Registrar las horas es la primera mitad. Cobrarlas es la segunda. El puente entre ambas es la factura, el parte de horas o el parte de trabajo. Bien hecho, ese puente se escribe solo a partir de los datos registrados. Mal hecho, te pasas una hora cada viernes en una hoja de cálculo que en realidad no sabe cómo fue tu semana.
La generación de documentos de Timesheet convierte los registros en tres tipos de PDF: facturas para cobrar, partes de horas para nómina o cumplimiento y partes de trabajo para servicio de campo. Todo en el plan Pro, que incluye 30 días de prueba gratuita sin tarjeta.
Los tres tipos de documento
Facturas
Documentos de cobro que envías a tus clientes. Incluyen:
- Los datos y el logotipo de tu empresa
- La información del cliente
- Los registros de tiempo desglosados
- Cálculo de impuestos y totales
- Condiciones de pago y datos bancarios
Partes de horas
Resúmenes de horas para nómina, RR. HH. o cumplimiento. Incluyen:
- Los datos de la persona en plantilla o del colaborador
- El rango de fechas
- Desgloses diarios o semanales
- Líneas de firma para la aprobación
- El total de horas
Partes de trabajo
Documentación detallada tarea a tarea, útil para el servicio de campo.
- Lista de tareas con sus descripciones
- Horas de inicio y fin
- Datos de ubicación opcionales
- Líneas de firma por tarea para el visto bueno del cliente
Crear tu primera factura
Paso 1: abre la generación de documentos
- Inicia sesión en my.timesheet.io (plan Pro)
- Abre Documentos o Facturas
- Pulsa Crear factura nueva
Paso 2: elige los registros de tiempo
Filtra hasta quedarte con los correctos:
- Por rango de fechas
- Por proyecto
- Por estado de facturación
- O selecciona registros concretos a mano
Paso 3: rellena los datos
Tu parte
- Nombre de la empresa, dirección, contacto y NIF o CIF
- Logotipo (súbelo una vez, guarda el documento como plantilla y quedará precargado la próxima vez)
Parte del cliente
- Nombre, empresa, dirección de facturación y persona de contacto
Datos de la factura
- Número de factura (generado automáticamente o propio)
- Fecha de factura
- Fecha de vencimiento
- Condiciones de pago
Paso 4: revisa las líneas
Las líneas salen directamente de las tareas (y de los gastos, si los activas) que hayas seleccionado:
- Cada tarea se convierte en una línea con su descripción, duración y tarifa
- Las descripciones vienen de las propias tareas, así que revísalas antes de generar el documento: el cliente no necesita ver códigos internos
- Los gastos aparecen en su propia sección, con descripción e importe
Paso 5: impuestos y descuentos
- Tipo impositivo (IVA u otros), con un segundo tipo opcional
- Descuento, aplicado a nivel de documento
- Opción de ocultar por completo los impuestos donde no correspondan
Paso 6: genera y envía
- Previsualiza el PDF
- Descárgalo
- Envíalo por correo al cliente desde la propia app
- La factura queda guardada en tu historial de documentos
Personalizar la plantilla
Tu logotipo
- En el formulario del documento, busca Logotipo de la empresa
- Sube un PNG o JPG (mejor PNG por el fondo transparente); los tamaños recomendados son 400x120 px o 120x120 px
- Guarda el documento como plantilla y el logotipo quedará precargado en todos los que crees a partir de ella
Información de pago
Incluye los datos de pago en la propia factura:
- Cuenta bancaria, IBAN y SWIFT
- PayPal o enlaces de pago
- Métodos de pago aceptados
- Condiciones por demora (por ejemplo, «2 % mensual pasado el vencimiento»)
Textos estándar
Bloques de texto reutilizables:
- Una línea de agradecimiento
- Términos y condiciones
- Notas sobre los servicios
- Próximos pasos
Partes de horas
Un parte de horas es el documento adecuado cuando quien lo recibe es RR. HH., la nómina o una inspección, no el cliente que te paga. El formato es un resumen de horas, no una factura.
Configuración
- Elige el rango de fechas
- Elige el proyecto o proyectos
- Selecciona los registros que quieras incluir
Firmas
Los partes de horas y los de trabajo llevan un campo de firma. Firma directamente en el formulario o deja la línea impresa en blanco para hacerlo a mano. La firma aparece en el PDF generado, lista para el circuito de aprobación en papel.
Usos habituales
Registro de horas de la plantilla. Parte semanal, firmado por la persona, aprobado por su responsable y archivado para la nómina.
Documentación de colaboradores. Los contratistas que facturan a clientes aportan un registro verificable del trabajo realizado.
Cumplimiento. Directiva de tiempo de trabajo, contrato público o pista de auditoría laboral.
Partes de trabajo
El formato más detallado. Pensado para el servicio de campo y para que el cliente dé el visto bueno a cada tarea.
Qué incluye
- Listado tarea a tarea
- Descripción y notas
- Horas de inicio y fin
- Datos de ubicación (cuando se usó geovalla)
- Líneas de firma por tarea
Firmas por tarea
Cada tarea puede tener su propia línea de firma, de modo que el cliente firma según se hace el trabajo y no después. Tres casos en los que esto compensa:
Servicio de campo. Un técnico termina un aviso, el cliente firma esa entrada del parte en el móvil y empieza el siguiente aviso.
Subcontratas de obra. Verificación de cada fase o cada día, el rastro documental que hay detrás de la facturación de trabajos de construcción.
Trabajo en disputa. El parte firmado es la prueba que cierra la discusión.
Ejemplo de servicio de campo
Un técnico de reparaciones visita tres clientes en un día:
- Cada aviso es una tarea
- Al terminar, genera el parte de trabajo
- Cada cliente firma su sección
- El PDF firmado es el registro
Numeración de facturas que no te dará problemas
Correlativa
Sencilla y a prueba de balas: FAC-001, FAC-002, FAC-003. Va bien con poco volumen.
Por año
Incluye el año: FAC-2024-001, FAC-2024-002. Más fácil de archivar y encontrar al tercer año.
Por cliente
Incluye un código de cliente: ACME-2024-001. Más fácil de ojear cuando las facturas abarcan muchos clientes.
Reglas que compensan
- No reutilices nunca un número, ni en una factura anulada. Emite una factura rectificativa.
- Mantén la numeración correlativa dentro de su serie. Hacienda lo comprueba.
- Incluye el año en el formato.
- Usa ceros a la izquierda para que ordene bien (001, no 1).
Gestión de impuestos
Un solo tipo impositivo
Lo habitual: un tipo (por ejemplo, el 21 % de IVA en España, el 19 % en Alemania o el 20 % en el Reino Unido). Se aplica a todo el documento.
Un segundo tipo impositivo
Cuando aplican dos tipos, por ejemplo en jurisdicciones que separan impuesto estatal y local, activa el segundo campo y ambos aparecerán en los totales.
Facturas exentas
Para las facturas sin impuesto alguno, oculta por completo la sección de impuestos. La factura electrónica admite además un motivo de exención y la inversión del sujeto pasivo donde la normativa lo exija.
Descuentos
Los descuentos se aplican a nivel de documento, con un segundo descuento opcional cuando necesitas dos (por ejemplo, un descuento por pronto pago sobre un descuento por volumen ya negociado).
Usos típicos:
- Descuento por pronto pago (por ejemplo, un 2 % si se paga en 7 días)
- Descuento por volumen (por ejemplo, un 15 % a partir de 40 horas)
- Un abono puntual o un ajuste de buena voluntad
Para un abono parcial sobre un trabajo concreto, ajusta el registro correspondiente antes de generar el documento o emite una factura rectificativa aparte.
Seguimiento del cobro
Más allá de generarlo, el documento guarda un estado.
Estado de la factura
Cada factura está cobrada o pendiente, y el listado muestra el total junto a lo cobrado hasta el momento, así que los pagos parciales se ven de un vistazo. Filtra la lista por estado para ver qué sigue abierto.
Registrar un cobro
- Abre la factura
- Márcala como cobrada
- Introduce la fecha del pago
- Anota el método (transferencia, PayPal, etc.)
Para actualizar también los registros de tiempo asociados, márcalos como cobrados en bloque desde la lista de tareas.
Encontrar lo pendiente
El listado de documentos se puede buscar por cliente y muestra fecha, total, importe cobrado y estado de cada factura. La pregunta de «¿quién no me ha pagado?» pasa a ser una lista filtrada en vez de una excavación en el correo.
Trucos que ahorran tiempo de verdad
Descripciones concretas. «Consultoría» es un marcador de posición. «Auditoría de rendimiento web y recomendaciones de optimización» es una línea de factura.
Números de referencia. Añade códigos de proyecto, números de pedido o referencias del cliente en cada factura. Ayuda al departamento de pagos del cliente a casarlas con sus registros.
Condiciones de pago claras. «Pago a la recepción» es más claro que «Neto 30» para muchos clientes. Ajústate al estándar contable de tu cliente si puedes.
Seguimiento sistemático. Un recordatorio amable el día 35 recupera a casi todos los pagadores lentos sin dañar la relación. Prográmalo.
Revisión trimestral de la plantilla. Actualiza datos de contacto, cuenta bancaria, marca y condiciones de pago. Ahí se pillan las cosas que se quedan obsoletas.
Archívalo todo. Timesheet guarda las facturas automáticamente. Mantén además una copia de respaldo a efectos fiscales: casi todas las jurisdicciones exigen entre seis y diez años.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar una factura después de enviarla? Mejor no. Emite una rectificativa y una factura nueva. Editar facturas ya enviadas rompe la pista de auditoría.
¿Cómo funcionan las distintas divisas? La divisa viene de los ajustes de tu cuenta y se aplica a tus documentos. Las facturas electrónicas llevan su propio campo de divisa para los requisitos transfronterizos.
¿Puedo añadir conceptos que no sean tiempo? Las líneas salen de las tareas y los gastos registrados. Para un cargo fijo, como materiales o una tarifa cerrada, anótalo como gasto e inclúyelo en la factura.
¿Los clientes necesitan una cuenta de Timesheet para ver las facturas? No. Las facturas son PDF estándar. Cualquiera puede abrirlas.
¿Puedo incluir gastos en la factura? Sí. Los gastos asociados al mismo proyecto aparecen como líneas, con su descripción e importe. Mira cómo registrar gastos y adjuntar justificantes.
Resumen
Tres documentos, una única fuente de verdad:
- Facturas para cobrar a clientes
- Partes de horas para nómina y RR. HH.
- Partes de trabajo para el visto bueno en servicio de campo
Configura el perfil de empresa una vez. Genera documentos ilimitados a partir del tiempo registrado. La prueba del plan Pro dura 30 días y no pide tarjeta: puedes emitir facturas reales durante la prueba y decidir después de ver cómo funciona.
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- Exporta a Excel para informes a medida o para pasárselo a tu gestoría
- Sincroniza con QuickBooks para integrar la contabilidad
- Factura con tarifas personalizadas para que las facturas cuadren a la primera
Cobra por las horas que ya has registrado
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