Registrar el tiempo sin leer el informe es como escribir un diario que nunca relees. Las horas se acumulan, los registros quedan ordenados y nada cambia en cómo se ve la semana siguiente. La vista de estadísticas es donde los datos empiezan a devolverte algo.
Este artículo repasa los gráficos que importan, las preguntas que responde cada uno y un ritual de 15 minutos los viernes que convierte el informe en decisiones de verdad.
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Dónde están las estadísticas
En el móvil
- Abre Timesheet
- Pulsa la pestaña Estadísticas
- Elige un rango de fechas
- Cambia entre tipos de gráfico
En la web
- Inicia sesión en my.timesheet.io (plan Pro, con 30 días de prueba)
- Pulsa Estadísticas en la navegación
- Usa los filtros de la barra superior para acotar la vista
- Pasa el ratón o toca los gráficos para ver el detalle
Los gráficos y lo que responden
Horas de trabajo diarias
Una barra por día en el rango elegido.
Fíjate en:
- Horas diarias constantes: la rutina aguanta
- Picos: presión de una entrega o una maratón de reuniones
- Bajones: interrupciones, baja o día flojo
- Patrón semanal: lunes de calentamiento, viernes de bajada
Decide: si te pasas del día previsto de forma sistemática, el problema es la planificación, no el día.
Medias por día de la semana
Horas medias por día de la semana en el rango elegido.
Lecturas típicas:
- Pico de martes a jueves, con bajada el viernes
- El lunes se va en correo y no produce mucho más
- Horas de fin de semana: o son deliberadas o son una señal de alarma
Decide: planifica el trabajo exigente en los días que ya producen según los números. No pelees contra tu propio ritmo.
Reparto por proyecto
Un gráfico circular o de anillo con el tiempo por proyecto en el rango.
Fíjate en:
- Reparto previsto frente a real entre clientes
- Un proyecto que se lleva más de lo que le toca
- Un proyecto desatendido que necesita atención o una despriorización honesta
- La proporción de facturable frente a no facturable
Decide: si un proyecto de baja prioridad domina, pregúntate por qué. ¿Ampliación de alcance, comunicación lenta o simplemente una estimación mal calculada?
Análisis por etiquetas
Tiempo agrupado por etiqueta, cruzando todos los proyectos.
Patrones habituales:
- 40 % reuniones, 30 % trabajo de fondo, 20 % administración, 10 % comunicación
- Las semanas cargadas de reuniones se corresponden con menos entregas
- Una etiqueta de administración que crece mes a mes es la fuga lenta
Decide: si las reuniones superan un tercio de tu tiempo y ese no es tu trabajo, el calendario necesita otro valor por defecto.
Evolución acumulada de horas
Una línea que muestra las horas totales acumulándose a lo largo del rango.
Fíjate en:
- Pendiente constante: semana regular
- Tramos planos: vacaciones, baja o semana floja a propósito
- Subida brusca: periodo de sprint
- Compara la pendiente mes a mes para planificar capacidad
Decide: un proyecto cuya pendiente acumulada es más plana de lo previsto es un proyecto que se está desviando. Cógelo ahora.
Ingresos a lo largo del tiempo
Una línea de ingresos (horas × tarifa × factor + extra/h) a lo largo del rango.
Fíjate en:
- ¿Crecen los ingresos al mismo ritmo que las horas o estás haciendo más trabajo de tarifa baja?
- Ritmos mensuales y trimestrales
- El efecto de un cambio de tarifa, visible tras unos cuantos ciclos de facturación
Decide: ingresos planos con horas al alza significa que tu tarifa efectiva está bajando. Toca conversación de precios o un reparto de trabajo distinto.
Cómo elegir el rango de fechas
Diario
Útil para «¿en qué se me ha ido hoy?». Poco útil para tendencias.
Semanal
El punto justo para casi cualquier revisión. Detalle sin ruido. Permite comparar semana a semana.
Mensual
Suaviza la variación de cada día. Lo mejor para planificar capacidad y decidir precios.
Trimestral o anual
Estratégico. Aparecen los patrones estacionales. Las tendencias de varios meses son lo bastante fiables como para actuar sobre ellas.
Personalizado
Un proyecto concreto, el ciclo de facturación de un cliente, la comparación entre el primer y el segundo trimestre. Útil para responder una pregunta específica.
Filtros
Por proyecto
¿Cuánto consumió realmente un proyecto? ¿Cuándo ocurrió el trabajo? ¿Cómo van las horas frente al presupuesto?
Por etiqueta
Todas las reuniones de todos los clientes. Todo el tiempo administrativo. Todas las sesiones de trabajo de fondo, sea cual sea el proyecto.
Por estado de facturación
Porcentaje de facturable frente a no facturable. Vigila la proporción a lo largo de las semanas. El número que quieres depende del puesto; la tendencia importa más que el valor absoluto.
Por miembro del equipo (Pro)
Para equipos en el plan Pro: estadísticas individuales, agregados de equipo y comparaciones de carga de trabajo.
Exportar los gráficos
Los gráficos se pueden exportar para informes, presentaciones a cliente o tu propia revisión trimestral.
- Abre el gráfico
- Busca la opción de exportar o compartir
- Elige PNG (o un formato de imagen)
- Guarda o comparte
Usos habituales:
- Informes de cliente que muestran cómo se ha empleado el tiempo en su proyecto, un clásico del control horario por proyecto para consultores
- Presentaciones de equipo sobre productividad o capacidad
- Revisiones trimestrales personales
- Cuadros de mando internos
Los 15 del viernes
Las estadísticas valen sobre todo como hábito. Un ritual de 15 minutos los viernes que convierte los datos en decisiones:
1. Abre Estadísticas con el rango de la semana actual.
2. Horas totales. ¿Cómo van frente a tu objetivo? ¿Más? ¿Menos? ¿Por qué?
3. Reparto por proyecto. ¿Los proyectos prioritarios se llevaron tiempo prioritario o los desplazó lo urgente pero no importante?
4. Patrón diario. ¿Qué día produjo más? ¿Cuál menos? ¿Qué tenía de distinto el día productivo?
5. Desglose por etiquetas. Reuniones como porcentaje del total. Trabajo de fondo como porcentaje. ¿La administración crece o se mantiene?
6. Planifica la semana siguiente. Bloquea tiempo protegido para el trabajo que el informe dice que está infrarrepresentado. Pon tope a las reuniones si se dispararon.
Ya está. Los mismos 15 minutos cada semana: el informe mantiene honesta la planificación.
Patrones que aparecen
«Trabajo más de lo que creía»
El descubrimiento más habitual, sobre todo entre autónomos que revisan su productividad. El informe justifica una subida de tarifa, respalda una conversación sobre conciliación y ayuda a poner límites que no son solo sensaciones.
«Las reuniones dominan mi tiempo»
Si las reuniones se llevan más de un tercio de tu tiempo y ese no es tu trabajo, el calendario necesita un valor por defecto más estricto. Días sin reuniones, bloques más cortos y criterios más claros sobre qué merece una reunión.
«Un cliente se lleva todas mis horas»
Puede estar bien, pero muchas veces es un aviso. Riesgo de concentración, ampliación de alcance o, simplemente, que el siguiente cliente nunca llegó a arrancar.
«Mis días productivos son estos»
Un ritmo semanal constante. Planifica ahí el trabajo exigente y deja el de baja energía para otros momentos. Deja de pelearte con ello.
«La administración se está comiendo la semana»
La vista por etiquetas muestra la administración creciendo mes a mes. Automatiza, agrupa o delega. La fuga se acumula.
Objetivos que usan los datos
Ocupación
«Pasar de 25 a 30 horas facturables semanales en los próximos dos meses.»
- Haz seguimiento semanal
- Identifica el tiempo no facturable que se come la diferencia
- Decide qué recortar, agrupar o delegar
Equilibrio
«Mantener las reuniones por debajo de 8 horas semanales.»
- Vista semanal por etiquetas
- Límites de calendario basados en el informe
- Comprobación el viernes
Eficiencia
«Reducir un 10 % el tiempo total de proyectos parecidos.»
- Compara proyectos terminados del mismo tipo
- Identifica las fases que se alargaron
- Ataca una mejora cada vez
Resumen
El modelo:
- Registrar horas es la entrada
- Leer el informe cada semana es el trabajo
- Decidir el plan de la semana siguiente a partir del informe es la recompensa
Sin el tercer paso, los dos primeros son solo contabilidad. Con él, el sistema se paga solo en la segunda o tercera semana.
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