La plupart des freelances et des consultants qui facturent leurs clients n’ont pas un tarif horaire unique. Ils ont un tarif de base qui varie selon le client, le type de travail, l’heure de la journée, l’urgence, et le contrat signé il y a deux trimestres et à moitié oublié. Essayer de faire ces calculs mentalement au moment de la facture est la cause des dérives tarifaires et des revenus laissés de côté.
Timesheet vous permet d’intégrer la logique tarifaire dans le projet une fois pour toutes, puis de l’oublier. Chaque tâche suivie porte les bons revenus. Ce billet détaille les quatre leviers : tarifs par projet, multiplicateurs Facteur, ajustements Supplément/h, et les statuts facturable, facturé et payé.
Tout cela est disponible dans le plan Basic gratuit.
Tarifs horaires par projet
Chaque projet a son propre tarif. C’est la base. Quand une tâche démarre dans ce projet, le tarif est déjà appliqué.
Configuration
- Ouvrez le projet
- Ouvrez les paramètres du projet
- Trouvez Tarif horaire
- Saisissez le tarif
- Enregistrez
Dès lors, chaque saisie dans ce projet calcule les revenus comme heures × tarif.
Pourquoi les tarifs au niveau projet sont le bon choix par défaut
- Le client A paie 100 € de l’heure pour du conseil
- Le client B paie 75 € pour du développement facturé à l’heure
- Les projets internes ne sont pas facturés
Associer le tarif au projet évite d’y penser à nouveau. Le tarif suit le travail.
Où les revenus apparaissent
Une fois les tarifs définis, les revenus calculés apparaissent dans :
- La vue détail de la tâche
- Les synthèses journalières et hebdomadaires
- Les statistiques et rapports
- Les exports CSV et Excel
Facteur : multiplicateurs en pourcentage
Le Facteur multiplie le tarif de base pour une saisie spécifique. Utile pour le temps et demi, double temps, blocs à tarif réduit, travail premium.
| Tarif de base | Facteur | Tarif effectif |
|---|---|---|
| 100 €/h | 1,0 | 100 €/h |
| 100 €/h | 1,5 | 150 €/h |
| 100 €/h | 2,0 | 200 €/h |
| 100 €/h | 0,5 | 50 €/h |
Configuration
Le Facteur est défini sur un tarif nommé, que vous créez une fois et réutilisez :
- Ouvrez Tarifs et créez un tarif (ex. « Heures supplémentaires »)
- Réglez son Facteur sur le multiplicateur (ex. 1,5)
- Ouvrez la tâche et choisissez ce tarif dans le champ tarif
- Enregistrez
Les revenus deviennent heures × tarif × facteur.
Où le Facteur est utile
Facturation des heures supplémentaires
- Heures normales : facteur 1,0
- Après 8 heures : facteur 1,5
- Week-ends : facteur 2,0
Variations négociées de tarifs
- Standard : facteur 1,0
- Bloc à tarif réduit : facteur 0,8
- Travail urgent : facteur 1,25
Tarification par type de travail dans un même projet
- Design : facteur 1,0
- Développement : facteur 1,2
- Support d’urgence : facteur 2,0
Supplément/h : ajustements fixes par heure
Quand l’ajustement n’est pas un pourcentage mais un montant fixe par heure, c’est le Supplément/h.
| Tarif de base | Supplément/h | Tarif effectif |
|---|---|---|
| 100 €/h | +0 € | 100 €/h |
| 100 €/h | +25 € | 125 €/h |
| 100 €/h | +50 € | 150 €/h |
| 100 €/h | -10 € | 90 €/h |
Configuration
Le Supplément/h est le second champ d’un tarif nommé :
- Ouvrez Tarifs et créez un tarif (ex. « Frais d’outil »)
- Réglez son Supplément/h sur le montant fixe (positif ou négatif)
- Ouvrez la tâche et choisissez ce tarif
- Enregistrez
Les revenus deviennent heures × (tarif + supplément/h).
Facteur vs Supplément/h : quand utiliser lequel
| Scénario | Facteur | Supplément/h |
|---|---|---|
| Heures supplémentaires en % | ✓ | |
| Prime forfaitaire pour compétences spéciales | ✓ | |
| Remise en % | ✓ | |
| Frais d’outil ou équipement par heure | ✓ | |
| Double temps | ✓ | |
| Indemnité de déplacement par heure | ✓ |
Les deux ensemble
Un même tarif peut porter à la fois un facteur et un supplément. La formule est heures × (tarif × facteur + supplément/h).
Exemple :
- Tarif de base : 100 €/h
- Facteur : 1,5 (heures supplémentaires)
- Supplément/h : 20 € (frais d’outil)
- Tarif horaire : 100 × 1,5 + 20 = 170 €
- Pour 3 heures : 510 €
Facturable vs non facturable
Toutes les saisies ne doivent pas forcément apparaître sur une facture client. Chaque saisie peut être marquée facturable ou non facturable.
Définir le statut
- Facturable : inclus dans le calcul des revenus et les factures
- Non facturable : suivi pour vos archives mais exclu de la facturation
Par défaut au niveau projet
Définissez la valeur par défaut sur le projet pour que les nouvelles saisies l’héritent :
- Ouvrez les paramètres du projet
- Trouvez Facturable par défaut
- Choisissez Oui ou Non
- Les nouvelles saisies héritent ; vous pouvez modifier au cas par cas
Ce qui est généralement non facturable
- Réunions internes
- Formation et apprentissage
- Administration et gestion des emails
- Travail pro bono
- Retouches non suivies sur forfait
- Temps de déplacement (sauf facturation séparée)
Suivre le temps non facturable reste important. C’est la seule façon de voir votre taux effectif réel.
Statuts facturé et payé
Après facturable vient le cycle de vie : facturé puis payé.
Les trois états
- Facturable : prêt à facturer
- Facturé : sur une facture envoyée
- Payé : paiement reçu
Marquer comme facturé
Après envoi de la facture :
- Filtrez les saisies par projet et période
- Sélectionnez les saisies facturées
- Marquez-les Facturées
Marquer comme payé
À réception du paiement :
- Filtrez par Facturé
- Trouvez les saisies correspondant à la facture
- Marquez-les Payées
Filtres de statut utiles
- Tous les facturables pour la prochaine facture
- Tous les facturés encore impayés, vos créances
- Payés par période, pour votre comptable
Deux workflows de facturation réalistes
Facturation hebdomadaire client
- Filtrez les saisies par projet et semaine passée
- Vérifiez notes manquantes, mauvais tarifs, mauvais facteurs
- Générez la facture PDF (plan Pro ; essai gratuit 30 jours, sans carte bancaire), ou exportez en CSV et traitez avec votre outil de facturation
- Marquez les saisies incluses Facturées
Facturation en fin de projet
- Filtrez toutes les saisies du projet
- Vérifiez la répartition facturable/non facturable
- Confirmez Facteur et Supplément/h sur les saisies spéciales
- Générez la facture finale
- Archivez le projet (ou conservez-le pour travaux récurrents)
Astuces pour économiser de l’argent
Définissez les tarifs à la création du projet, pas au moment de la facture. Les calculs rétroactifs sont source de fuites.
Décidez une fois vos règles de Facteur et notez-les. « Après 18h → 1,25. Week-ends → 1,5. Urgence même jour → 1,5. » Sinon chaque décision Facteur devient une négociation avec vous-même.
Relisez les saisies avant facturation. Cinq minutes suffisent à détecter les saisies sans tarif, le statut facturable mal attribué, le minuteur de 30 minutes qui fait en réalité 3 heures.
Suivez aussi le non facturable. Vous ne pouvez pas augmenter votre taux effectif si vous ne voyez pas le poids de l’administratif.
Communiquez les changements de tarifs en créant un nouveau projet, ou au moins une transition clairement datée. La traçabilité vaut les quelques minutes investies.
Résumé
Les quatre leviers :
- Tarifs par projet : la base, heures × tarif
- Facteur : ajustements en pourcentage, surtout pour heures supplémentaires et remises
- Supplément/h : ajustements fixes par heure, surtout pour outils et déplacements
- Facturable / Facturé / Payé : le cycle de vie du travail à la facture réglée
Tout cela dans le plan Basic gratuit. Bien configuré, la facturation cesse d’être un casse-tête mathématique.
Où aller ensuite
- Générez des factures PDF à partir des saisies (plan Pro, essai 30 jours)
- Exportez vers Excel ou CSV si vous facturez via un autre outil
- Lisez le rapport statistique pour identifier les clients les plus rentables