Un proyecto casi nunca son solo horas. Son horas más el billete de tren hasta el cliente, más la tinta de impresora del taller, más la parte de la suscripción a Adobe de este mes, más la comida sobre la que no quieres discutir al facturar. Un control horario que ignora todo eso es medio sistema.
Timesheet registra los gastos contra los mismos proyectos y tareas donde anotas las horas, con fotos de los justificantes adjuntas. Un único informe al final tiene los dos números uno al lado del otro. El registro de gastos está en todos los planes, también en el Basic gratuito; en Plus y Pro las imágenes de los justificantes se sincronizan con la nube.
Por qué registrar los gastos donde registras el tiempo
Una imagen completa por proyecto. Horas y costes en una sola vista, no dos sistemas que hay que cruzar a final de mes.
Menos papeles. Fotografía el justificante en la caja, adjúntalo a la tarea y tira o archiva el papel. La imagen es la fuente de verdad.
Mejores presupuestos la próxima vez. El histórico de costes por tipo de proyecto te da un baño de realidad al presupuestar: nunca es solo la mano de obra.
Una pista de auditoría que aguanta. Imágenes de justificantes, contexto de la tarea, fechas e importes. Eso es lo que quiere de verdad una gestoría o una inspección.
Añadir un gasto a una tarea
El registro básico
- Abre una tarea existente o crea una
- Busca la sección Gastos
- Pulsa Añadir gasto
- Introduce:
- Descripción: para qué es el gasto
- Importe: cuánto
- Guarda
Descripciones que aguantan seis meses
Las descripciones vagas se convierten en misterios sin resolver a final de trimestre.
Demasiado vago:
- «Material»
- «Viaje»
- «Software»
Mejor:
- «Tinta de impresora para la presentación del cliente A»
- «Billete de tren a Múnich, reunión con cliente el 12 de diciembre»
- «Adobe Creative Cloud, suscripción de diciembre»
Cuándo anotar cada gasto
- El mismo día, idealmente a los pocos minutos de pagar
- Contra la tarea en la que ocurrió el trabajo
- O contra una tarea creada solo para gastos («Viajes de diciembre», «Costes de arranque del proyecto») si el coste no está atado a una sesión de trabajo concreta
Adjuntar fotos de justificantes
Por qué te interesa la imagen
- Requisitos de facturación del cliente
- Documentación fiscal
- Aprobación interna de gastos
- El papel del ticket se borra. La imagen no.
Cómo adjuntarla
- Abre el gasto
- Pulsa Adjuntar justificante (o Añadir foto)
- Elige entre:
- Hacer una foto con la cámara
- Elegir de la galería
- Subir un archivo (en la web)
- La imagen queda vinculada al gasto
Fotos que de verdad ahorran tiempo
- Ilumina bien. Un justificante con sombras es un justificante difícil de leer, para ti y para tu gestoría.
- Dispara de frente. Los tickets torcidos pierden los extremos.
- Que salga entero. Fecha, proveedor, importe y líneas de detalle.
- Hazlo ya. El papel se borra, se arruga y acaba en la lavadora.
Incluir los gastos en los informes
Exportación a Excel y CSV
En la configuración de la exportación, activa los campos de gasto:
- Descripción del gasto
- Importe del gasto
- Fecha
- Tarea y proyecto asociados
La exportación incluye entonces una fila por gasto junto a los registros de tiempo. A partir de ahí monta la tabla dinámica o la vista para tu gestoría que quieras. La exportación está en todos los planes, incluido el Basic gratuito.
Estadísticas
Los totales de gasto aparecen donde los necesitas:
- Gastos totales del periodo seleccionado en la vista de estadísticas
- Totales de gasto pagado frente a pendiente, para que no se escape ningún reembolso
- Gastos totales por proyecto en la página de detalle del proyecto
Informes listos para el cliente
La generación de documentos PDF (plan Pro, con 30 días de prueba gratuita sin tarjeta) puede incluir:
- Registros de tiempo con duraciones y tarifas
- Gastos con descripciones e importes
- Un total combinado para la factura
Qué se suele registrar
Materiales de proyecto. Suministros, consumibles, equipo y licencias de software asignadas a un proyecto.
Viajes. Vuelos, trenes, taxis, aparcamiento, alojamiento y comidas fuera de la base.
Gastos con cliente. Comidas de trabajo, alquiler de salas de reuniones y material de presentación.
Suscripciones imputadas a un proyecto. Software prorrateado, cuotas de servicio y costes de plataforma.
Varios. Envíos, impresión, copias y costes de comunicación propios del proyecto.
Tres flujos reales
Autónomo
- Pagas durante el trabajo del proyecto y fotografías el justificante en la caja
- Añades el gasto a la tarea correcta en Timesheet
- Lo incluyes en la factura del cliente generando el PDF, o exportas a Excel hacia tu programa de facturación
- Marcas como facturado al emitir la factura
- Marcas como cobrado cuando entra el dinero
Reembolso a personal en plantilla
- Pagas el gasto
- Fotografías el justificante
- Añades el gasto a una tarea y usas una etiqueta constante para lo reembolsable
- Exportas el informe de gastos a final de mes
- Lo presentas a administración y sigues el estado del reembolso
Revisión por dirección de proyecto
- El viernes: revisa los gastos del equipo frente al presupuesto
- Pregunta por cualquier cosa que chirríe
- Súmalo al informe de costes del proyecto
- Factúralo al cliente según lo acordado
Cosas que evitan dolores de cabeza
Crea unas cuantas tareas solo para gastos con las categorías recurrentes («Suscripciones mensuales», «Viajes del primer trimestre»). Agrupar ahí está bien cuando ninguna sesión concreta causó el coste.
Adopta una convención de descripción. «Viaje: tren a Múnich, cliente A». La primera palabra como categoría y después el detalle. Tu yo futuro te lo agradecerá.
Anótalo el mismo día. Una vez a la semana pasa. Una vez al mes es la receta para registros perdidos y justificantes extraviados.
Separa lo profesional de lo personal con rigor. Mezclarlo hace penosas las auditorías e inútiles los informes.
Concilia cada mes, 30 minutos. Abre el informe de gastos, abre el extracto bancario y compara. Detecta los registros que faltan mientras el contexto sigue fresco.
Preguntas frecuentes
¿Puedo añadir un gasto sin registrar tiempo? Sí. Crea una tarea con duración mínima o cero y añade el gasto. O añádelo a una tarea existente.
¿Se hace copia de seguridad de las imágenes de los justificantes? En Plus y Pro, las imágenes se sincronizan con la nube y quedan respaldadas. En Basic se quedan en el dispositivo.
¿Puede el equipo ver los gastos de los demás? Depende de los permisos de equipo en los planes Pro. Quien dirige el equipo ve los del equipo; cada persona suele ver solo los suyos.
¿Cómo aparecen los gastos en las facturas? En el plan Pro, la generación de PDF puede incluir los gastos como líneas de factura, con descripción e importe.
¿Puedo exportar los gastos sin los registros de tiempo? Sí. Usa los filtros de exportación para generar un informe solo de gastos.
Resumen
El patrón que funciona:
- Añade los gastos a las tareas, igual que añades tiempo
- Describe cada uno con claridad, con categoría y contexto
- Adjunta la foto del justificante al momento
- Exporta o factura con el tiempo y los gastos en el mismo informe
- Concilia cada mes contra el extracto del banco o de la tarjeta
El sistema se mantiene sencillo. Los tickets dejan de acabar en los bolsillos de la chaqueta. Los totales de proyecto dejan de ser medias verdades.
Sigue leyendo
- Registra kilometraje y desplazamientos para los reembolsos por kilómetro
- Exporta a Excel o CSV con las columnas de gasto incluidas
- Genera facturas en PDF que combinen horas y gastos en un mismo documento