Zeiteinträge mit QuickBooks für nahtlose Rechnungsstellung synchronisieren

Zeitdaten manuell in Ihre Buchhaltungssoftware einzugeben ist mühsam und fehleranfällig. Die Timesheet-QuickBooks-Integration eliminiert diese Doppeleingabe, indem sie Ihre erfasste Zeit automatisch mit QuickBooks Online synchronisiert.

Diese Anleitung deckt den kompletten Einrichtungsprozess und Best Practices für eine reibungslose Integration ab.

Hinweis: QuickBooks-Integration ist mit Timesheet Pro verfügbar.

#Was die Integration macht

#Ein- und Zwei-Wege-Synchronisation

Von Timesheet zu QuickBooks:

• Zeiteinträge werden als abrechenbare Zeit synchronisiert
• Projekte werden Kunden zugeordnet
• Teammitglieder werden Mitarbeitern/Auftragnehmern zugeordnet

Von QuickBooks zu Timesheet:

• Rechnungsstatus-Updates (wenn Zeit in Rechnung gestellt wird)
• Zahlungsstatus-Updates (wenn Rechnungen bezahlt werden)

#Synchronisationsfrequenz

• Automatische Synchronisation läuft alle 15 Minuten
• Manuelle Synchronisation jederzeit verfügbar
• Echtzeit-Webhook-Updates für Statusänderungen

#Voraussetzungen

Stellen Sie vor der Verbindung sicher, dass Sie haben:

• Timesheet Pro-Abonnement aktiv
• QuickBooks Online-Konto (nicht Desktop)
• Admin-Zugriff auf beide Konten
• Projekte in Timesheet eingerichtet
• Kunden in QuickBooks eingerichtet

#Mit QuickBooks verbinden

#Schritt 1: Verbindung initiieren

1. In der Timesheet Web-App zu Einstellungen > Integrationen gehen
2. QuickBooks Online finden
3. Auf Verbinden klicken

#Schritt 2: Zugriff autorisieren

1. Sie werden zu QuickBooks weitergeleitet
2. Bei Ihrem QuickBooks-Konto anmelden
3. Angeforderte Berechtigungen überprüfen
4. Auf Verbinden klicken zum Autorisieren

#Schritt 3: Verbindung bestätigen

1. Sie kehren zu Timesheet zurück
2. Bestätigung der erfolgreichen Verbindung sehen
3. Ihr QuickBooks-Firmenname wird angezeigt

#Projekte zu Kunden zuordnen

Der entscheidende Schritt: Timesheet mitteilen, welche Projekte welchen QuickBooks-Kunden entsprechen.

#Zuordnungseinstellungen aufrufen

1. Zu Einstellungen > Integrationen > QuickBooks gehen
2. Bereich Projektzuordnung finden
3. Liste Ihrer Timesheet-Projekte sehen

#Zuordnungen erstellen

Für jedes Projekt, das Sie synchronisieren möchten:

1. Projekt in der Liste finden
2. Auf das Dropdown daneben klicken
3. Entsprechenden QuickBooks-Kunden auswählen
4. Speichern

#Zuordnungsoptionen

#Tipps zur Zuordnung

Exakte Übereinstimmungen: Namen müssen nicht übereinstimmen—wählen Sie einfach den richtigen Kunden aus dem Dropdown.

Neue Kunden: Wenn ein Kunde in QuickBooks nicht existiert, erstellen Sie ihn dort zuerst, dann ordnen Sie zu.

Interne Projekte überspringen: Lassen Sie die Zuordnung leer für Projekte, die Sie nicht synchronisieren möchten.

#Teammitglieder zuordnen

Wenn Sie ein Team haben, ordnen Sie Mitglieder QuickBooks-Mitarbeitern oder Lieferanten zu.

#Mitarbeiter- vs. Lieferanten-Zuordnung

• Mitarbeiter: Für fest angestellte Mitarbeiter in QuickBooks-Gehaltsabrechnung
• Lieferanten: Für Auftragnehmer, die über Kreditorenbuchhaltung bezahlt werden

#Team-Zuordnungen erstellen

1. In QuickBooks-Einstellungen Team-Zuordnung finden
2. Für jedes Teammitglied:
   • Entsprechenden QuickBooks-Mitarbeiter oder -Lieferanten auswählen
   • Speichern

#Warum das wichtig ist

Zugeordnete Teammitglieder ermöglichen QuickBooks:

• Zeit nach Person für Gehaltsabrechnung zu verfolgen
• Berichte nach Mitarbeiter zu generieren
• Korrekte Arbeitskosten anzuwenden

#Automatische Synchronisation verstehen

#Was synchronisiert wird

Alle 15 Minuten sendet Timesheet:

• Neue abrechenbare Zeiteinträge
• Updates zu bestehenden Einträgen
• Korrekturen und Löschungen

#Was Synchronisation auslöst

• Jede Änderung an abrechenbaren Zeiteinträgen
• Aufgaben, die als abgerechnet oder bezahlt markiert werden
• Projektzuordnungsänderungen

#Synchronisationsstatus

Status prüfen in:

• Einstellungen > Integrationen > QuickBooks
• Letzte Synchronisationszeit sehen
• Fehler oder Warnungen einsehen

#Rechnungen aus synchronisierter Zeit erstellen

Sobald Zeit in QuickBooks ist, erstellen Sie Rechnungen auf die normale QuickBooks-Weise.

#In QuickBooks

1. Zu Verkäufe > Rechnungen gehen
2. Auf Rechnung erstellen klicken
3. Kunden auswählen
4. QuickBooks zeigt nicht abgerechnete Zeiteinträge
5. Zeiteinträge zur Rechnung hinzufügen
6. Überprüfen und senden

#Status-Updates zurück zu Timesheet

Wenn Sie Zeit in QuickBooks in Rechnung stellen:

• Timesheet markiert diese Einträge als "Abgerechnet"
• Bei Zahlungseingang zeigen Einträge "Bezahlt"
• Diese Zwei-Wege-Synchronisation hält alles abgestimmt

#Manuelle Synchronisationsoptionen

Manchmal müssen Sie sofort synchronisieren.

#Sofortige Synchronisation erzwingen

1. Zu Einstellungen > Integrationen > QuickBooks gehen
2. Auf Jetzt synchronisieren klicken
3. Auf Abschluss warten
4. Ergebnisse überprüfen

#Wann manuell synchronisieren

• Nach Massenänderungen von Zeiteinträgen
• Vor dem Versenden einer Rechnung
• Nach Behebung von Zuordnungsfehlern
• Bei Fehlerbehebung von Synchronisationsproblemen

#Umgang mit Synchronisationskonflikten

Manchmal treten Datenkonflikte auf.

#Häufige Konflikte

An beiden Stellen bearbeitet: Zeiteintrag in Timesheet und QuickBooks geändert

• Lösung: Timesheet ist Quelle der Wahrheit für Zeit; QuickBooks ist Quelle für Rechnungsstatus

Gelöschte Zeit: Eintrag in einem System gelöscht, aber nicht im anderen

• Lösung: Löschungen in Timesheet entfernen aus QuickBooks; Löschungen in QuickBooks beeinflussen Timesheet nicht

Geänderte Zuordnungen: Projektzuordnung nach Synchronisation von Einträgen geändert

• Lösung: Zuvor synchronisierte Einträge bleiben beim ursprünglichen Kunden; neue Einträge verwenden neue Zuordnung

#Konflikte vermeiden

• Zeit in Timesheet bearbeiten, nicht QuickBooks
• Als abgerechnet/bezahlt in QuickBooks markieren, nicht Timesheet
• Synchronisierte Zeit nicht aus QuickBooks löschen

#Best Practices

#Zuordnung vor Erfassung einrichten

Projekte zu Kunden zuordnen, bevor Ihr Team mit der Erfassung beginnt. Das verhindert "verwaiste" Zeiteinträge.

#Konsistente Projektnamen verwenden

Während die Zuordnung die Verbindung handhabt, helfen konsistente Namen zu merken, was wohin verbindet.

#Wöchentlich überprüfen

Synchronisationsstatus wöchentlich prüfen:

• Fehlgeschlagene Synchronisationen?
• Nicht zugeordnete Projekte mit Zeit?
• Korrekte Kundenzuweisungen?

#Monatlich abgleichen

Vor Monatsabschluss:

1. Sicherstellen, dass alle Zeit synchronisiert ist
2. Rechnungen für abrechenbare Zeit erstellen
3. Erhaltene Zahlungen erfassen
4. Summen zwischen Systemen verifizieren

#Zuordnungen dokumentieren

Ein Referenzdokument führen mit:

• Welche Projekte welchen Kunden zugeordnet sind
• Welche Teammitglieder welchen Mitarbeitern/Lieferanten zugeordnet sind
• Spezielle Handhabungsregeln

#Fehlerbehebung

#"Zeit erscheint nicht in QuickBooks"

Prüfen:

• Ist das Projekt einem Kunden zugeordnet?
• Ist der Zeiteintrag als abrechenbar markiert?
• Ist genug Zeit seit letzter Synchronisation vergangen? (15 Min.)
• Ist die Verbindung noch aktiv?

#"Verbindung abgelaufen"

QuickBooks-Token laufen periodisch ab:

1. Zu Integrationseinstellungen gehen
2. QuickBooks trennen
3. Neu verbinden und erneut autorisieren

#"Doppelte Einträge"

Wenn Sie Duplikate sehen:

• Nicht in QuickBooks löschen (sie werden erneut synchronisiert)
• Prüfen, ob Einträge in Timesheet geändert wurden
• Support kontaktieren, falls anhaltend

#"Falscher Kunde"

Wenn Zeit zum falschen Kunden synchronisiert wurde:

1. Projektzuordnung in Timesheet aktualisieren
2. In QuickBooks den Zeiteintrag manuell zum richtigen Kunden verschieben
3. Zukünftige Einträge verwenden korrekte Zuordnung

#QuickBooks trennen

Falls Sie trennen müssen:

1. Zu Einstellungen > Integrationen > QuickBooks gehen
2. Auf Trennen klicken
3. Bestätigen

#Was passiert

• Synchronisation stoppt sofort
• Bestehende Daten in beiden Systemen bleiben
• Keine automatische Löschung erfolgt
• Sie können jederzeit wieder verbinden

#Zusammenfassung

Die QuickBooks-Integration eliminiert manuelle Dateneingabe:

• Verbinden: OAuth-Autorisierung zwischen Apps
• Zuordnen: Projekte zu Kunden verknüpfen, Team zu Mitarbeitern
• Synchronisieren: Automatische 15-Minuten-Synchronisation
• Rechnung stellen: Rechnungen aus synchronisierter Zeit in QuickBooks erstellen
• Verfolgen: Status-Updates fließen zurück zu Timesheet

Einmal einrichten, und Ihre Zeitdaten fließen nahtlos in Ihr Buchhaltungssystem.

#Was kommt als Nächstes?

Mit verbundenem QuickBooks:

• Weitere Integrationen hinzufügen wie Zapier für erweiterte Automatisierung
• Berichte generieren, die Timesheet- und QuickBooks-Daten vergleichen
• Ihr Team schulen im integrierten Workflow