Le suivi des heures est la première étape. Être payé pour celles-ci est la seconde. Le pont entre les deux est la facture, la feuille de temps ou le rapport d’intervention. Bien fait, ce pont s’écrit automatiquement à partir des données suivies. Mal fait, vous passez une heure chaque vendredi dans un tableur qui ne reflète pas vraiment votre semaine.
La génération de documents de Timesheet transforme les saisies de temps en trois types de PDF : factures pour la facturation, feuilles de temps pour la paie ou la conformité, rapports d’intervention pour le service sur le terrain. Tout cela inclus dans le plan Pro, avec un essai gratuit de 30 jours (sans carte bancaire).
Les trois types de documents
Factures
Documents de facturation que vous envoyez aux clients pour paiement. Comprennent :
- Vos coordonnées et logo d’entreprise
- Informations client
- Saisies de temps détaillées
- Calculs de taxes et totaux
- Conditions de paiement et coordonnées bancaires
Feuilles de temps
Synthèses horaires pour la paie, les ressources humaines ou la conformité. Comprennent :
- Détails de l’employé ou du prestataire
- Période concernée
- Répartition journalière ou hebdomadaire
- Lignes de signature pour approbation
- Total des heures
Rapports d’intervention
Documentation détaillée tâche par tâche, utile pour le service sur le terrain.
- Liste des tâches avec descriptions
- Heures de début et de fin
- Données de localisation optionnelles
- Lignes de signature par tâche pour validation client
Créer votre première facture
Étape 1 : Ouvrir la génération de documents
- Connectez-vous sur my.timesheet.io (plan Pro)
- Ouvrez Documents ou Factures
- Cliquez sur Créer une nouvelle facture
Étape 2 : Choisir les saisies de temps
Filtrez les saisies pertinentes :
- Par période
- Par projet
- Par statut facturable
- Ou sélection manuelle des saisies
Étape 3 : Remplir les détails
Votre côté
- Nom, adresse, contact, numéro de TVA/identification fiscale
- Logo (chargez-le une fois, sauvegardez le document comme modèle, il sera prérempli ensuite)
Côté client
- Nom, société, adresse de facturation, personne contact
Métadonnées de la facture
- Numéro de facture (généré automatiquement ou personnalisé)
- Date de facture
- Date d’échéance
- Conditions de paiement
Étape 4 : Vérifier les lignes
Les lignes proviennent directement des tâches (et, si activé, des frais) sélectionnées :
- Chaque tâche devient une ligne avec description, durée et taux
- Les descriptions proviennent des tâches elles-mêmes, pensez à les clarifier avant génération (le client n’a pas besoin de voir les codes internes)
- Les frais apparaissent dans une section dédiée, avec descriptions et montants
Étape 5 : Taxes et remises
- Taux de taxe (TVA, taxe de vente, GST), avec possibilité d’un second taux
- Remise appliquée au niveau du document
- Option pour masquer totalement les taxes si elles ne s’appliquent pas
Étape 6 : Générer et envoyer
- Prévisualiser le PDF
- Télécharger
- Envoyer directement au client depuis l’application
- La facture est sauvegardée dans votre historique de documents
Personnaliser le modèle
Votre logo
- Dans le formulaire de document, trouvez Logo de l’entreprise
- Chargez un PNG ou JPG (PNG recommandé pour fond transparent) ; tailles conseillées : 400x120 px ou 120x120 px
- Sauvegardez le document comme modèle, le logo sera prérempli sur chaque nouveau document créé à partir de ce modèle
Informations de paiement
Incluez les détails de paiement sur la facture :
- Compte bancaire / IBAN / SWIFT
- PayPal ou liens de paiement
- Moyens de paiement acceptés
- Conditions de retard (ex. « 2 % par mois après la date d’échéance »)
Texte standard
Blocs de texte réutilisables :
- Ligne de remerciement
- Conditions générales
- Notes sur les services
- Étapes suivantes
Feuilles de temps
Une feuille de temps est le document adapté lorsque le destinataire est les RH, la paie ou un auditeur de conformité ; pas le client qui vous paie. Le format est un résumé des heures, pas une facture.
Configuration
- Choisissez la période
- Sélectionnez le(s) projet(s)
- Sélectionnez les saisies à inclure
Signatures
Les feuilles de temps et rapports d’intervention comportent un champ de signature. Signez directement dans le formulaire ou laissez la ligne imprimée vide pour une signature manuscrite. La signature apparaît sur le PDF généré, prêt pour le circuit d’approbation papier.
Cas d’usage courants
Rapport de temps salarié. Feuille de temps hebdomadaire, signée par le salarié, validée par le responsable, archivée pour la paie.
Documentation prestataire. Les prestataires qui facturent leurs clients fournissent un justificatif vérifiable du travail réalisé.
Conformité. Directive sur le temps de travail, contrat public, ou audit de droit du travail.
Rapports d’intervention
Le format le plus détaillé. Conçu pour le service sur le terrain et la validation client tâche par tâche.
Contenu
- Liste des tâches détaillées
- Description et notes
- Heures de début et de fin
- Données de localisation (lorsque la géolocalisation est utilisée)
- Lignes de signature par tâche
Signatures par tâche
Chaque tâche peut avoir sa propre ligne de signature, permettant au client de valider le travail au fur et à mesure, pas seulement après coup. Trois cas où cela est utile :
Service sur le terrain. Un technicien termine une intervention, le client signe l’entrée du rapport sur le téléphone, l’intervention suivante commence.
Sous-traitance en construction. Vérification de l’achèvement de chaque phase ou journée, la traçabilité derrière la facturation des travaux de construction.
Travail contesté. Le rapport signé constitue la preuve qui clôt le litige.
Exemple service sur le terrain
Un technicien de maintenance visite trois clients dans la journée :
- Chaque intervention est une tâche
- À la fin, générez le rapport d’intervention
- Chaque client signe sa section
- Le PDF signé fait office de justificatif
Numérotation des factures sans souci
Séquentielle
Simple et fiable : FAC-001, FAC-002, FAC-003. Convient pour un faible volume.
Basée sur l’année
Inclure l’année : FAC-2024-001, FAC-2024-002. Plus facile à classer et retrouver après plusieurs années.
Basée sur le client
Inclure un code client : ACME-2024-001. Plus simple à trier quand les factures couvrent plusieurs clients.
Bonnes pratiques
- Ne jamais réutiliser un numéro, même pour une facture annulée. Émettre une note de crédit à la place.
- Garder les numéros séquentiels, sans trous. Les autorités fiscales vérifient cela.
- Inclure l’année dans le format.
- Utiliser des zéros non significatifs pour un tri correct (001, pas 1).
Gestion des taxes
Taux unique
La plupart des configurations : un seul taux de taxe (ex. 19 % TVA en Allemagne, 20 % au Royaume-Uni, variable aux États-Unis). Le taux s’applique à l’ensemble du document.
Un second taux
Quand deux taux s’appliquent (certaines juridictions distinguent taxe d’état et locale), activez le second champ de taxe et les deux apparaissent dans les totaux.
Factures exonérées de taxe
Pour les factures sans taxe, masquer totalement la section taxe. Les factures électroniques supportent aussi un motif d’exonération et l’autoliquidation si la réglementation l’exige.
Remises
Les remises s’appliquent au niveau du document, avec une option pour une seconde remise si besoin (par exemple une remise pour paiement anticipé en plus d’une remise volume).
Usages typiques :
- Remise pour paiement anticipé (ex. 2 % si payé sous 7 jours)
- Remise sur volume (ex. 15 % au-delà de 40 heures)
- Avoir ponctuel ou geste commercial
Pour un avoir partiel sur un travail spécifique, modifiez la saisie concernée avant génération ou émettez une note de crédit séparée.
Suivi des paiements
Au-delà de la génération, le document conserve un statut.
Statut de la facture
Chaque facture est Payée ou Impayée, et la liste affiche le total à côté du montant déjà payé, pour voir les paiements partiels d’un coup d’œil. Filtrez la liste par statut pour voir ce qui reste à régler.
Enregistrer un paiement
- Ouvrez la facture
- Marquez-la comme payée
- Saisissez la date de paiement
- Notez le mode (virement, PayPal, etc.)
Pour mettre à jour aussi les saisies de temps sous-jacentes, marquez-les payées en masse depuis la liste des tâches.
Trouver les impayés
La liste des documents est consultable par client et affiche date, total, montant payé et statut pour chaque facture. La question « qui ne m’a pas encore payé ? » devient une liste filtrée, pas un travail d’archéologie dans la boîte mail.
Astuces qui font gagner du temps
Descriptions précises. « Consulting » est un terme générique. « Audit de performance du site web et recommandations d’optimisation » est une ligne de facture.
Numéros de référence. Ajoutez codes projet, numéros de commande ou références client sur chaque facture. Facilite la correspondance côté comptabilité client.
Conditions de paiement claires. « Payable à réception » est plus clair que « Net 30 » pour beaucoup de clients. Adaptez-vous à leur norme comptable si possible.
Relances systématiques. Un rappel poli au jour 35 récupère la plupart des retardataires sans froisser. Programmez-le.
Revue trimestrielle du modèle. Mettez à jour contacts, coordonnées bancaires, branding, conditions de paiement. Rattrapez les dérives.
Archivez tout. Timesheet stocke automatiquement les factures. Gardez une sauvegarde supplémentaire pour la comptabilité (la plupart des juridictions exigent 6 à 10 ans).
Questions fréquentes
Puis-je modifier une facture après envoi ?
Non. Émettez une note de crédit et une nouvelle facture. Modifier une facture envoyée casse la traçabilité.
Comment gérer les devises différentes ?
La devise vient des paramètres de votre compte et s’applique aux documents. Les factures électroniques ont leur propre champ devise pour les exigences transfrontalières.
Puis-je ajouter des éléments non liés au temps ?
Les lignes proviennent des tâches et frais suivis. Pour un forfait fixe comme des matériaux ou un forfait, enregistrez-le en frais et incluez-le dans la facture.
Les clients ont-ils besoin d’un compte Timesheet pour voir les factures ?
Non. Les factures sont des PDF standards. Tout le monde peut les ouvrir.
Puis-je inclure des frais sur la facture ?
Oui. Les frais liés au même projet apparaissent en lignes, avec descriptions et montants. Voir Comment suivre les frais et joindre les justificatifs.
Résumé
Trois documents, une source unique :
- Factures pour facturer les clients
- Feuilles de temps pour la paie et les RH
- Rapports d’intervention pour la validation sur le terrain
Configurez le profil entreprise une fois. Générez des documents illimités à partir du temps suivi. L’essai du plan Pro dure 30 jours, sans carte bancaire ; vous pouvez produire de vraies factures pendant l’essai et ne vous engager qu’après avoir testé le workflow.
Où aller ensuite
- Exporter vers Excel pour des rapports personnalisés ou transmettre à votre comptable
- Synchroniser avec QuickBooks pour l’intégration comptable
- Facturer les clients avec des tarifs personnalisés pour que les factures soient justes dès la première fois
Faites-vous payer pour les heures déjà suivies
Essai Pro 30 jours, sans carte bancaire. Générez votre première facture dès aujourd’hui.