Integración con Make

Make construye el flujo. Timesheet guarda las horas. Conecta ambos y un escenario puede registrar tiempo cuando se cierra un ticket, iniciar un temporizador desde un formulario o enviar por correo electrónico el informe del mes pasado a tu gestoría, sin que nadie tenga que volver a teclear cifras.

Qué puedes automatizar

Disparadores

• Watch events se activa cuando ocurre algo en Timesheet: el temporizador se inicia, se detiene, se pausa o se reanuda, o se crea o se actualiza un registro de tiempo, un proyecto, una tarea pendiente, un equipo, una etiqueta o una tarifa

Temporizador

• Inicia el temporizador en un proyecto, detenlo, páusalo o reanúdalo, cambia el registro en marcha o consúltalo

Registros de tiempo

• Crea, actualiza, obtén, duplica y elimina registros de tiempo, con proyecto, tarea pendiente, inicio y fin, descripción, etiquetas, estado de facturable y tarifa
• Busca registros de tiempo por texto, intervalo de fechas, proyecto, etiqueta, tarea pendiente, equipo o estado de facturación
• Obtén los totales de cualquier filtro: duración, descansos, ingresos, gastos y kilometraje
• Añade notas, gastos y descansos a un registro de tiempo, y busca notas y gastos

Proyectos, tareas pendientes y etiquetas

• Crea, actualiza, obtén, elimina y lista proyectos y tareas pendientes, por ejemplo para cerrar una tarea pendiente cuando su ticket esté resuelto
• Crea, renombra, archiva, elimina y lista etiquetas, y lista tus equipos y tarifas

Informes

• Genera un informe en Excel, CSV o PDF y obtén un enlace de descarga, o haz que Timesheet lo envíe por correo electrónico

Ausencias

• Solicita, actualiza, aprueba, rechaza, cancela y elimina ausencias en una organización, y búscalas por empleado, tipo, estado o fechas

En Make, los registros de tiempo se llaman «tasks», igual que en la API de Timesheet: busca Create a task o Search tasks.

Make an API call accede a cualquier endpoint de la API de Timesheet con la misma conexión, para los casos que no cubren los módulos ya preparados.

Ideas para empezar

• Del calendario a Timesheet: por cada evento nuevo en un calendario de trabajo, crea un registro de tiempo en el proyecto correspondiente.
• Informe mensual: el día 1 de cada mes, envía por correo electrónico el informe en PDF del mes anterior a tu gestoría.
• Ticket resuelto, tarea pendiente cerrada: cuando se resuelve una incidencia en tu herramienta de seguimiento, cierra la tarea pendiente correspondiente en Timesheet.
• Temporizador desde cualquier sitio: inicia o detén el temporizador desde un webhook de Make o el envío de un formulario.
• Ausencias en el chat del equipo: cada mañana, busca las solicitudes de ausencia pendientes y publícalas en el canal de los responsables.
• Proyectos sincronizados: cuando se crea un proyecto en Timesheet, crea el mismo cliente u oportunidad en tu CRM.

Antes de empezar

• Una cuenta de Make.
• Un plan Timesheet Pro o superior. La prueba de 30 días lo incluye. Consulta planes y precios.
• Para los módulos de ausencias, una organización con el plan Business o Enterprise, o en su periodo de prueba.

Cómo conectarlo

1. Añade la aplicación Timesheet a tu cuenta de Make con el enlace de la aplicación Timesheet.
2. En un escenario de Make, añade cualquier módulo de Timesheet y crea una conexión. Mantén Timesheet account como tipo de conexión.
3. Inicia sesión en Timesheet en la ventana que se abre y selecciona Permitir el acceso. Make muestra tu dirección de correo de Timesheet en la conexión.

¿Prefieres una clave API? En la aplicación web de Timesheet, abre Integraciones, ve a Claves API y selecciona Nueva clave API. Ponle un nombre, selecciona Generar clave y copia la clave de inmediato: solo se muestra una vez. En Make, elige Timesheet API key como tipo de conexión y pega la clave.

Los campos como proyecto, tarea pendiente, etiqueta, tarifa, equipo o tipo de ausencia son listas para elegir. Cuando una lista depende de otra, elige primero en la lista de la que depende: la lista de tareas pendientes muestra las tareas pendientes del proyecto elegido, y las listas de empleados y de tipos de ausencia se cargan para la organización elegida.

Para reaccionar a eventos, añade Watch events, crea un webhook y elige el evento. Timesheet registra el webhook por su parte automáticamente y lo elimina cuando borras el webhook en Make. Cada disparador escucha un solo evento, así que añade un disparador por cada evento que te interese.

Conviene saber

• No hay eventos de eliminación. Eliminar un registro de tiempo o una tarea pendiente lanza su evento de actualización, así que comprueba el elemento en tu escenario si eso te importa.
• Los eventos abarcan lo que tu cuenta puede ver. Si gestionas un proyecto, un disparador también puede activarse con los registros de un compañero en ese proyecto.
• Las listas muestran proyectos, etiquetas y tarifas activos, y tareas pendientes abiertas. Para usar un elemento archivado, mapea su ID desde un módulo anterior.
• El enlace de descarga de un informe funciona durante 10 minutos, así que descarga el archivo en el mismo escenario, por ejemplo con la aplicación HTTP.
• Los eventos solo llegan a Make mientras tu plan sea Pro o superior, o esté en su periodo de prueba. Si caduca, los escenarios dejan de recibir eventos hasta que el plan vuelva a estar activo.
• Una conexión con inicio de sesión dura un año. Después, vuelve a autorizarla en la sección Connections de Make.
• Si te conectas con una clave API y le pones fecha de caducidad, renuévala antes de esa fecha o el escenario dejará de funcionar.
• Eliminar la conexión en Make, o la clave API que usa, detiene las acciones de Make. Los webhooks pertenecen a tu cuenta, así que, si quieres que dejen de llegar eventos, elimínalos también en Integraciones > Webhooks.

¿Prefieres Zapier? Timesheet también se conecta allí: consulta la integración con Zapier. ¿Tienes dudas sobre un escenario? Escribe a support@timesheet.io.