Cómo sincronizar tus registros de tiempo con QuickBooks Online

Teclear registros de tiempo en tu programa de contabilidad una vez al mes es de esos trabajos que desaparecen en cuanto conectas los dos sistemas. La integración de Timesheet con QuickBooks Online hace exactamente eso: el tiempo registrado llega al cliente y al empleado correctos con su estado facturable, y el estado de las facturas vuelve para que tu herramienta de control horario sepa qué se ha facturado.

Esta es la configuración práctica, las decisiones de asociación que importan y la lista de comprobación para las pocas cosas que pueden torcerse. La integración está en el plan Pro, que tiene 30 días de prueba gratuita sin tarjeta.

#Qué hace la integración

#De Timesheet a QuickBooks

• Los registros de tiempo se sincronizan como actividades de tiempo de QuickBooks, con su estado facturable
• Los proyectos se asocian a clientes de QuickBooks
• Las personas del equipo se asocian a empleados de QuickBooks

#De QuickBooks a Timesheet

• Estado de facturación: cuando el tiempo se factura en QuickBooks, los registros se marcan como facturados en Timesheet
• Las ediciones del tiempo sincronizado en QuickBooks vuelven a Timesheet
• Eliminar o anular tiempo en QuickBooks elimina el registro en Timesheet

#Ritmo de sincronización

• Los cambios se sincronizan según ocurren: crear, editar o eliminar un registro lanza una sincronización
• QuickBooks devuelve sus cambios mediante webhook
• Una ejecución programada a diario pone al día los cambios de Timesheet
• Sync Now trae bajo demanda los cambios de QuickBooks

#Requisitos previos

Antes de conectar:

• Timesheet Pro (suscripción activa o prueba)
• QuickBooks Online (no QuickBooks Desktop)
• Acceso de administración en la empresa de QuickBooks
• Proyectos creados en Timesheet
• Clientes y empleados creados en QuickBooks

#Cómo conectar

#Paso 1: inicia el proceso

1. En la app web de Timesheet, abre Integraciones en el menú principal
2. Pulsa Explorar el Marketplace e instala QuickBooks Online
3. Abre la integración y pulsa Conectar

#Paso 2: autoriza en QuickBooks

1. Se te redirige a QuickBooks
2. Inicia sesión en tu cuenta
3. Revisa los permisos solicitados
4. Pulsa Conectar para autorizar

#Paso 3: confirma

1. De vuelta en Timesheet, la integración muestra Conectado
2. Ya estás conectado

#Asociar proyectos con clientes

El paso crítico. Sin asociaciones, no se sincroniza nada.

#Dónde se hace

1. Abre la integración de QuickBooks
2. Cambia a la pestaña Asignaciones
3. Busca la sección Project Mapping

#Crear las asociaciones

Por cada proyecto que quieras sincronizar:

1. Pulsa + Añadir para crear un par
2. Elige el proyecto de Timesheet
3. Elige el cliente de QuickBooks correspondiente
4. Guarda

#Ejemplos

#Cosas que ahorran problemas

Los nombres no tienen que coincidir exactamente. La asociación se hace por selección, no comparando cadenas de texto.

Crea antes los clientes nuevos en QuickBooks. Si un cliente no existe allí, créalo en QuickBooks y vuelve después a asociarlo.

Deja fuera los proyectos internos. No asocies los que no quieras sincronizar (administración, formación, I+D interno).

#Asociar a las personas del equipo

En equipos, asocia a cada persona con un empleado de QuickBooks. El tiempo de alguien solo se sincroniza cuando está asociado, así que hazlo con todo el mundo cuyas horas deban llegar a QuickBooks. Si registras el tiempo tú solo, asóciate a ti mismo.

#Configuración

1. Abre la pestaña Asignaciones de la integración de QuickBooks
2. Busca la sección User Mapping
3. Por cada persona, añade un par con el empleado correspondiente de QuickBooks
4. Guarda

#Por qué importa

Cada registro sincronizado lleva su empleado, así que en QuickBooks las horas aparecen por persona, listas para los informes por empleado y para la nómina que calcules allí.

#Qué envía la sincronización

Según van ocurriendo los cambios:

• Registros de tiempo nuevos
• Modificaciones de registros existentes
• Correcciones y eliminaciones

#Qué dispara una sincronización

• Crear, editar o eliminar un registro de tiempo, incluido marcarlo como facturado
• Un cambio entrante enviado por QuickBooks mediante webhook
• La ejecución programada diaria, que pone al día los cambios de Timesheet
• Pulsar Sync Now

#Comprobar el estado

• Abre la integración de QuickBooks
• El Sync Dashboard muestra las ejecuciones recientes, el estado de la conexión y el resultado de la última
• La pestaña Registros enumera cada ejecución con su estado, su origen y su duración

#Crear facturas a partir del tiempo sincronizado

Una vez el tiempo está en QuickBooks, facturar es el flujo habitual de QuickBooks.

#En QuickBooks

1. Ventas → Facturas
2. Pulsa Crear factura
3. Selecciona el cliente
4. QuickBooks muestra los registros de tiempo sin facturar
5. Añádelos a la factura
6. Revisa y envía

#El estado vuelve

Cuando facturas ese tiempo en QuickBooks:

• Timesheet marca esos registros como facturados
• El estado de cobro se queda en QuickBooks; no vuelve a Timesheet
• La sincronización bidireccional mantiene alineados los registros de tiempo y el estado de facturación sin que nadie reteclee nada

#Sincronización manual

Sync Now trae lo que ha cambiado en QuickBooks desde la última ejecución. No envía los cambios de Timesheet; esos salen solos a medida que los guardas.

#Ejecutarla

1. Abre la integración de QuickBooks
2. Pulsa Sync Now
3. Espera a que termine
4. Revisa el resultado

#Cuándo usarla

• Justo después de conectar, para traer el tiempo que ya existe en QuickBooks de tus clientes y empleados asociados
• Después de introducir o editar tiempo directamente en QuickBooks, cuando lo quieras en Timesheet al momento
• Cuando estés investigando un problema

#Gestión de conflictos

Algunos casos que conviene conocer:

Editado en los dos sitios. El mismo registro cambiado en Timesheet y en QuickBooks. Resolución: gana el cambio más reciente. Una edición de QuickBooks solo se aplica si es más reciente que el registro de Timesheet, y cada edición de Timesheet se envía a QuickBooks.

Eliminado en un lado. Registro borrado en un sistema. Resolución: con la configuración bidireccional predeterminada, los borrados se sincronizan en ambos sentidos. Eliminar un registro en Timesheet lo elimina de QuickBooks, y eliminarlo o anularlo en QuickBooks lo elimina de Timesheet.

Asociación cambiada a mitad. Un proyecto reasociado después de sincronizar algunos registros. Resolución: los registros nuevos usan la nueva asociación, y un registro anterior pasa al nuevo cliente la próxima vez que lo edites en Timesheet.

#Cómo evitarlos casi siempre

• Edita el tiempo en Timesheet, no en QuickBooks
• Factura en QuickBooks y deja que el estado de facturado vuelva; lleva el estado de cobro en QuickBooks
• Borra el tiempo en Timesheet, y recuerda que borrarlo en QuickBooks también lo elimina de Timesheet

#Buenas prácticas

Asocia antes de registrar. Configura las asociaciones de proyecto y cliente antes de que el equipo empiece a registrar. Si no, tendrás registros huérfanos que no se sincronizan hasta que los edites una vez después de asociarlos.

Usa nombres de proyecto coherentes. La asociación se encarga del vínculo, pero con nombres coherentes recuerdas qué va con qué sin abrir los ajustes.

Revisión semanal. Cinco minutos sobre el estado de sincronización: sincronizaciones fallidas, proyectos sin asociar que tienen tiempo y asignaciones de cliente que chirrían.

Conciliación mensual. Antes del cierre:

1. Asegúrate de que todo el tiempo está sincronizado
2. Crea las facturas del tiempo facturable
3. Registra los cobros recibidos
4. Verifica que los totales cuadran entre ambos sistemas

Documenta las asociaciones. Una hoja de cálculo sencilla con proyecto → cliente y persona → empleado te ahorra diez minutos la próxima vez que alguien pregunte.

#Resolución de problemas

#El tiempo no aparece en QuickBooks

• ¿Está asociado el proyecto?
• ¿Está asociada la persona del equipo?
• ¿La dirección de sincronización permite que Timesheet escriba en QuickBooks?
• ¿Sigue activa la conexión? Mira la pestaña Registros para ver ejecuciones fallidas

#Conexión caducada

Los tokens de QuickBooks pueden caducar tras un periodo largo sin sincronizar.

1. Abre la integración de QuickBooks
2. Abre el menú Acciones y elige Reconectar
3. Vuelve a autorizar en QuickBooks

#Registros duplicados

• Comprueba si el mismo tiempo se introdujo en los dos sistemas: la sincronización vincula los registros que crea, no los que se teclean dos veces
• Escribe al soporte si se repite

#Tiempo en el cliente equivocado

1. Actualiza la asociación del proyecto en Timesheet
2. Edita una vez en Timesheet los registros afectados; pasan al nuevo cliente
3. Los registros nuevos usan la nueva asociación

#Cómo desconectar

Si necesitas quitar la integración:

1. Abre la integración de QuickBooks
2. Desplázate hasta Desinstalar integración y selecciona Desinstalar
3. Confirma

Después de quitarla:

• La sincronización se detiene de inmediato
• La integración y sus asociaciones desaparecen de Timesheet
• El tiempo ya sincronizado se queda en QuickBooks
• Puedes reinstalarla y volver a conectar cuando quieras

#Resumen

La integración sustituye el tecleo manual por:

• Conectar: autorización OAuth entre Timesheet y QuickBooks Online
• Asociar: proyectos → clientes y personas del equipo → empleados
• Sincronizar: los cambios de Timesheet según ocurren, y los de QuickBooks mediante webhooks y Sync Now
• Facturar: en QuickBooks, a partir del tiempo sincronizado
• Estado: el tiempo facturado vuelve a Timesheet como facturado

Configúralo una vez y el cierre mensual dejará de ser un ejercicio de reteclear datos.

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