Timesheet koppelen aan duizenden apps met Zapier

Het meeste geklus rond urenregistratie is de registratie zelf niet. Het is regels overtypen in een spreadsheet, hetzelfde project in drie tools aanmaken, en afspraken uit je agenda boeken. De koppeling met Zapier laat dat geklus verdwijnen: nieuwe items in Timesheet zetten acties in andere tools in gang, en gebeurtenissen in andere tools maken regels en projecten in Timesheet.

De Zapier-app van Timesheet zit in het Pro-abonnement, met 30 dagen gratis proberen en zonder creditcard. Zapier zelf heeft een gratis abonnement voor eenvoudige Zaps, en de betaalde abonnementen van Zapier voegen Zaps met meerdere stappen, grotere aantallen en premium-apps toe.

#Wat Zapier is

Zapier is een platform dat apps aan elkaar knoopt. Je bouwt er "Zaps": processen die luisteren naar een gebeurtenis in de ene app, de trigger, en een actie uitvoeren in de andere.

Een eenvoudig voorbeeld: zodra er een urenregel in Timesheet wordt aangemaakt, komt er een rij bij in Google Sheets.

#De koppeling leggen

#Maak een account bij Zapier

1. Open zapier.com
2. Meld je aan, want het gratis abonnement dekt eenvoudige Zaps
3. Bevestig je e-mailadres

#Koppel Timesheet aan Zapier

1. Zoek in Zapier op "Timesheet" en voeg het toe aan een Zap
2. Vraagt Zapier erom, log dan in met je Timesheet-account en geef toegang
3. Klaar. Zapier hergebruikt de koppeling in al je volgende Zaps

#Beschikbare triggers

Gebeurtenissen in Timesheet die een Zap kunnen starten. Elke trigger gaat af zodra er iets nieuws wordt aangemaakt, en de pagina van de Timesheet-app op Zapier toont altijd de actuele lijst. In Zapier heten urenregels "tasks", net als in de API van Timesheet.

#New Task

Gaat af zodra er een nieuwe urenregel wordt aangemaakt.

Vaak gebruikt voor:

• regels in een spreadsheet bijhouden
• je team in Slack laten weten wat er speelt
• een record aanmaken in Airtable of Notion

#New Project

Gaat af zodra er een nieuw project bij komt.

Vaak gebruikt voor:

• een bijbehorend project in je projecttool aanmaken
• je team informeren
• de klant in je CRM zetten

#New Tag, New Rate, New Team

Gaan af zodra er een tag, een tarief of een team bij komt. Handig om de keuzelijsten in andere tools gelijk te houden met Timesheet.

Wijzigingen aan bestaande items starten geen Zap. Heb je wijzigingen of gebeurtenissen van de timer nodig, kijk dan hieronder bij Webhooks.

#Beschikbare acties

Dingen die Zapier in Timesheet kan doen, vanuit welke app dan ook.

#Create Task

Voeg een nieuwe urenregel toe. Daarvoor zijn een project en een begin- en eindtijd nodig.

In gang gezet door:

• een nieuwe afspraak in een agenda, met de begin- en eindtijd daarvan
• een ingevuld formulier waarin iemand de gewerkte uren opgeeft
• een afgerond gesprek in je telefoonsysteem, met het begin en einde daarvan

#Create Project

Voeg een project toe.

In gang gezet door:

• een nieuwe klant in je CRM
• een nieuw project in een projecttool
• een getekend contract in DocuSign

#Create Tag, Create Rate, Create Team

Voeg tags, tarieven en teams toe, bijvoorbeeld zodra je in een ander systeem een nieuwe klant of afdeling inricht.

#Send Report

Verstuur een rapport uit Timesheet vanuit een Zap, bijvoorbeeld volgens een vast schema.

#Zoekacties: Find en Find or Create

Find Task, Find Project, Find Tag, Find Rate en Find Team zoeken een bestaand record op. Elk ervan bestaat ook als Find or Create: dat hergebruikt het record als het al bestaat en maakt het anders aan. Zo voorkom je dat een Zap hetzelfde project twee keer aanmaakt.

#Je eerste Zap bouwen

Een bruikbaar begin: elke nieuwe urenregel in een Google Sheet bijhouden.

#Stap 1: begin de Zap

1. Klik in Zapier op Create Zap
2. Geef hem een naam, bijvoorbeeld "Timesheet naar logboek in Sheets"

#Stap 2: de trigger

1. Zoek op Timesheet
2. Kies New Task
3. Koppel je account bij Timesheet, als dat nog niet is gebeurd
4. Test de trigger om voorbeeldgegevens op te halen

#Stap 3: de actie

1. Zoek op Google Sheets
2. Kies Create Spreadsheet Row
3. Koppel je Google-account
4. Kies de spreadsheet en het tabblad
5. Koppel de velden, bijvoorbeeld:
   • kolom A: begin
   • kolom B: einde
   • kolom C: project
   • kolom D: omschrijving

#Stap 4: testen en aanzetten

1. Test de actie
2. Controleer of de rij verschijnt
3. Zet de Zap aan

Je hebt nu een blijvend logboek van elke regel, op een plek die je boekhouder kan openen.

#Recepten die zichzelf terugverdienen

#Timesheet plus Slack

Nieuw project melden. Trigger: een nieuw project in Timesheet. Actie: zet de projectnaam in een kanaal in Slack.

#Timesheet plus Trello of Asana

Projecten overal. Trigger: een nieuw project in Timesheet. Actie: maak een bijbehorend bord in Trello of project in Asana aan, zodat de planning begint zodra het project bestaat.

#Timesheet plus agenda's

Van afspraak naar regel. Trigger: een nieuwe afspraak in Outlook of een andere agenda. Actie: maak een urenregel in Timesheet met de titel van de afspraak als omschrijving en met de begin- en eindtijd ervan. Voor Google Calendar doet de ingebouwde koppeling dit in beide richtingen, zonder Zapier.

#Timesheet plus Notion

Projectendatabase. Trigger: een nieuw project in Timesheet. Actie: voeg een pagina toe aan je projectendatabase in Notion, met je standaardeigenschappen erbij.

#Timesheet plus CRM

Deal binnen, project klaar. Trigger: een deal die je in je CRM wint. Actie: Find or Create Project in Timesheet, zodat het project precies één keer bestaat voordat iemand er uren op schrijft.

#Timesheet plus Airtable

Database met je uren. Trigger: een nieuwe urenregel. Actie: maak een record aan in Airtable, om te analyseren of te rapporteren.

#Zaps met meerdere stappen

Zapier kan meerdere acties achter één trigger hangen. Handig als één gebeurtenis in meerdere systemen moet doorwerken.

#Voorbeeld: een compleet proces bij een nieuwe regel

Trigger: een urenregel aangemaakt in Timesheet

Actie 1: toevoegen aan Google Sheets Actie 2: een bericht in het Slack-kanaal van je team Actie 3: de bijbehorende taak in Asana bijwerken

Voor Zaps met meerdere stappen heb je een betaald abonnement bij Zapier nodig.

#Filters en paden

Voeg voorwaarden toe om het proces te laten aftakken:

Filter. Alleen doorgaan als de projectnaam "Klant A" bevat.

Pad.

• als de regel declarabel is, zet hem dan in de spreadsheet voor de facturatie
• anders alleen in de interne spreadsheet bijhouden

#Voor de gevorderden

#Formatter

De ingebouwde Formatter van Zapier verandert gegevens onderweg:

• datum- en tijdnotaties omzetten voor het systeem verderop
• projectcodes uit namen halen
• tekstvelden splitsen of samenvoegen

#Webhooks

Timesheet kan ook zelf webhooks versturen. Die stel je in de webapp in bij Integraties > Webhooks. Ze dekken meer gebeurtenissen dan de triggers in Zapier, waaronder gewijzigde items en het starten, stoppen, pauzeren en hervatten van de timer:

• laat een webhook naar Webhooks by Zapier wijzen, een premium-app in de betaalde abonnementen van Zapier, om vanuit die gebeurtenissen een Zap te starten
• of laat hem naar je eigen dienst wijzen, die de JSON ontvangt

#Wachten

Voeg een wachtstap toe:

• wacht een uur nadat een urenregel is aangemaakt
• zoek hem opnieuw op met Find Task
• en leg dan de actuele versie vast

Handig als je de uitgekristalliseerde stand wilt vastleggen in plaats van de eerste opzet.

#Testen voordat je live gaat

1. Test elke stap apart
2. Controleer of je velden goed gekoppeld zijn
3. Draai het met voorbeeldgegevens
4. Controleer of de ontvangende kant krijgt wat je verwacht

Nadat je hem hebt aangezet:

1. Kijk bij de eerste echte keren mee in de geschiedenis van de Zap
2. Kijk in de takenlijst van Zapier of er fouten staan
3. Pas aan waar nodig

#Wat er vaak misgaat

• Ontbrekende gegevens: verplichte velden zijn niet gekoppeld. Koppel ze.
• Verkeerde notatie: datums in de verkeerde landinstelling of notatie. Gebruik de Formatter.
• Verlopen toegang: geef de betreffende app opnieuw toestemming. Voor Timesheet koppel je de app opnieuw in Zapier en log je opnieuw in.

#Meerdere Zaps beheren

Geef ze duidelijke namen. "Timesheet naar logboek in Sheets, wekelijks" verslaat "Zap 14".

Zet ze in mappen. Zapier kent mappen om orde te houden. Gebruik ze.

Leg vast wat elke Zap doet. Eén regel omschrijving in de Zap helpt je toekomstige zelf en je team.

Houd het in de gaten. Kijk wekelijks in de geschiedenis. Zet meldingen bij mislukkingen aan, zodat je een kapotte Zap niet ontdekt als je spreadsheet al een maand leeg is.

Voeg samen waar het kan. Twee Zaps met één stap en dezelfde trigger horen waarschijnlijk één Zap met meerdere stappen te zijn. Dat vraagt wel om een betaald abonnement bij Zapier.

#Als er iets misgaat

#De Zap gaat niet af

• Staat de koppeling met Timesheet nog?
• Is er iets nieuws aangemaakt? Wijzigingen aan bestaande items starten geen Zap
• Kijk in de takengeschiedenis van de Zap wanneer hij voor het laatst afging

#De actie mislukt

• Is de koppeling met de ontvangende app nog geldig?
• Zijn de verplichte velden gevuld? Create Task heeft een project en een begin- en eindtijd nodig
• Lees de foutmelding, want daar staat meestal in wat er ontbreekt

#Dubbele regels

• Gaat de Zap meerdere keren af op één gebeurtenis?
• Gebruik Find or Create in plaats van een gewone actie die iets aanmaakt
• Voeg een filter toe om records over te slaan die je al hebt verwerkt

#Gegevens komen niet aan

• Open de veldkoppeling van de actiestap
• Gebruik de Formatter om typen of notaties om te zetten
• Test met meerdere voorbeelden, niet met één

#Kort over de prijs van Zapier

Het gratis abonnement van Zapier dekt eenvoudige Zaps, met een maandelijks aantal taken. Betaalde abonnementen geven je meer taken, Zaps met meerdere stappen, filters en paden, en premium-apps zoals Webhooks by Zapier. De limieten veranderen af en toe, dus kijk op de prijspagina van Zapier voor de actuele aantallen.

De meeste mensen met Timesheet beginnen gratis en gaan pas over zodra ze meerdere stappen willen.

#Samengevat

De koppeling geeft je:

• Triggers: nieuwe urenregels, projecten, tags, tarieven en teams
• Acties: urenregels, projecten, tags, tarieven en teams aanmaken, en rapporten versturen
• Zoekacties: records opzoeken, of opzoeken en zo nodig aanmaken
• Meerdere stappen: acties over diensten heen aan elkaar knopen
• Bereik: duizenden gekoppelde apps

Begin met één eenvoudige Zap. Bouw de tweede pas als je hem echt nodig hebt.

#Verder lezen

• QuickBooks synchroniseren voor een rechtstreekse koppeling met je boekhouding, zonder Zapier ertussen
• Exporteren naar Excel om gegevens eenmalig over te dragen
• Facturen maken in pdf als je de factuur zelf uit Timesheet wilt halen