Vous terminez une journée difficile à 19h30. Le téléphone vibre : « Maximum légal journalier de 10 heures dépassé. » Vous saviez que la journée avait été longue, mais vous ne vous attendiez pas à voir le numéro de l’inspection du travail s’afficher sur votre propre téléphone. La pensée suivante n’est pas « oh non ». C’est « bien vu, j’aurais enregistré ça sans m’en rendre compte ».
C’est le rôle des alertes RH dans Timesheet. L’application connaît déjà votre contrat, la règle de temps de travail de votre pays et vos pauses. Elle fait le calcul pendant que vous travaillez, et vous prévient avant qu’une infraction n’apparaisse dans votre feuille de temps.
Ce que détectent réellement les alertes RH
Timesheet évalue en continu trois types d’alertes pendant que vous travaillez :
1. Alertes sur les objectifs contractuels
Basées sur les heures cibles journalières et hebdomadaires de votre contrat.
- Objectif journalier approché : vous avez travaillé 80 % des heures contractuelles aujourd’hui
- Objectif journalier dépassé : vous avez dépassé 100 % de l’objectif journalier
- Objectif hebdomadaire approché : 80 % des heures hebdomadaires
- Objectif hebdomadaire dépassé : 100 % des heures hebdomadaires
Ce sont des alertes de niveau « avertissement ». Ce ne sont pas des infractions légales ; elles vous indiquent que vous êtes à ou au-delà des heures prévues par votre contrat.
2. Alertes sur les maxima légaux
Basées sur une règle de temps de travail attachée à votre modèle d’emploi. Ce sont les limites strictes fixées par la loi.
- Maximum légal journalier approché : 90 % du plafond légal journalier (par exemple 9 sur 10 heures en Allemagne)
- Maximum légal journalier dépassé : le plafond est franchi
- Maximum légal hebdomadaire approché : 90 % du plafond hebdomadaire
- Maximum légal hebdomadaire dépassé : le plafond hebdomadaire est franchi
Les alertes « dépassé » sont de niveau « critique ». Le système les affiche en rouge et les signale de manière sonore.
3. Alerte pause
Déclenchée par les règles de pause de votre modèle d’emploi. L’exemple classique, la loi allemande, exige une pause de 30 minutes après 6 heures de travail et une pause de 45 minutes après 9 heures. Timesheet évalue ces règles par paliers par rapport aux pauses effectivement enregistrées aujourd’hui. Si la pause requise manque, vous voyez « Vous devez prendre une pause de 30 minutes après 6h de travail. »
Le contrôle des pauses est de niveau « info » car la loi autorise à la prendre plus tard dans la journée. L’alerte est un rappel, pas une infraction, sauf si vous terminez la journée sans l’avoir prise.
Note sur les populations spécifiques
La règle de temps de travail peut aussi contenir des plafonds plus stricts pour les travailleurs de nuit, les jeunes travailleurs et les salariées enceintes. Timesheet ne les applique pas automatiquement aujourd’hui : les vérifier nécessiterait des données personnelles (date de naissance, état de grossesse) que l’application ne collecte pas volontairement. Si un membre de votre équipe appartient à l’un de ces groupes, attribuez-lui un modèle d’emploi spécifique dont les limites journalières et hebdomadaires reflètent ces plafonds plus stricts.
Pourquoi le calcul n’est pas une simple addition
Le temps de travail pour la conformité est le temps réel écoulé, pas la somme des durées des tâches.
Supposons que vous ayez enregistré deux tâches qui se chevauchent :
Tâche A : 09h00 à 12h00 (3h)
Tâche B : 10h00 à 12h00 (2h)Une addition naïve dirait que vous avez travaillé 5 heures. La réponse conforme dit que vous avez travaillé 3 heures. De 09h00 à 12h00 vous étiez à votre poste, peu importe le nombre de projets facturés en parallèle.
Timesheet fusionne les plages horaires qui se chevauchent avant de vérifier les limites. Trois heures de chevauchement comptent comme 3 heures vers votre plafond légal, mais les projets conservent chacun leur propre tâche avec leurs heures de début et de fin pour la facturation.
Les données derrière les alertes
Les alertes reposent sur trois entités configurées dans Timesheet :
| Entité | Ce qu’elle contient | Qui la configure |
|---|---|---|
| Contrat | Heures cibles journalières et hebdomadaires, fuseau horaire, jour de début de semaine, statut exonéré, lien vers modèle d’emploi | RH ou admin sur plans Business |
| Modèle d’emploi | Règles de temps de travail et de pause pour un poste ou un pays | RH ou admin |
| Règle de temps de travail | Plafonds journaliers, hebdomadaires, et spécifiques nuit/jeunes/enceintes, issus du droit du travail national | RH ou admin |
| Règle de pause | Minutes de pause par paliers d’heures travaillées, payées ou non | RH ou admin |
Timesheet est livré avec des règles de temps de travail préconfigurées pour des dizaines de pays, dont l’Allemagne, l’Autriche, la Suisse, le Royaume-Uni, l’Espagne, la France et les États-Unis (fédéral). Vous pouvez les modifier ou ajouter des règles personnalisées par modèle d’emploi.
Si un utilisateur n’a pas de contrat actif dans une organisation, aucune alerte ne s’affiche pour lui. Si le contrat est marqué exempté, toutes les alertes sont supprimées (comme pour les salariés exemptés selon la FLSA américaine).
Où les alertes apparaissent
Dans l’application, sur l’écran du minuteur
L’écran du minuteur affiche une bannière au-dessus de la tâche active. La couleur de la bannière correspond au niveau d’alerte :
- Info (cyan sur le web, orange sur iOS) : rappel de pause
- Avertissement (orange) : approche d’une limite, objectif contractuel dépassé
- Critique (rouge) : maximum légal dépassé
Touchez la bannière pour voir le détail complet : quelle limite, quelle valeur aujourd’hui, quel est le plafond.
En notifications de conformité
Les bannières en direct apparaissent pendant l’utilisation de l’application. Par ailleurs, le moteur de conformité en arrière-plan analyse chaque journée après coup : si une limite a été réellement dépassée ou une pause obligatoire manquée, il enregistre l’infraction et envoie une notification. Un long vendredi après-midi peut échapper à la bannière, mais pas à l’enregistrement.
Dans l’application web
La même bannière s’affiche sur le tableau de bord web et dans le formulaire de tâche. Les managers voient les alertes pour leur propre temps ; ils ne voient pas celles des membres de leur équipe sur les plans standards.
Comment configurer les alertes
Étape 1 : créer le contrat
- Ouvrez Organisations, puis votre organisation, puis Contrats dans l’application web Business
- Cliquez sur Nouveau contrat pour l’employé (ou vous-même)
- Définissez les heures journalières (ex. 8), hebdomadaires (ex. 40), fuseau horaire, début de semaine
- Indiquez le statut exonéré si pertinent
- Enregistrez
Les nouveaux contrats démarrent en brouillon. Activez le contrat une fois complété ; il prend effet à partir de sa date de validité.
Étape 2 : choisir ou créer un modèle d’emploi
- Organisations, puis votre organisation, puis Modèles d’emploi
- Choisissez un modèle préconfiguré (ex. Allemagne, Temps plein, ArbZG) ou cliquez sur Nouveau modèle
- Attachez la règle de temps de travail et les règles de pause
- Enregistrez et liez le modèle au contrat
Si vous ne liez pas de modèle, les alertes sur objectifs contractuels fonctionnent toujours. Les alertes sur maxima légaux et les contrôles de pause par paliers n’apparaissent qu’avec un modèle lié.
Étape 3 : testez
- Lancez un minuteur
- Modifiez une saisie fictive plus tôt dans la journée pour que le total atteigne 80 % de l’objectif journalier
- Observez l’apparition de la bannière
La première fois que vous voyez la bannière orange avec le bon chiffre, vous savez que la configuration est correcte.
Bonnes pratiques
Utilisez les presets pays comme point de départ. Les règles de temps de travail préconfigurées couvrent le cas le plus courant. Vous pouvez les resserrer ou les assouplir plus tard, mais mieux vaut déployer quelque chose ce trimestre que rien du tout.
Marquez les salariés exonérés comme tels. Les salariés exemptés selon la FLSA américaine, les cadres dirigeants et autres groupes légalement hors champ du droit du travail doivent être marqués exonérés dans le contrat. Sinon, le système signale des « infractions » qui n’en sont pas.
Ne luttez pas contre la règle de chevauchement. Si deux tâches de 09h00 à 12h00 et 10h00 à 12h00 vous surprennent avec seulement 3 heures comptabilisées vers le plafond, la règle fonctionne. La facturation conserve les deux.
Contrôlez les infractions chaque semaine. Les managers peuvent consulter le journal des infractions aux périodes de repos et le journal d’audit sous Organisations, puis Conformité. L’objectif est d’agir sur les tendances avant l’inspection du travail.
Questions fréquentes
Les alertes sont-elles obligatoires dans mon pays ?
Les alertes sont calibrées pour plusieurs pays, mais Timesheet ne certifie pas la conformité. Leur but est de rendre les limites visibles. La règle de temps de travail est configurable pour correspondre exactement à ce que votre juridiction impose.
Les alertes m’empêcheront-elles de travailler ?
Non. Les alertes informent ; elles ne bloquent pas. La décision de continuer à travailler vous appartient. La piste d’audit rend ce choix visible ultérieurement.
Les alertes fonctionnent-elles hors ligne ?
Sur iOS, oui. L’application calcule les alertes localement à partir du contrat et du modèle d’emploi déjà synchronisés, elles se mettent donc à jour sans connexion. L’application web interroge le serveur, donc elle nécessite une connexion.
Puis-je personnaliser les seuils (80/90/100 %) ?
Pas pour l’instant. Les seuils sont fixes pour garantir un comportement prévisible dans toutes les équipes.
Que devient l’historique si je modifie une règle de temps de travail ?
Les alertes sont évaluées selon la règle active au moment du calcul. Les rapports de conformité historiques utilisent la règle en vigueur le jour concerné. Modifier la règle aujourd’hui ne modifie pas les rapports d’hier.
Résumé
- Les alertes RH signalent en temps réel les objectifs contractuels, limites légales et pauses manquantes
- Les alertes contractuelles utilisent vos heures journalières et hebdomadaires ; les alertes légales utilisent la règle de temps de travail nationale
- Les plafonds plus stricts pour nuit, jeunes et femmes enceintes sont gérés via un modèle d’emploi dédié
- Les tâches qui se chevauchent comptent comme temps réel écoulé, pas comme somme, pour la conformité
- Les alertes apparaissent dans l’application et sur le web ; les infractions enregistrées sont notifiées
- Disponible sur le plan Business et supérieur
Pour aller plus loin
- Définir les objectifs journaliers et hebdomadaires de temps de travail pour configurer la partie contrat du système d’alerte
- Suivre les pauses et voir vos heures réelles de travail pour que la règle de pause ait les données nécessaires