Google Calendar-integratie

Je agenda weet al waar je dag gebleven is. Koppel Google Calendar aan Timesheet en de vergaderingen in de agenda's die je kiest, worden urenregels, terwijl de tijd die je registreert in je agenda verschijnt. Zo vertellen ze allebei hetzelfde verhaal.

Hoe het werkt

Elk Timesheet-project wordt gekoppeld aan een van je Google-agenda's. Je kunt zoveel projecten koppelen als je wilt, bijvoorbeeld één agenda per klant.

Van Timesheet naar Google Calendar

• Elke afgeronde urenregel in een gekoppeld project wordt een afspraak in de bijbehorende agenda, met het project en de klant in de titel en de omschrijving van de urenregel als beschrijving van de afspraak
• Wijzigingen en verwijderingen gaan automatisch mee; een lopende timer verschijnt zodra je hem stopt
• Pas je een urenregel aan, dan blijven de gasten en herinneringen die je in Google aan de afspraak hebt toegevoegd altijd staan

Van Google Calendar naar Timesheet

• Afspraken in een gekoppelde agenda worden urenregels op het bijbehorende project, met de titel van de afspraak als omschrijving, plus de tijden en de locatie
• Terugkerende vergaderingen worden één urenregel per keer
• Wordt een afspraak in Google aangepast of verwijderd, dan volgt de urenregel, via pushmeldingen van Google
• De eerste synchronisatie importeert de afspraken van het afgelopen jaar

Voordat je begint

• Een Google-account met de agenda's die je wilt synchroniseren. Agenda's die met dat account gedeeld zijn, kun je ook koppelen; voor synchronisatie in twee richtingen heb je bewerkrechten op die agenda's nodig.
• Een Timesheet Pro-abonnement of hoger. Het zit ook in de proefperiode van 30 dagen. Bekijk de abonnementen en prijzen.

Zo koppel je het

Open in de webapp van Timesheet Integraties, kies Marktplaats verkennen en installeer Google Calendar. Klik op Verbinden, meld je aan bij Google en geef toegang. De koppeling verloopt via OAuth, dus Timesheet ziet je Google-wachtwoord nooit, en je kunt de verbinding op elk moment verbreken.

Koppel daarna op het tabblad Koppelingen je projecten aan agenda's en kies Sync Now voor de eerste import. Vanaf dan synchroniseren wijzigingen aan beide kanten vanzelf.

Kies je richting

De instelling Sync Direction biedt drie opties:

• bidirectional houdt urenregels en afspraken in beide richtingen gelijk.
• timesheet-to-google zet je geregistreerde tijd in de agenda en laat de eigen afspraken van de agenda met rust.
• google-to-timesheet maakt van afspraken in je agenda urenregels en zet je geregistreerde tijd nooit in de agenda.

Goed om te weten

• Elke afspraak in een gekoppelde agenda wordt geïmporteerd, ook afspraken voor de hele dag (als urenregels voor de hele dag) en afspraken in de toekomst. Koppel agenda's met werkafspraken en zet persoonlijke afspraken in een agenda die je niet koppelt.
• Bij synchronisatie in twee richtingen wordt de afspraak in Google ook aangepast of verwijderd als je een geïmporteerde urenregel aanpast of verwijdert.
• Verplaats je een urenregel naar een ander project, dan verhuist de afspraak niet mee naar de andere agenda.
• Verandert hetzelfde item aan beide kanten, dan wint de nieuwste wijziging.
• Geïmporteerde urenregels krijgen het project, de tijden, de titel en de locatie mee. Declarabele status, tags en tarieven stel je in Timesheet in.
• Eén verbinding gebruikt één Google-account. De leestoegang van Google geldt voor de agenda's van dat account, maar alleen de agenda's die je koppelt, worden gesynchroniseerd.

De volledige instelstappen en hulp bij problemen staan in de documentatie over Google Calendar.