Cómo exportar tus datos de tiempo a Excel y CSV

El tiempo que registras es tuyo. Tanto si lo necesitas para un informe de cliente, para tu gestoría, para la nómina o para tu propio análisis, quieres sacarlo de la app en un formato que lea el resto de tus herramientas. Excel y CSV cubren los dos extremos. En Timesheet están en todos los planes, incluido el Basic gratuito.

Este artículo repasa la configuración que hace que las exportaciones sean realmente útiles: elegir los campos correctos, guardar plantillas, añadir columnas con fórmulas y enviar el resultado por correo.

#Los dos formatos

#Excel (XLSX o XLS)

El formato más versátil para la mayoría:

• Se abre en Excel, Google Sheets y Numbers
• Conserva formato y fórmulas
• Admite varias hojas
• Lo mejor para informes que vas a presentar o analizar más a fondo

#CSV

El formato universal de datos:

• Se abre en cualquier hoja de cálculo
• Se importa en cualquier base de datos o herramienta
• Texto plano, con archivos muy pequeños
• Lo mejor para importaciones e integraciones

Ante la duda: Excel si lo va a leer una persona, CSV si lo va a leer un programa.

#La exportación básica

#Paso 1: rango de fechas

1. Abre Exportar (o Informes)
2. Elige fecha de inicio y de fin
3. O usa un preajuste: esta semana, la semana pasada, este mes, el mes pasado, este trimestre o personalizado

#Paso 2: filtros

Acota el resultado:

• Proyecto: uno o varios
• Estado: facturable, facturado, cobrado
• Etiquetas: tipos de trabajo concretos
• Miembro del equipo: individual o grupo (Pro)

#Paso 3: formato

Elige:

• XLSX (Excel 2007 en adelante, el valor por defecto)
• XLS (Excel antiguo)
• CSV

#Paso 4: descarga

Pulsa exportar. El archivo cae en tu carpeta de descargas.

#Personalizar los campos

Aquí es donde las exportaciones pasan de útiles a potentes: eliges exactamente qué columnas aparecen.

#Campos estándar

#Cómo elegirlos

1. En los ajustes de exportación, abre Campos o Columnas
2. Marca los que quieras
3. Desmarca el resto
4. Arrastra para reordenar (si está disponible)

#Combinaciones útiles

Informe de cliente. Fecha, proyecto, descripción, duración e ingresos. Deja fuera los campos internos, como el estado de facturación.

Contabilidad. Fecha, proyecto, duración, tarifa horaria, ingresos, facturado y cobrado. Se lo pasas a tu gestoría y tan contentos.

Análisis personal. Todo. Ya decidirás después, en una tabla dinámica, qué te sirve.

#Columnas con fórmulas

Las exportaciones de la app web admiten columnas calculadas. Van bien para reembolsos, cálculos de impuestos, ingresos netos y conversiones de divisa propias.

#Añadir un campo personalizado

1. Abre los ajustes de exportación
2. Busca Campos personalizados o Añadir columna
3. Ponle nombre a la columna
4. Introduce la fórmula

#Ejemplos de fórmula

Ingresos con tarifa, factor y extra/h:

= ({DURATION} / 3600 * {TASK_PROJECT_SALARY}) * {RATE_VALUE} + ({DURATION} / 3600 * {RATE_EXTRA})

Reembolso de kilometraje a 0,30 € por km:

= {DISTANCE} * 0.30

Importe de IVA al 21 %:

= {SALARY} * 0.21

Ingresos netos:

= {SALARY} - ({SALARY} * 0.21)

#Variables disponibles

Los identificadores de campo van entre llaves:

• {DURATION}: duración en segundos
• {SALARY}: ingresos calculados del registro
• {TASK_PROJECT_SALARY}: tarifa horaria del proyecto
• {RATE_VALUE}: multiplicador del factor
• {RATE_EXTRA}: importe de extra/h
• {DISTANCE}: valor de kilometraje (en entradas de kilometraje)

#Plantillas

Si haces la misma exportación todos los meses, guarda la configuración una vez en la app web y reutilízala.

#Guardarlas

1. Configura la exportación (filtros, campos, formato)
2. Pulsa Guardar como plantilla
3. Ponle nombre
4. Queda disponible a partir de entonces

#Plantillas que merece la pena tener

Informe mensual de cliente.

• Filtro: un proyecto concreto, el mes pasado
• Campos: fecha, descripción, duración e ingresos
• Formato: XLSX

Exportación fiscal trimestral.

• Filtro: todo lo facturable, el trimestre pasado
• Campos: todos más una columna personalizada de IVA
• Formato: CSV

Parte de horas semanal.

• Filtro: todos los proyectos, esta semana
• Campos: fecha, proyecto, inicio, fin y duración
• Formato: XLSX

#Ejecutar una plantilla

1. Abre Exportar
2. Elige la plantilla
3. Ajusta el rango de fechas si hace falta
4. Exporta

De lo demás se encarga la plantilla.

#Envío por correo

#Envío directo

En la app web te ahorras el baile de descargar, adjuntar y enviar:

1. Configura la exportación
2. Escribe los destinatarios en el campo de correo
3. Cambia el nombre de archivo si el predeterminado no te vale
4. Envía

#Informes periódicos

No hay exportación programada. Dos alternativas honestas:

• Resumen semanal. Un interruptor en Ajustes te manda por correo un resumen fijo de la semana pasada. Va bien para tu propio control, pero no es configurable por cliente.
• Plantillas. Para los informes recurrentes de cliente, guarda una plantilla y ejecútala un día fijo. Son unos clics en lugar de rehacerlo todo.

#Tipos de informe y totales

Cómo se organizan los datos en el archivo.

#Tipos de informe

• Informe de datos: registros en bruto, una lista plana
• Datos agrupados por miembro: las tareas de cada persona juntas
• Datos agrupados por proyecto: las tareas de cada proyecto juntas
• Resumen por miembro y resumen por proyecto: totales agregados en lugar de registros individuales

#Totales

Activa Resumir columnas de datos para añadir una fila de totales en las columnas de duración e ingresos.

#Casos avanzados

#Informe de cliente con varios proyectos

Un cliente tiene tres proyectos. Un solo informe con todo:

1. Filtra por esos tres proyectos
2. Elige el informe de datos agrupados por proyecto
3. Activa Resumir columnas de datos para los totales
4. Exporta en XLSX

#Copia de respaldo mensual de facturación

Una instantánea de lo facturado:

1. Filtro: facturado = sí, fecha = mes pasado
2. Todos los campos
3. Exporta en CSV para archivar
4. Guárdalo junto a las copias de las facturas

#Integración con la nómina

Exporta los datos por persona con el formato que pide la nómina:

1. Filtra por miembro del equipo (Pro)
2. Incluye los campos que exige la nómina
3. Exporta en CSV
4. Impórtalo en el sistema de nóminas

#Preparación de impuestos

Todo lo que te pide tu gestoría:

1. Filtro: fecha = ejercicio fiscal completo
2. Campos: fecha, cliente, descripción, ingresos y gastos
3. Añade una columna personalizada de cálculo del IVA
4. Exporta en XLSX con los totales formateados

#Resolución de problemas

#«No hay datos que exportar»

• Comprueba que el rango de fechas incluye registros
• Verifica que los filtros no son demasiado estrechos
• Mira si los proyectos están archivados y decide si quieres incluirlos

#Las fechas salen mal en Excel

• Excel puede malinterpretar las cadenas de fecha según la configuración regional
• Prueba con CSV, que es texto sin ambigüedad
• Revisa los ajustes regionales de Excel

#La duración sale mal

• Cambia entre HH:MM y decimal en los ajustes de exportación
• Asegúrate de que la columna de Excel tiene formato de hora, no de texto

#El archivo no se abre

• Prueba otro formato (XLSX frente a CSV)
• Confirma que la descarga terminó
• Comprueba el espacio en disco

#Cosas que mejoran las exportaciones

Descripciones de tarea coherentes. Una descripción clara al registrar se traduce en una línea clara en el informe del cliente. Las descripciones perezosas se leen como notas internas que el cliente no debería ver.

Exporta antes de archivar. Cuando termine un proyecto, expórtalo todo antes de archivarlo. Tendrás el registro sin tener que rebuscar después en datos archivados.

Mantén una biblioteca pequeña de plantillas. Con tres o cinco plantillas reutilizables cubres casi todo. No las multipliques.

Revisa antes de enviar. Sobre todo en informes de cara al cliente. Ahí se pillan las erratas, los registros que faltan y las filas que ponen «por determinar».

Documenta los campos personalizados. Si escribiste una columna con fórmula hace tres meses, tu yo actual no recordará qué calcula exactamente. Añade una nota en el nombre de la plantilla.

#Resumen

Las exportaciones admiten:

• Formatos: XLSX, XLS y CSV
• Filtros: proyecto, estado, etiquetas, fechas y miembro del equipo
• Campos: eliges cuáles y en qué orden
• Campos personalizados: columnas con fórmulas para cálculos (app web)
• Plantillas: guárdalas una vez y úsalas siempre (app web)
• Envío por correo desde la app web

Tus datos, con tu forma y para tus herramientas.

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