Casi ningún autónomo ni consultor que factura a clientes tiene una única tarifa horaria. Tiene una tarifa base que se dobla según el cliente, el tipo de trabajo, la hora del día, la urgencia y el contrato que firmó hace dos trimestres y medio olvidó. Intentar hacer esas cuentas de cabeza al facturar es justo como las tarifas se van hacia abajo y el dinero se queda por el camino.
Timesheet te deja meter la lógica de tarifas en el proyecto una vez y olvidarte. Cada tarea registrada arrastra los ingresos correctos. Este artículo repasa las cuatro palancas: tarifas por proyecto, multiplicadores de factor, ajustes de extra/h y los estados facturable, facturado y cobrado.
Todo esto está en el plan gratuito Basic.
Tarifas horarias por proyecto
Cada proyecto lleva su propia tarifa. Esa es la base. Cuando una tarea arranca dentro de ese proyecto, la tarifa ya está aplicada.
Configuración
- Abre el proyecto
- Entra en sus ajustes
- Busca Tarifa horaria
- Introduce la tarifa
- Guarda
A partir de aquí, cada registro de este proyecto calcula los ingresos como horas × tarifa.
Por qué la tarifa por proyecto es el valor por defecto correcto
- El cliente A paga 100 € la hora por consultoría
- El cliente B paga 75 € por desarrollo facturado por horas
- Los proyectos internos no facturan
Asociar la tarifa al proyecto significa que no vuelves a pensar en ella. La tarifa sigue al trabajo.
Dónde aparecen los ingresos
Con las tarifas puestas, los ingresos calculados aparecen en:
- El detalle de la tarea
- Los resúmenes diarios y semanales
- Las estadísticas y los informes
- Las exportaciones a CSV y Excel
Factor: multiplicadores porcentuales
El factor multiplica la tarifa base de un registro concreto. Va bien para horas extra al 150 %, al doble, bloques con descuento o trabajo prémium.
| Tarifa base | Factor | Tarifa efectiva |
|---|---|---|
| 100 €/h | 1,0 | 100 €/h |
| 100 €/h | 1,5 | 150 €/h |
| 100 €/h | 2,0 | 200 €/h |
| 100 €/h | 0,5 | 50 €/h |
Configuración
El factor vive en una tarifa con nombre, que creas una vez y reutilizas:
- Abre Tarifas y crea una (por ejemplo, «Horas extra»)
- Pon su factor en el multiplicador (por ejemplo, 1,5)
- Abre la tarea y elige esa tarifa en el campo correspondiente
- Guarda
Los ingresos pasan a ser horas × tarifa × factor.
Dónde se gana su sueldo el factor
Facturación de horas extra
- Horas ordinarias: factor 1,0
- A partir de 8 horas: factor 1,5
- Fines de semana: factor 2,0
Variaciones de tarifa negociadas
- Estándar: factor 1,0
- Bloque con descuento: factor 0,8
- Encargo urgente: factor 1,25
Precios por tipo de trabajo dentro del mismo proyecto
- Diseño: factor 1,0
- Desarrollo: factor 1,2
- Soporte de emergencia: factor 2,0
Extra/h: ajustes fijos por hora
Cuando el ajuste no es un porcentaje sino un importe fijo por hora, eso es extra/h.
| Tarifa base | Extra/h | Tarifa efectiva |
|---|---|---|
| 100 €/h | +0 € | 100 €/h |
| 100 €/h | +25 € | 125 €/h |
| 100 €/h | +50 € | 150 €/h |
| 100 €/h | -10 € | 90 €/h |
Configuración
Extra/h es el segundo campo de una tarifa con nombre:
- Abre Tarifas y crea una (por ejemplo, «Coste de herramientas»)
- Pon su extra/h en el importe fijo (positivo o negativo)
- Abre la tarea y elige esa tarifa
- Guarda
Los ingresos pasan a ser horas × (tarifa + extra/h).
Factor o extra/h: cuál usar
| Caso | Factor | Extra/h |
|---|---|---|
| Horas extra en porcentaje | ✓ | |
| Prima fija por competencias especiales | ✓ | |
| Descuento porcentual | ✓ | |
| Coste de herramientas o equipo por hora | ✓ | |
| Pago al doble | ✓ | |
| Compensación de desplazamiento por hora | ✓ |
Los dos a la vez
Una misma tarifa puede llevar factor e importe extra. La fórmula es horas × (tarifa × factor + extra/h).
Ejemplo:
- Tarifa base: 100 €/h
- Factor: 1,5 (horas extra)
- Extra/h: 20 € (coste de herramientas)
- Tarifa por hora: 100 € × 1,5 + 20 € = 170 €
- Para 3 horas: 510 €
Facturable frente a no facturable
No todos los registros deberían acabar en una factura de cliente. Cada registro se puede marcar como facturable o no facturable.
Cómo se fija el estado
- Facturable: entra en el cálculo de ingresos y en las facturas
- No facturable: queda registrado para tus datos pero fuera de la facturación
Valor por defecto del proyecto
Fija el valor por defecto en el proyecto para que los registros nuevos lo hereden:
- Abre los ajustes del proyecto
- Busca Facturable por defecto
- Elige sí o no
- Los registros nuevos lo heredan; puedes cambiarlo en cada uno
Qué suele acabar como no facturable
- Reuniones internas
- Formación y aprendizaje
- Administración y bandeja de entrada
- Trabajo pro bono
- Rehacer algo no previsto en un encargo a precio cerrado
- Tiempo de desplazamiento, salvo que se facture aparte
Registrar el tiempo no facturable sigue importando. Es la única forma de ver tu tarifa efectiva real.
Estados de facturado y cobrado
Después de facturable viene el ciclo de vida: facturado y cobrado.
Los tres estados
- Facturable: listo para facturar
- Facturado: incluido en una factura ya enviada
- Cobrado: pago recibido
Marcar como facturado
Después de enviar la factura:
- Filtra los registros por proyecto y rango de fechas
- Selecciona los que has facturado
- Márcalos como facturado
Marcar como cobrado
Cuando llegue el pago:
- Filtra por facturado
- Busca los registros que corresponden a esa factura
- Márcalos como cobrado
Filtros de estado que valen la pena
- Todo lo facturable para la próxima factura
- Todo lo facturado que sigue sin cobrar: tus cuentas pendientes
- Lo cobrado por rango de fechas, para tu gestoría
Dos flujos de facturación realistas
Facturación semanal a cliente
- Filtra los registros por proyecto y por la última semana
- Repasa si faltan notas o hay tarifas o factores mal puestos
- Genera la factura en PDF (plan Pro, con 30 días de prueba gratuita sin tarjeta) o exporta a CSV y pásalo por tu programa de facturación
- Marca como facturados los registros incluidos
Facturación al cerrar un proyecto
- Filtra todos los registros del proyecto
- Revisa el reparto entre facturable y no facturable
- Confirma el factor y el extra/h en los registros especiales
- Genera la factura final
- Archiva el proyecto (o consérvalo si habrá más trabajo)
Cosas que ahorran dinero
Pon las tarifas al crear el proyecto, no al facturar. Las cuentas retroactivas son donde se producen las fugas.
Decide tus reglas de factor una vez y déjalas por escrito. «A partir de las 18:00 → 1,25. Fines de semana → 1,5. Urgencia el mismo día → 1,5.» Si no, cada decisión de factor se convierte en una negociación contigo mismo.
Revisa los registros antes de facturar. Cinco minutos detectan los registros sin tarifa, el estado de facturación mal puesto y el temporizador de media hora que en realidad eran tres.
Registra también lo no facturable. No puedes subir tu tarifa efectiva si no ves la gravedad administrativa que tira de ella hacia abajo.
Comunica los cambios de tarifa creando un proyecto nuevo, o al menos con una transición claramente fechada. La pista de auditoría que tendrás después vale esos minutos de ahora.
Resumen
Las cuatro palancas:
- Tarifas de proyecto: la base, horas × tarifa
- Factor: ajustes porcentuales, sobre todo para horas extra y descuentos
- Extra/h: ajustes fijos por hora, sobre todo para herramientas y desplazamientos
- Facturable / facturado / cobrado: el ciclo desde el trabajo hasta la factura pagada
Todo en el plan gratuito Basic. Configúralas bien y facturar dejará de ser un problema de matemáticas.
Sigue leyendo
- Genera facturas en PDF a partir de los registros (plan Pro, con 30 días de prueba)
- Exporta a Excel o CSV si facturas con otra herramienta
- Lee el informe de estadísticas para ver qué clientes pagan mejor