Pour toute personne qui conduit entre des chantiers, des rendez-vous clients ou des interventions, la question en fin d’année est toujours la même : avez-vous tenu un registre de kilométrage que l’administration fiscale acceptera ? « J’ai beaucoup conduit pour le travail » n’est pas une réponse. Une liste de dates, lieux de départ et d’arrivée, objet du déplacement, kilomètres, et idéalement relevés de compteur, l’est.
Timesheet capture le kilométrage comme un type d’entrée dédié, en parallèle de votre suivi du temps. Exportez-le avec un taux au kilomètre ou à la mile et vous obtenez le montant du remboursement ou le total déductible fiscalement, sans reconstruire l’année à partir des justificatifs. Les entrées kilométrage sont disponibles sur tous les plans, y compris le Basic gratuit.
Pourquoi s’en soucier
Déductions fiscales. La plupart des juridictions autorisent une déduction au kilomètre (ou à la mile) pour les déplacements professionnels. Elles attendent aussi des enregistrements contemporains.
Facturation client. Certains contrats incluent le temps de déplacement et le kilométrage. Perdez le registre, perdez le remboursement.
Remboursement des frais professionnels. Le kilométrage documenté est ce que la comptabilité rembourse.
Coût réel du projet. Le déplacement se cache souvent dans des coûts invisibles. Un projet qui semblait rentable sur les heures peut être à l’équilibre quand on comptabilise honnêtement la conduite.
Créer une entrée kilométrage
Le kilométrage dans Timesheet est un type de tâche à part. Cela le distingue des entrées de travail classiques dans les rapports et exports.
Configuration
- Créez une nouvelle tâche
- Choisissez Kilométrage comme type de tâche
- Remplissez :
- Projet (client ou chantier concerné par le déplacement)
- Description (objet du déplacement)
- Date
- Ajoutez les données de kilométrage (voir options ci-dessous)
- Enregistrez
Deux façons d’enregistrer la distance
Option 1 : Distance entre points. Juste les kilomètres (ou miles) parcourus. Idéal quand vous connaissez l’itinéraire via une carte ou GPS.
- Lieu de départ
- Lieu d’arrivée
- Distance totale
Option 2 : Relevés de compteur. Idéal pour une conformité fiscale stricte.
- Relevé au départ
- Relevé à l’arrivée
- La différence devient la distance enregistrée
Choisissez une méthode et tenez-vous-y toute l’année. Mélanger les méthodes suscite des questions dont vous ne voulez pas répondre deux fois.
Temps de déplacement vs kilométrage
Le temps de déplacement et le kilométrage sont deux données différentes. Les deux peuvent être suivis, séparément ou ensemble.
Ensemble
- Créez l’entrée kilométrage
- Indiquez les heures de début et de fin du trajet
- Ajoutez la distance
- L’entrée contient les deux : temps passé et distance parcourue
Utile quand le temps de déplacement est facturable.
Séparément
- Une tâche classique pour le temps de déplacement (pour qu’il apparaisse en heures)
- Une entrée kilométrage pour la distance (pour qu’elle apparaisse en kilomètres)
- Même date, même projet ; liez-les dans la description si besoin
Capturer l’itinéraire et l’objet
Que noter
- De : point de départ (bureau, domicile, site client précédent)
- À : destination
- Objet : raison du déplacement (réunion, intervention, livraison, visite de chantier)
Pourquoi c’est important ensuite
Défense en cas de contrôle, validation des frais, optimisation des itinéraires, planification des déplacements futurs. « Réunion chez Acme » est le minimum. « Revue trimestrielle au siège Acme » est la version qui tient trois ans plus tard.
Calcul du remboursement
Timesheet enregistre le kilométrage brut. Le calcul du coût se fait à l’export, via un champ personnalisé avec le taux que vous appliquez.
Champ d’export personnalisé
Dans la configuration d’export, ajoutez un champ calculé :
= {DISTANCE} * 0.30Cela multiplie la distance enregistrée par 0,30 EUR, le taux standard allemand pour les déplacements professionnels (Kilometerpauschale / Reisekostenpauschale). Adaptez le multiplicateur selon votre pays ou votre accord client.
Taux courants
- Allemagne (Reisekostenpauschale / Kilometerpauschale) : 0,30 EUR par kilomètre pour les déplacements professionnels, appliqué à la distance totale parcourue (aller-retour éligible). L’indemnité de trajet domicile-travail (Entfernungspauschale) est distincte : 0,30 EUR par kilomètre pour les 20 premiers km, puis 0,38 EUR à partir du 21e km (0,38 EUR dès le 1er km à partir de 2026), en ne comptant que la distance aller.
- États-Unis (IRS, taux 2024) : 0,67 $ par mile
- Royaume-Uni (HMRC AMAP) : 0,45 GBP par mile pour les 10 000 premiers miles, 0,25 GBP par mile au-delà
Vérifiez toujours le taux en vigueur pour l’année avant de déclarer ; ils évoluent.
Construire un rapport kilométrage
- Ouvrez Export
- Filtrez par type de tâche kilométrage, ou par un tag si vous taguez les entrées kilométrage
- Ajoutez le champ personnalisé pour le calcul du coût
- Sélectionnez la période
- Exportez en Excel ou CSV
L’export contient : date, départ, arrivée, objet, distance, coût calculé.
Ce que veut l’administration fiscale
Les exigences varient selon les pays. Leur intersection commune :
Toujours inclure
- Date
- Lieu de départ et d’arrivée
- Objet professionnel
- Distance
- Association au projet ou client
IRS (États-Unis)
- Date, destination, objet professionnel, miles parcourus
- Total annuel
- Relevé compteur en début et fin d’année (utile)
HMRC (Royaume-Uni)
- Date, raison, départ, destination, miles
- Total cumulé
Finanzamt (Allemagne)
- Date, départ et arrivée, objet, kilomètres
- Relevé compteur recommandé ; un Fahrtenbuch avec des lacunes vaut moins qu’un complet
Aller-retour et journées à plusieurs arrêts
Aller-retour en une entrée. Bureau → client → bureau, en une seule entrée avec la distance totale. Rapide.
Aller-retour en deux entrées. Aller et retour séparés. Utile si les deux trajets concernent des projets différents, ou si un trajet est fiscalement traité différemment.
Journées à plusieurs arrêts. Deux options.
- Une entrée par tronçon : bureau → client A, client A → client B, client B → bureau. Plus précis.
- Une entrée pour la journée entière, avec tous les arrêts notés dans la description. Moins précis, mais pratique pour les techniciens de service avec 8 interventions par jour.
Le trajet domicile-bureau ne compte pas dans la plupart des systèmes fiscaux. Domicile → bureau n’est pas un déplacement professionnel ; bureau → client l’est.
Bonnes pratiques qui tiennent la route
Enregistrez le kilométrage le jour même. La mémoire s’efface vite, surtout pour les petits trajets qui s’accumulent.
Choisissez une méthode pour l’année. Distance ou relevé compteur, pas les deux.
Notez l’objet, pas seulement la destination. « Siège Acme, réunion renouvellement contrat » et pas juste « Acme ».
Conservez les justificatifs. Tickets de parking, péages, carburant. Attachez-les comme frais sur le même projet.
Contrôle mensuel. Ouvrez l’export, repérez les trous, complétez tant que vous pouvez encore reconstituer via le calendrier.
Trois scénarios réalistes
Consultant, journée à deux arrêts
Matin chez Client A, après-midi chez Client B, journée type pour consultants qui suivent leur temps.
- Entrée kilométrage : bureau → Client A (objet : revue contrat)
- Entrée kilométrage : Client A → Client B (objet : atelier)
- Entrée kilométrage : Client B → bureau (retour)
Chaque entrée taguée au bon projet. L’export totalise les kilomètres et le remboursement en fin de mois.
Technicien de terrain
Même jour, six interventions.
- Une entrée kilométrage pour la journée, listant tous les arrêts dans la description
- Relevé compteur au départ, relevé compteur à la fin
- L’export affiche le total kilométrique et le remboursement de la journée
Commercial sur secteur
Rythme hebdomadaire de visites régulières, typique pour équipes commerciales qui suivent leur temps sur la route.
- Une entrée kilométrage par déplacement, taguée au client concerné
- Objet clair noté sur chaque entrée (« point trimestriel, démonstration, conclusion de contrat »)
- Exclure le trajet domicile-bureau du registre
Résolution de problèmes
« J’ai oublié d’enregistrer un déplacement. »
Reconstituez via votre calendrier (où vous étiez), Google Maps Timeline (où était le téléphone), ou les tickets de carburant (où vous avez fait le plein). Ajoutez l’entrée à la bonne date.
« Qu’est-ce qui est déductible ? »
En cas de doute, consultez un expert-comptable. Gardez plus de documentation, pas moins. Séparez clairement déplacements professionnels et personnels.
« Mes enregistrements sont incohérents. »
Stoppez, choisissez une méthode (distance ou compteur), programmez un rappel à 17 h en semaine, et repartez à zéro. Les incohérences passées sont passées ; c’est le registre d’aujourd’hui que vous maîtrisez.
Résumé
Les éléments clés :
- Type de tâche kilométrage : une entrée dédiée aux déplacements
- Distance ou relevé compteur : choisissez une méthode pour l’année
- Itinéraire, objet, projet : les métadonnées qui tiennent en cas de contrôle
- Champ d’export personnalisé : taux au kilomètre × distance = remboursement
- Revue mensuelle : la seule façon d’éviter la reconstitution en fin d’année
Où aller ensuite
- Suivre les frais et attacher les justificatifs pour péages, parking et carburant
- Exporter en Excel ou CSV avec le taux au kilomètre intégré
- Générer des factures PDF combinant heures, frais et kilométrage