Petite question qui embrouille la plupart des nouveaux utilisateurs de suivi du temps : vous avez travaillé de 9h00 à 17h00 avec une pause déjeuner d’une heure. Combien d’heures avez-vous travaillé ?
Les deux réponses sont correctes, selon qui pose la question. Huit heures, si vous facturez la présence ou comptez le temps passé sur site. Sept heures, si vous facturez le travail effectif ou vérifiez les minima légaux du temps de travail. L’astuce est d’avoir les deux chiffres sans faire le calcul à la main.
Timesheet enregistre les deux, les appelle Durée Totale et Durée Relative, et les affiche partout où vous en aurez besoin. La pause est le pont entre les deux.
Durée totale vs. durée relative
Le concept le plus important à comprendre :
Durée totale
La durée complète du début à la fin, pauses incluses.
- Exemple : de 9h00 à 17h00 = 8 heures
- Utilisation : temps passé sur site, facturation basée sur la présence, plages de disponibilité
Durée relative
Le temps de travail effectif uniquement. Les pauses sont soustraites.
- Exemple : de 9h00 à 17h00 avec une pause déjeuner d’une heure = 7 heures
- Utilisation : facturation du travail réel, rapports de productivité, décompte du temps de travail selon la loi
Changer l’affichage par défaut
- Ouvrez Paramètres
- Trouvez Affichage de la durée
- Choisissez Durée Totale ou Relative par défaut
- Ce choix s’applique dans toute l’application : liste des tâches, résumés, exports
Les deux valeurs sont toujours disponibles dans les détails des tâches et les rapports, quel que soit le paramètre par défaut.
Pauses manuelles : pause et reprise
La façon la plus simple d’enregistrer une pause est de mettre la tâche en pause.
Pendant que la tâche est en cours
- Appuyez sur PAUSE sur la tâche en cours
- La pause démarre ; la tâche conserve son contexte projet
- À votre retour, appuyez sur PLAY (ou REPRENDRE)
- La pause est enregistrée automatiquement, la tâche continue
La même tâche contient alors les blocs de travail et les blocs de pause. La durée relative exclut les pauses ; la durée totale inclut tout.
Oublié de mettre en pause ? Ajoutez-la plus tard
- Ouvrez la tâche
- Trouvez la section Pauses
- Appuyez sur Ajouter une pause
- Saisissez l’heure de début et de fin
- Enregistrez
Utile pour reconstituer la journée à 18h00 quand vous vous rappelez avoir pris un long déjeuner.
Plusieurs pauses par tâche
Une tâche peut comporter plusieurs pauses : café à 10h30, déjeuner à 12h30, promenade à 15h00. Chacune est enregistrée séparément. La durée relative les soustrait toutes.
Comment capturer les pauses automatiquement
Pour capturer les pauses automatiquement, définissez une règle de pause automatique : indiquez à Timesheet combien de temps un travail peut durer avant d’insérer une pause. Toute tâche dépassant cet intervalle se voit ajouter la pause automatiquement, sans bouton pause ni rien à penser ensuite.
C’est la bonne méthode quand le travail s’enchaîne en longues sessions et que vous voulez des enregistrements cohérents sans y penser.
Comment fonctionne la règle
Une règle typique : « Après 4 heures de travail, ajoutez une pause de 30 minutes. »
Quand une tâche dépasse 4 heures, Timesheet insère automatiquement une pause de 30 minutes. Cas d’usage courants :
- Respecter les minima légaux du temps de travail (voir ci-dessous)
- Standardiser la documentation sur de longues sessions
- Travail sur le terrain où les pauses ont lieu mais ne peuvent pas être enregistrées en temps réel
Configuration
- Ouvrez Paramètres
- Trouvez Pauses automatiques (ou Règles de pause)
- Configurez :
- Intervalle de travail : durée avant déclenchement de la pause (ex. toutes les 4 heures)
- Durée de la pause : durée de la pause automatique (ex. 30 minutes)
- Enregistrez
Quelques précisions
- Les pauses automatiques sont planifiées, non détectées par capteurs de l’appareil
- Vous pouvez les modifier ou supprimer sur chaque tâche
- Elles fonctionnent en parallèle des pauses manuelles, pas besoin de choisir l’une ou l’autre
Ce que montrent les rapports
Détail de la tâche
Ouvrez n’importe quelle saisie pour voir la durée totale, la durée relative, et la liste des pauses avec leurs horaires.
Statistiques
La vue statistiques sépare travail et pauses sur la période choisie :
- Temps total de pause, à côté des durées Totale et Relative
- Barres de pause dans le graphique d’avancement, à côté des barres de travail
- Tendances sur plusieurs semaines et mois
Exports
Les exports Excel et CSV (tous plans, y compris Basic) peuvent inclure :
- Durée Totale et Relative en colonnes séparées
- Entrées individuelles de pauses avec heures de début et fin
- Totaux de temps de pause par tâche et par jour
Minima légaux à connaître
Les lois sur le temps de travail varient ; résumé rapide :
Allemagne. 30 minutes de pause après 6 heures de travail, 45 minutes après 9 heures.
Royaume-Uni. 20 minutes de pause pour toute journée de travail de plus de 6 heures.
Union européenne. Au moins une pause pour les journées de travail de plus de 6 heures ; les États membres fixent les détails.
États-Unis. La loi fédérale n’impose pas de pause pour les adultes. Les règles varient selon les États ; vérifiez celles de votre État.
Un suivi précis des pauses constitue une preuve en cas de question sur le temps de travail. Consultez la réglementation locale pour les détails.
Conseils pour un suivi des pauses efficace
Utilisez les pauses pour les vraies pauses. Un passage aux toilettes n’a pas besoin d’être enregistré. Réservez la saisie de pause aux périodes de repos effectives, par exemple 10 minutes ou plus.
Soyez cohérent. De la même manière chaque jour. Un suivi incohérent rend le rapport plus difficile à lire qu’aucun suivi.
Mettez un rappel à midi. Une alarme téléphonique à 12h30 pour prendre et enregistrer le déjeuner. Après une semaine, c’est devenu un réflexe.
Faites un point hebdomadaire. Le vendredi après-midi, regardez le temps de pause en pourcentage du total. S’il est proche de zéro, ce n’est pas une fierté, c’est un signal d’alerte.
Sachez ce que le client paie. Certains facturent le temps total sur site ; d’autres le temps de travail relatif. Configurez le projet en conséquence.
Questions fréquentes
Que faire si j’oublie de reprendre après une pause ?
Ouvrez la tâche, trouvez la pause, ajustez son heure de fin. La durée relative se recalcule.
Puis-je supprimer une pause ?
Oui. Ouvrez la tâche, trouvez la pause, supprimez-la. La durée relative augmente du temps supprimé.
Les pauses changent-elles mes revenus ?
Timesheet affiche deux montants : Salaire basé sur la durée Totale (pauses incluses) et Salaire relatif basé sur le temps de travail uniquement. Pour la facturation, utilisez le Salaire relatif pour que les pauses n’augmentent pas la facture.
Les pauses automatiques peuvent-elles varier par projet ?
Non. La règle de pause automatique est définie une fois dans les Paramètres et s’applique à toutes les tâches. Vous pouvez toutefois modifier ou supprimer la pause insérée sur chaque tâche individuellement.
Une application de suivi du temps peut-elle signaler les pauses manquées ?
Oui. Les règles de pause automatique insèrent la pause pour vous, donc elle n’est jamais oubliée. Si vous préférez un avertissement plutôt qu’une insertion automatique, les alertes RH de Timesheet comparent le temps suivi à votre contrat et aux limites légales de votre pays, et signalent une pause trop courte ou non prise. Voir Alertes RH pour violations du temps de travail.
Résumé
Le modèle mental de base :
- Durée totale : durée incluant les pauses
- Durée relative : temps de travail effectif sans pauses
- Pause/reprise manuelle : enregistrement en temps réel des pauses sur la tâche en cours
- Ajout de pauses après coup : modification rétroactive pour les jours oubliés
- Pauses automatiques : pauses planifiées à intervalles fixes
L’objectif n’est pas d’être obsédé par chaque minute, mais d’avoir les deux chiffres quand on vous les demande, et de connaître la réponse sans tableur.
Où aller ensuite
- Définir les tarifs par projet et les paramètres de facturation pour que les pauses impactent les bonnes factures
- Exporter les données avec colonnes Totale et Relative côte à côte
- Lire le rapport de statistiques pour voir le temps réel vs. le temps passé au bureau sur le mois