Intégration QuickBooks Online

Votre équipe suit son temps dans Timesheet. Votre comptabilité vit dans QuickBooks Online. Connectez les deux et chaque entrée terminée d’un projet mappé arrive dans QuickBooks sous forme d’activité de temps sur le bon client et le bon employé, prête à être facturée, sans rien ressaisir en fin de mois.

Ce qui se synchronise

De Timesheet vers QuickBooks

• Chaque entrée terminée devient une activité de temps avec sa date, son heure de début et de fin, sa description, son client, son employé et son statut facturable
• Les modifications et suppressions partent automatiquement, et un minuteur en cours se synchronise dès que vous l’arrêtez
• Avec une correspondance de taux, l’entrée porte son article de service QuickBooks, et le taux horaire provient de ce service ou de votre taux Timesheet

De QuickBooks vers Timesheet

• Le temps saisi ou modifié dans QuickBooks revient sous forme d’entrées Timesheet, transmis par les webhooks QuickBooks
• Les entrées que vous facturez dans QuickBooks sont marquées comme facturées dans Timesheet
• Supprimer ou annuler une activité de temps dans QuickBooks supprime l’entrée dans Timesheet
• Sync Now récupère à la demande les modifications de QuickBooks. La première exécution importe les activités de temps existantes de vos clients et employés mappés

Le statut payé reste dans QuickBooks.

Les factures et la paie restent dans QuickBooks

L’intégration livre les heures : elle ne crée pas de factures et ne traite pas la paie. Comme chaque entrée arrive avec son client et son statut facturable, vous pouvez ajouter le temps facturable à la prochaine facture du client dans QuickBooks, et les heures figurent sur la fiche de chaque employé dans QuickBooks.

Les rapports, taux et exports couvrant tous vos projets restent disponibles dans Timesheet.

Avant de commencer

• QuickBooks Online. QuickBooks Desktop n’est pas pris en charge.
• Vos clients et employés configurés dans QuickBooks. L’intégration les mappe, mais ne les crée pas.
• Un plan Timesheet Pro ou supérieur. L’essai de 30 jours l’inclut. Voir plans et tarifs.

Connectez-le

Dans l’application web Timesheet, ouvrez Intégrations, sélectionnez Parcourir la place de marché, puis installez QuickBooks Online. Sélectionnez Connecter, connectez-vous avec Intuit et autorisez l’accès. La connexion utilise OAuth, Timesheet ne voit donc jamais votre mot de passe QuickBooks.

Remplissez ensuite l’onglet Correspondances :

• Project Mapping : chaque projet Timesheet vers un client QuickBooks.
• User Mapping : chaque membre de l’équipe vers un employé QuickBooks. Si vous suivez votre temps seul, mappez-vous vous-même.
• Rate Mapping (facultatif) : les taux Timesheet vers les articles de service QuickBooks.

Seules les entrées dont le projet et le membre de l’équipe sont mappés se synchronisent.

Choisissez votre sens de synchronisation

Le paramètre Sync Direction propose trois options :

• bidirectional envoie votre temps vers QuickBooks et importe les modifications faites dans QuickBooks.
• timesheet-to-qb écrit uniquement dans QuickBooks et ignore les modifications faites dans QuickBooks.
• qb-to-timesheet importe uniquement le temps QuickBooks dans Timesheet.

Le paramètre Billing Rate Source détermine si le taux horaire provient de l’article de service QuickBooks ou de votre taux Timesheet.

Bon à savoir

• Les entrées des projets non mappés ou des membres non mappés sont ignorées. Si vous ajoutez la correspondance plus tard, modifiez l’entrée une fois pour l’envoyer.
• Le premier Sync Now importe tout le temps QuickBooks existant de vos clients et employés mappés. Si les mêmes heures ont déjà été suivies dans Timesheet, elles apparaissent en double : vérifiez avant de le lancer.
• Quand une entrée change des deux côtés, la modification la plus récente l’emporte.
• Une connexion relie une seule entreprise QuickBooks.
• Une exécution planifiée quotidienne rattrape les modifications de Timesheet. Les modifications de QuickBooks arrivent via les webhooks et Sync Now.
• Supprimer l’intégration arrête la synchronisation. Le temps déjà écrit dans QuickBooks y reste.

Pour un guide pas à pas, lisez comment synchroniser les saisies de temps avec QuickBooks Online. Les étapes complètes d’installation, les options de déclenchement et le dépannage sont dans la documentation QuickBooks.