Je uren exporteren naar Excel en CSV

Je geregistreerde uren zijn van jou. Of je ze nu nodig hebt voor een klantrapport, je boekhouder, de salarisadministratie of je eigen analyse, je wilt ze uit de app hebben in een vorm die de rest van je gereedschap leest. Excel en CSV dekken allebei uiteinden van dat bereik. Ze zitten in elk abonnement van Timesheet, ook in het gratis Basic.

Dit artikel loopt langs de instellingen die je export echt bruikbaar maken: de juiste velden kiezen, sjablonen bewaren, formulekolommen toevoegen en het resultaat mailen.

#De twee formaten

#Excel (xlsx of xls)

Voor de meeste mensen het veelzijdigst:

• opent in Excel, Google Sheets en Numbers
• houdt opmaak en formules vast
• ondersteunt meerdere tabbladen
• het beste voor rapporten die je presenteert of verder analyseert

#CSV

Het universele gegevensformaat:

• opent in elk spreadsheetprogramma
• laat zich in elke database of tool importeren
• platte tekst, dus heel klein
• het beste om gegevens mee te importeren en te koppelen

Bij twijfel: Excel als een mens het bestand leest, CSV als software het leest.

#De eenvoudige export

#Stap 1: de periode

1. Open Export of Rapporten
2. Kies een begin- en einddatum
3. Of kies een voorinstelling: deze week, vorige week, deze maand, vorige maand, dit kwartaal of zelf gekozen

#Stap 2: filters

Versmal je selectie:

• Project: één of meerdere
• Status: declarabel, gefactureerd, betaald
• Tags: bepaalde soorten werk
• Teamlid: één persoon of een groep (Pro)

#Stap 3: het formaat

Kies:

• xlsx, voor Excel 2007 en nieuwer, de standaard
• xls, voor oudere Excel
• csv

#Stap 4: downloaden

Klik op exporteren. Het bestand komt in je downloadmap terecht.

#Je velden kiezen

Hier gaat je export van bruikbaar naar krachtig: je bepaalt zelf precies welke kolommen erin komen.

#De standaardvelden

#Ze aanzetten

1. Open in je exportinstellingen Velden of Kolommen
2. Vink aan wat je wilt
3. Vink de rest uit
4. Sleep om de volgorde te veranderen, waar dat kan

#Handige combinaties

Klantrapport. Datum, project, omschrijving, duur, opbrengst. Laat interne velden als declarabel weg.

Boekhouding. Datum, project, duur, uurtarief, opbrengst, gefactureerd, betaald. Geef dat aan je boekhouder en hij is tevreden.

Eigen analyse. Alles. Wat er nuttig is, ontdek je later wel in een draaitabel.

#Formulekolommen

De exports in de webapp ondersteunen berekende kolommen. Handig voor vergoedingen, btw-berekeningen, netto opbrengst en eigen omrekeningen.

#Een eigen veld toevoegen

1. Open je exportinstellingen
2. Zoek Eigen velden of Kolom toevoegen
3. Geef de kolom een naam
4. Vul de formule in

#Voorbeelden van formules

Opbrengst met tarief, factor en toeslag per uur:

= ({DURATION} / 3600 * {TASK_PROJECT_SALARY}) * {RATE_VALUE} + ({DURATION} / 3600 * {RATE_EXTRA})

Kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer:

= {DISTANCE} * 0.23

Btw-bedrag bij 21 procent:

= {SALARY} * 0.21

Netto opbrengst:

= {SALARY} - ({SALARY} * 0.21)

#De beschikbare variabelen

Veld-ID's zet je tussen accolades:

• {DURATION}: de duur in seconden
• {SALARY}: de berekende opbrengst op de regel
• {TASK_PROJECT_SALARY}: het uurtarief van het project
• {RATE_VALUE}: de factor
• {RATE_EXTRA}: de toeslag per uur
• {DISTANCE}: het aantal kilometers, bij kilometerregels

#Sjablonen

Draai je elke maand dezelfde export, bewaar die instelling dan één keer in de webapp en hergebruik hem.

#Bewaren

1. Stel je export in: filters, velden en formaat
2. Klik op Opslaan als sjabloon
3. Geef het sjabloon een naam
4. Vanaf dat moment staat het klaar

#Sjablonen die de moeite waard zijn

Maandrapport voor een klant.

• Filter: één project, vorige maand
• Velden: datum, omschrijving, duur, opbrengst
• Formaat: xlsx

Kwartaalexport voor de btw.

• Filter: alles wat declarabel is, vorig kwartaal
• Velden: alles, plus een eigen btw-kolom
• Formaat: csv

Weekstaat.

• Filter: alle projecten, deze week
• Velden: datum, project, begin, eind, duur
• Formaat: xlsx

#Een sjabloon draaien

1. Open Export
2. Kies het sjabloon
3. Pas de periode aan als dat nodig is
4. Exporteer

De rest regelt het sjabloon.

#Versturen per e-mail

#Rechtstreeks mailen

In de webapp sla je het dansje van downloaden, bijlage maken en versturen over:

1. Stel je export in
2. Vul de ontvangers in bij het e-mailveld
3. Zet de bestandsnaam goed als de standaard niet voldoet
4. Verstuur

#Terugkerende rapporten

Er is geen ingeplande export. Twee eerlijke alternatieven:

• De weeksamenvatting. Een schakelaar bij Instellingen stuurt je een vaste samenvatting van de afgelopen week. Prettig om zelf de vinger aan de pols te houden, niet per klant in te richten.
• Sjablonen. Voor terugkerende klantrapporten bewaar je een sjabloon en draai je dat op een vaste dag. Dat is een paar klikken in plaats van opnieuw opbouwen.

#Soorten rapporten en totalen

Hoe je gegevens in het bestand komen te staan.

#De soorten

• Gegevensrapport: je ruwe urenregels, als platte lijst
• Gegroepeerd per medewerker: de taken van elk teamlid bij elkaar
• Gegroepeerd per project: de taken van elk project bij elkaar
• Samenvatting per medewerker en samenvatting per project: opgetelde totalen in plaats van losse regels

#Totalen

Zet Gegevenskolommen optellen aan om een totaalregel toe te voegen voor de kolommen met duur en opbrengst.

#Wat gevorderde situaties

#Klantrapport over meerdere projecten

Een klant heeft drie projecten. Eén rapport met alles erin:

1. Filter op die drie projecten
2. Kies het rapport Gegroepeerd per project
3. Zet Gegevenskolommen optellen aan voor de totalen
4. Exporteer naar xlsx

#Maandelijkse back-up van je facturen

Een momentopname van wat er is gefactureerd:

1. Filter: gefactureerd = ja, datum = vorige maand
2. Alle velden
3. Exporteer naar csv voor je archief
4. Bewaar het naast je kopiefacturen

#Koppeling met de salarisadministratie

Exporteer per medewerker in de vorm die je salarispakket verwacht:

1. Filter op teamlid (Pro)
2. Neem de velden op die je salarispakket vraagt
3. Exporteer naar csv
4. Importeer het in je salarispakket

#Voorbereiding op de aangifte

Alles waar je boekhouder om vraagt:

1. Filter: datum = het hele boekjaar
2. Velden: datum, klant, omschrijving, opbrengst, onkosten
3. Voeg een eigen kolom toe die de btw uitrekent
4. Exporteer naar xlsx, met opgemaakte totalen

#Als er iets misgaat

#"Geen gegevens om te exporteren"

• Kijk of er in die periode wel regels staan
• Controleer of je filters niet te smal staan
• Kijk of er projecten gearchiveerd zijn, en bepaal of je die wilt meenemen

#De datums kloppen niet in Excel

• Excel kan datums verkeerd lezen, afhankelijk van je landinstelling
• Probeer csv, dat is ondubbelzinnige tekst
• Controleer de regio-instellingen van Excel

#De duur klopt niet

• Wissel in je exportinstellingen tussen uu:mm en decimaal
• Zorg dat de kolom in Excel als tijd is opgemaakt en niet als tekst

#Het bestand opent niet

• Probeer een ander formaat, xlsx tegenover csv
• Kijk of de download echt is afgerond
• Controleer of je schijf niet vol zit

#Wat je exports beter maakt

Schrijf je taken consequent op. Een heldere omschrijving in je registratie wordt een heldere regel in je klantrapport. Slordige omschrijvingen lezen als interne notities die je klant niet had moeten zien.

Exporteer voordat je archiveert. Is een project klaar, exporteer dan alles voordat je het archiveert. Dan heb je de administratie zonder dat je later in gearchiveerde gegevens hoeft te graven.

Houd een kleine sjabloonbibliotheek aan. Drie tot vijf sjablonen dekken het meeste. Laat ze niet uitdijen.

Kijk het na voordat je het verstuurt. Zeker bij rapporten die naar een klant gaan. Zo vang je typefouten, ontbrekende regels en die regel waar nog "nader te bepalen" staat.

Leg je eigen velden vast. Schreef je drie maanden geleden een formulekolom, dan weet je nu niet meer precies wat die uitrekent. Zet er een aantekening bij in de naam van het sjabloon.

#Samengevat

Wat de export kan:

• Formaten: xlsx, xls en csv
• Filters: project, status, tags, datum en teamlid
• Velden: kies en orden wat je nodig hebt
• Eigen velden: formulekolommen voor berekeningen, in de webapp
• Sjablonen: één keer instellen, daarna altijd te draaien, in de webapp
• Mailen vanuit de webapp

Jouw gegevens, in jouw vorm, voor jouw gereedschap.

#Verder lezen

• Synchroniseren met QuickBooks voor een koppeling met je boekhouding zonder handmatig exporteren
• Zapier koppelen om je gegevens naar andere tools te laten stromen
• Facturen maken in pdf wanneer je een factuur voor je klant nodig hebt in plaats van een gegevensbestand