La plupart des tâches répétitives liées au suivi du temps ne concernent pas le suivi lui-même. Il s’agit de copier les saisies dans un tableau, publier des résumés quotidiens sur Slack, créer des cartes dans Trello à la fin d’une tâche, enregistrer les réunions du calendrier. L’intégration Zapier fait disparaître ce travail répétitif : les événements dans Timesheet déclenchent des actions dans d’autres outils, et les événements dans d’autres outils créent des saisies dans Timesheet.
L’application Timesheet pour Zapier est disponible dans le plan Pro, qui propose un essai gratuit de 30 jours (sans carte bancaire). Zapier propose lui-même un plan gratuit ; un abonnement payant est nécessaire uniquement pour les automatisations multi-étapes ou à volume élevé.
Qu’est-ce que Zapier
Zapier est une plateforme d’automatisation qui connecte des applications. Vous créez des « Zaps » : des flux de travail automatisés qui écoutent un événement dans une application (le déclencheur) et effectuent une action dans une autre (l’action).
Exemple simple : Lorsqu’une saisie de temps est créée dans Timesheet → ajouter une ligne dans Google Sheets.
Comment se connecter
Créer un compte Zapier
- Ouvrez zapier.com
- Inscrivez-vous (le plan gratuit couvre les Zaps simples à une étape)
- Vérifiez votre email
Connecter Timesheet à Zapier
- Dans l’application web Timesheet, ouvrez Intégrations → Clés API et créez une clé. Elle est affichée une seule fois, copiez-la immédiatement
- Dans Zapier, recherchez « Timesheet » et ajoutez-le à un Zap
- Quand Zapier vous demande de vous connecter à Timesheet, collez la clé API
- C’est fait. Zapier réutilise cette connexion dans tous les futurs Zaps
Déclencheurs disponibles
Événements dans Timesheet qui peuvent lancer un Zap. L’application Timesheet sur Zapier est en bêta, donc la liste exacte peut évoluer ; la page de l’application Zapier affiche toujours la liste à jour.
Nouvelle saisie de temps
Se déclenche lorsqu’une nouvelle tâche ou saisie de temps est créée.
Utilisations courantes :
- Enregistrer les saisies dans un tableau
- Notifier l’équipe sur Slack
- Créer une tâche dans un outil de gestion de projet
Projet créé
Se déclenche lorsqu’un nouveau projet est ajouté.
Utilisations courantes :
- Créer un projet correspondant dans votre outil de gestion de projet
- Notifier l’équipe
- Ajouter une opportunité dans un CRM
Saisie de temps mise à jour
Se déclenche lorsqu’une saisie existante est modifiée, y compris lorsqu’elle est marquée facturée ou payée.
Utilisations courantes :
- Mettre à jour un tableau de bord de suivi des factures
- Avertir quelqu’un quand le travail est facturé
- Synchroniser un journal externe avec les corrections
Minuteur démarré ou arrêté
Se déclenche lorsque l’état du minuteur change (démarrer, arrêter, pause, reprise).
Utilisations courantes :
- Mettre à jour la présence Slack
- Déclencher une automatisation de mode concentration
- Enregistrer les sessions de travail dans un journal personnel
Il existe aussi des déclencheurs pour les projets mis à jour et pour les tags, tarifs, tâches et équipes créés ou modifiés.
Actions disponibles
Ce que Zapier peut faire dans Timesheet via l’API, déclenché depuis n’importe où. Comme pour les déclencheurs, la liste exacte dans l’application bêta peut évoluer ; la page Zapier affiche la liste actuelle.
Créer une saisie de temps
Ajouter une nouvelle saisie.
Déclenché par :
- La fin d’un événement de calendrier
- La fin d’une tâche dans votre outil de gestion de projet
- La réception d’un email à enregistrer comme communication facturable
Mettre à jour une saisie de temps
Modifier une saisie existante.
Déclenché par :
- Changements de statut dans un outil de gestion de projet
- Approbations dans un système de workflow
- Déclenchements manuels depuis un formulaire
Créer un projet
Ajouter un projet.
Déclenché par :
- Un nouveau client dans votre CRM
- Un nouveau projet dans un outil de gestion de projet
- Un contrat signé dans DocuSign
Créer une dépense
Ajouter une dépense à une tâche.
Déclenché par :
- Un reçu scanné via une application OCR
- Un achat confirmé dans votre outil comptable
- Une transaction par carte bancaire associée à un projet
Créer votre premier Zap
Un bon point de départ : enregistrer chaque nouvelle saisie de temps dans un Google Sheet.
Étape 1 : Démarrer le Zap
- Dans Zapier, cliquez sur Create Zap
- Donnez-lui un nom (par exemple, « Timesheet → Journal Sheets »)
Étape 2 : Le déclencheur
- Recherchez Timesheet
- Choisissez New Time Entry
- Connectez votre compte Timesheet (si ce n’est pas déjà fait)
- Testez le déclencheur pour récupérer des données d’exemple
Étape 3 : L’action
- Recherchez Google Sheets
- Choisissez Create Spreadsheet Row
- Connectez Google
- Sélectionnez le tableau et la feuille
- Mappez les champs :
- Colonne A : Date
- Colonne B : Projet
- Colonne C : Description
- Colonne D : Durée
Étape 4 : Tester et activer
- Testez l’action
- Vérifiez que la ligne apparaît
- Activez le Zap
Vous avez maintenant un journal permanent de chaque saisie, accessible à votre comptable.
Recettes qui valent le coup
Timesheet + Slack
Résumé quotidien. Déclencheur : planification (tous les jours à 17h00). Action : publier les heures du jour dans un canal Slack.
Mode concentration. Déclencheur : minuteur démarré dans Timesheet. Action : mettre à jour le statut Slack en « Concentration sur [nom du projet] ».
Timesheet + Trello ou Asana
Auto-complétion. Déclencheur : saisie de temps terminée dans Timesheet pour une tâche taguée. Action : déplacer la carte Trello correspondante vers Terminé.
Timesheet + Google Calendar
Les réunions deviennent des saisies. Déclencheur : fin d’un événement de calendrier. Action : créer une saisie dans Timesheet avec le titre, les participants et la durée de l’événement.
Timesheet + Notion
Base de données projets. Déclencheur : nouveau projet dans Timesheet. Action : ajouter une page dans une base de données projets Notion avec des propriétés par défaut.
Timesheet + Email
Rapport hebdomadaire. Déclencheur : planification (vendredi à 16h00). Action : envoyer un email avec les heures de la semaine par projet à votre équipe ou à vous-même.
Timesheet + Airtable
Base de données de suivi du temps. Déclencheur : nouvelle saisie de temps. Action : créer un enregistrement dans Airtable pour analyse ou reporting.
Zaps multi-étapes
Zapier permet d’enchaîner plusieurs actions sur un seul déclencheur. Utile quand un événement doit se répercuter dans plusieurs systèmes.
Exemple : workflow complet à la création d’une saisie
Déclencheur : saisie de temps créée dans Timesheet
Action 1 : ajouter une ligne dans Google Sheets
Action 2 : poster une notification dans le canal Slack de l’équipe
Action 3 : mettre à jour une tâche correspondante dans Asana
Les Zaps multi-étapes nécessitent un abonnement Zapier payant.
Filtres et chemins
Ajoutez des conditions pour brancher le flux :
Filtre. Ne déclenche que si le nom du projet contient « Client A ».
Chemin.
- Si durée > 4 heures → notifier le manager
- Si durée < 1 heure → enregistrer uniquement dans le tableau
Fonctionnalités avancées
Formatter
Le Formatter intégré de Zapier transforme les données à la volée :
- Convertir les formats de durée (secondes en HH:MM)
- Extraire des codes projet depuis les noms
- Formater les dates pour les systèmes en aval
Webhooks
Pour les services personnalisés non encore sur Zapier :
- Timesheet envoie un webhook sur certains événements
- Votre service reçoit la charge JSON
- Vous construisez l’intégration en code
Délai
Ajoutez une étape d’attente :
- Attendre 1 heure après une saisie
- Vérifier si la saisie a été modifiée
- Puis enregistrer la version finale
Utile pour capturer l’état « stabilisé » des données plutôt que chaque modification intermédiaire.
Tester avant de lancer
- Testez chaque étape individuellement
- Vérifiez le mapping des champs
- Lancez avec des données d’exemple
- Confirmez que la destination reçoit ce que vous attendez
Après activation :
- Surveillez l’historique des Zaps pour les premiers déclenchements réels
- Vérifiez les erreurs dans l’historique des tâches Zapier
- Ajustez au besoin
Problèmes courants
- Données manquantes : champs obligatoires non mappés. Mappez-les.
- Mauvais format : durées en secondes au lieu de minutes, dates au mauvais format. Utilisez Formatter.
- Authentification expirée : réautorisez l’application concernée. Pour Timesheet, créez une nouvelle clé API dans Intégrations → Clés API et reconnectez.
Gérer plusieurs Zaps
Nommez-les clairement. « Timesheet → Journal Sheets (hebdo) » vaut mieux que « Zap 14 ».
Classez-les en dossiers. Zapier supporte les dossiers pour organiser. Profitez-en.
Documentez chaque Zap. Une description en une ligne dans le Zap aide votre futur vous et l’équipe.
Surveillez. Consultez l’historique des Zaps chaque semaine. Activez les notifications d’échec pour ne pas découvrir un Zap cassé après un mois sans données.
Regroupez quand c’est possible. Deux Zaps simples avec le même déclencheur devraient probablement être un Zap multi-étapes. (Nécessite un abonnement Zapier payant.)
Dépannage
Zap ne se déclenche pas
- La connexion Timesheet est-elle toujours active ?
- L’événement dans Timesheet correspond-il aux critères du déclencheur ?
- Consultez l’historique des tâches du Zap pour les derniers déclenchements
Action échoue
- La connexion de l’application destination est-elle toujours autorisée ?
- Les champs obligatoires sont-ils remplis ?
- Lisez le message d’erreur ; il indique généralement ce qui manque
Entrées en double
- Le Zap se déclenche-t-il plusieurs fois pour un même événement ?
- Ajoutez un filtre pour dédupliquer
- Utilisez la fonction de stockage Zapier si vous avez besoin de recherches entre événements
Données mal mappées
- Ouvrez le mapping des champs de l’étape action
- Utilisez Formatter pour convertir types ou formats
- Testez avec plusieurs enregistrements d’exemple, pas un seul
Tarifs Zapier, en bref
Gratuit : 5 Zaps, 100 tâches par mois, uniquement des Zaps simples. Suffisant pour deux ou trois automatisations simples.
Payant : plus de Zaps et de tâches, Zaps multi-étapes, filtres et chemins, applications premium. Rentable dès que vos automatisations deviennent vraiment indispensables.
La plupart des utilisateurs Timesheet commencent gratuitement et passent au payant uniquement pour les workflows multi-étapes.
Résumé
L’intégration vous offre :
- Déclencheurs : saisies de temps, projets, tags, tarifs, événements du minuteur
- Actions : créer ou mettre à jour saisies, projets, dépenses
- Multi-étapes : enchaîner les actions entre services
- Filtres et chemins : logique conditionnelle
- Portée : plus de 5 000 applications connectées
Commencez par un Zap simple. Construisez le second seulement quand vous en aurez vraiment besoin.
Où aller ensuite
- Synchroniser avec QuickBooks pour une intégration comptable directe sans passer par Zapier
- Exporter vers Excel pour des transferts ponctuels de données
- Générer des factures PDF quand vous souhaitez produire la facture directement depuis Timesheet
Connectez Timesheet au reste de votre stack
Plan Pro, essai de 30 jours, sans carte bancaire. Créez votre premier Zap dès aujourd’hui.