Pivot-Tabelle.

#Formel-Spalten

Die Exporte unterstützen berechnete Spalten. Hilfreich für Erstattungen, Steuerrechnung, Netto-Einnahmen, eigene Umrechnungen.

#Eine eigene Spalte hinzufügen

1. Export-Einstellungen öffnen
2. Benutzerdefinierte Felder oder Spalte hinzufügen finden
3. Spalte benennen
4. Formel eingeben

#Formel-Beispiele

Einnahmen mit Satz, Faktor und Extra/h:

= ({DURATION} / 3600 * {TASK_PROJECT_SALARY}) * {RATE_VALUE} + ({DURATION} / 3600 * {RATE_EXTRA})

Kilometer-Erstattung zu 0,30 €/km:

= {DISTANCE} * 0.30

USt-Betrag bei 19 %:

= {SALARY} * 0.19

Netto-Einnahmen:

= {SALARY} - ({SALARY} * 0.19)

#Verfügbare Variablen

Feld-IDs in geschweiften Klammern:

• {DURATION}, Dauer in Sekunden
• {SALARY}, berechnete Einnahmen je Eintrag
• {TASK_PROJECT_SALARY}, Stundensatz aus dem Projekt
• {RATE_VALUE}, Faktor-Multiplikator
• {RATE_EXTRA}, Extra/h-Betrag
• {DISTANCE}, Kilometerwert (bei Kilometereinträgen)

#Vorlagen

Wer denselben Export jeden Monat fährt, speichert die Konfiguration einmal und ruft sie wieder ab.

#Speichern

1. Export konfigurieren (Filter, Felder, Format)
2. Auf Als Vorlage speichern klicken
3. Vorlage benennen
4. Ab jetzt verfügbar

#Vorlagen, die sich lohnen

Monatlicher Kundenreport.

• Filter: bestimmtes Projekt, letzter Monat
• Felder: Datum, Beschreibung, Dauer, Einnahmen
• Format: XLSX

Quartalsweiser Steuerexport.

• Filter: alle abrechenbar, letztes Quartal
• Felder: alles plus eigene USt-Spalte
• Format: CSV

Wochenstundenzettel.

• Filter: alle Projekte, diese Woche
• Felder: Datum, Projekt, Start, Ende, Dauer
• Format: XLSX

#Vorlage ausführen

1. Export öffnen
2. Vorlage wählen
3. Zeitraum bei Bedarf anpassen
4. Exportieren

Den Rest macht die Vorlage.

#E-Mail und Zeitplan

#Direkt per E-Mail

Den Download-Anhang-Senden-Tanz auslassen:

1. Export konfigurieren
2. Statt Download Report mailen wählen
3. Empfänger eintragen
4. Betreff und Text ergänzen
5. Senden

#Geplante Reports (Pro)

Für wiederkehrende Reports:

1. Exportkonfiguration anlegen
2. Zeitplan setzen (wöchentlich, monatlich)
3. Empfänger eintragen
4. Die Reports gehen automatisch im Zeitplan raus

Praktisch für monatliche Kunden-Retainer und wiederkehrende Management-Reports.

#Gruppieren und sortieren

Wie die Daten in der Datei liegen.

#Gruppieren

• Nach Projekt: alle Aufgaben je Projekt zusammen
• Nach Datum: pro Tag gruppiert
• Nach Woche: Wochenzusammenfassungen
• Keine Gruppierung: flache Liste

#Sortieren

• Datum (neueste oder älteste zuerst)
• Projekt (A bis Z oder Z bis A)
• Dauer (längste oder kürzeste zuerst)
• Einnahmen (höchste oder niedrigste zuerst)

#Zwischensummen

Pro Gruppe optional:

• Gesamtdauer
• Gesamteinnahmen
• Anzahl Aufgaben

#Fortgeschrittene Szenarien

#Multi-Projekt-Kundenreport

Ein Kunde hat drei Projekte. Ein Report über alles:

1. Auf die drei Projekte filtern
2. Nach Projekt gruppieren
3. Zwischensummen aktivieren
4. Gesamtsumme aufnehmen
5. Als XLSX exportieren

#Monatliches Rechnungs-Backup

Eine Momentaufnahme dessen, was abgerechnet wurde:

1. Filter: Abgerechnet = Ja, Datum = letzter Monat
2. Alle Felder
3. Als CSV exportieren, Archivzwecke
4. Neben den Rechnungskopien ablegen

#Lohnsoftware-Integration

Pro-Mitarbeiter-Daten passend für die Lohnsoftware:

1. Nach Teammitglied filtern (Pro)
2. Die benötigten Lohn-Felder aufnehmen
3. Als CSV exportieren
4. Ins Lohnsystem importieren

#Steuervorbereitung

Alles, was der Steuerberater fragt:

1. Filter: Datum = ganzes Steuerjahr
2. Felder: Datum, Kunde, Beschreibung, Einnahmen, Ausgaben
3. Eigene USt-Spalte ergänzen
4. Als XLSX mit formatierten Summen exportieren

#Fehlerbehebung

#„Keine Daten zum Exportieren“

• Zeitraum prüfen, ob Einträge enthalten sind
• Filter prüfen, ob sie zu eng sind
• Prüfen, ob Projekte archiviert sind (und entscheiden, ob archivierte einbezogen werden sollen)

#Datumswerte sehen in Excel falsch aus

• Excel kann Datumsstrings je nach Sprache falsch lesen
• Stattdessen CSV probieren, das ist eindeutiger Text
• Regionseinstellungen in Excel prüfen

#Dauer wird falsch angezeigt

• Zwischen HH:MM und dezimal in den Export-Einstellungen wechseln
• In Excel sicherstellen, dass die Spalte als Zeit formatiert ist, nicht als Text

#Datei lässt sich nicht öffnen

• Anderes Format versuchen (XLSX statt CSV)
• Prüfen, ob der Download vollständig war
• Festplattenplatz prüfen

#Was Exporte besser macht

Konsistente Aufgabenbeschreibungen. Eine klare Beschreibung in der Erfassung wird zu einer klaren Zeile im Kundenreport. Schludrige Beschreibungen lesen sich wie interne Notizen, die der Kunde nicht sehen sollte.

Vor dem Archivieren exportieren. Wenn ein Projekt abschließt, vorher alles exportieren. Sie haben den Datensatz, ohne später Archivierte zu reaktivieren.

Eine kleine Vorlagenbibliothek pflegen. Drei bis fünf wiederverwendbare Vorlagen decken die meisten Bedarfe ab. Nicht zu viele anhäufen.

Vor dem Senden prüfen. Besonders bei Kundenreports. Tippfehler, fehlende Einträge, Zeilen mit „TBD“ einfangen.

Eigene Felder dokumentieren. Drei Monate später erinnern Sie sich nicht mehr genau, was Ihre Formel-Spalte rechnet. Im Vorlagen-Namen eine kurze Notiz ergänzen.

#Zusammenfassung

Was die Exporte unterstützen:

• Formate: XLSX, XLS, CSV
• Filter: Projekt, Status, Tags, Datum, Teammitglied
• Felder: nach Bedarf wählen und anordnen
• Eigene Felder: Formel-Spalten für Berechnungen
• Vorlagen: einmal speichern, beliebig wieder ausführen
• E-Mail und (in Pro) zeitgesteuerte Zustellung

Ihre Daten, Ihre Form, Ihr Werkzeugkasten.

#Wie es weitergeht

• Mit QuickBooks synchronisieren, um die Buchhaltung ohne manuelle Exporte zu integrieren
• Mit Zapier verbinden für Datenflüsse in andere Tools
• PDF-Rechnungen erzeugen, wenn statt einer Datenstruktur eine kundenfertige Rechnung das Ziel ist