Timesheet integrado con Microsoft 365

Timesheet se conecta con las aplicaciones de Microsoft 365 con las que ya trabajas, empezando por Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook

Tu calendario ya sabe en qué se te fue el día. Conecta Microsoft Outlook con Timesheet y las reuniones de los calendarios que elijas se convertirán en registros de tiempo, mientras que el tiempo que registres aparecerá en tu calendario, para que ambos cuenten lo mismo.

Cómo funciona

Cada proyecto de Timesheet se empareja con uno de tus calendarios de Outlook. Puedes emparejar tantos proyectos como quieras, por ejemplo un calendario por cliente.

De Timesheet a Outlook

• Cada registro terminado de un proyecto asignado se convierte en un evento de su calendario, con el proyecto y el cliente como título y la descripción del registro en el cuerpo del evento
• Las ediciones y las eliminaciones se envían automáticamente; un temporizador en marcha aparece en cuanto lo detienes
• Editar un registro nunca quita los asistentes ni los recordatorios que añadiste a su evento en Outlook

De Outlook a Timesheet

• Los eventos de un calendario asignado se convierten en registros de tiempo de su proyecto, con el asunto del evento como descripción, además de sus horas y su ubicación
• Las reuniones periódicas generan un registro por cada repetición
• Cuando un evento cambia, se cancela o se elimina en Outlook, el registro lo sigue, a través de las notificaciones de cambios de Microsoft
• La primera sincronización importa los eventos del último año

Antes de empezar

• Una cuenta profesional o educativa de Microsoft 365, o una cuenta personal de Outlook.com, con los calendarios que quieras sincronizar.
• Un plan Timesheet Pro o superior. La prueba de 30 días lo incluye. Consulta planes y precios.
• En muchas empresas, solo un administrador puede aprobar aplicaciones nuevas para Microsoft 365. Si al conectar Microsoft muestra Se necesita la aprobación del administrador, pide a tu administrador de Microsoft 365 que se conecte una vez y seleccione Consentimiento en nombre de la organización. A partir de ese momento, todas las personas de tu organización podrán conectarse.

Cómo conectarlo

En la aplicación web de Timesheet, abre Integraciones, selecciona Explorar el Marketplace e instala Outlook Calendar. Selecciona Conectar, inicia sesión con tu cuenta de Microsoft y permite el acceso. La conexión usa OAuth, así que Timesheet nunca ve tu contraseña de Microsoft, y puedes desconectarla cuando quieras.

Después empareja tus proyectos con calendarios en la pestaña Asignaciones y selecciona Sync Now para la primera importación. A partir de ahí, los cambios de cualquiera de los dos lados se sincronizan solos.

Elige la dirección

El ajuste Sync Direction ofrece tres opciones:

• bidirectional mantiene los registros y los eventos reflejados en ambos sentidos.
• timesheet-to-outlook lleva tu tiempo registrado al calendario y deja intactos los eventos propios del calendario.
• outlook-to-timesheet convierte los eventos del calendario en registros y nunca añade tu tiempo registrado al calendario.

Conviene saber

• Se importan todos los eventos de un calendario asignado, incluidos los de todo el día (como registros de día completo) y los programados para los próximos doce meses. Asigna calendarios con citas de trabajo y deja los eventos personales en un calendario que no asignes.
• Cuando el organizador cancela una reunión, su registro se elimina.
• En la sincronización bidireccional, editar o eliminar un registro importado también cambia o elimina el evento en Outlook.
• Mover un registro a otro proyecto no mueve su evento al otro calendario.
• Cuando el mismo elemento cambia en los dos lados, gana el cambio más reciente.
• Los registros importados llevan el proyecto, las horas, el título y la ubicación, en la zona horaria configurada en tus ajustes de Timesheet. El estado facturable, las etiquetas y las tarifas se definen en Timesheet.
• Una conexión usa una sola cuenta de Microsoft. El acceso de Timesheet abarca los calendarios de esa cuenta, pero solo se sincronizan los calendarios que asignes.

Microsoft, Microsoft 365 y Outlook son marcas comerciales del grupo de empresas Microsoft.