Cómo organizar tu trabajo con proyectos y etiquetas

Si alguna vez has recorrido la lista de registros a final de mes pensando «¿y esto de qué era?», ya conoces el problema del que va este artículo. Los registros de tiempo sin estructura dejan de ser útiles en cuanto dejas de anotarlos. La solución son dos piezas sencillas: proyectos y etiquetas. Si tienes clara la diferencia entre ambos, lo demás encaja solo.

Todo esto está en el plan gratuito Basic.

#Lo único que hay que tener claro

Los proyectos son contenedores. Las etiquetas son marcas que cruzan contenedores.

• Un registro de tiempo pertenece exactamente a un proyecto
• Un registro de tiempo puede llevar tantas etiquetas como quieras

Esa distinción gobierna todas las demás decisiones.

#Cuándo un proyecto

• Uno por cliente
• Uno por contrato o encargo diferenciado
• Uno por gran categoría de trabajo (por ejemplo, «Interno»)

#Cuándo una etiqueta

• Tipos de actividad (reunión, trabajo de fondo, administración)
• Fases (planificación, ejecución, revisión)
• Prioridad o estado (urgente, bloqueado, pendiente de seguimiento)
• Cualquier cosa que deba seguir significando lo mismo al pasar de un cliente a otro

#Cómo montar los proyectos

#Crearlos

1. Abre Proyectos
2. Pulsa +
3. Escribe un nombre
4. Configura los ajustes (tarifa, color, facturable por defecto)
5. Guarda

#Nombres que aguantan seis meses

• Específicos: «Rediseño web de Acme Corp», no «Proyecto web»
• Consistentes: el mismo patrón en todos los proyectos
• Buscables: incluye el nombre del cliente

Un patrón que funciona:

[Cliente] - [Nombre del proyecto]
 
Acme Corp - Rediseño web
Johnson SL - Consultoría Q4
Interno - Desarrollo de negocio

#Tarifa horaria, color y facturable por defecto

Cada proyecto lleva:

• Una tarifa horaria que se traslada a los ingresos de cada registro
• Un color para distinguirlo visualmente en listas y gráficos
• Una marca de facturable por defecto para que los registros nuevos salgan bien de fábrica

Configúralos una vez por proyecto. A partir de ahí se aplican solos. El detalle del flujo de tarifas está en cómo facturar a clientes con tarifas personalizadas.

#Usar etiquetas sin que se te vayan de las manos

#Cómo se crean

Una etiqueta se crea la primera vez que la usas:

1. Abre cualquier tarea
2. Busca el campo Etiquetas
3. Escribe un nombre de etiqueta
4. Guarda

A partir de ahí, la etiqueta aparece en el autocompletado. Reutilízala.

#De cinco a diez etiquetas es el punto justo

Con muy pocas etiquetas no te dicen nada. Con demasiadas dejas de usarlas con coherencia. De cinco a diez etiquetas reutilizables por caso de uso es más o menos lo correcto.

Etiquetas por actividad

• reunion
• desarrollo
• investigacion
• administracion
• comunicacion

Etiquetas por fase

• planificacion
• ejecucion
• revision
• mantenimiento

Etiquetas de prioridad o estado

• urgente
• bloqueado
• seguimiento

Elige una taxonomía y mantenla. Mezclar etiquetas de actividad y de fase en los mismos registros está bien; mezclar veinte variantes de «reunión», no.

#Dónde se gana su sueldo la combinación proyecto y etiqueta

Eres consultor con tres clientes, el caso de manual del control horario por proyecto para consultores. Cada uno es un proyecto. Y quieres saber cuánto tiempo dedicas a reuniones en los tres.

• Proyecto: «Acme Corp»
• Etiquetas: reunion, estrategia

Ahora el informe puede:

• Filtrar por proyecto para ver todo el trabajo de Acme
• Filtrar por etiqueta para ver todas las reuniones de todos los clientes
• Cruzar ambos para ver el tiempo de reuniones por cliente

Ese cruce es para lo que existen las etiquetas. No uses un proyecto para eso.

#Archivar proyectos terminados

Los proyectos cerrados no deberían ensuciar la lista activa.

1. Abre el proyecto
2. Busca Archivar
3. Confirma

Qué hace archivar:

• Quita el proyecto de las listas activas
• Conserva intactos todos los registros históricos
• Sigue visible en informes y exportaciones
• Se puede restaurar en cualquier momento

#Errores habituales

Etiquetar de más. Veinte etiquetas el primer día acaban siendo un etiquetado incoherente en la tercera semana. Empieza con cinco o diez y añade solo cuando haga falta.

Organizar de menos. Un único proyecto llamado «Trabajo» para todo. Eso echa por tierra la idea. Facturar por cliente exige proyectos por cliente.

Nombres de etiqueta incoherentes. «Reunión con cliente», «Reunión cliente», «Cliente - Reunión»: son tres etiquetas distintas. Elige un formato y mantenlo. Los nombres de etiqueta no son notas libres.

Olvidarte de etiquetar. Las etiquetas solo compensan el esfuerzo si las usas de verdad. Añádelas al iniciar el temporizador, no «luego».

#Convenciones prácticas

Usa los proyectos para facturar y las etiquetas para analizar. Los proyectos se alinean con las facturas. Las etiquetas, con cómo quieres ver tu trabajo. Si mantienes separados esos dos propósitos, el sistema se conserva limpio.

Ten un proyecto «General» o «Varios». Para registros sueltos que aún no encajan en ningún sitio. Revísalo cada semana. O los mueves a proyectos reales o aceptas que pertenecen a General.

Usa colores con criterio.

• Verde para trabajo facturable de cliente
• Azul para proyectos internos
• Amarillo para administración y formación

Leerás la lista diaria mucho más rápido.

Mantenimiento, una vez al mes.

• Archiva los proyectos terminados
• Borra las etiquetas que no uses
• Repasa los nombres de proyecto en busca de incoherencias

Quince minutos al mes bastan.

#Una plantilla para empezar

Un punto de partida razonable para un autónomo que registra su tiempo o un equipo pequeño:

Proyectos

1. [Cliente principal] - [Proyecto en curso]
2. [Cliente secundario] - [Su proyecto]
3. Interno - Desarrollo de negocio
4. Interno - Administración
5. Personal - Formación

Etiquetas

• reunion
• trabajo-de-fondo
• administracion
• facturable
• revision

Empieza aquí. Ajústalo después del primer mes según lo que los informes te dejen ver de verdad (o no).

#Resumen

El modelo en dos líneas:

• Proyectos: contenedores, uno por cliente o gran área de trabajo. Llevan tarifa, color y valor facturable por defecto.
• Etiquetas: marcas transversales de actividad, fase o prioridad. Se reutilizan entre proyectos.

Mantén cortas ambas listas. Nómbralas de forma coherente. Haz una limpieza mensual de quince minutos. El sistema se paga solo la primera vez que necesitas responder «cuánto tiempo en reuniones este trimestre» sin dedicar una hora a reconstruirlo.

#Sigue leyendo

• Factura a tus clientes con tarifas personalizadas para configurar la tarifa a nivel de proyecto
• Automatiza el inicio con geovalla, wifi o NFC para que arranque solo el proyecto correcto
• Lee el informe de estadísticas desglosado por proyecto y etiqueta