Integración con QuickBooks Online

Tu equipo registra el tiempo en Timesheet. Tu contabilidad vive en QuickBooks Online. Conecta ambos y cada registro terminado de un proyecto asignado llegará a QuickBooks como actividad de tiempo del cliente y el empleado correctos, listo para facturar, sin volver a teclear nada a final de mes.

Qué se sincroniza

De Timesheet a QuickBooks

• Cada registro terminado se convierte en una actividad de tiempo con su fecha, su hora de inicio y de fin, su descripción, su cliente, su empleado y su estado facturable
• Las ediciones y las eliminaciones se envían automáticamente; un temporizador en marcha se sincroniza en cuanto lo detienes
• Con una asignación de tarifas, el registro lleva su artículo de servicio de QuickBooks, y la tarifa por hora sale de ese servicio o de tu tarifa de Timesheet

De QuickBooks a Timesheet

• El tiempo introducido o editado en QuickBooks vuelve como registros de Timesheet, a través de los webhooks de QuickBooks
• Los registros que facturas en QuickBooks se marcan como facturados en Timesheet
• Eliminar o anular una actividad de tiempo en QuickBooks elimina el registro en Timesheet
• Sync Now trae bajo demanda los cambios de QuickBooks; la primera ejecución importa las actividades de tiempo existentes de tus clientes y empleados asignados

El estado de cobro se queda en QuickBooks.

Las facturas y las nóminas se quedan en QuickBooks

La integración entrega las horas; no crea facturas ni calcula nóminas. Como cada registro llega con su cliente y su estado facturable, puedes añadir el tiempo facturable a la próxima factura del cliente en QuickBooks, y las horas quedan allí en la ficha de cada empleado.

Los informes, las tarifas y las exportaciones de todos tus proyectos siguen disponibles en Timesheet.

Antes de empezar

• QuickBooks Online. QuickBooks Desktop no es compatible.
• Tus clientes y empleados creados en QuickBooks. La integración se vincula a ellos; no los crea.
• Un plan Timesheet Pro o superior. La prueba de 30 días lo incluye. Consulta planes y precios.

Cómo conectarlo

En la aplicación web de Timesheet, abre Integraciones, selecciona Explorar el Marketplace e instala QuickBooks Online. Selecciona Conectar, inicia sesión con Intuit y autoriza el acceso. La conexión usa OAuth, así que Timesheet nunca ve tu contraseña de QuickBooks.

Después completa la pestaña Asignaciones:

• Project Mapping: cada proyecto de Timesheet con un cliente de QuickBooks.
• User Mapping: cada miembro del equipo con un empleado de QuickBooks. Si registras el tiempo tú solo, asígnate a ti mismo.
• Rate Mapping (opcional): las tarifas de Timesheet con artículos de servicio de QuickBooks.

Solo se sincronizan los registros que tienen un proyecto asignado y un miembro del equipo asignado.

Elige la dirección

El ajuste Sync Direction ofrece tres opciones:

• bidirectional envía tu tiempo a QuickBooks y trae de vuelta los cambios de QuickBooks.
• timesheet-to-qb solo escribe en QuickBooks e ignora los cambios hechos allí.
• qb-to-timesheet solo trae a Timesheet el tiempo de QuickBooks.

El ajuste Billing Rate Source decide si la tarifa por hora sale del artículo de servicio de QuickBooks o de tu tarifa de Timesheet.

Conviene saber

• Los registros de proyectos sin asignar o de miembros del equipo sin asignar se omiten. Si añades la asignación más tarde, edita el registro una vez para enviarlo.
• El primer Sync Now trae todo el tiempo que ya existe en QuickBooks de tus clientes y empleados asignados. Si esas mismas horas ya estaban registradas en Timesheet, aparecen dos veces, así que compruébalo antes de ejecutarlo.
• Cuando un registro cambia en los dos lados, gana el cambio más reciente.
• Una conexión vincula una sola empresa de QuickBooks.
• Una ejecución programada a diario pone al día los cambios de Timesheet. Los cambios de QuickBooks llegan mediante webhooks y Sync Now.
• Si eliminas la integración, la sincronización se detiene. El tiempo ya escrito en QuickBooks se queda allí.

Para una guía paso a paso, lee cómo sincronizar tus registros de tiempo con QuickBooks Online. Tienes todos los pasos de configuración, las opciones de activación y la resolución de problemas en la documentación de QuickBooks.