Synchroniser les saisies de temps avec QuickBooks

Saisir les temps dans votre système comptable une fois par mois, c’est un travail qui disparaît dès que vous connectez les deux systèmes. L’intégration Timesheet avec QuickBooks Online fait exactement cela : le temps suivi devient du temps facturable sur le bon client, et le statut de la facture remonte pour que votre outil de suivi du temps sache ce qui a été facturé.

Voici la configuration pratique, les choix de correspondance essentiels, et la liste de dépannage pour les rares cas où ça coince. L’intégration est disponible sur le plan Pro, qui propose un essai gratuit de 30 jours (sans carte bancaire).

#Ce que fait l’intégration

#De Timesheet vers QuickBooks

• Les saisies de temps se synchronisent en tant que temps facturable
• Les projets sont associés aux clients QuickBooks
• Les membres de l’équipe sont associés aux employés QuickBooks

#De QuickBooks vers Timesheet

• Statut des factures : quand le temps est facturé dans QuickBooks, les saisies sont marquées comme facturées dans Timesheet
• Les modifications des temps synchronisés dans QuickBooks sont répercutées dans Timesheet

#Fréquence de synchronisation

• Les changements se synchronisent en temps réel : création, modification ou suppression d’une saisie déclenche une synchronisation
• QuickBooks pousse ses modifications via webhook
• Une réconciliation complète s’exécute chaque nuit
• Synchronisation manuelle à la demande avec Synchroniser maintenant

#Prérequis

Avant de connecter :

• Timesheet Pro (abonnement actif ou essai)
• QuickBooks Online (pas QuickBooks Desktop)
• Accès administrateur aux deux comptes
• Projets créés dans Timesheet
• Clients créés dans QuickBooks

#Connexion

#Étape 1 : Lancer la connexion

1. Dans l’application web Timesheet, ouvrez Intégrations dans le menu principal
2. Cliquez sur Parcourir le Marketplace et installez QuickBooks Online
3. Ouvrez l’intégration et cliquez sur Connecter

#Étape 2 : Autoriser dans QuickBooks

1. Vous êtes redirigé vers QuickBooks
2. Connectez-vous à votre compte
3. Vérifiez les permissions demandées
4. Cliquez sur Connecter pour autoriser

#Étape 3 : Confirmation

1. De retour dans Timesheet, le nom de la société QuickBooks apparaît
2. Vous êtes connecté

#Associer les projets aux clients

L’étape cruciale. Sans correspondances, aucun temps ne circule.

#Où faire la correspondance

1. Ouvrez l’intégration QuickBooks
2. Passez à l’onglet Correspondances
3. Trouvez la section Correspondance des projets

#Créer les correspondances

Pour chaque projet à synchroniser :

1. Cliquez sur + Ajouter pour créer une paire
2. Choisissez le projet Timesheet
3. Choisissez le client QuickBooks correspondant
4. Enregistrez

#Exemples de correspondances

#Quelques conseils pour éviter les problèmes

Les noms n’ont pas besoin d’être identiques. La correspondance se fait par sélection, pas par chaîne de caractères.

Créez d’abord les clients dans QuickBooks. Si un client n’existe pas, créez-le dans QuickBooks avant de revenir faire la correspondance.

Ignorez les projets internes. Laissez la correspondance vide pour les projets que vous ne souhaitez pas synchroniser (administration, formation, R&D interne).

#Associer les membres de l’équipe

Pour les équipes, associez les membres aux employés QuickBooks. Le temps d’un membre ne se synchronise que s’il est mappé, faites-le pour tous ceux dont les heures doivent remonter dans QuickBooks.

#Configuration

1. Ouvrez l’onglet Correspondances de l’intégration QuickBooks
2. Trouvez la section Correspondance des utilisateurs
3. Pour chaque membre, ajoutez une paire avec l’employé QuickBooks correspondant
4. Enregistrez

#Pourquoi c’est important

Les membres mappés permettent à QuickBooks de :

• Suivre le temps par personne pour la paie
• Générer des rapports par employé
• Appliquer les coûts salariaux corrects

#Ce que la synchronisation envoie

Au fil des changements :

• Nouvelles saisies de temps
• Mises à jour des saisies existantes
• Corrections et suppressions

#Ce qui déclenche une synchronisation

• Création, modification ou suppression d’une saisie (y compris marquage comme facturée)
• Modification reçue de QuickBooks via webhook
• Réconciliation complète nocturne
• Clic sur Synchroniser maintenant

#Vérifier le statut de synchronisation

• Ouvrez l’intégration QuickBooks
• Le Tableau de bord de synchronisation affiche les dernières exécutions, l’état de la connexion et le résultat de la dernière synchronisation
• L’onglet Journaux liste chaque exécution avec son statut, son déclencheur et sa durée

#Créer des factures à partir du temps synchronisé

Une fois le temps dans QuickBooks, la facturation suit le processus habituel de QuickBooks.

#Dans QuickBooks

1. Ventes → Factures
2. Cliquez sur Créer une facture
3. Sélectionnez le client
4. QuickBooks affiche les saisies de temps non facturées
5. Ajoutez les saisies à la facture
6. Vérifiez et envoyez

#Le statut remonte dans Timesheet

Quand vous facturez du temps dans QuickBooks :

• Timesheet marque ces saisies comme Facturées
• Le statut payé reste dans QuickBooks, il ne remonte pas dans Timesheet
• La synchronisation bidirectionnelle maintient la cohérence entre saisies et statut facturé sans ressaisie

#Synchronisation manuelle

Pour ne pas attendre la réconciliation nocturne.

#Forcer une synchronisation

1. Ouvrez l’intégration QuickBooks
2. Cliquez sur Synchroniser maintenant
3. Patientez jusqu’à la fin
4. Vérifiez le résultat

#Quand l’utiliser

• Après une modification massive des saisies
• Juste avant d’envoyer une facture
• Après correction d’erreurs de correspondance
• En cas de dépannage

#Gérer les conflits

Quelques cas à connaître :

Modifié des deux côtés. Même saisie modifiée dans Timesheet et QuickBooks. Résolution : Timesheet est la source de vérité pour les saisies de temps ; QuickBooks pour le statut des factures.

Supprimé d’un côté. Saisie supprimée dans un système. Résolution : suppression dans Timesheet supprime dans QuickBooks ; suppression dans QuickBooks ne remonte pas dans Timesheet.

Changement de correspondance en cours. Projet remappé après synchronisation de certaines saisies. Résolution : les saisies déjà synchronisées restent associées à l’ancien client ; les nouvelles utilisent la nouvelle correspondance. Pour déplacer les saisies historiques, faites-le manuellement dans QuickBooks.

#Comment les éviter au maximum

• Modifiez le temps dans Timesheet, pas dans QuickBooks
• Facturez dans QuickBooks et laissez le statut facturé remonter ; suivez le statut payé dans QuickBooks
• Ne supprimez pas les temps synchronisés depuis QuickBooks

#Bonnes pratiques

Mappez avant de suivre. Configurez les correspondances projet-client avant que l’équipe commence à saisir. Sinon, vous aurez des saisies « orphelines » non synchronisées.

Utilisez des noms de projets cohérents. La correspondance gère la liaison, mais des noms cohérents facilitent la compréhension sans ouvrir les réglages.

Contrôle hebdomadaire. Cinq minutes pour vérifier le statut de synchronisation : synchronisations échouées, projets non mappés avec du temps, affectations clients suspectes.

Réconciliation mensuelle. Avant la clôture :

1. Assurez-vous que tout le temps est synchronisé
2. Créez les factures pour le temps facturable
3. Enregistrez les paiements reçus
4. Vérifiez que les totaux correspondent entre les systèmes

Documentez les correspondances. Un simple tableau ou document listant projet → client et membre → employé vous fera gagner du temps la prochaine fois qu’on vous posera la question.

#Dépannage

#Le temps n’apparaît pas dans QuickBooks

• Le projet est-il mappé ?
• Le membre de l’équipe est-il mappé ?
• La synchronisation autorise-t-elle Timesheet à écrire dans QuickBooks ?
• La connexion est-elle toujours active ? Vérifiez l’onglet Journaux pour les échecs

#Connexion expirée

Les jetons QuickBooks peuvent expirer après une longue période sans synchronisation.

1. Ouvrez l’intégration QuickBooks
2. Cliquez de nouveau sur Connecter
3. Réautorisez dans QuickBooks

#Doublons

• Ne supprimez pas dans QuickBooks (ils se resynchroniseront depuis Timesheet)
• Vérifiez si les saisies ont été modifiées dans Timesheet
• Contactez le support si le problème persiste

#Temps sur le mauvais client

1. Mettez à jour la correspondance projet dans Timesheet
2. Dans QuickBooks, déplacez manuellement la saisie concernée vers le bon client
3. Les saisies futures utiliseront la nouvelle correspondance

#Déconnexion

Si vous devez supprimer l’intégration :

1. Ouvrez l’intégration QuickBooks
2. Ouvrez le menu Actions et choisissez Désinstaller l’intégration
3. Confirmez

Après suppression :

• La synchronisation s’arrête immédiatement
• L’intégration et ses correspondances sont supprimées dans Timesheet
• Le temps déjà synchronisé reste dans QuickBooks
• Vous pouvez réinstaller et reconnecter à tout moment

#Résumé

L’intégration remplace la ressaisie manuelle par :

• Connexion : autorisation OAuth entre Timesheet et QuickBooks Online
• Correspondance : projets → clients, membres → employés
• Synchronisation : en temps réel, avec réconciliation nocturne et synchronisation manuelle à la demande
• Facturation : dans QuickBooks, à partir du temps synchronisé
• Statut : le temps facturé remonte dans Timesheet comme facturé

Configurez une fois, et la clôture mensuelle ne sera plus une corvée de ressaisie.

#Pour aller plus loin

• Connectez-vous à Zapier pour automatiser davantage vos workflows
• Générez des factures PDF quand vous souhaitez produire la facture directement depuis Timesheet
• Exportez vers Excel pour des rapports ponctuels hors du flux QuickBooks