Casi todo el trabajo pesado que rodea al control horario no es el registro en sí. Es copiar los datos a una hoja de cálculo, publicar resúmenes diarios en Slack, crear tarjetas en Trello cuando termina una tarea o anotar reuniones desde el calendario. La integración con Zapier hace que ese trabajo desaparezca: los eventos de Timesheet lanzan acciones en otras herramientas y los eventos de otras herramientas crean registros en Timesheet.
La app de Timesheet para Zapier está en el plan Pro, que tiene 30 días de prueba gratuita sin tarjeta. Zapier tiene su propio plan gratuito; solo necesitas un plan de pago para automatizaciones de varios pasos o de mucho volumen.
Qué es Zapier
Zapier es una plataforma de automatización que conecta aplicaciones. Tú creas «Zaps»: procesos automáticos que escuchan un evento en una aplicación (el disparador) y ejecutan una acción en otra (la acción).
Ejemplo sencillo: cuando se crea un registro de tiempo en Timesheet → añade una fila a Google Sheets.
Cómo conectarlo
Crea una cuenta de Zapier
- Entra en zapier.com
- Regístrate (el plan gratuito cubre Zaps básicos de un solo paso)
- Verifica el correo
Conecta Timesheet con Zapier
- En la app web de Timesheet, abre Integraciones → Claves de API y crea una clave. Se muestra una sola vez, así que cópiala en ese momento
- En Zapier, busca «Timesheet» y añádelo a un Zap
- Cuando Zapier te pida iniciar sesión en Timesheet, pega la clave de API
- Listo. Zapier reutiliza esa conexión en todos los Zaps futuros
Disparadores disponibles
Eventos de Timesheet que pueden iniciar un Zap. La app de Timesheet en Zapier está en beta, así que la lista exacta puede cambiar; la página de la app en Zapier siempre muestra la actual.
Nuevo registro de tiempo
Se dispara al crear una tarea o un registro nuevo.
Usos habituales:
- Volcar registros a una hoja de cálculo
- Avisar al equipo en Slack
- Crear una tarea en tu herramienta de proyectos
Proyecto creado
Se dispara al añadir un proyecto nuevo.
Usos habituales:
- Crear el proyecto equivalente en tu herramienta de gestión
- Avisar al equipo
- Añadirlo al CRM como oportunidad nueva
Registro de tiempo actualizado
Se dispara cuando cambia un registro existente, incluido cuando se marca como facturado o cobrado.
Usos habituales:
- Actualizar un panel de seguimiento de facturación
- Avisar a alguien cuando un trabajo pasa a facturado
- Mantener sincronizado un registro externo con las correcciones
Temporizador iniciado o detenido
Se dispara cuando cambia el estado del temporizador (iniciar, detener, pausar, reanudar).
Usos habituales:
- Actualizar tu estado en Slack
- Lanzar una automatización de modo concentración
- Anotar sesiones de trabajo en un diario personal
También hay disparadores para proyectos actualizados y para etiquetas, tarifas, todos y equipos creados o actualizados.
Acciones disponibles
Cosas que Zapier puede hacer en Timesheet a través de la API, lanzadas desde cualquier otro sitio. Igual que con los disparadores, el conjunto exacto de la app en beta puede evolucionar; la página de la app en Zapier muestra la lista actual.
Crear registro de tiempo
Añade un registro nuevo.
Lanzado por:
- El final de un evento de calendario
- La finalización de una tarea en tu herramienta de proyectos
- La llegada de un correo que deba anotarse como comunicación facturable
Actualizar registro de tiempo
Modifica un registro existente.
Lanzado por:
- Cambios de estado en una herramienta de proyectos
- Aprobaciones en un sistema de flujos de trabajo
- Disparadores manuales desde un formulario
Crear proyecto
Añade un proyecto.
Lanzado por:
- Un cliente nuevo en tu CRM
- Un proyecto nuevo en tu herramienta de gestión
- Un contrato firmado en DocuSign
Crear gasto
Añade un gasto a una tarea.
Lanzado por:
- Un justificante escaneado con una app de OCR
- Una compra confirmada en tu programa de contabilidad
- Un movimiento de tarjeta asociado a un proyecto
Cómo crear tu primer Zap
Uno útil para empezar: volcar cada registro nuevo a una hoja de Google.
Paso 1: crea el Zap
- En Zapier, pulsa Crear Zap
- Ponle nombre (por ejemplo, «Timesheet → registro en Sheets»)
Paso 2: el disparador
- Busca Timesheet
- Elige Nuevo registro de tiempo
- Conecta tu cuenta de Timesheet (si no lo has hecho ya)
- Prueba el disparador para traer datos de ejemplo
Paso 3: la acción
- Busca Google Sheets
- Elige Crear fila de hoja de cálculo
- Conecta Google
- Elige la hoja de cálculo y la pestaña
- Asigna los campos:
- Columna A: fecha
- Columna B: proyecto
- Columna C: descripción
- Columna D: duración
Paso 4: prueba y actívalo
- Prueba la acción
- Confirma que aparece la fila
- Activa el Zap
Ya tienes un registro permanente de cada entrada, en un sitio que tu gestoría puede abrir.
Recetas que valen la pena
Timesheet y Slack
Resumen diario. Disparador: programación (a diario a las 17:00). Acción: publicar las horas del día en un canal de Slack.
Modo concentración. Disparador: temporizador iniciado en Timesheet. Acción: actualizar el estado de Slack a «Concentrado en [nombre del proyecto]».
Timesheet y Trello o Asana
Cierre automático. Disparador: registro de tiempo completado en Timesheet para una tarea etiquetada. Acción: mover la tarjeta correspondiente de Trello a Hecho.
Timesheet y Google Calendar
Las reuniones se convierten en registros. Disparador: termina un evento del calendario. Acción: crear un registro en Timesheet con el título del evento, los asistentes y la duración.
Timesheet y Notion
Base de datos de proyectos. Disparador: proyecto nuevo en Timesheet. Acción: añadir una página a una base de datos de proyectos de Notion con propiedades por defecto.
Timesheet y correo
Informe semanal. Disparador: programación (viernes a las 16:00). Acción: enviar un correo con las horas de la semana por proyecto a tu equipo o a ti.
Timesheet y Airtable
Base de datos de registros. Disparador: registro de tiempo nuevo. Acción: crear un registro en Airtable con fines analíticos o de informes.
Zaps de varios pasos
Zapier permite encadenar varias acciones sobre un mismo disparador. Es útil cuando un evento debe propagarse a varios sistemas.
Ejemplo: flujo completo al crear un registro
Disparador: registro de tiempo creado en Timesheet
Acción 1: añadir a Google Sheets Acción 2: publicar un aviso en el canal de Slack del equipo Acción 3: actualizar la tarea correspondiente en Asana
Los Zaps de varios pasos requieren un plan de pago de Zapier.
Filtros y rutas
Añade condiciones para ramificar el proceso:
Filtro. Que solo se dispare si el nombre del proyecto contiene «Cliente A».
Ruta.
- Si la duración > 4 horas → avisar a la persona responsable
- Si la duración < 1 hora → volcarlo solo a la hoja
Piezas avanzadas
Formatter
El Formatter integrado de Zapier transforma los datos al vuelo:
- Convertir formatos de duración (de segundos a HH:MM)
- Extraer códigos de proyecto de los nombres
- Dar formato a las fechas para los sistemas de destino
Webhooks
Para servicios propios que aún no están en Zapier:
- Timesheet envía un webhook en determinados eventos
- Tu servicio recibe el JSON
- Construyes la integración en código
Retardo
Añade un paso de espera:
- Espera 1 hora tras un registro de tiempo
- Comprueba si el registro se ha modificado
- Después vuelca la versión final
Útil cuando quieres capturar el estado ya asentado y no cada cambio intermedio.
Pruebas antes de ponerlo en producción
- Prueba cada paso por separado
- Verifica la asignación de campos
- Ejecútalo con datos de ejemplo
- Confirma que el destino recibe lo que esperas
Después de activarlo:
- Vigila el historial del Zap en los primeros disparos reales
- Busca errores en el historial de tareas de Zapier
- Ajusta lo que haga falta
Problemas habituales
- Faltan datos: campos obligatorios sin asignar. Asígnalos.
- Formato incorrecto: duraciones en segundos donde se esperaban minutos, o fechas con la configuración regional equivocada. Usa Formatter.
- Autenticación caducada: vuelve a autorizar la aplicación afectada. En Timesheet, crea una clave de API nueva en Integraciones → Claves de API y reconecta.
Cómo gestionar varios Zaps
Ponles nombres descriptivos. «Timesheet → registro en Sheets (semanal)» es mejor que «Zap 14».
Agrúpalos en carpetas. Zapier admite carpetas para organizarlos. Úsalas.
Documenta qué hace cada Zap. Una línea de descripción en el propio Zap ayuda a tu yo futuro y al equipo.
Vigílalos. Revisa el historial cada semana. Activa los avisos de fallo para no descubrir que un Zap está roto cuando la hoja lleve un mes vacía.
Únelos cuando puedas. Dos Zaps de un solo paso con el mismo disparador probablemente deberían ser uno de varios pasos. (Requiere Zapier de pago.)
Resolución de problemas
El Zap no se dispara
- ¿Sigue activa la conexión con Timesheet?
- ¿El evento de Timesheet cumple los criterios del disparador?
- Mira el historial de tareas del Zap para ver el último disparo
La acción falla
- ¿Sigue autorizada la conexión con la aplicación de destino?
- ¿Están rellenos los campos obligatorios?
- Lee el mensaje de error: normalmente dice qué falta
Registros duplicados
- ¿Se dispara el Zap varias veces por un mismo evento?
- Añade un filtro para eliminar duplicados
- Usa la función de almacenamiento de Zapier si necesitas consultar entre eventos
Los datos no se asignan
- Abre la asignación de campos del paso de acción
- Usa Formatter para convertir tipos o formatos
- Prueba con varios registros de ejemplo, no solo con uno
Precios de Zapier, en breve
Gratis: 5 Zaps, 100 tareas al mes y solo un paso. Suficiente para dos o tres automatizaciones sencillas.
De pago: más Zaps y tareas, Zaps de varios pasos, filtros y rutas, y aplicaciones prémium. Compensa cuando tus automatizaciones pasan a ser críticas.
La mayoría de quienes usan Timesheet empieza con el plan gratuito y pasa al de pago solo cuando quiere procesos de varios pasos.
Resumen
La integración te da:
- Disparadores: registros de tiempo, proyectos, etiquetas, tarifas y eventos del temporizador
- Acciones: crear o actualizar registros, proyectos y gastos
- Varios pasos: encadenar acciones entre servicios
- Filtros y rutas: lógica condicional
- Alcance: más de 5.000 aplicaciones conectadas
Empieza con un Zap sencillo. Monta el segundo solo cuando lo necesites de verdad.
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Conecta Timesheet con el resto de tus herramientas
Plan Pro, 30 días de prueba, sin tarjeta. Crea hoy tu primer Zap.