QuickBooks Online-integratie

Je team registreert uren in Timesheet. Je boekhouding staat in QuickBooks Online. Koppel de twee en elke afgeronde urenregel op een gekoppeld project komt in QuickBooks binnen als time activity bij de juiste klant en medewerker, klaar om te factureren, zonder overtypen aan het eind van de maand.

Wat er synchroniseert

Van Timesheet naar QuickBooks

• Elke afgeronde urenregel wordt een time activity met datum, begin- en eindtijd, omschrijving, klant, medewerker en declarabele status
• Wijzigingen en verwijderingen gaan automatisch mee; een lopende timer synchroniseert zodra je hem stopt
• Met een tariefkoppeling krijgt de urenregel zijn service-item uit QuickBooks mee, en het uurtarief komt van dat service-item of van je tarief in Timesheet

Van QuickBooks naar Timesheet

• Tijd die je in QuickBooks invoert of aanpast, komt terug als urenregels in Timesheet, via webhooks van QuickBooks
• Urenregels die je in QuickBooks factureert, staan in Timesheet op gefactureerd
• Verwijder je een time activity in QuickBooks of maak je hem ongeldig (void), dan wordt de urenregel in Timesheet verwijderd
• Sync Now haalt wijzigingen uit QuickBooks op wanneer je wilt; de eerste keer komen de bestaande time activities van je gekoppelde klanten en medewerkers binnen

De betaalstatus blijft in QuickBooks.

Facturen en salarisadministratie blijven in QuickBooks

De koppeling levert de uren; ze maakt geen facturen aan en draait geen salarisadministratie. Omdat elke urenregel met klant en declarabele status binnenkomt, kun je de declarabele tijd in QuickBooks aan de volgende factuur van de klant toevoegen, en staan de uren daar bij elke medewerker.

Rapporten, tarieven en exports voor al je projecten blijven beschikbaar in Timesheet.

Voordat je begint

• QuickBooks Online. QuickBooks Desktop wordt niet ondersteund.
• Je klanten en medewerkers, ingericht in QuickBooks. De koppeling verbindt je gegevens met die klanten en medewerkers, maar maakt ze niet aan.
• Een Timesheet Pro-abonnement of hoger. Het zit ook in de proefperiode van 30 dagen. Bekijk de abonnementen en prijzen.

Zo koppel je het

Open in de webapp van Timesheet Integraties, kies Marktplaats verkennen en installeer QuickBooks Online. Klik op Verbinden, meld je aan bij Intuit en geef toegang. De koppeling verloopt via OAuth, dus Timesheet ziet je QuickBooks-wachtwoord nooit.

Vul daarna het tabblad Koppelingen in:

• Project Mapping: elk Timesheet-project aan een klant in QuickBooks.
• User Mapping: elk teamlid aan een medewerker in QuickBooks. Registreer je alleen, koppel dan jezelf.
• Rate Mapping (optioneel): tarieven in Timesheet aan service-items in QuickBooks.

Alleen urenregels met een gekoppeld project en een gekoppeld teamlid synchroniseren.

Kies je richting

De instelling Sync Direction biedt drie opties:

• bidirectional stuurt je tijd naar QuickBooks en haalt wijzigingen uit QuickBooks terug.
• timesheet-to-qb schrijft alleen naar QuickBooks en negeert wijzigingen die je daar maakt.
• qb-to-timesheet haalt alleen tijd uit QuickBooks naar Timesheet.

De instelling Billing Rate Source bepaalt of het uurtarief van het service-item in QuickBooks komt of van je tarief in Timesheet.

Goed om te weten

• Urenregels op niet-gekoppelde projecten of van niet-gekoppelde teamleden worden overgeslagen. Voeg je de koppeling later toe, pas de urenregel dan één keer aan om hem te versturen.
• De eerste Sync Now haalt alle bestaande tijd in QuickBooks van je gekoppelde klanten en medewerkers binnen. Zijn dezelfde uren al in Timesheet geregistreerd, dan staan ze er twee keer in, dus controleer dat voordat je de synchronisatie start.
• Verandert een urenregel aan beide kanten, dan wint de nieuwste wijziging.
• Eén verbinding koppelt één QuickBooks-bedrijf.
• Een dagelijkse geplande run neemt wijzigingen in Timesheet mee die nog niet gesynchroniseerd zijn. Wijzigingen uit QuickBooks komen binnen via webhooks en Sync Now.
• Verwijder je de integratie, dan stopt de synchronisatie. Tijd die al naar QuickBooks is geschreven, blijft daar staan.

Voor een uitleg stap voor stap lees je hoe je je urenregels synchroniseert met QuickBooks Online. De volledige instelstappen, de triggeropties en hulp bij problemen staan in de documentatie over QuickBooks.