Casi todo el trabajo pesado que rodea al control horario no es el registro en sí. Es copiar los datos a una hoja de cálculo, crear el mismo proyecto en tres herramientas o anotar reuniones desde el calendario. La integración con Zapier hace que ese trabajo desaparezca: los elementos nuevos de Timesheet lanzan acciones en otras herramientas y los eventos de otras herramientas crean registros y proyectos en Timesheet.
La app de Timesheet para Zapier está en el plan Pro, que tiene 30 días de prueba gratuita sin tarjeta. Zapier tiene su propio plan gratuito para Zaps sencillos; sus planes de pago añaden Zaps de varios pasos, más volumen y aplicaciones prémium.
Qué es Zapier
Zapier es una plataforma de automatización que conecta aplicaciones. Tú creas «Zaps»: procesos automáticos que escuchan un evento en una aplicación (el disparador) y ejecutan una acción en otra (la acción).
Ejemplo sencillo: cuando se crea un registro de tiempo en Timesheet, añade una fila a Google Sheets.
Cómo conectarlo
Crea una cuenta de Zapier
- Entra en zapier.com
- Regístrate (el plan gratuito cubre Zaps sencillos)
- Verifica el correo
Conecta Timesheet con Zapier
- En Zapier, busca «Timesheet» y añádelo a un Zap
- Cuando Zapier te lo pida, inicia sesión en tu cuenta de Timesheet y permite el acceso
- Listo. Zapier reutiliza esa conexión en todos los Zaps futuros
Disparadores disponibles
Eventos de Timesheet que pueden iniciar un Zap. Cada uno se dispara cuando se crea algo nuevo; la página de la app de Timesheet en Zapier siempre muestra la lista actual. En Zapier, los registros de tiempo se llaman tasks (tareas), igual que en la API de Timesheet.
New Task
Se dispara al crear un registro de tiempo nuevo.
Usos habituales:
- Volcar registros a una hoja de cálculo
- Avisar al equipo en Slack
- Crear un registro en Airtable o Notion
New Project
Se dispara al añadir un proyecto nuevo.
Usos habituales:
- Crear el proyecto equivalente en tu herramienta de gestión
- Avisar al equipo
- Añadir el cliente a tu CRM
New Tag, New Rate, New Team
Se disparan al añadir una etiqueta, una tarifa de facturación o un equipo. Son útiles para mantener al día con Timesheet las listas de opciones de otras herramientas.
Los cambios en elementos existentes no inician ningún Zap. Si necesitas cambios o eventos del temporizador, consulta Webhooks más abajo.
Acciones disponibles
Cosas que Zapier puede hacer en Timesheet, lanzadas desde cualquier otro sitio.
Create Task
Añade un registro de tiempo nuevo. Necesita un proyecto y una hora de inicio y de fin.
Lanzado por:
- Un evento nuevo en un calendario, con su hora de inicio y de fin
- Un formulario en el que alguien introduce las horas que ha trabajado
- Una llamada terminada en tu sistema de telefonía, con su inicio y su fin
Create Project
Añade un proyecto.
Lanzado por:
- Un cliente nuevo en tu CRM
- Un proyecto nuevo en tu herramienta de gestión
- Un contrato firmado en DocuSign
Create Tag, Create Rate, Create Team
Añade etiquetas, tarifas de facturación y equipos, por ejemplo cuando das de alta un cliente o un departamento nuevo en otro sistema.
Send Report
Envía un informe de Timesheet desde un Zap, por ejemplo de forma programada.
Búsquedas: Find y Find or Create
Find Task, Find Project, Find Tag, Find Rate y Find Team buscan un elemento existente. Cada una existe también como Find or Create, que reutiliza el elemento si ya existe y lo crea si no. Así un Zap no crea dos veces el mismo proyecto.
Cómo crear tu primer Zap
Uno útil para empezar: volcar cada registro nuevo a una hoja de Google.
Paso 1: crea el Zap
- En Zapier, pulsa Create Zap
- Ponle nombre (por ejemplo, «Registro de Timesheet en Sheets»)
Paso 2: el disparador
- Busca Timesheet
- Elige New Task
- Conecta tu cuenta de Timesheet (si no lo has hecho ya)
- Prueba el disparador para traer datos de ejemplo
Paso 3: la acción
- Busca Google Sheets
- Elige Create Spreadsheet Row
- Conecta Google
- Elige la hoja de cálculo y la pestaña
- Asigna los campos, por ejemplo:
- Columna A: inicio
- Columna B: fin
- Columna C: proyecto
- Columna D: descripción
Paso 4: prueba y actívalo
- Prueba la acción
- Confirma que aparece la fila
- Activa el Zap
Ya tienes un registro permanente de cada entrada, en un sitio que tu gestoría puede abrir.
Recetas que valen la pena
Timesheet y Slack
Aviso de proyecto nuevo. Disparador: proyecto nuevo en Timesheet. Acción: publicar el nombre del proyecto en un canal de Slack.
Timesheet y Trello o Asana
Proyectos en todas partes. Disparador: proyecto nuevo en Timesheet. Acción: crear el tablero de Trello o el proyecto de Asana equivalente, para que la planificación empiece en cuanto existe el proyecto.
Timesheet y calendarios
Las reuniones se convierten en registros. Disparador: un evento nuevo en Outlook u otro calendario. Acción: crear un registro en Timesheet con el título del evento como descripción y su hora de inicio y de fin. Para Google Calendar, la integración nativa lo hace en ambos sentidos sin Zapier.
Timesheet y Notion
Base de datos de proyectos. Disparador: proyecto nuevo en Timesheet. Acción: añadir una página a una base de datos de proyectos de Notion con propiedades por defecto.
Timesheet y CRM
Oportunidad ganada, proyecto listo. Disparador: se gana una oportunidad en tu CRM. Acción: Find or Create Project en Timesheet, para que el proyecto exista una sola vez antes de que nadie registre tiempo en él.
Timesheet y Airtable
Base de datos de registros. Disparador: registro de tiempo nuevo. Acción: crear un registro en Airtable con fines analíticos o de informes.
Zaps de varios pasos
Zapier permite encadenar varias acciones sobre un mismo disparador. Es útil cuando un evento debe propagarse a varios sistemas.
Ejemplo: flujo completo al crear un registro
Disparador: registro de tiempo creado en Timesheet
Acción 1: añadir a Google Sheets Acción 2: publicar un aviso en el canal de Slack del equipo Acción 3: actualizar la tarea correspondiente en Asana
Los Zaps de varios pasos requieren un plan de pago de Zapier.
Filtros y rutas
Añade condiciones para ramificar el proceso:
Filtro. Que solo continúe si el nombre del proyecto contiene «Cliente A».
Ruta.
- Si el registro es facturable, añadirlo a la hoja de facturación
- Si no, volcarlo solo a la hoja interna
Piezas avanzadas
Formatter
El Formatter integrado de Zapier transforma los datos al vuelo:
- Convertir formatos de fecha y hora para los sistemas de destino
- Extraer códigos de proyecto de los nombres
- Dividir o combinar campos de texto
Webhooks
Timesheet también puede enviar sus propios webhooks, que se configuran en la app web, en Integraciones > Webhooks. Cubren más eventos que los disparadores de Zapier, entre ellos los elementos actualizados y el inicio, la parada, la pausa y la reanudación del temporizador:
- Apunta un webhook a Webhooks by Zapier (una aplicación prémium de los planes de pago de Zapier) para iniciar un Zap con esos eventos
- O apúntalo a tu propio servicio, que recibe el JSON
Retardo
Añade un paso de espera:
- Espera 1 hora después de que se cree un registro de tiempo
- Vuelve a buscarlo con Find Task
- Después vuelca la versión actual
Útil cuando quieres capturar el estado ya asentado de los datos y no el primer borrador.
Pruebas antes de ponerlo en producción
- Prueba cada paso por separado
- Verifica la asignación de campos
- Ejecútalo con datos de ejemplo
- Confirma que el destino recibe lo que esperas
Después de activarlo:
- Vigila el historial del Zap en los primeros disparos reales
- Busca errores en el historial de tareas de Zapier
- Ajusta lo que haga falta
Problemas habituales
- Faltan datos: campos obligatorios sin asignar. Asígnalos.
- Formato incorrecto: fechas con la configuración regional o el formato equivocados. Usa Formatter.
- Autenticación caducada: vuelve a autorizar la aplicación afectada. En Timesheet, vuelve a conectarla en Zapier e inicia sesión de nuevo.
Cómo gestionar varios Zaps
Ponles nombres descriptivos. «Registro de Timesheet en Sheets (semanal)» es mejor que «Zap 14».
Agrúpalos en carpetas. Zapier admite carpetas para organizarlos. Úsalas.
Documenta qué hace cada Zap. Una línea de descripción en el propio Zap ayuda a tu yo futuro y al equipo.
Vigílalos. Revisa el historial cada semana. Activa los avisos de fallo para no descubrir que un Zap está roto cuando la hoja lleve un mes vacía.
Únelos cuando puedas. Dos Zaps de un solo paso con el mismo disparador probablemente deberían ser uno de varios pasos. (Requiere Zapier de pago.)
Resolución de problemas
El Zap no se dispara
- ¿Sigue activa la conexión con Timesheet?
- ¿Se ha creado algo nuevo? Los cambios en elementos existentes no disparan ningún Zap
- Mira el historial de tareas del Zap para ver el último disparo
La acción falla
- ¿Sigue autorizada la conexión con la aplicación de destino?
- ¿Están rellenos los campos obligatorios? Create Task necesita un proyecto y una hora de inicio y de fin
- Lee el mensaje de error: normalmente dice qué falta
Registros duplicados
- ¿Se dispara el Zap varias veces por un mismo evento?
- Usa Find or Create en lugar de una acción de creación simple
- Añade un filtro para saltarte los elementos que ya has procesado
Los datos no se asignan
- Abre la asignación de campos del paso de acción
- Usa Formatter para convertir tipos o formatos
- Prueba con varios registros de ejemplo, no solo con uno
Precios de Zapier, en breve
El plan gratuito de Zapier cubre Zaps sencillos con un cupo mensual de tareas. Los planes de pago añaden más tareas, Zaps de varios pasos, filtros y rutas, y aplicaciones prémium como Webhooks by Zapier. Los límites cambian con el tiempo, así que consulta la página de precios de Zapier para ver las cifras actuales.
La mayoría de quienes usan Timesheet empieza con el plan gratuito y pasa al de pago solo cuando quiere procesos de varios pasos.
Resumen
La integración te da:
- Disparadores: registros de tiempo, proyectos, etiquetas, tarifas y equipos nuevos
- Acciones: crear registros de tiempo, proyectos, etiquetas, tarifas y equipos, y enviar informes
- Búsquedas: encontrar elementos o, si no existen, crearlos
- Varios pasos: encadenar acciones entre servicios
- Alcance: miles de aplicaciones conectadas
Empieza con un Zap sencillo. Monta el segundo solo cuando lo necesites de verdad.
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