Timesheet geïntegreerd met Microsoft 365

Timesheet koppelt met de Microsoft 365-apps waarmee je al werkt, te beginnen met Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook

Je agenda weet al waar je dag gebleven is. Koppel Microsoft Outlook aan Timesheet en de vergaderingen in de agenda's die je kiest, worden urenregels, terwijl de tijd die je registreert in je agenda verschijnt. Zo vertellen ze allebei hetzelfde verhaal.

Hoe het werkt

Elk Timesheet-project wordt gekoppeld aan een van je Outlook-agenda's. Je kunt zoveel projecten koppelen als je wilt, bijvoorbeeld één agenda per klant.

Van Timesheet naar Outlook

• Elke afgeronde urenregel in een gekoppeld project wordt een afspraak in de bijbehorende agenda, met het project en de klant in de titel en de omschrijving van de urenregel in de tekst van de afspraak
• Wijzigingen en verwijderingen gaan automatisch mee; een lopende timer verschijnt zodra je hem stopt
• Pas je een urenregel aan, dan blijven de deelnemers en herinneringen die je in Outlook aan de afspraak hebt toegevoegd altijd staan

Van Outlook naar Timesheet

• Afspraken in een gekoppelde agenda worden urenregels op het bijbehorende project, met het onderwerp van de afspraak als omschrijving, plus de tijden en de locatie
• Terugkerende vergaderingen worden één urenregel per keer
• Wordt een afspraak in Outlook aangepast, geannuleerd of verwijderd, dan volgt de urenregel, via de wijzigingsmeldingen van Microsoft
• De eerste synchronisatie importeert de afspraken van het afgelopen jaar

Voordat je begint

• Een werk- of schoolaccount van Microsoft 365, of een persoonlijk Outlook.com-account, met de agenda's die je wilt synchroniseren.
• Een Timesheet Pro-abonnement of hoger. Het zit ook in de proefperiode van 30 dagen. Bekijk de abonnementen en prijzen.
• In veel bedrijven kan alleen een beheerder nieuwe apps voor Microsoft 365 goedkeuren. Toont Microsoft bij het verbinden Goedkeuring door beheerder vereist, vraag dan je Microsoft 365-beheerder om één keer verbinding te maken en Toestemming namens uw organisatie aan te vinken. Daarna kan iedereen in je organisatie verbinding maken.

Zo koppel je het

Open in de webapp van Timesheet Integraties, kies Marktplaats verkennen en installeer Outlook Calendar. Klik op Verbinden, meld je aan met je Microsoft-account en geef toegang. De koppeling verloopt via OAuth, dus Timesheet ziet je Microsoft-wachtwoord nooit, en je kunt de verbinding op elk moment verbreken.

Koppel daarna op het tabblad Koppelingen je projecten aan agenda's en kies Sync Now voor de eerste import. Vanaf dan synchroniseren wijzigingen aan beide kanten vanzelf.

Kies je richting

De instelling Sync Direction biedt drie opties:

• bidirectional houdt urenregels en afspraken in beide richtingen gelijk.
• timesheet-to-outlook zet je geregistreerde tijd in de agenda en laat de eigen afspraken van de agenda met rust.
• outlook-to-timesheet maakt van afspraken in je agenda urenregels en zet je geregistreerde tijd nooit in de agenda.

Goed om te weten

• Elke afspraak in een gekoppelde agenda wordt geïmporteerd, ook afspraken voor de hele dag (als urenregels voor de hele dag) en afspraken tot een jaar vooruit. Koppel agenda's met werkafspraken en zet persoonlijke afspraken in een agenda die je niet koppelt.
• Annuleert de organisator een vergadering, dan wordt de bijbehorende urenregel verwijderd.
• Bij synchronisatie in twee richtingen wordt de afspraak in Outlook ook aangepast of verwijderd als je een geïmporteerde urenregel aanpast of verwijdert.
• Verplaats je een urenregel naar een ander project, dan verhuist de afspraak niet mee naar de andere agenda.
• Verandert hetzelfde item aan beide kanten, dan wint de nieuwste wijziging.
• Geïmporteerde urenregels krijgen het project, de tijden, de titel en de locatie mee, in de tijdzone die in je Timesheet-instellingen staat. Declarabele status, tags en tarieven stel je in Timesheet in.
• Eén verbinding gebruikt één Microsoft-account. De toegang van Timesheet geldt voor de agenda's van dat account, maar alleen de agenda's die je koppelt, worden gesynchroniseerd.

Microsoft, Microsoft 365 en Outlook zijn handelsmerken van de Microsoft-groep van bedrijven.