Het meeste geklus rond urenregistratie is de registratie zelf niet. Het is regels overtypen in een spreadsheet, dagoverzichten in Slack zetten, kaartjes in Trello maken zodra een taak klaar is, en afspraken uit je agenda boeken. De koppeling met Zapier laat dat geklus verdwijnen: gebeurtenissen in Timesheet zetten acties in andere tools in gang, en gebeurtenissen in andere tools maken regels in Timesheet.
De Zapier-app van Timesheet zit in het Pro-abonnement, met 30 dagen gratis proberen en zonder creditcard. Zapier zelf heeft ook een gratis abonnement, en je hebt er pas een betaald abonnement voor nodig zodra je meerdere stappen of grotere aantallen wilt.
Wat Zapier is
Zapier is een platform dat apps aan elkaar knoopt. Je bouwt er "Zaps": processen die luisteren naar een gebeurtenis in de ene app, de trigger, en een actie uitvoeren in de andere.
Een eenvoudig voorbeeld: zodra er een urenregel in Timesheet wordt aangemaakt → voeg een rij toe in Google Sheets.
De koppeling leggen
Maak een account bij Zapier
- Open zapier.com
- Meld je aan, want het gratis abonnement dekt eenvoudige Zaps met één stap
- Bevestig je e-mailadres
Koppel Timesheet aan Zapier
- Open in de webapp van Timesheet Integraties → API-sleutels en maak een sleutel aan. Die wordt maar één keer getoond, dus kopieer hem meteen
- Zoek in Zapier op "Timesheet" en voeg het toe aan een Zap
- Vraagt Zapier je om in te loggen bij Timesheet, plak dan je API-sleutel
- Klaar. Zapier hergebruikt de koppeling in al je volgende Zaps
Beschikbare triggers
Gebeurtenissen in Timesheet die een Zap kunnen starten. De Timesheet-app op Zapier is nog in bèta, dus de precieze lijst kan veranderen, en de pagina van de app op Zapier toont altijd de actuele.
Nieuwe urenregel
Gaat af zodra er een nieuwe taak of urenregel wordt aangemaakt.
Vaak gebruikt voor:
- regels in een spreadsheet bijhouden
- je team in Slack laten weten wat er speelt
- een taak aanmaken in je projecttool
Project aangemaakt
Gaat af zodra er een nieuw project bij komt.
Vaak gebruikt voor:
- een bijbehorend project in je projecttool aanmaken
- je team informeren
- het als nieuwe kans in je CRM zetten
Urenregel gewijzigd
Gaat af zodra een bestaande regel verandert, ook als hij op gefactureerd of betaald wordt gezet.
Vaak gebruikt voor:
- een overzicht van je facturatie bijwerken
- iemand een seintje geven zodra werk op gefactureerd gaat
- een extern logboek gelijk houden met je correcties
Timer gestart of gestopt
Gaat af zodra de stand van de timer verandert, dus bij starten, stoppen, pauzeren en hervatten.
Vaak gebruikt voor:
- je status in Slack bijwerken
- een focusstand in gang zetten
- je werksessies in een persoonlijk logboek bijhouden
Er zijn ook triggers voor gewijzigde projecten en voor nieuwe of gewijzigde tags, tarieven, taken en teams.
Beschikbare acties
Dingen die Zapier via de API in Timesheet kan doen, vanuit welke app dan ook. Net als bij de triggers kan de precieze set in de bètaversie nog veranderen, en de pagina van de app op Zapier toont de actuele lijst.
Urenregel aanmaken
Voeg een nieuwe regel toe.
In gang gezet door:
- een afspraak in je agenda die afloopt
- een taak die in je projecttool wordt afgerond
- een e-mail die binnenkomt en als declarabel contact geboekt hoort te worden
Urenregel bijwerken
Pas een bestaande regel aan.
In gang gezet door:
- een statuswijziging in een projecttool
- een goedkeuring in een processysteem
- een handmatige trigger vanuit een formulier
Project aanmaken
Voeg een project toe.
In gang gezet door:
- een nieuwe klant in je CRM
- een nieuw project in een projecttool
- een getekend contract in DocuSign
Onkosten aanmaken
Hang onkosten aan een taak.
In gang gezet door:
- een bon die via een tekstherkenningsapp is gescand
- een bevestigde aankoop in je boekhouding
- een creditcardtransactie die aan een project is gekoppeld
Je eerste Zap bouwen
Een bruikbaar begin: elke nieuwe urenregel in een Google Sheet bijhouden.
Stap 1: begin de Zap
- Klik in Zapier op Create Zap
- Geef hem een naam, bijvoorbeeld "Timesheet → logboek in Sheets"
Stap 2: de trigger
- Zoek op Timesheet
- Kies New Time Entry
- Koppel je account bij Timesheet, als dat nog niet is gebeurd
- Test de trigger om voorbeeldgegevens op te halen
Stap 3: de actie
- Zoek op Google Sheets
- Kies Create Spreadsheet Row
- Koppel je Google-account
- Kies de spreadsheet en het tabblad
- Koppel de velden:
- kolom A: datum
- kolom B: project
- kolom C: omschrijving
- kolom D: duur
Stap 4: testen en aanzetten
- Test de actie
- Controleer of de rij verschijnt
- Zet de Zap aan
Je hebt nu een blijvend logboek van elke regel, op een plek die je boekhouder kan openen.
Recepten die zichzelf terugverdienen
Timesheet plus Slack
Dagoverzicht. Trigger: een schema, elke dag om 17.00 uur. Actie: zet de uren van die dag in een kanaal in Slack.
Focusstand. Trigger: een timer die in Timesheet start. Actie: zet je status in Slack op "Aan het werk aan [projectnaam]".
Timesheet plus Trello of Asana
Vanzelf afronden. Trigger: een urenregel in Timesheet die is afgerond op een getagde taak. Actie: verplaats het bijbehorende kaartje in Trello naar Klaar.
Timesheet plus Google Calendar
Van afspraak naar regel. Trigger: een afspraak in je agenda die afloopt. Actie: maak een urenregel in Timesheet met de titel, de deelnemers en de duur van de afspraak.
Timesheet plus Notion
Projectendatabase. Trigger: een nieuw project in Timesheet. Actie: voeg een pagina toe aan je projectendatabase in Notion, met je standaardeigenschappen erbij.
Timesheet plus e-mail
Weekrapport. Trigger: een schema, vrijdag om 16.00 uur. Actie: stuur een e-mail met de uren van die week per project, naar je team of naar jezelf.
Timesheet plus Airtable
Database met je uren. Trigger: een nieuwe urenregel. Actie: maak een record aan in Airtable, om te analyseren of te rapporteren.
Zaps met meerdere stappen
Zapier kan meerdere acties achter één trigger hangen. Handig als één gebeurtenis in meerdere systemen moet doorwerken.
Voorbeeld: een compleet proces bij een nieuwe regel
Trigger: een urenregel aangemaakt in Timesheet
Actie 1: toevoegen aan Google Sheets Actie 2: een bericht in het Slack-kanaal van je team Actie 3: de bijbehorende taak in Asana bijwerken
Voor Zaps met meerdere stappen heb je een betaald abonnement bij Zapier nodig.
Filters en paden
Voeg voorwaarden toe om het proces te laten aftakken:
Filter. Alleen afgaan als de projectnaam "Klant A" bevat.
Pad.
- als de duur boven de 4 uur ligt → geef de leidinggevende een seintje
- als de duur onder het uur ligt → alleen in de spreadsheet bijhouden
Voor de gevorderden
Formatter
De ingebouwde Formatter van Zapier verandert gegevens onderweg:
- duurnotaties omzetten, van seconden naar uren en minuten
- projectcodes uit namen halen
- datums opmaken voor het systeem verderop
Webhooks
Voor eigen diensten die nog niet op Zapier staan:
- Timesheet stuurt bij bepaalde gebeurtenissen een webhook
- jouw dienst ontvangt de JSON
- en jij bouwt de koppeling in code
Wachten
Voeg een wachtstap toe:
- wacht een uur na een urenregel
- kijk of de regel daarna nog is gewijzigd
- en leg dan pas de definitieve versie vast
Handig als je de uitgekristalliseerde stand wilt vastleggen in plaats van elke tussenstap.
Testen voordat je live gaat
- Test elke stap apart
- Controleer of je velden goed gekoppeld zijn
- Draai het met voorbeeldgegevens
- Controleer of de ontvangende kant krijgt wat je verwacht
Nadat je hem hebt aangezet:
- Kijk bij de eerste echte keren mee in de geschiedenis van de Zap
- Kijk in de takenlijst van Zapier of er fouten staan
- Pas aan waar nodig
Wat er vaak misgaat
- Ontbrekende gegevens: verplichte velden zijn niet gekoppeld. Koppel ze.
- Verkeerde notatie: een duur in seconden waar minuten werden verwacht, of datums in de verkeerde landinstelling. Gebruik de Formatter.
- Verlopen toegang: geef de betreffende app opnieuw toestemming. Voor Timesheet maak je een nieuwe API-sleutel aan bij Integraties → API-sleutels en koppel je opnieuw.
Meerdere Zaps beheren
Geef ze duidelijke namen. "Timesheet → logboek in Sheets, wekelijks" verslaat "Zap 14".
Zet ze in mappen. Zapier kent mappen om orde te houden. Gebruik ze.
Leg vast wat elke Zap doet. Eén regel omschrijving in de Zap helpt je toekomstige zelf en je team.
Houd het in de gaten. Kijk wekelijks in de geschiedenis. Zet meldingen bij mislukkingen aan, zodat je een kapotte Zap niet ontdekt als je spreadsheet al een maand leeg is.
Voeg samen waar het kan. Twee Zaps met één stap en dezelfde trigger horen waarschijnlijk één Zap met meerdere stappen te zijn. Dat vraagt wel om een betaald abonnement bij Zapier.
Als er iets misgaat
De Zap gaat niet af
- Staat de koppeling met Timesheet nog?
- Voldoet de gebeurtenis in Timesheet aan de voorwaarden van de trigger?
- Kijk in de takengeschiedenis van de Zap wanneer hij voor het laatst afging
De actie mislukt
- Is de koppeling met de ontvangende app nog geldig?
- Zijn de verplichte velden gevuld?
- Lees de foutmelding, want daar staat meestal in wat er ontbreekt
Dubbele regels
- Gaat de Zap meerdere keren af op één gebeurtenis?
- Voeg een filter toe om dubbelen eruit te halen
- Gebruik de opslag van Zapier als je over gebeurtenissen heen moet opzoeken
Gegevens komen niet aan
- Open de veldkoppeling van de actiestap
- Gebruik de Formatter om typen of notaties om te zetten
- Test met meerdere voorbeelden, niet met één
Kort over de prijs van Zapier
Gratis: 5 Zaps, 100 taken per maand, en alleen één stap. Prima voor twee of drie eenvoudige automatiseringen.
Betaald: meer Zaps en taken, meerdere stappen, filters en paden, en de duurdere apps. De moeite waard zodra je automatiseringen echt dragend worden.
De meeste mensen met Timesheet beginnen gratis en gaan pas over zodra ze meerdere stappen willen.
Samengevat
De koppeling geeft je:
- Triggers: urenregels, projecten, tags, tarieven en de timer
- Acties: regels, projecten en onkosten aanmaken of bijwerken
- Meerdere stappen: acties over diensten heen aan elkaar knopen
- Filters en paden: voorwaarden inbouwen
- Bereik: meer dan 5.000 gekoppelde apps
Begin met één eenvoudige Zap. Bouw de tweede pas als je hem echt nodig hebt.
Verder lezen
- QuickBooks synchroniseren voor een rechtstreekse koppeling met je boekhouding, zonder Zapier ertussen
- Exporteren naar Excel om gegevens eenmalig over te dragen
- Facturen maken in pdf als je de factuur zelf uit Timesheet wilt halen
Koppel Timesheet aan de rest van je gereedschap
Pro-abonnement, 30 dagen proberen, zonder creditcard. Bouw vandaag je eerste Zap.