La plupart des tâches répétitives liées au suivi du temps ne concernent pas le suivi lui-même. Il s’agit de copier les saisies dans un tableau, créer le même projet dans trois outils, enregistrer les réunions du calendrier. L’intégration Zapier fait disparaître ce travail répétitif : les nouveaux éléments dans Timesheet déclenchent des actions dans d’autres outils, et les événements dans d’autres outils créent des saisies et des projets dans Timesheet.
L’application Timesheet pour Zapier est disponible dans le plan Pro, qui propose un essai gratuit de 30 jours (sans carte bancaire). Zapier propose lui-même un plan gratuit pour les Zaps simples ; les plans Zapier payants ajoutent les Zaps multi-étapes, des volumes plus élevés et les applications premium.
Qu’est-ce que Zapier
Zapier est une plateforme d’automatisation qui connecte des applications. Vous créez des « Zaps » : des flux de travail automatisés qui écoutent un événement dans une application (le déclencheur) et effectuent une action dans une autre (l’action).
Exemple simple : lorsqu’une saisie de temps est créée dans Timesheet, une ligne est ajoutée dans Google Sheets.
Comment se connecter
Créer un compte Zapier
- Ouvrez zapier.com
- Inscrivez-vous (le plan gratuit couvre les Zaps simples)
- Vérifiez votre email
Connecter Timesheet à Zapier
- Dans Zapier, recherchez « Timesheet » et ajoutez-le à un Zap
- Quand Zapier vous le demande, connectez-vous à votre compte Timesheet et autorisez l’accès
- C’est fait. Zapier réutilise cette connexion dans tous les futurs Zaps
Déclencheurs disponibles
Événements dans Timesheet qui peuvent lancer un Zap. Chacun se déclenche quand un nouvel élément est créé ; la page de l’application Timesheet sur Zapier affiche toujours la liste à jour. Dans Zapier, les saisies de temps s’appellent « tasks » (tâches), comme dans l’API Timesheet.
New Task
Se déclenche lorsqu’une nouvelle saisie de temps est créée.
Utilisations courantes :
- Enregistrer les saisies dans un tableau
- Notifier l’équipe sur Slack
- Créer un enregistrement dans Airtable ou Notion
New Project
Se déclenche lorsqu’un nouveau projet est ajouté.
Utilisations courantes :
- Créer un projet correspondant dans votre outil de gestion de projet
- Notifier l’équipe
- Ajouter le client dans votre CRM
New Tag, New Rate, New Team
Se déclenchent lorsqu’un tag, un taux de facturation ou une équipe est ajouté. Pratique pour garder les listes de référence de vos autres outils alignées sur Timesheet.
Les modifications d’éléments existants ne lancent pas de Zap. Si vous avez besoin des mises à jour ou des événements du minuteur, voir Webhooks plus bas.
Actions disponibles
Ce que Zapier peut faire dans Timesheet, déclenché depuis n’importe où.
Create Task
Ajouter une nouvelle saisie de temps. Elle nécessite un projet ainsi qu’une heure de début et de fin.
Déclenché par :
- Un nouvel événement dans un calendrier, avec son heure de début et de fin
- Une soumission de formulaire où quelqu’un indique les heures travaillées
- Un appel terminé dans votre système téléphonique, avec son début et sa fin
Create Project
Ajouter un projet.
Déclenché par :
- Un nouveau client dans votre CRM
- Un nouveau projet dans un outil de gestion de projet
- Un contrat signé dans DocuSign
Create Tag, Create Rate, Create Team
Ajouter des tags, des taux de facturation et des équipes, par exemple quand vous enregistrez un nouveau client ou un nouveau service dans un autre système.
Send Report
Envoyer un rapport Timesheet depuis un Zap, par exemple de façon planifiée.
Recherches : Find et Find or Create
Find Task, Find Project, Find Tag, Find Rate et Find Team recherchent un enregistrement existant. Chacune existe aussi en version Find or Create, qui réutilise l’enregistrement s’il existe et le crée sinon. Ainsi, un Zap ne crée jamais deux fois le même projet.
Créer votre premier Zap
Un bon point de départ : enregistrer chaque nouvelle saisie de temps dans un Google Sheet.
Étape 1 : Démarrer le Zap
- Dans Zapier, cliquez sur Create Zap
- Donnez-lui un nom (par exemple, « Timesheet vers journal Sheets »)
Étape 2 : Le déclencheur
- Recherchez Timesheet
- Choisissez New Task
- Connectez votre compte Timesheet (si ce n’est pas déjà fait)
- Testez le déclencheur pour récupérer des données d’exemple
Étape 3 : L’action
- Recherchez Google Sheets
- Choisissez Create Spreadsheet Row
- Connectez Google
- Sélectionnez le tableau et la feuille
- Mappez les champs, par exemple :
- Colonne A : Début
- Colonne B : Fin
- Colonne C : Projet
- Colonne D : Description
Étape 4 : Tester et activer
- Testez l’action
- Vérifiez que la ligne apparaît
- Activez le Zap
Vous avez maintenant un journal permanent de chaque saisie, accessible à votre comptable.
Recettes qui valent le coup
Timesheet + Slack
Annonce des nouveaux projets. Déclencheur : nouveau projet dans Timesheet. Action : publier le nom du projet dans un canal Slack.
Timesheet + Trello ou Asana
Des projets partout. Déclencheur : nouveau projet dans Timesheet. Action : créer un tableau Trello ou un projet Asana correspondant, pour que la planification commence dès que le projet existe.
Timesheet + Calendriers
Les réunions deviennent des saisies. Déclencheur : un nouvel événement dans Outlook ou un autre calendrier. Action : créer une saisie dans Timesheet avec le titre de l’événement comme description, ainsi que son heure de début et de fin. Pour Google Agenda, l’intégration native le fait dans les deux sens, sans Zapier.
Timesheet + Notion
Base de données projets. Déclencheur : nouveau projet dans Timesheet. Action : ajouter une page dans une base de données projets Notion avec des propriétés par défaut.
Timesheet + CRM
Affaire gagnée, projet prêt. Déclencheur : une affaire est gagnée dans votre CRM. Action : Find or Create Project dans Timesheet, pour que le projet existe une seule fois avant que quiconque y saisisse du temps.
Timesheet + Airtable
Base de données de suivi du temps. Déclencheur : nouvelle saisie de temps. Action : créer un enregistrement dans Airtable pour analyse ou reporting.
Zaps multi-étapes
Zapier permet d’enchaîner plusieurs actions sur un seul déclencheur. Utile quand un événement doit se répercuter dans plusieurs systèmes.
Exemple : workflow complet à la création d’une saisie
Déclencheur : saisie de temps créée dans Timesheet
Action 1 : ajouter une ligne dans Google Sheets
Action 2 : poster une notification dans le canal Slack de l’équipe
Action 3 : mettre à jour une tâche correspondante dans Asana
Les Zaps multi-étapes nécessitent un abonnement Zapier payant.
Filtres et chemins
Ajoutez des conditions pour brancher le flux :
Filtre. Ne continue que si le nom du projet contient « Client A ».
Chemin.
- Si la saisie est facturable, l’ajouter au tableau de facturation
- Sinon, l’enregistrer uniquement dans le tableau interne
Fonctionnalités avancées
Formatter
Le Formatter intégré de Zapier transforme les données à la volée :
- Convertir les formats de date et d’heure pour les systèmes en aval
- Extraire des codes projet depuis les noms
- Découper ou combiner des champs texte
Webhooks
Timesheet peut aussi envoyer ses propres webhooks, à configurer dans l’application web sous Intégrations > Webhooks. Ils couvrent plus d’événements que les déclencheurs Zapier, dont les éléments modifiés et les démarrages, arrêts, pauses et reprises du minuteur :
- Pointez un webhook vers Webhooks by Zapier (une application premium des plans Zapier payants) pour lancer un Zap à partir de ces événements
- Ou pointez-le vers votre propre service, qui reçoit la charge JSON
Délai
Ajoutez une étape d’attente :
- Attendre 1 heure après la création d’une saisie
- La rechercher à nouveau avec Find Task
- Puis enregistrer la version actuelle
Utile pour capturer l’état « stabilisé » des données plutôt que le premier jet.
Tester avant de lancer
- Testez chaque étape individuellement
- Vérifiez le mapping des champs
- Lancez avec des données d’exemple
- Confirmez que la destination reçoit ce que vous attendez
Après activation :
- Surveillez l’historique des Zaps pour les premiers déclenchements réels
- Vérifiez les erreurs dans l’historique des tâches Zapier
- Ajustez au besoin
Problèmes courants
- Données manquantes : champs obligatoires non mappés. Mappez-les.
- Mauvais format : dates au mauvais format ou avec les mauvais paramètres régionaux. Utilisez Formatter.
- Authentification expirée : réautorisez l’application concernée. Pour Timesheet, reconnectez-le dans Zapier et connectez-vous à nouveau.
Gérer plusieurs Zaps
Nommez-les clairement. « Timesheet vers journal Sheets (hebdo) » vaut mieux que « Zap 14 ».
Classez-les en dossiers. Zapier supporte les dossiers pour organiser. Profitez-en.
Documentez chaque Zap. Une description en une ligne dans le Zap aide votre futur vous et l’équipe.
Surveillez. Consultez l’historique des Zaps chaque semaine. Activez les notifications d’échec pour ne pas découvrir un Zap cassé après un mois sans données.
Regroupez quand c’est possible. Deux Zaps simples avec le même déclencheur devraient probablement être un Zap multi-étapes. (Nécessite un abonnement Zapier payant.)
Dépannage
Zap ne se déclenche pas
- La connexion Timesheet est-elle toujours active ?
- Un nouvel élément a-t-il été créé ? Les modifications d’éléments existants ne déclenchent pas de Zap
- Consultez l’historique des tâches du Zap pour les derniers déclenchements
Action échoue
- La connexion de l’application destination est-elle toujours autorisée ?
- Les champs obligatoires sont-ils remplis ? Create Task nécessite un projet ainsi qu’une heure de début et de fin
- Lisez le message d’erreur ; il indique généralement ce qui manque
Entrées en double
- Le Zap se déclenche-t-il plusieurs fois pour un même événement ?
- Utilisez Find or Create plutôt qu’une simple action de création
- Ajoutez un filtre pour ignorer les enregistrements déjà traités
Données mal mappées
- Ouvrez le mapping des champs de l’étape action
- Utilisez Formatter pour convertir types ou formats
- Testez avec plusieurs enregistrements d’exemple, pas un seul
Tarifs Zapier, en bref
Le plan gratuit de Zapier couvre les Zaps simples, avec un quota mensuel de tâches. Les plans payants ajoutent plus de tâches, les Zaps multi-étapes, les filtres et chemins, ainsi que les applications premium comme Webhooks by Zapier. Les limites évoluent avec le temps : consultez la page des tarifs de Zapier pour les chiffres actuels.
La plupart des utilisateurs Timesheet commencent gratuitement et passent au payant uniquement pour les workflows multi-étapes.
Résumé
L’intégration vous offre :
- Déclencheurs : nouvelles saisies de temps, projets, tags, taux et équipes
- Actions : créer des saisies de temps, projets, tags, taux et équipes, et envoyer des rapports
- Recherches : trouver des enregistrements, ou les créer s’ils n’existent pas
- Multi-étapes : enchaîner les actions entre services
- Portée : des milliers d’applications connectées
Commencez par un Zap simple. Construisez le second seulement quand vous en aurez vraiment besoin.
Où aller ensuite
- Synchroniser avec QuickBooks pour une intégration comptable directe sans passer par Zapier
- Exporter vers Excel pour des transferts ponctuels de données
- Générer des factures PDF quand vous souhaitez produire la facture directement depuis Timesheet
Connectez Timesheet au reste de votre stack
Plan Pro, essai de 30 jours, sans carte bancaire. Créez votre premier Zap dès aujourd’hui.