Comment exporter vos données de temps vers Excel et CSV

Vous êtes propriétaire de vos données de suivi du temps. Que ce soit pour un rapport client, votre comptable, la paie ou votre propre analyse, vous souhaitez extraire ces données de l’application dans un format compatible avec vos autres outils. Excel et CSV couvrent ces deux usages. Ces deux formats sont disponibles sur tous les plans de Timesheet, y compris le Basic gratuit.

Cet article vous guide dans la configuration qui rend les exports vraiment utiles : choisir les bons champs, enregistrer des modèles, ajouter des colonnes avec formules et envoyer le rapport par email.

#Les deux formats

#Excel (XLSX ou XLS)

Le format le plus polyvalent pour la plupart des utilisateurs :

• S’ouvre dans Excel, Google Sheets, Numbers
• Conserve la mise en forme et les formules
• Supporte plusieurs feuilles
• Idéal pour les rapports à présenter ou à analyser plus en détail

#CSV

Le format universel des données :

• S’ouvre dans n’importe quelle application tableur
• S’importe dans toute base de données ou outil
• Texte brut, taille de fichier très réduite
• Idéal pour les importations de données et intégrations

En cas de doute : Excel pour un usage humain, CSV pour un usage logiciel.

#L’export basique

#Étape 1 : Plage de dates

1. Ouvrez Export (ou Rapports)
2. Choisissez une date de début et une date de fin
3. Ou sélectionnez un préréglage : cette semaine, semaine dernière, ce mois, mois dernier, ce trimestre, personnalisé

#Étape 2 : Filtres

Affinez votre sélection :

• Projet : un ou plusieurs
• Statut : facturable, facturé, payé
• Tags : types de travail spécifiques
• Membre de l’équipe : individuel ou groupe (Pro)

#Étape 3 : Format

Choisissez :

• XLSX (Excel 2007+, par défaut)
• XLS (Excel ancien format)
• CSV

#Étape 4 : Téléchargement

Cliquez sur exporter. Le fichier est enregistré dans votre dossier de téléchargements.

#Personnaliser les champs

C’est là que l’export devient puissant : vous choisissez exactement quelles colonnes apparaissent.

#Champs standards

#Comment les choisir

1. Dans les paramètres d’export, ouvrez Champs ou Colonnes
2. Cochez ceux que vous voulez
3. Décochez les autres
4. Glissez pour réorganiser (si supporté)

#Recettes de champs

Rapport client. Date, Projet, Description, Durée, Gains. Évitez les champs internes comme le statut Facturable.

Comptabilité. Date, Projet, Durée, Taux horaire, Gains, Facturé, Payé. À remettre au comptable, il sera ravi.

Analyse personnelle. Tout. Vous verrez plus tard ce qui est utile dans un tableau croisé dynamique.

#Colonnes avec formules

Les exports de l’application web supportent les colonnes calculées. Pratique pour les remboursements, calculs fiscaux, gains nets, conversions monétaires personnalisées.

#Ajouter un champ personnalisé

1. Ouvrez les paramètres d’export
2. Trouvez Champs personnalisés ou Ajouter une colonne
3. Nommez la colonne
4. Saisissez la formule

#Exemples de formules

Gains avec taux, facteur et extra/h :

= ({DURATION} / 3600 * {TASK_PROJECT_SALARY}) * {RATE_VALUE} + ({DURATION} / 3600 * {RATE_EXTRA})

Remboursement kilométrique à 0,30 € / km :

= {DISTANCE} * 0.30

Montant TVA à 19 % :

= {SALARY} * 0.19

Gains nets :

= {SALARY} - ({SALARY} * 0.19)

#Variables disponibles

Les identifiants de champs s’écrivent entre accolades :

• {DURATION} : durée en secondes
• {SALARY} : gains calculés sur la saisie
• {TASK_PROJECT_SALARY} : taux horaire du projet
• {RATE_VALUE} : multiplicateur facteur
• {RATE_EXTRA} : montant extra par heure
• {DISTANCE} : valeur kilométrique (pour saisies de frais kilométriques)

#Modèles

Si vous faites le même export chaque mois, enregistrez la configuration une fois dans l’application web et réutilisez-la.

#Enregistrer

1. Configurez l’export (filtres, champs, format)
2. Cliquez sur Enregistrer comme modèle
3. Donnez un nom au modèle
4. Il sera disponible ensuite

#Modèles utiles

Rapport client mensuel.

• Filtre : projet spécifique, mois dernier
• Champs : Date, Description, Durée, Gains
• Format : XLSX

Export fiscal trimestriel.

• Filtre : tout facturable, trimestre dernier
• Champs : tout plus colonne TVA personnalisée
• Format : CSV

Feuille de temps hebdomadaire.

• Filtre : tous projets, cette semaine
• Champs : Date, Projet, Début, Fin, Durée
• Format : XLSX

#Utiliser un modèle

1. Ouvrez Export
2. Choisissez le modèle
3. Ajustez la plage de dates si besoin
4. Exportez

Le modèle fait le reste.

#Envoi par email

#Envoi direct par email

Dans l’application web, évitez la danse télécharger-joindre-envoyer :

1. Configurez l’export
2. Saisissez les destinataires dans le champ email
3. Modifiez le nom du fichier si nécessaire
4. Envoyez

#Rapports récurrents

Il n’y a pas d’export programmé. Deux alternatives honnêtes :

• Résumé hebdomadaire. Un interrupteur dans les paramètres vous envoie un résumé fixe de la semaine passée. Utile pour votre suivi personnel, non configurable par client.
• Modèles. Pour les rapports clients récurrents, enregistrez un modèle et lancez-le un jour fixe. Quelques clics au lieu de tout refaire.

#Types de rapports et totaux

Comment les données s’organisent dans le fichier.

#Types de rapports

• Rapport de données : saisies brutes, liste plate
• Données groupées par membre : tâches de chaque membre regroupées
• Données groupées par projet : tâches de chaque projet regroupées
• Résumé membre et Résumé projet : totaux agrégés au lieu des saisies individuelles

#Totaux

Activez Synthétiser les colonnes de données pour ajouter une ligne de totaux sur les colonnes durée et gains.

#Scénarios avancés

#Rapport client multi-projets

Un client a trois projets. Un rapport avec tout :

1. Filtrez sur les trois projets
2. Choisissez le rapport Données groupées par projet
3. Activez Synthétiser les colonnes de données pour les totaux
4. Exportez en XLSX

#Sauvegarde de facture mensuelle

Un instantané de ce qui a été facturé :

1. Filtre : Facturé = Oui, Date = mois dernier
2. Tous les champs
3. Exportez en CSV pour archivage
4. Rangez à côté des copies de factures

#Intégration paie

Exportez les données par employé formatées pour la paie :

1. Filtrez par membre d’équipe (Pro)
2. Incluez les champs requis pour la paie
3. Exportez en CSV
4. Importez dans le logiciel de paie

#Préparation fiscale

Tout ce que demande votre comptable :

1. Filtre : Date = année fiscale complète
2. Champs : Date, Client, Description, Gains, Dépenses
3. Ajoutez une colonne TVA personnalisée
4. Exportez en XLSX avec totaux formatés

#Résolution des problèmes

#« Aucune donnée à exporter »

• Vérifiez que la plage de dates contient des saisies
• Assurez-vous que les filtres ne sont pas trop restrictifs
• Vérifiez si les projets sont archivés (et décidez si vous voulez les inclure)

#Dates incorrectes dans Excel

• Excel peut mal interpréter les dates selon la région
• Essayez plutôt le CSV, texte non ambigu
• Vérifiez les paramètres régionaux d’Excel

#Durée erronée

• Alternez entre HH:MM et décimal dans les paramètres d’export
• Assurez-vous que la colonne Excel est formatée en heure, pas en texte

#Fichier qui ne s’ouvre pas

• Essayez un autre format (XLSX vs CSV)
• Confirmez que le téléchargement est terminé
• Vérifiez l’espace disque disponible

#Conseils pour améliorer les exports

Descriptions de tâches cohérentes. Une description claire dans le suivi se traduit par une ligne claire dans le rapport client. Des descriptions vagues ressemblent à des notes internes que le client ne devait pas voir.

Exporter avant d’archiver. Quand un projet est terminé, exportez tout avant de l’archiver. Vous aurez l’historique sans devoir fouiller dans les archives plus tard.

Gardez une petite bibliothèque de modèles. Trois à cinq modèles réutilisables couvrent la plupart des besoins. Ne les multipliez pas inutilement.

Prévisualisez avant d’envoyer. Surtout pour les rapports clients. Repérez les fautes, les saisies manquantes, les lignes « À définir ».

Documentez les champs personnalisés. Si vous avez créé une colonne formule il y a trois mois, vous ne vous souviendrez pas forcément ce qu’elle calcule. Ajoutez une note dans le nom du modèle.

#Résumé

Les exports supportent :

• Formats : XLSX, XLS, CSV
• Filtres : projet, statut, tags, dates, membre d’équipe
• Champs : choisissez et ordonnez ce dont vous avez besoin
• Champs personnalisés : colonnes avec formules pour calculs (application web)
• Modèles : enregistrez une fois, lancez à volonté (application web)
• Envoi par email depuis l’application web

Vos données, votre format, vos outils.

#Où aller ensuite

• Synchroniser avec QuickBooks pour une intégration comptable sans export manuel
• Connecter à Zapier pour faire circuler les données vers d’autres outils
• Générer des factures PDF quand vous avez besoin d’une facture prête à envoyer plutôt qu’un fichier de données