Un projet ne se résume rarement qu’aux heures. C’est les heures plus le billet de train pour le client, plus l’encre d’imprimante pour l’atelier, plus la part de l’abonnement Adobe ce mois-ci, plus le déjeuner dont vous ne voulez pas discuter au moment de la facture. Un suivi du temps qui ignore tout cela n’est qu’un système à moitié complet.
Timesheet enregistre les dépenses sur les mêmes projets et tâches où vous saisissez vos heures, avec photos des justificatifs attachées. Un seul rapport final affiche les deux chiffres côte à côte. Le suivi des dépenses est disponible sur tous les plans, y compris le Basic gratuit ; sur Plus et Pro, les images des justificatifs sont synchronisées dans le cloud.
Pourquoi suivre les dépenses là où vous suivez le temps
Une vue complète par projet. Heures et coûts réunis dans une même interface, pas deux systèmes à recouper en fin de mois.
Moins de gestion papier. Photographiez le justificatif à la caisse, joignez-le à la tâche, jetez le papier ou archivez-le. L’image devient la source de vérité.
De meilleures devis la prochaine fois. Les coûts historiques par type de projet vous donnent une réalité sur vos devis (ce n’est jamais que la main-d’œuvre).
Une piste d’audit fiable. Images des justificatifs, contexte de la tâche, dates, montants. C’est ce que veut un comptable ou un contrôleur fiscal.
Ajouter une dépense à une tâche
La saisie basique
- Ouvrez une tâche existante ou créez-en une
- Trouvez la section Dépenses
- Appuyez sur Ajouter une dépense
- Saisissez :
- Description : à quoi correspond la dépense
- Montant : combien
- Enregistrez
Des descriptions qui tiennent six mois
Les descriptions vagues deviennent des mystères insolubles à la fin du trimestre.
Trop vague :
- « Fournitures »
- « Déplacements »
- « Logiciel »
Mieux :
- « Encre d’imprimante pour présentation client A »
- « Billet de train Munich, rendez-vous client 12 déc. »
- « Adobe Creative Cloud, abonnement décembre »
Quand enregistrer chaque dépense
- Le jour même, idéalement dans les minutes qui suivent le paiement
- Sur la tâche où le travail a eu lieu
- Ou sur une tâche dédiée aux dépenses uniquement (« Déplacements décembre », « Frais de mise en place projet ») si le coût n’est pas lié à une session de travail précise
Joindre des photos de justificatifs
Pourquoi vous voulez l’image
- Exigences de facturation client
- Documentation fiscale
- Validation interne des dépenses
- Le justificatif papier s’efface. L’image, non.
Comment joindre
- Ouvrez la dépense
- Appuyez sur Joindre un justificatif (ou Ajouter une photo)
- Soit :
- Prenez une photo avec l’appareil photo
- Choisissez dans la bibliothèque de photos
- Téléchargez un fichier (web)
- L’image est maintenant liée à la dépense
Une capture qui fait gagner du temps
- Éclairez bien. Un justificatif à l’ombre est difficile à lire, pour vous comme pour votre comptable.
- Prenez-le de face. Les justificatifs inclinés perdent des informations.
- Capturez tout. Date, vendeur, montant, lignes détaillées.
- Faites-le tout de suite. Le papier s’efface, se froisse, finit dans la lessive.
Inclure les dépenses dans les rapports
Export Excel et CSV
Dans la configuration d’export, activez les champs de dépense :
- Description de la dépense
- Montant de la dépense
- Date
- Tâche et projet liés
L’export inclut alors une ligne par dépense à côté des saisies de temps. Vous pouvez construire un tableau croisé dynamique ou une vue adaptée au comptable. L’export est disponible sur tous les plans, y compris le Basic gratuit.
Statistiques
Les totaux des dépenses apparaissent là où vous en avez besoin :
- Total des dépenses pour la période sélectionnée dans la vue statistiques
- Totaux des dépenses payées versus non payées, pour ne pas oublier les remboursements
- Total des dépenses par projet sur la page détail du projet
Rapports prêts pour le client
La génération de documents PDF (plan Pro, essai gratuit 30 jours, sans carte bancaire) peut inclure :
- Les saisies de temps avec durées et taux
- Les dépenses avec descriptions et montants
- Un total combiné pour la facture
Ce qui est généralement suivi
Matériel de projet. Fournitures, consommables, équipements, licences logicielles affectés à un projet.
Déplacements. Vols, trains, taxis, parking, hébergement, repas hors base.
Frais client. Repas d’affaires, location de salle, supports de présentation.
Abonnements affectés à un projet. Logiciels au prorata, frais de service, coûts de plateforme.
Divers. Expédition, impression, photocopie, communication spécifique au projet.
Trois workflows concrets
Freelance
- Payez pendant le travail, photographiez le justificatif à la caisse
- Ajoutez la dépense à la bonne tâche dans Timesheet
- Intégrez-la dans la facture client via la génération PDF, ou via export Excel vers votre outil de facturation
- Marquez comme facturée lors de l’envoi
- Marquez comme payée à la réception du paiement
Remboursement salarié
- Payez le coût
- Photographiez le justificatif
- Ajoutez la dépense à une tâche ; utilisez un tag cohérent pour les remboursables
- Exportez le rapport de dépenses en fin de mois
- Soumettez-le à la comptabilité, suivez le remboursement
Revue par le chef de projet
- Vendredi : vérifiez les dépenses de l’équipe par rapport au budget
- Questionnez tout ce qui semble anormal
- Intégrez dans le rapport de coûts du projet
- Facturez au client selon l’accord
Astuces pour éviter les soucis
Créez quelques tâches dédiées aux dépenses pour les catégories récurrentes (« Abonnements mensuels », « Déplacements T1 »). Regrouper les sommes y est acceptable quand aucun travail précis ne justifie la dépense.
Élaborez une convention de description. « Déplacements : train Munich, client A ». Le premier mot comme catégorie, puis les détails. Votre futur vous remerciera.
Saisissez le même jour. Une fois par semaine est acceptable. Une fois par mois, c’est la recette pour des oublis et des justificatifs perdus.
Séparez rigoureusement professionnel et personnel. Le mélange complique les audits et rend les rapports inutilisables.
Rapprochement mensuel, 30 minutes. Ouvrez le rapport de dépenses, ouvrez le relevé bancaire, comparez. Repérez les oublis tant que le contexte est frais.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter une dépense sans saisir de temps ?
Oui. Créez une tâche avec une durée minimale ou nulle, puis ajoutez la dépense. Ou ajoutez-la à une tâche existante.
Les images des justificatifs sont-elles sauvegardées ?
Sur Plus et Pro, les images sont synchronisées dans le cloud et sauvegardées. Sur Basic, elles restent sur l’appareil.
Les coéquipiers voient-ils les dépenses des autres ?
Cela dépend des permissions d’équipe sur les plans Pro. Les managers voient celles de l’équipe ; les membres voient généralement seulement les leurs.
Comment les dépenses apparaissent-elles sur les factures ?
Sur le plan Pro, la génération PDF peut inclure les dépenses en lignes, avec descriptions et montants.
Puis-je exporter les dépenses sans les saisies de temps ?
Oui. Utilisez les filtres d’export pour produire un rapport uniquement des dépenses.
Résumé
La méthode qui fonctionne :
- Ajoutez les dépenses aux tâches, comme vous ajoutez du temps
- Décrivez chaque dépense clairement, avec catégorie et contexte
- Joignez la photo du justificatif immédiatement
- Exportez ou facturez avec temps et dépenses dans un même rapport
- Rapprochez mensuellement avec relevés bancaires ou cartes
Le système reste simple. Les justificatifs ne finissent plus dans les poches de veste. Les totaux projet cessent d’être à moitié vrais.
Où aller ensuite
- Documenter les kilomètres et déplacements pour le remboursement au kilomètre
- Exporter vers Excel ou CSV avec colonnes de dépenses incluses
- Générer des factures PDF combinant heures et dépenses sur un même document