Synchroniser les saisies de temps avec QuickBooks

Saisir les temps dans votre système comptable une fois par mois, c’est un travail qui disparaît dès que vous connectez les deux systèmes. L’intégration Timesheet avec QuickBooks Online fait exactement cela : le temps suivi arrive sur le bon client et le bon employé avec son statut facturable, et le statut de la facture remonte pour que votre outil de suivi du temps sache ce qui a été facturé.

Voici la configuration pratique, les choix de correspondance essentiels, et la liste de dépannage pour les rares cas où ça coince. L’intégration est disponible sur le plan Pro, qui propose un essai gratuit de 30 jours (sans carte bancaire).

#Ce que fait l’intégration

#De Timesheet vers QuickBooks

• Les saisies de temps se synchronisent en tant qu’activités de temps QuickBooks, avec leur statut facturable
• Les projets sont associés aux clients QuickBooks
• Les membres de l’équipe sont associés aux employés QuickBooks

#De QuickBooks vers Timesheet

• Statut des factures : quand le temps est facturé dans QuickBooks, les saisies sont marquées comme facturées dans Timesheet
• Les modifications des temps synchronisés dans QuickBooks sont répercutées dans Timesheet
• Supprimer ou annuler du temps dans QuickBooks supprime la saisie dans Timesheet

#Fréquence de synchronisation

• Les changements se synchronisent en temps réel : création, modification ou suppression d’une saisie déclenche une synchronisation
• QuickBooks pousse ses modifications via webhook
• Une exécution planifiée quotidienne rattrape les modifications de Timesheet
• Sync Now récupère à la demande les modifications de QuickBooks

#Prérequis

Avant de connecter :

• Timesheet Pro (abonnement actif ou essai)
• QuickBooks Online (pas QuickBooks Desktop)
• Accès administrateur à l’entreprise QuickBooks
• Projets créés dans Timesheet
• Clients et employés créés dans QuickBooks

#Connexion

#Étape 1 : Lancer la connexion

1. Dans l’application web Timesheet, ouvrez Intégrations dans le menu principal
2. Cliquez sur Parcourir la place de marché et installez QuickBooks Online
3. Ouvrez l’intégration et cliquez sur Connecter

#Étape 2 : Autoriser dans QuickBooks

1. Vous êtes redirigé vers QuickBooks
2. Connectez-vous à votre compte
3. Vérifiez les permissions demandées
4. Cliquez sur Connecter pour autoriser

#Étape 3 : Confirmation

1. De retour dans Timesheet, l’intégration affiche Connecté
2. Vous êtes connecté

#Associer les projets aux clients

L’étape cruciale. Sans correspondances, aucun temps ne circule.

#Où faire la correspondance

1. Ouvrez l’intégration QuickBooks
2. Passez à l’onglet Correspondances
3. Trouvez la section Project Mapping

#Créer les correspondances

Pour chaque projet à synchroniser :

1. Cliquez sur + Ajouter pour créer une paire
2. Choisissez le projet Timesheet
3. Choisissez le client QuickBooks correspondant
4. Enregistrez

#Exemples de correspondances

#Quelques conseils pour éviter les problèmes

Les noms n’ont pas besoin d’être identiques. La correspondance se fait par sélection, pas par chaîne de caractères.

Créez d’abord les clients dans QuickBooks. Si un client n’existe pas, créez-le dans QuickBooks avant de revenir faire la correspondance.

Ignorez les projets internes. Laissez la correspondance vide pour les projets que vous ne souhaitez pas synchroniser (administration, formation, R&D interne).

#Associer les membres de l’équipe

Pour les équipes, associez les membres aux employés QuickBooks. Le temps d’un membre ne se synchronise que s’il est mappé, faites-le pour tous ceux dont les heures doivent remonter dans QuickBooks. Si vous suivez votre temps seul, mappez-vous vous-même.

#Configuration

1. Ouvrez l’onglet Correspondances de l’intégration QuickBooks
2. Trouvez la section User Mapping
3. Pour chaque membre, ajoutez une paire avec l’employé QuickBooks correspondant
4. Enregistrez

#Pourquoi c’est important

Chaque saisie synchronisée porte son employé : dans QuickBooks, les heures apparaissent donc par personne, prêtes pour les rapports par employé et pour la paie que vous y traitez.

#Ce que la synchronisation envoie

Au fil des changements :

• Nouvelles saisies de temps
• Mises à jour des saisies existantes
• Corrections et suppressions

#Ce qui déclenche une synchronisation

• Création, modification ou suppression d’une saisie (y compris marquage comme facturée)
• Modification reçue de QuickBooks via webhook
• L’exécution planifiée quotidienne, qui rattrape les modifications de Timesheet
• Clic sur Sync Now

#Vérifier le statut de synchronisation

• Ouvrez l’intégration QuickBooks
• Le Sync Dashboard affiche les dernières exécutions, l’état de la connexion et le résultat de la dernière synchronisation
• L’onglet Journaux liste chaque exécution avec son statut, son déclencheur et sa durée

#Créer des factures à partir du temps synchronisé

Une fois le temps dans QuickBooks, la facturation suit le processus habituel de QuickBooks.

#Dans QuickBooks

1. Ventes → Factures
2. Cliquez sur Créer une facture
3. Sélectionnez le client
4. QuickBooks affiche les saisies de temps non facturées
5. Ajoutez les saisies à la facture
6. Vérifiez et envoyez

#Le statut remonte dans Timesheet

Quand vous facturez du temps dans QuickBooks :

• Timesheet marque ces saisies comme Facturées
• Le statut payé reste dans QuickBooks, il ne remonte pas dans Timesheet
• La synchronisation bidirectionnelle maintient la cohérence entre saisies et statut facturé sans ressaisie

#Synchronisation manuelle

Sync Now importe ce qui a changé dans QuickBooks depuis la dernière exécution. Il n’envoie pas les modifications de Timesheet : elles partent d’elles-mêmes dès que vous les enregistrez.

#Lancer la synchronisation

1. Ouvrez l’intégration QuickBooks
2. Cliquez sur Sync Now
3. Patientez jusqu’à la fin
4. Vérifiez le résultat

#Quand l’utiliser

• Juste après la connexion, pour importer le temps QuickBooks existant de vos clients et employés mappés
• Après avoir saisi ou modifié du temps directement dans QuickBooks, quand vous le voulez tout de suite dans Timesheet
• En cas de dépannage

#Gérer les conflits

Quelques cas à connaître :

Modifié des deux côtés. Même saisie modifiée dans Timesheet et QuickBooks. Résolution : la modification la plus récente l’emporte. Une modification faite dans QuickBooks n’est appliquée que si elle est plus récente que la saisie Timesheet, et chaque modification faite dans Timesheet est envoyée à QuickBooks.

Supprimé d’un côté. Saisie supprimée dans un système. Résolution : avec le réglage bidirectionnel par défaut, les suppressions se synchronisent dans les deux sens. Supprimer une saisie dans Timesheet la supprime de QuickBooks, et la supprimer ou l’annuler dans QuickBooks la supprime de Timesheet.

Changement de correspondance en cours. Projet remappé après synchronisation de certaines saisies. Résolution : les nouvelles saisies utilisent la nouvelle correspondance, et une saisie plus ancienne passe au nouveau client la prochaine fois que vous la modifiez dans Timesheet.

#Comment les éviter au maximum

• Modifiez le temps dans Timesheet, pas dans QuickBooks
• Facturez dans QuickBooks et laissez le statut facturé remonter ; suivez le statut payé dans QuickBooks
• Supprimez le temps dans Timesheet, et n’oubliez pas que le supprimer dans QuickBooks le supprime aussi de Timesheet

#Bonnes pratiques

Mappez avant de suivre. Configurez les correspondances projet-client avant que l’équipe commence à saisir. Sinon, vous aurez des saisies « orphelines » qui ne se synchronisent pas tant que vous ne les modifiez pas une fois après la correspondance.

Utilisez des noms de projets cohérents. La correspondance gère la liaison, mais des noms cohérents facilitent la compréhension sans ouvrir les réglages.

Contrôle hebdomadaire. Cinq minutes pour vérifier le statut de synchronisation : synchronisations échouées, projets non mappés avec du temps, affectations clients suspectes.

Réconciliation mensuelle. Avant la clôture :

1. Assurez-vous que tout le temps est synchronisé
2. Créez les factures pour le temps facturable
3. Enregistrez les paiements reçus
4. Vérifiez que les totaux correspondent entre les systèmes

Documentez les correspondances. Un simple tableau ou document listant projet → client et membre → employé vous fera gagner du temps la prochaine fois qu’on vous posera la question.

#Dépannage

#Le temps n’apparaît pas dans QuickBooks

• Le projet est-il mappé ?
• Le membre de l’équipe est-il mappé ?
• La synchronisation autorise-t-elle Timesheet à écrire dans QuickBooks ?
• La connexion est-elle toujours active ? Vérifiez l’onglet Journaux pour les échecs

#Connexion expirée

Les jetons QuickBooks peuvent expirer après une longue période sans synchronisation.

1. Ouvrez l’intégration QuickBooks
2. Ouvrez le menu Actions et choisissez Reconnecter
3. Réautorisez dans QuickBooks

#Doublons

• Vérifiez si le même temps a été saisi dans les deux systèmes : la synchronisation relie les saisies qu’elle crée, pas celles saisies deux fois
• Contactez le support si le problème persiste

#Temps sur le mauvais client

1. Mettez à jour la correspondance projet dans Timesheet
2. Modifiez une fois les saisies concernées dans Timesheet : elles passent au nouveau client
3. Les nouvelles saisies utilisent la nouvelle correspondance

#Déconnexion

Si vous devez supprimer l’intégration :

1. Ouvrez l’intégration QuickBooks
2. Faites défiler jusqu’à Désinstaller l’intégration et sélectionnez Désinstaller
3. Confirmez

Après suppression :

• La synchronisation s’arrête immédiatement
• L’intégration et ses correspondances sont supprimées dans Timesheet
• Le temps déjà synchronisé reste dans QuickBooks
• Vous pouvez réinstaller et reconnecter à tout moment

#Résumé

L’intégration remplace la ressaisie manuelle par :

• Connexion : autorisation OAuth entre Timesheet et QuickBooks Online
• Correspondance : projets → clients, membres → employés
• Synchronisation : les modifications de Timesheet en temps réel, celles de QuickBooks via les webhooks et Sync Now
• Facturation : dans QuickBooks, à partir du temps synchronisé
• Statut : le temps facturé remonte dans Timesheet comme facturé

Configurez une fois, et la clôture mensuelle ne sera plus une corvée de ressaisie.

#Pour aller plus loin

• Connectez-vous à Zapier pour automatiser davantage vos workflows
• Générez des factures PDF quand vous souhaitez produire la facture directement depuis Timesheet
• Exportez vers Excel pour des rapports ponctuels hors du flux QuickBooks