Make-integratie

Make bouwt de workflow. Timesheet houdt de uren bij. Koppel de twee en een scenario kan tijd vastleggen zodra een ticket gesloten wordt, een timer starten vanuit een formulier of het rapport van vorige maand naar je boekhouder mailen, zonder dat iemand cijfers hoeft over te typen.

Wat je kunt automatiseren

Triggers

• Watch events gaat af zodra er iets gebeurt in Timesheet: de timer start, stopt, pauzeert of hervat, of er wordt een urenregel, project, to-do, team, tag of tarief aangemaakt of bijgewerkt

Timer

• Start de timer op een project, stop, pauzeer of hervat hem, wijzig de lopende urenregel of lees die uit

Urenregels

• Maak urenregels aan, werk ze bij, haal ze op, dupliceer ze en verwijder ze, met project, to-do, begin en eind, omschrijving, tags, declarabele status en tarief
• Zoek urenregels op tekst, periode, project, tag, to-do, team of factuurstatus
• Vraag de totalen op voor elk filter: duur, pauzes, opbrengst, onkosten en kilometers
• Voeg notities, onkosten en pauzes toe aan een urenregel, en zoek notities en onkosten op

Projecten, to-do's en tags

• Maak projecten en to-do's aan, werk ze bij, haal ze op, verwijder ze en vraag er een lijst van op, bijvoorbeeld om een to-do te sluiten zodra het bijbehorende ticket klaar is
• Maak tags aan, hernoem, archiveer en verwijder ze, en vraag een lijst op van je tags, teams en tarieven

Rapporten

• Maak een rapport in Excel, CSV of pdf en ontvang een downloadlink, of laat Timesheet het rapport mailen

Afwezigheden

• Vraag afwezigheden aan in een organisatie, werk ze bij, keur ze goed, wijs ze af, annuleer en verwijder ze, en zoek ze op werknemer, type, status of datums

In Make heten urenregels tasks, net als in de Timesheet API: zoek naar Create a task of Search tasks.

Make an API call bereikt met dezelfde verbinding elk endpoint van de Timesheet API, voor de gevallen die de kant-en-klare modules niet afdekken.

Ideeën om mee te beginnen

• Agenda naar Timesheet: maak voor elke nieuwe afspraak in een werkagenda een urenregel aan op het bijbehorende project.
• Maandrapport: mail op de eerste van elke maand het pdf-rapport van vorige maand naar je boekhouder.
• Ticket klaar, to-do gesloten: wordt een issue in je tracker opgelost, sluit dan de bijbehorende to-do in Timesheet.
• Timer vanaf elke plek: start of stop de timer vanuit een Make-webhook of een ingevuld formulier.
• Afwezigheden in de teamchat: zoek elke ochtend de afwezigheidsaanvragen op die nog in behandeling zijn en plaats ze in het kanaal van de managers.
• Projecten gelijk houden: wordt er in Timesheet een project aangemaakt, maak dan dezelfde klant of deal aan in je CRM.

Voordat je begint

• Een Make-account.
• Een Timesheet Pro-abonnement of hoger. Het zit ook in de proefperiode van 30 dagen. Bekijk de abonnementen en prijzen.
• Voor de afwezigheidsmodules: een organisatie met het Business- of Enterprise-abonnement, of in de proefperiode daarvan.

Zo koppel je het

1. Voeg de Timesheet-app toe aan je Make-account via de link naar de Timesheet-app.
2. Voeg in een Make-scenario een willekeurige Timesheet-module toe en maak een verbinding aan. Laat Timesheet account staan als verbindingstype.
3. Log in bij Timesheet in het venster dat opengaat en kies Toegang verlenen. Make toont je Timesheet-e-mailadres bij de verbinding.

Liever een API-sleutel? Open in de webapp van Timesheet Integraties, ga naar API-sleutels en kies Nieuwe API-sleutel. Geef hem een naam, kies Sleutel genereren en kopieer de sleutel meteen: je ziet hem maar één keer. Kies in Make Timesheet API key als verbindingstype en plak de sleutel.

Velden zoals project, to-do, tag, tarief, team of afwezigheidstype zijn lijsten waaruit je kiest. Hangt de ene lijst af van de andere, kies dan eerst in de eerste lijst: de lijst met to-do's toont de to-do's van het gekozen project, en de lijsten met werknemers en afwezigheidstypen worden geladen voor de gekozen organisatie.

Wil je op gebeurtenissen reageren, voeg dan Watch events toe, maak een webhook aan en kies de gebeurtenis. Timesheet registreert de webhook aan zijn kant automatisch en haalt hem weer weg als je de webhook in Make verwijdert. Elke trigger luistert naar één gebeurtenis, dus voeg per gebeurtenis die je wilt volgen een eigen trigger toe.

Goed om te weten

• Er zijn geen gebeurtenissen voor verwijderen. Verwijder je een urenregel of to-do, dan gaat de bijbehorende gebeurtenis voor bijwerken af, dus controleer het item in je scenario als dat voor jou uitmaakt.
• Gebeurtenissen gaan over alles wat je account kan zien. Beheer je een project, dan kan een trigger ook afgaan voor urenregels van een teamgenoot in dat project.
• De lijsten tonen actieve projecten, tags en tarieven, en openstaande to-do's. Wil je een gearchiveerd item gebruiken, map dan het ID uit een eerdere module.
• De downloadlink van een rapport werkt 10 minuten, dus download het bestand in hetzelfde scenario, bijvoorbeeld met de HTTP-app.
• Gebeurtenissen komen alleen bij Make aan zolang je abonnement Pro of hoger is, of in de proefperiode zit. Loopt het af, dan ontvangen scenario's geen gebeurtenissen meer tot het abonnement weer actief is.
• Een verbinding via inloggen blijft een jaar geldig. Autoriseer de verbinding daarna opnieuw onder Connections in Make.
• Koppel je met een API-sleutel en geef je hem een vervaldatum, vernieuw hem dan op tijd, anders werkt het scenario niet meer.
• Verwijder je de verbinding in Make, of de API-sleutel die ze gebruikt, dan stoppen de acties in Make. Webhooks horen bij je account, dus verwijder ze ook onder Integraties > Webhooks als je geen gebeurtenissen meer wilt ontvangen.

Liever Zapier? Ook daar kun je Timesheet koppelen: bekijk de Zapier-integratie. Vragen over een scenario? Mail naar support@timesheet.io.