Zeitdaten nach Excel und CSV exportieren

Ihre erfassten Zeitdaten gehören Ihnen. Ob Sie Berichte für Kunden, Daten für Buchhaltungssoftware oder Aufzeichnungen für Ihre eigene Analyse benötigen—Timesheets Export-Funktionen geben Ihnen vollständige Kontrolle über Ihre Daten in branchenüblichen Formaten.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie genau das exportieren, was Sie brauchen, formatiert genau wie Sie es wollen.

#Verfügbare Export-Formate

#Excel (XLSX/XLS)

Das vielseitigste Format für die meisten Benutzer:

• Öffnet in Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers
• Bewahrt Formatierung und Formeln
• Mehrere Blätter möglich
• Am besten für Berichte, die Sie präsentieren oder weiter analysieren

#CSV (Comma-Separated Values)

Das universelle Datenformat:

• Öffnet in jeder Tabellenkalkulationsanwendung
• Importiert in jede Datenbank oder Software
• Reiner Text, sehr kleine Dateigröße
• Am besten für Datenimporte und Integrationen

#Grundlegender Export-Prozess

#Schritt 1: Zeitraum wählen

1. Navigieren Sie zu Export oder Berichte
2. Wählen Sie Start- und Enddatum
3. Verwenden Sie Voreinstellungen für übliche Zeiträume:
   • Diese Woche / Letzte Woche
   • Dieser Monat / Letzter Monat
   • Dieses Quartal
   • Individueller Zeitraum

#Schritt 2: Filter anwenden

Eingrenzen, was exportiert wird:

• Nach Projekt: Ein oder mehrere Projekte
• Nach Status: Abrechenbar, abgerechnet, bezahlt
• Nach Tags: Bestimmte Arbeitstypen
• Nach Teammitglied: Einzeln oder Gruppe (Pro)

#Schritt 3: Format wählen

Ausgabeformat auswählen:

• XLSX (Excel 2007+)
• XLS (Legacy Excel)
• CSV

#Schritt 4: Herunterladen

Klicken Sie auf Export und Ihre Datei wird automatisch heruntergeladen.

#Export-Felder anpassen

Die wahre Stärke von Timesheet-Exporten liegt in der Feldanpassung. Wählen Sie genau, welche Spalten in Ihrem Export erscheinen.

#Standard-Felder

#Felder auswählen

1. In Export-Einstellungen Felder oder Spalten finden
2. Gewünschte Felder anhaken
3. Felder zum Ausschließen abhaken
4. Zum Neuordnen ziehen (falls unterstützt)

#Feld-Tipps

Für Kundenberichte: Datum, Projekt, Beschreibung, Dauer und Einnahmen einschließen. Interne Felder wie Abrechnungsstatus ausschließen.

Für Buchhaltung: Datum, Projekt, Dauer, Stundensatz, Einnahmen und Abgerechnet/Bezahlt-Status einschließen.

Für persönliche Analyse: Alles einschließen für maximale Flexibilität.

#Benutzerdefinierte Felder mit Formeln

Erweitern Sie Exporte mit benutzerdefinierten berechneten Feldern.

#Benutzerdefinierte Felder erstellen

1. Zu Export-Einstellungen gehen
2. Benutzerdefinierte Felder oder Spalte hinzufügen finden
3. Feld benennen
4. Formel eingeben

#Formel-Beispiele

Einnahmen mit Stundensatz-Berechnung:

= ({DURATION} / 3600 * {TASK_PROJECT_SALARY}) * {RATE_VALUE} + ({DURATION} / 3600 * {RATE_EXTRA})

Kilometererstattung:

= {DISTANCE} * 0.30

Steuerberechnung:

= {SALARY} * 0.19

Netto-Einnahmen:

= {SALARY} - ({SALARY} * 0.19)

#Verfügbare Formel-Variablen

Feld-IDs in geschweiften Klammern verwenden:

• {DURATION} - Dauer in Sekunden
• {SALARY} - Berechnete Gesamteinnahmen
• {TASK_PROJECT_SALARY} - Stundensatz vom Projekt
• {RATE_VALUE} - Stundensatz-Multiplikator (Faktor)
• {RATE_EXTRA} - Extra-Betrag pro Stunde
• {DISTANCE} - Kilometer/Entfernung

#Export-Vorlagen erstellen

Wenn Sie regelmäßig ähnliche Berichte generieren, sparen Sie Zeit mit Vorlagen.

#Vorlage speichern

1. Export konfigurieren (Filter, Felder, Format)
2. Auf Als Vorlage speichern klicken
3. Vorlage benennen
4. Vorlage ist jetzt für zukünftige Exporte verfügbar

#Anwendungsfälle für Vorlagen

Monatlicher Kundenbericht

• Filter: Bestimmtes Projekt
• Zeitraum: Letzter Monat
• Felder: Datum, Beschreibung, Dauer, Einnahmen
• Format: XLSX

Quartals-Steuerexport

• Filter: Alle abrechenbaren Aufgaben
• Zeitraum: Letztes Quartal
• Felder: Alle Felder + benutzerdefinierte Steuerberechnungen
• Format: CSV

Wöchentlicher Stundenzettel

• Filter: Alle Projekte
• Zeitraum: Diese Woche
• Felder: Datum, Projekt, Start, Ende, Dauer
• Format: XLSX

#Vorlagen verwenden

1. Zu Export gehen
2. Gespeicherte Vorlage auswählen
3. Zeitraum bei Bedarf anpassen
4. Exportieren

#Berichte direkt per E-Mail senden

Überspringen Sie den Download-Anhängen-Senden-Zyklus, indem Sie Exporte direkt per E-Mail versenden.

#E-Mail-Export einrichten

1. Export konfigurieren
2. Bericht per E-Mail statt Herunterladen wählen
3. Empfänger-E-Mail(s) eingeben
4. Betreff und Nachricht hinzufügen
5. Senden

#Geplante Berichte (Pro)

Wiederkehrende Berichte automatisieren:

1. Export-Konfiguration erstellen
2. Zeitplan festlegen (wöchentlich, monatlich)
3. Empfänger-E-Mails eingeben
4. Berichte werden automatisch versendet

#Gruppierung und Sortierung

Kontrollieren Sie, wie Daten in Ihrem Export organisiert sind.

#Gruppierungsoptionen

• Nach Projekt: Alle Aufgaben für jedes Projekt zusammen
• Nach Datum: Aufgaben nach Tag gruppiert
• Nach Woche: Wöchentliche Zusammenfassungen
• Keine Gruppierung: Flache Liste aller Aufgaben

#Sortierungsoptionen

• Datum (neueste/älteste zuerst)
• Projektname (A-Z / Z-A)
• Dauer (längste/kürzeste zuerst)
• Einnahmen (höchste/niedrigste zuerst)

#Zwischensummen

Zwischensummen aktivieren um zu sehen:

• Gesamtdauer pro Gruppe
• Gesamteinnahmen pro Gruppe
• Aufgabenanzahl pro Gruppe

#Fortgeschrittene Export-Szenarien

#Multi-Projekt-Kundenbericht

Ein Kunde hat drei Projekte. Einen Bericht mit all seiner Arbeit erstellen:

1. Nach den drei Projekten filtern
2. Nach Projekt gruppieren
3. Zwischensummen aktivieren
4. Projektsummen und Gesamtsumme einschließen
5. Als XLSX für Präsentation exportieren

#Monatliche Rechnungs-Sicherung

Alle abgerechneten Aufgaben als Nachweis exportieren:

1. Filter: Abgerechnet = Ja, Datum = Letzter Monat
2. Alle Felder einschließen
3. Als CSV zur Archivierung exportieren
4. Mit Rechnungskopien speichern

#Lohnbuchhaltungs-Integration

Daten formatiert für Lohnsoftware exportieren:

1. Nach Mitarbeiter filtern (Team-Funktionen)
2. Erforderliche Lohnbuchhaltungsfelder einschließen
3. Als CSV exportieren
4. In Lohnsystem importieren

#Steuervorbereitung

Alles exportieren, was der Steuerberater braucht:

1. Filter: Datum = Steuerjahr
2. Einschließen: Datum, Kunde, Beschreibung, Einnahmen, Ausgaben
3. Benutzerdefinierte Steuerberechnungsspalten hinzufügen
4. Als XLSX mit formatierten Summen exportieren

#Export-Fehlerbehebung

#"Keine Daten zum Exportieren"

• Prüfen Sie, ob Ihr Zeitraum Aufgaben enthält
• Überprüfen Sie, ob Filter nicht zu restriktiv sind
• Stellen Sie sicher, dass Projekte nicht archiviert sind (oder Archivierte einschließen)

#Daten sehen in Excel falsch aus

• Excel kann Datumsformate falsch interpretieren
• CSV-Format für saubereren Import versuchen
• Regionale Einstellungen in Excel prüfen

#Dauer wird falsch angezeigt

• Zwischen HH:MM und Dezimalformat wählen
• Sicherstellen, dass Excel-Spalte für Zeit formatiert ist

#Datei lässt sich nicht öffnen

• Anderes Format versuchen (XLSX vs XLS)
• Sicherstellen, dass Datei vollständig heruntergeladen wurde
• Verfügbaren Speicherplatz prüfen

#Profi-Tipps für bessere Exporte

#Konsistente Beschreibungen verwenden

Gut geschriebene Aufgabenbeschreibungen machen Exporte nützlicher und professioneller in Kundenberichten.

#Vor Archivierung exportieren

Bei Projektabschluss alle Daten vor der Archivierung exportieren, damit Sie permanente Aufzeichnungen haben.

#Vorlagen-Bibliothek pflegen

Eine Sammlung von Vorlagen für wiederkehrende Berichtsanforderungen aufbauen—das spart erheblich Zeit.

#Vor dem Senden überprüfen

Exporte immer vor dem Versand an Kunden prüfen. Auf Tippfehler und unvollständige Einträge achten.

#Benutzerdefinierte Felder dokumentieren

Bei Verwendung von Formelfeldern dokumentieren, was sie berechnen, für spätere Referenz.

#Zusammenfassung

Timesheet-Exporte geben Ihnen vollständige Kontrolle über Ihre Zeitdaten:

• Formate: Excel (XLSX/XLS) und CSV
• Filter: Nach Projekt, Status, Tags, Daten
• Felder: Spalten wählen und ordnen
• Benutzerdefinierte Felder: Berechnete Spalten hinzufügen
• Vorlagen: Konfigurationen zur Wiederverwendung speichern
• E-Mail: Berichte direkt an Empfänger senden

Ihre Daten, Ihr Format, auf Ihre Weise.

#Was kommt als Nächstes?

Mit gemeistertem Export:

• Mit QuickBooks verbinden für automatisierte Buchhaltungssynchronisation
• Zapier nutzen um Datenflüsse zu automatisieren
• PDF-Rechnungen generieren aus Ihrer erfassten Zeit