Para quien conduce entre obras, reuniones con clientes o avisos de servicio, la pregunta a final de año es siempre la misma: ¿has llevado un registro de kilometraje que Hacienda vaya a aceptar? «He conducido mucho por trabajo» no es una respuesta. Una lista con fechas, origen y destino, motivo, kilómetros y, a ser posible, lecturas del cuentakilómetros, sí lo es.
Timesheet registra el kilometraje como un tipo de entrada propio, junto a tu control horario. Expórtalo con una tarifa por kilómetro y ya tienes listo el importe del reembolso o el total deducible, sin reconstruir el año a base de tickets. Las entradas de kilometraje están en todos los planes, también en el Basic gratuito.
Por qué molestarse
Deducciones fiscales. Casi todas las jurisdicciones permiten deducir un importe por kilómetro en desplazamientos de trabajo. Y esperan registros hechos en su momento.
Facturación a clientes. Algunos acuerdos incluyen el tiempo de desplazamiento y el kilometraje. Si pierdes el registro, pierdes el reembolso.
Reembolso de gastos a la plantilla. El kilometraje documentado es lo que administración abona.
Coste real del proyecto. Los desplazamientos suelen esconderse en sitios invisibles. Un proyecto que parecía rentable por horas puede quedarse a cero cuando cuentas la conducción con honestidad.
Crear una entrada de kilometraje
En Timesheet, el kilometraje es un tipo de tarea propio. Eso lo mantiene separado de los registros de trabajo normales en informes y exportaciones.
Configuración
- Crea una tarea nueva
- Elige Kilometraje como tipo de tarea
- Rellena:
- Proyecto (para qué cliente o encargo fue el desplazamiento)
- Descripción (motivo del viaje)
- Fecha
- Añade los datos de kilometraje (ver opciones más abajo)
- Guarda
Dos formas de registrar la distancia
Opción 1: distancia entre puntos. Solo los kilómetros recorridos. Lo mejor cuando conoces la ruta por un mapa o el GPS.
- Punto de origen
- Punto de destino
- Distancia total
Opción 2: lecturas del cuentakilómetros. Lo mejor para un cumplimiento fiscal estricto.
- Lectura inicial
- Lectura final
- La diferencia se convierte en la distancia registrada
Elige un método y mantenlo durante todo el año. Mezclarlos invita a preguntas que no querrás responder dos veces.
Tiempo de desplazamiento y kilometraje
El tiempo de desplazamiento y el kilometraje son dos números distintos. Se pueden registrar los dos, juntos o por separado.
Juntos
- Crea la entrada de kilometraje
- Fija la hora de inicio y de fin del trayecto
- Añade la distancia
- La entrada guarda las dos cosas: tiempo empleado y distancia recorrida
Útil cuando el tiempo de desplazamiento es facturable.
Por separado
- Una tarea normal para el tiempo de desplazamiento, para que aparezca en horas
- Una entrada de kilometraje para la distancia, para que aparezca en kilómetros
- Misma fecha y mismo proyecto; enlázalas en la descripción si hace falta
Recoger la ruta y el motivo
Qué anotar
- Desde: punto de partida (oficina, casa, cliente anterior)
- Hasta: destino
- Motivo: por qué viajaste (reunión, aviso de servicio, entrega, visita técnica)
Por qué importa después
Defensa ante una inspección, aprobación de gastos, optimización de rutas y planificación de viajes futuros. «Reunión en Acme» es el mínimo. «Revisión trimestral en la central de Acme» es la versión que aguanta una revisión tres años después.
Calcular el reembolso
Timesheet registra el kilometraje en bruto. El cálculo del coste se hace al exportar, mediante un campo personalizado con la tarifa que uses.
Campo de exportación personalizado
En la configuración de la exportación, añade un campo calculado:
= {DISTANCE} * 0.30Eso multiplica la distancia registrada por 0,30 €, la tarifa estándar alemana de desplazamiento de trabajo (Kilometerpauschale o Reisekostenpauschale). Ajusta el multiplicador al que corresponda en tu país o en el acuerdo con tu cliente.
Tarifas habituales
- España: no hay una tarifa oficial única por kilómetro para todos los casos. En el ámbito laboral, el importe exento de tributación por uso de vehículo propio lo fija la normativa del IRPF y suele concretarse en el convenio colectivo o en la política interna de la empresa. Comprueba ambos antes de aplicar una cifra.
- Alemania (Reisekostenpauschale o Kilometerpauschale): 0,30 € por kilómetro en desplazamientos de trabajo, aplicado a toda la distancia conducida, ida y vuelta incluidas. La deducción por desplazamiento al centro de trabajo (Entfernungspauschale) es aparte: 0,30 € por kilómetro los primeros 20 km y 0,38 € a partir del km 21 (0,38 € desde el km 1 a partir de 2026), contando solo el trayecto de ida.
- Estados Unidos (IRS, tarifa de empresa 2024): 0,67 $ por milla
- Reino Unido (HMRC AMAP): 0,45 £ por milla las primeras 10.000 millas y 0,25 £ por milla a partir de ahí
Comprueba siempre la tarifa del año en curso antes de presentar nada: cambian.
Montar un informe de kilometraje
- Abre Exportar
- Filtra por el tipo de tarea de kilometraje, o por una etiqueta si etiquetas estas entradas
- Añade el campo personalizado con el cálculo del coste
- Selecciona el rango de fechas
- Exporta a Excel o CSV
La exportación lleva: fecha, origen, destino, motivo, distancia y coste calculado.
Qué quiere Hacienda
Los requisitos varían según el país. La intersección de todos ellos:
Incluye siempre
- Fecha
- Origen y destino
- Motivo profesional
- Distancia
- Proyecto o cliente asociado
IRS (Estados Unidos)
- Fecha, destino, motivo profesional y millas recorridas
- Total anual
- Cuentakilómetros al inicio y al final del año (recomendable)
HMRC (Reino Unido)
- Fecha, motivo, origen, destino y millas
- Total acumulado
Finanzamt (Alemania)
- Fecha, origen y destino, motivo y kilómetros
- Cuentakilómetros recomendado; un Fahrtenbuch con huecos vale menos que uno completo
Idas y vueltas y días con varias paradas
Ida y vuelta en una sola entrada. De la oficina al cliente y de vuelta, como una entrada con la distancia total. Rápido.
Ida y vuelta en dos entradas. El trayecto de ida y el de vuelta por separado. Útil si cada tramo va a un proyecto distinto o si uno de ellos cuenta de otra forma a efectos fiscales.
Días con varias paradas. Dos opciones.
- Una entrada por tramo: Oficina → Cliente A, Cliente A → Cliente B, Cliente B → Oficina. Lo más exacto.
- Una entrada para todo el día, con todas las paradas anotadas en la descripción. Menos preciso, pero práctico para técnicos que hacen 8 avisos al día.
El desplazamiento al centro de trabajo no cuenta en la mayoría de sistemas fiscales. De casa a la oficina no es desplazamiento de trabajo; de la oficina al cliente, sí.
Prácticas que aguantan
Anota los kilómetros el mismo día. La memoria se difumina rápido, sobre todo con los trayectos cortos, que son los que suman.
Elige un método para todo el año. Por distancia o por cuentakilómetros, no ambos.
Anota el motivo, no solo el destino. «Central de Acme, reunión de renovación de contrato», no solo «Acme».
Guarda los justificantes de apoyo. Tickets de aparcamiento, peajes y combustible. Adjúntalos como gastos en el mismo proyecto.
Revisión mensual. Abre la exportación, busca huecos y rellénalos mientras aún puedas reconstruirlos desde el calendario.
Tres casos realistas
Consultor con dos paradas en el día
Mañana en el cliente A, tarde en el cliente B, un día estándar para consultores que registran su tiempo.
- Entrada de kilometraje: Oficina → Cliente A (motivo: revisión de contrato)
- Entrada de kilometraje: Cliente A → Cliente B (motivo: taller)
- Entrada de kilometraje: Cliente B → Oficina (vuelta)
Cada una asociada a su proyecto. La exportación suma los kilómetros y el reembolso a final de mes.
Técnico de servicio de campo
El mismo día, seis avisos.
- Una sola entrada de kilometraje para el día, con todas las paradas en la descripción
- Cuentakilómetros al empezar y al terminar
- La exportación muestra los kilómetros totales del día y el reembolso
Comercial de zona
Una rutina semanal de visitas periódicas, típica de equipos comerciales que registran su tiempo en carretera.
- Una entrada de kilometraje por viaje, asociada al cliente correspondiente
- Un motivo claro anotado en cada una («revisión trimestral, demo, cierre de acuerdo»)
- Deja fuera del registro el trayecto de casa a la oficina
Resolución de problemas
«Se me ha olvidado registrar un viaje.» Reconstrúyelo desde tu calendario (dónde estuviste), la cronología de Google Maps (dónde estuvo el móvil) o los tickets de combustible (dónde repostaste). Añade la entrada con la fecha correcta.
«¿Qué cuenta como deducible?» Ante la duda, consulta con tu gestoría. Guarda más documentación, no menos. Separa con claridad los desplazamientos profesionales de los personales.
«Mis registros son incoherentes.» Para, elige un método (distancia o cuentakilómetros), pon un recordatorio a las 17:00 de lunes a viernes y empieza de cero. Lo incoherente del pasado ya está; el registro de hoy es lo que sí controlas.
Resumen
Los componentes:
- Tipo de tarea de kilometraje: una entrada dedicada a los desplazamientos
- Distancia o cuentakilómetros: elige uno para todo el año
- Ruta, motivo y proyecto: los metadatos que aguantan una inspección
- Campo de exportación personalizado: tarifa por kilómetro × distancia es igual al reembolso
- Revisión mensual: la única forma de evitar reconstruirlo todo a final de año
Sigue leyendo
- Registra gastos y adjunta justificantes para peajes, aparcamiento y combustible
- Exporta a Excel o CSV con la tarifa por kilómetro ya incorporada
- Genera facturas en PDF que combinen horas, gastos y kilometraje