"Ich habe vergessen, den Timer zu starten" ist wahrscheinlich das häufigste Problem bei der Zeiterfassung. Es führt zu ungenauen Aufzeichnungen, verpassten abrechenbaren Stunden und der frustrierenden Aufgabe, Ihren Tag aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Die Lösung? Lassen Sie Ihr Telefon sich erinnern. Timesheets Automatisierungsfunktionen können Ihren Timer basierend auf Ihrem Standort, dem verbundenen Netzwerk oder einem einfachen Tippen auf einen NFC-Tag starten und stoppen.
Das Beste daran: Diese Automatisierungsfunktionen sind in allen Tarifen verfügbar, einschließlich des kostenlosen Basic-Tarifs.
Ihre Automatisierungsoptionen verstehen
Timesheet bietet drei Arten von Automatisierungsauslösern:
| Auslöser | Ideal für | Genauigkeit | Einrichtungsaufwand |
|---|---|---|---|
| Geofence | Büro, Kundenstandorte, feste Orte | Hoch | Mittel |
| WLAN | Büro mit zuverlässigem Netzwerk | Sehr Hoch | Gering |
| NFC | Physische Checkpoints, gemeinsame Räume | Perfekt | Gering |
Sie können einen, zwei oder alle drei je nach Ihrem Arbeitsstil verwenden.
Geofence-Automatisierung einrichten
Geofence-Automatisierung nutzt den Standort Ihres Telefons, um zu erkennen, wann Sie an einem bestimmten Ort ankommen oder ihn verlassen.
Wie es funktioniert
- Sie definieren einen Standort (Ihr Büro, einen Kundenstandort)
- Sie legen einen Radius fest (50m bis 1000m)
- Wenn Sie dieses Gebiet betreten, startet der Timer
- Wenn Sie es verlassen, stoppt der Timer
Schritt-für-Schritt-Einrichtung
- Öffnen Sie Timesheet und gehen Sie zu Einstellungen
- Finden Sie Automatisierung oder Geofence
- Tippen Sie auf Standort hinzufügen
- Entweder:
- Geben Sie eine Adresse ein und lassen Sie die App sie finden
- Verwenden Sie Ihren aktuellen Standort
- Setzen Sie eine Markierung auf der Karte
- Legen Sie den Radius fest (siehe Tipps unten)
- Wählen Sie, welches Projekt starten soll
- Wählen Sie die Auslöseaktion:
- Timer bei Betreten starten
- Timer bei Verlassen stoppen
- Beides
- Speichern
Den richtigen Radius wählen
Der Radius bestimmt, wie nah Sie sein müssen, bevor der Auslöser aktiviert wird:
- 50-100m: Am besten für präzise Standorte in städtischen Gebieten
- 100-250m: Gute Balance für die meisten Büros
- 250-500m: Besser für große Campusgelände oder Parkplatzüberlegungen
- 500-1000m: Für ländliche Gebiete oder bei geringerer GPS-Genauigkeit
Profi-Tipp: Wenn Ihr Timer zu früh startet (während Sie noch parken), erhöhen Sie den Radius leicht. Wenn er nicht zuverlässig auslöst, benötigen Sie möglicherweise einen größeren Radius.
Mehrere Standorte
Sie können Geofences für mehrere Standorte einrichten:
- Ihr Hauptbüro
- Das Büro eines Kunden
- Einen Coworking-Space
- Ihr Homeoffice
Jeder Standort kann ein anderes Projekt auslösen, sodass die Ankunft im Büro von Kunde A automatisch Zeit für dessen Projekt erfasst.
WLAN-Automatisierung einrichten
WLAN-Automatisierung löst basierend auf der Verbindung oder Trennung von bestimmten Netzwerken aus. Sie ist in Gebäuden oft zuverlässiger als GPS.
Wie es funktioniert
- Sie geben einen WLAN-Netzwerknamen (SSID) an
- Wenn sich Ihr Telefon mit diesem Netzwerk verbindet, startet der Timer
- Wenn Sie sich trennen, stoppt der Timer
Schritt-für-Schritt-Einrichtung
- Gehen Sie zu Einstellungen > Automatisierung
- Finden Sie WLAN-Trigger
- Tippen Sie auf Netzwerk hinzufügen
- Entweder:
- Wählen Sie aus erkannten Netzwerken
- Geben Sie den Netzwerknamen manuell ein
- Wählen Sie das zu erfassende Projekt
- Legen Sie Auslöseaktionen fest (Verbinden/Trennen)
- Speichern
Tipps zur WLAN-Automatisierung
Verwenden Sie das Hauptnetzwerk Ihres Büros Wählen Sie das WLAN-Netzwerk, mit dem Sie sich jeden Tag verbinden, nicht ein Gastnetzwerk, das Sie überspringen könnten.
Berücksichtigen Sie mehrere Netzwerke Große Büros haben oft mehrere Access Points mit unterschiedlichen Namen. Fügen Sie alle hinzu, um zuverlässiges Auslösen zu gewährleisten.
Kombinieren Sie mit Geofence für Zuverlässigkeit WLAN löst aus, wenn Sie sich verbinden; Geofence löst aus, wenn Sie ankommen. Beide zu verwenden bietet Backup, falls eines fehlschlägt.
NFC-Tag-Automatisierung einrichten
NFC-Tags (Near Field Communication) sind kleine, günstige Aufkleber, die Aktionen auslösen, wenn Sie Ihr Telefon darauf halten. Sie sind perfekt für gemeinsame Räume oder Situationen, in denen Sie bewusste Kontrolle wünschen.
Wie es funktioniert
- Sie kaufen NFC-Tags (wenige Euro für ein Paket)
- Sie programmieren jeden Tag, um ein bestimmtes Projekt zu starten
- Halten Sie Ihr Telefon an den Tag, um die Erfassung zu starten
- Erneut tippen (oder einen anderen Tag), um zu stoppen
Was Sie brauchen
- NFC-Tags (suchen Sie online nach "NFC Sticker")
- Ein Telefon mit NFC-Fähigkeit (die meisten modernen Telefone)
- Tags sollten NTAG213 oder NTAG215 kompatibel sein
Schritt-für-Schritt-Einrichtung
- Gehen Sie zu Einstellungen > Automatisierung > NFC
- Tippen Sie auf NFC-Tag hinzufügen
- Halten Sie einen leeren NFC-Tag an Ihr Telefon
- Benennen Sie den Tag (z.B. "Schreibtisch", "Werkstatt")
- Wählen Sie das zu erfassende Projekt
- Wählen Sie die Aktion (Start/Stopp/Umschalten)
- Platzieren Sie den programmierten Tag dort, wo Sie ihn verwenden werden
Kreative NFC-Tag-Platzierungen
- Auf Ihrem Schreibtisch: Tippen, wenn Sie sich hinsetzen
- An der Tür: Tippen beim Betreten/Verlassen des Büros
- An Geräten: Tippen beim Start bestimmter Werkzeuge
- In Ihrem Auto: Tippen beim Start von Kundenbesuchen
- Auf Projektordnern: Tippen, um Zeit für bestimmte Kunden zu erfassen
NFC Best Practices
Verwenden Sie den "Umschalten"-Modus für Einzeltag-Setups. Ein Tippen startet, ein weiteres stoppt.
Verwenden Sie separate Tags für Start und Stopp, wenn Sie mehr bewusste Kontrolle wünschen.
Beschriften Sie Ihre Tags physisch, damit Sie wissen, welcher welcher ist.
Mehrere Trigger kombinieren
Die wahre Stärke kommt aus der Kombination von Automatisierungstypen:
Beispiel: Büromitarbeiter-Setup
- Geofence an Büroadresse (500m Radius) - startet "Arbeit"-Projekt
- WLAN-Trigger für Büronetzwerk - bestätigt, dass Sie tatsächlich drinnen sind
- NFC-Tag am Schreibtisch - wechselt zwischen Projekten während des Tages
Beispiel: Außendienstmitarbeiter-Setup
- Geofence am Hauptstandort - erfasst interne Zeit
- Geofence an jedem Kundenstandort - erfasst kundenspezifische Projekte
- NFC-Tag im Fahrzeug - erfasst Fahrzeit
Beispiel: Hybrid-Arbeiter-Setup
- WLAN im Büro - erfasst Bürozeit
- WLAN zu Hause - erfasst Remote-Arbeit
- Geofence an Kundenstandorten - erfasst Vor-Ort-Besuche
Akkuverbrauch verwalten
Standortbasierte Automatisierung verwendet GPS, was die Akkulaufzeit beeinflusst. So optimieren Sie:
Akkueffiziente Standortermittlung aktivieren
Timesheet verwendet akkueffiziente Standortdienste, die Genauigkeit mit Stromverbrauch ausbalancieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Standortberechtigung "Immer erlauben" erteilt haben, aber die App verwaltet intelligent, wie oft sie prüft.
Geofence-Anzahl reduzieren
Jeder aktive Geofence verbraucht etwas Akku. Wenn Sie viele Standorte haben:
- Halten Sie nur Ihre meistgenutzten Standorte aktiv
- Deaktivieren Sie Geofences für Orte, die Sie selten besuchen
- Verwenden Sie stattdessen WLAN-Trigger für regelmäßige Standorte
Einstellungen prüfen
Auf Android:
- Gehen Sie zu Telefoneinstellungen > Apps > Timesheet
- Prüfen Sie, ob Akkuoptimierung auf "Nicht optimiert" gesetzt ist
- Stellen Sie sicher, dass Standortberechtigung "Immer erlauben" ist
Auf iOS:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Datenschutz > Ortungsdienste > Timesheet
- Wählen Sie "Immer"
Häufige Probleme beheben
Timer startet nicht bei Ankunft
- Prüfen Sie Standortberechtigungen (muss "Immer" sein)
- Versuchen Sie, den Geofence-Radius zu erhöhen
- Stellen Sie sicher, dass die App nicht durch Akkuoptimierung beendet wird
- Überprüfen Sie, ob das richtige Projekt ausgewählt ist
Timer startet zu früh/spät
- Passen Sie den Geofence-Radius an
- GPS kann 20-50m Abweichung haben; berücksichtigen Sie dies
- Erwägen Sie, WLAN als sekundären Trigger hinzuzufügen
Timer stoppt nicht beim Verlassen
- Erhöhen Sie den Geofence-Radius leicht
- Prüfen Sie, ob "Stoppen beim Verlassen" aktiviert ist
- Stellen Sie sicher, dass Sie tatsächlich das Geofence-Gebiet verlassen (nicht nur in einem Gebäude mit schlechtem GPS)
NFC-Tag wird nicht erkannt
- Stellen Sie sicher, dass NFC auf Ihrem Telefon aktiviert ist
- Probieren Sie verschiedene Positionen—NFC-Antennen variieren je nach Telefonmodell
- Stellen Sie sicher, dass der Tag nicht beschädigt ist oder auf Metalloberflächen liegt
Zusammenfassung
Automatisierung verwandelt Zeiterfassung von einer Aufgabe, die Sie vergessen, in etwas, das automatisch passiert:
- Geofence: Standortbasierte Trigger für Büros und Kundenstandorte
- WLAN: Netzwerkbasierte Trigger für zuverlässige Innenerkennung
- NFC: Physische Tipp-Trigger für bewusste Kontrolle
Beginnen Sie mit einem Automatisierungstyp, werden Sie damit vertraut, dann fügen Sie nach Bedarf weitere hinzu.
Was kommt als Nächstes?
Jetzt, da Ihre Zeiterfassung automatisch läuft:
- Überprüfen Sie Ihre Daten wöchentlich, um sicherzustellen, dass Automatisierungen korrekt funktionieren
- Passen Sie Einstellungen basierend auf realer Genauigkeit an
- Richten Sie projektspezifische Automatisierungen für verschiedene Kunden oder Arbeitstypen ein