Je urenregels synchroniseren met QuickBooks Online

Elke maand je uren overtypen in je boekhoudpakket is precies het soort werk dat verdwijnt op het moment dat je de twee systemen koppelt. De koppeling van Timesheet met QuickBooks Online doet dat: je geregistreerde uren worden declarabele uren bij de juiste klant, en de factuurstatus komt terug, zodat je urenregistratie weet wat er gefactureerd is.

Dit is de praktische opzet, de keuzes bij het koppelen die ertoe doen, en de lijst met dingen die mis kunnen gaan. De koppeling zit in het Pro-abonnement, met 30 dagen gratis proberen en zonder creditcard.

#Wat de koppeling doet

#Van Timesheet naar QuickBooks

• je urenregels komen binnen als declarabele uren
• je projecten hangen aan klanten in QuickBooks
• je teamleden hangen aan medewerkers in QuickBooks

#Van QuickBooks terug naar Timesheet

• de factuurstatus: zodra uren in QuickBooks gefactureerd zijn, staan ze in Timesheet op gefactureerd
• wijzigingen aan gesynchroniseerde uren in QuickBooks komen terug in Timesheet

#Hoe vaak er gesynchroniseerd wordt

• wijzigingen lopen direct mee: een regel aanmaken, aanpassen of verwijderen zet een synchronisatie in gang
• QuickBooks duwt zijn wijzigingen terug via een webhook
• 's nachts draait er een volledige controle
• handmatig synchroniseren kan altijd met Nu synchroniseren

#Wat je nodig hebt

Voordat je koppelt:

• Timesheet Pro, een lopend abonnement of een proefperiode
• QuickBooks Online, dus niet QuickBooks Desktop
• beheerderstoegang tot allebei de accounts
• projecten in Timesheet
• klanten in QuickBooks

#Koppelen

#Stap 1: beginnen

1. Open in de webapp van Timesheet Integraties in het hoofdmenu
2. Klik op Marketplace bekijken en installeer QuickBooks Online
3. Open de integratie en klik op Koppelen

#Stap 2: toestemming geven in QuickBooks

1. Je wordt doorgestuurd naar QuickBooks
2. Log in op je account
3. Loop de gevraagde rechten na
4. Klik op Connect om toestemming te geven

#Stap 3: controleren

1. Terug in Timesheet zie je de bedrijfsnaam uit QuickBooks staan
2. De koppeling staat

#Projecten aan klanten koppelen

Dit is de stap die telt. Zonder koppelingen stroomt er niets.

#Waar je dat doet

1. Open de integratie QuickBooks
2. Ga naar het tabblad Koppelingen
3. Zoek het onderdeel Projectkoppeling

#Koppelingen maken

Voor elk project dat je wilt synchroniseren:

1. Klik op + Toevoegen om een paar te maken
2. Kies het project in Timesheet
3. Kies de bijbehorende klant in QuickBooks
4. Sla op

#Voorbeelden

#Een paar dingen die gedoe schelen

De namen hoeven niet gelijk te zijn. Je koppelt door te selecteren, niet op basis van de naam.

Maak nieuwe klanten eerst in QuickBooks aan. Bestaat een klant daar nog niet, maak hem dan eerst in QuickBooks aan en kom daarna terug om te koppelen.

Sla je interne projecten over. Laat de koppeling leeg voor projecten die je niet wilt synchroniseren, zoals administratie, leren en intern onderzoek.

#Teamleden koppelen

Werk je met een team, koppel je leden dan aan medewerkers in QuickBooks. De uren van iemand lopen pas mee zodra die koppeling er is, dus doe dit voor iedereen wiens uren in QuickBooks terecht moeten komen.

#Instellen

1. Open het tabblad Koppelingen van de QuickBooks-integratie
2. Zoek het onderdeel Gebruikerskoppeling
3. Voeg per teamlid een paar toe met de bijbehorende medewerker in QuickBooks
4. Sla op

#Waarom dat uitmaakt

Met gekoppelde teamleden kan QuickBooks:

• uren per persoon bijhouden voor de salarisadministratie
• rapporten per medewerker maken
• de juiste loonkosten toerekenen

#Wat er meegaat

Zodra er iets verandert:

• nieuwe urenregels
• wijzigingen aan bestaande regels
• correcties en verwijderingen

#Wat een synchronisatie start

• een urenregel aanmaken, aanpassen of verwijderen, inclusief op gefactureerd zetten
• een wijziging die QuickBooks via een webhook terugduwt
• de volledige controle 's nachts
• klikken op Nu synchroniseren

#De status controleren

• Open de integratie QuickBooks
• Het synchronisatiedashboard toont de recente runs, de staat van de verbinding en het resultaat van de laatste keer
• Het tabblad Logboek somt elke run op met status, aanleiding en duur

#Facturen maken uit gesynchroniseerde uren

Zodra je uren in QuickBooks staan, factureer je op de manier die je daar gewend bent.

#In QuickBooks

1. Sales → Invoices
2. Klik op Create Invoice
3. Kies de klant
4. QuickBooks toont de nog niet gefactureerde uren
5. Zet de regels op de factuur
6. Loop het na en verstuur

#De status komt terug

Zodra je uren in QuickBooks factureert:

• zet Timesheet die regels op gefactureerd
• blijft de betaalstatus in QuickBooks, die komt niet terug naar Timesheet
• houdt de synchronisatie in twee richtingen je uren en je factuurstatus gelijk, zonder dat iemand iets overtypt

#Handmatig synchroniseren

Voor als je niet op de nachtelijke controle wilt wachten.

#Zelf starten

1. Open de integratie QuickBooks
2. Klik op Nu synchroniseren
3. Wacht tot het klaar is
4. Bekijk het resultaat

#Wanneer je dat doet

• na een grote aanpassing aan je urenregels
• vlak voordat je een factuur verstuurt
• nadat je een verkeerde koppeling hebt hersteld
• als je een probleem aan het uitzoeken bent

#Wat er kan botsen

Een paar situaties om te kennen:

In allebei aangepast. Dezelfde urenregel is in Timesheet én in QuickBooks gewijzigd. Oplossing: Timesheet is leidend voor urenregels, QuickBooks is leidend voor de factuurstatus.

Aan één kant verwijderd. Een regel is in één systeem weggegooid. Oplossing: verwijderen in Timesheet haalt de regel ook uit QuickBooks, verwijderen in QuickBooks werkt niet terug naar Timesheet.

Koppeling halverwege gewijzigd. Een project is opnieuw gekoppeld nadat er al regels waren gesynchroniseerd. Oplossing: eerder gesynchroniseerde regels blijven bij de oude klant staan, nieuwe regels gebruiken de nieuwe koppeling. Wil je oude regels verplaatsen, doe dat dan met de hand in QuickBooks.

#Hoe je dit grotendeels voorkomt

• Pas je uren aan in Timesheet, niet in QuickBooks
• Factureer in QuickBooks en laat de status terugkomen, en houd de betaalstatus daar bij
• Verwijder gesynchroniseerde uren niet uit QuickBooks

#Wat goed werkt

Koppel voordat je gaat registreren. Zet je project- en klantkoppelingen klaar voordat je team begint. Anders krijg je regels die nergens bij horen en dus niet meelopen.

Houd je projectnamen consequent. De koppeling regelt de verbinding, maar met consequente namen weet je zonder de instellingen te openen wat waaraan hangt.

Kijk het wekelijks na. Vijf minuten op de synchronisatiestatus: zijn er mislukte runs, staan er uren op ongekoppelde projecten, ziet een klanttoewijzing er vreemd uit?

Loop het maandelijks na. Voor je de maand afsluit:

1. Controleer of alle uren gesynchroniseerd zijn
2. Maak facturen voor de declarabele uren
3. Leg ontvangen betalingen vast
4. Controleer of de totalen in beide systemen overeenkomen

Leg je koppelingen vast. Een simpele spreadsheet of een document met project → klant en teamlid → medewerker scheelt je tien minuten zodra iemand ernaar vraagt.

#Als er iets misgaat

#Er verschijnen geen uren in QuickBooks

• Is het project gekoppeld?
• Is het teamlid gekoppeld?
• Staat de richting van de synchronisatie toe dat Timesheet naar QuickBooks schrijft?
• Staat de verbinding nog? Kijk op het tabblad Logboek naar mislukte runs

#De verbinding is verlopen

Tokens van QuickBooks kunnen verlopen als er lang niet is gesynchroniseerd.

1. Open de integratie QuickBooks
2. Klik opnieuw op Koppelen
3. Geef in QuickBooks opnieuw toestemming

#Dubbele regels

• Verwijder ze niet in QuickBooks, want dan komen ze vanuit Timesheet terug
• Kijk of de regels in Timesheet zijn aangepast
• Neem contact op met support als het zich blijft herhalen

#Uren bij de verkeerde klant

1. Pas de projectkoppeling in Timesheet aan
2. Verplaats de betreffende regel in QuickBooks met de hand naar de juiste klant
3. Nieuwe regels gebruiken vanaf dan de nieuwe koppeling

#Ontkoppelen

Wil je de integratie weghalen:

1. Open de integratie QuickBooks
2. Open het menu Acties en kies Integratie verwijderen
3. Bevestig

Daarna:

• stopt de synchronisatie meteen
• verdwijnen de integratie en de koppelingen uit Timesheet
• blijven de al gesynchroniseerde uren in QuickBooks staan
• kun je op elk moment opnieuw installeren en koppelen

#Samengevat

De koppeling vervangt handwerk door:

• koppelen: toestemming via OAuth tussen Timesheet en QuickBooks Online
• verbinden: projecten aan klanten, teamleden aan medewerkers
• synchroniseren: bij elke wijziging, met een nachtelijke controle en Nu synchroniseren wanneer je wilt
• factureren: in QuickBooks, uit je gesynchroniseerde uren
• status: gefactureerde uren komen terug in Timesheet als gefactureerd

Eén keer inrichten, en je maandafsluiting is geen overtypwerk meer.

#Verder lezen

• Zapier koppelen voor bredere automatisering van je processen
• Facturen maken in pdf wanneer je de factuur liever rechtstreeks uit Timesheet haalt
• Exporteren naar Excel voor losse rapporten buiten QuickBooks om