Facturen en urenstaten in pdf maken van je geregistreerde uren

Uren registreren is de eerste helft. Ervoor betaald krijgen is de tweede. De brug daartussen is de factuur, de urenstaat of de werkbon. Goed gebouwd schrijft die brug zichzelf uit je geregistreerde gegevens. Slecht gebouwd zit je elke vrijdag een uur in een spreadsheet die eigenlijk niet weet hoe jouw week eruitzag.

De documenten van Timesheet maken van je geregistreerde regels drie soorten pdf: facturen om te factureren, urenstaten voor de salarisadministratie of de naleving, en werkbonnen voor de buitendienst. Allemaal in het Pro-abonnement, met 30 dagen gratis proberen en zonder creditcard.

#De drie soorten documenten

#Facturen

Documenten die je naar je klant stuurt om betaald te krijgen. Daarop staat:

• je bedrijfsgegevens en je logo
• de gegevens van je klant
• je urenregels, gespecificeerd
• de btw-berekening en de totalen
• je betaalvoorwaarden en bankgegevens

#Urenstaten

Overzichten van uren voor de salarisadministratie, hr of een controle. Daarop staat:

• de gegevens van de medewerker of opdrachtnemer
• de periode
• de uitsplitsing per dag of per week
• handtekeningregels voor akkoord
• het totaal aantal uren

#Werkbonnen

Documentatie per taak, handig voor de buitendienst.

• de takenlijst met omschrijvingen
• begin- en eindtijden
• eventueel locatiegegevens
• een handtekeningregel per taak, zodat de klant per taak kan aftekenen

#Je eerste factuur maken

#Stap 1: open de documenten

1. Log in op my.timesheet.io, Pro-abonnement
2. Open Documenten of Facturen
3. Klik op Nieuwe factuur maken

#Stap 2: kies je urenregels

Filter op de regels die je nodig hebt:

• op periode
• op project
• op declarabel of niet
• of selecteer met de hand losse regels

#Stap 3: vul de gegevens in

Jouw kant

• bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, btw-nummer en KvK-nummer
• je logo, dat je één keer uploadt. Sla het document op als sjabloon en het staat er de volgende keer al in.

De kant van je klant

• naam, bedrijf, factuuradres en contactpersoon

De factuurgegevens

• factuurnummer, automatisch of zelf gekozen
• factuurdatum
• vervaldatum
• betaalvoorwaarden

#Stap 4: loop je regels na

De regels komen rechtstreeks uit de taken, en als je dat aanzet ook uit de onkosten, die je hebt geselecteerd:

• elke taak wordt een regel met omschrijving, duur en tarief
• de omschrijvingen komen uit de taken zelf, dus ruim ze op voordat je genereert, want je klant hoeft je interne codes niet te zien
• onkosten krijgen hun eigen blok, met omschrijving en bedrag

#Stap 5: btw en korting

• het btw-tarief, met eventueel een tweede tarief
• korting, toegepast op het hele document
• de mogelijkheid om btw helemaal te verbergen waar die niet geldt

#Stap 6: genereren en versturen

• bekijk de pdf
• download hem
• mail hem rechtstreeks vanuit de app naar je klant
• de factuur wordt bewaard in je documentgeschiedenis

#Je sjabloon aanpassen

#Je logo

1. Zoek in het documentformulier Bedrijfslogo
2. Upload een png of jpg, bij voorkeur png voor een doorzichtige achtergrond. De aanbevolen formaten zijn 400 bij 120 pixels of 120 bij 120 pixels.
3. Sla het document op als sjabloon, dan staat je logo op elk document dat je daaruit maakt

#Je betaalgegevens

Zet je betaalgegevens op de factuur zelf:

• je bankrekening, IBAN en BIC
• PayPal of een betaallink
• welke betaalmethodes je accepteert
• je voorwaarden bij te laat betalen, bijvoorbeeld "2% per maand na de vervaldatum"

#Standaardteksten

Herbruikbare tekstblokken:

• een bedankregel
• je algemene voorwaarden
• opmerkingen over je diensten
• wat er daarna gebeurt

#Urenstaten

Een urenstaat is het juiste document wanneer de ontvanger hr, de salarisadministratie of een controleur is, en niet de klant die je betaalt. Het is een overzicht van uren, geen rekening.

#Instellen

1. Kies de periode
2. Kies je project of projecten
3. Selecteer de regels die erop moeten

#Handtekeningen

Urenstaten en werkbonnen hebben een handtekeningveld. Je tekent rechtstreeks in het formulier, of je laat de regel leeg om op papier te tekenen. De handtekening komt op de pdf te staan, klaar voor een akkoordronde op papier.

#Waar je ze voor gebruikt

Uren van medewerkers. Een weekstaat, ondertekend door de medewerker, goedgekeurd door de leidinggevende, gearchiveerd voor de salarisadministratie.

Documentatie voor opdrachtnemers. Opdrachtnemers die klanten factureren leveren zo een controleerbaar verslag van het verrichte werk.

Naleving. Een controlespoor voor de arbeidstijdenrichtlijn, een overheidsopdracht of een controle op de arbeidswetgeving.

#Werkbonnen

De meest gedetailleerde vorm, gemaakt voor de buitendienst en voor aftekenen per taak.

#Wat erop staat

• de taken, één voor één
• omschrijving en notities
• begin- en eindtijden
• locatiegegevens, als je een geofence hebt gebruikt
• een handtekeningregel per taak

#Handtekening per taak

Elke taak kan een eigen handtekeningregel krijgen, zodat je klant aftekent op het moment dat het werk gebeurt en niet achteraf. Drie situaties waarin dat zich terugbetaalt:

Buitendienst. Een monteur rondt een serviceklus af, de klant tekent de regel op zijn telefoon, en de volgende klus begint.

Onderaanneming in de bouw. Bevestiging van oplevering per fase of per dag, het papieren spoor achter factureren in de bouw.

Werk waar discussie over is. De ondertekende werkbon is het controlespoor dat de discussie sluit.

#Een voorbeeld uit de buitendienst

Een monteur bezoekt op één dag drie klanten:

1. Elke serviceklus is een taak
2. Aan het eind maakt hij de werkbon
3. Elke klant tekent zijn eigen deel
4. De ondertekende pdf is de administratie

#Factuurnummers die je later niet bijten

#Doorlopend

Simpel en waterdicht: FACT-001, FACT-002, FACT-003. Prima bij weinig facturen.

#Met het jaartal

Zet het jaar erin: FACT-2024-001, FACT-2024-002. In jaar drie veel makkelijker terug te vinden.

#Met een klantcode

Zet de klant erin: ACME-2024-001. Handig als je facturen over veel klanten lopen.

#Regels die zich terugbetalen

• Gebruik een nummer nooit opnieuw, ook niet bij een geannuleerde factuur. Maak dan een creditfactuur.
• Houd je nummers doorlopend, zonder gaten. De Belastingdienst let daarop.
• Zet het jaartal in het formaat.
• Gebruik voorloopnullen, zodat sorteren klopt: 001, niet 1.

#Btw

#Eén tarief

De meeste situaties: één tarief, bijvoorbeeld 21 procent in Nederland, 21 procent in België en 19 procent in Duitsland. Dat tarief geldt voor het hele document.

#Een tweede tarief

Gelden er twee tarieven, bijvoorbeeld het lage tarief van 9 procent naast het hoge, zet dan het tweede btw-veld aan. Beide komen in de totalen te staan.

#Facturen zonder btw

Voor facturen waarop helemaal geen btw komt, verberg je het btw-blok. E-facturen ondersteunen daarnaast een reden voor de vrijstelling en de verleggingsregeling, waar de wet dat vraagt.

#Kortingen

Korting geldt op documentniveau, met eventueel een tweede korting als je er twee nodig hebt, bijvoorbeeld een betalingskorting bovenop een afgesproken volumekorting.

Waar mensen ze voor gebruiken:

• betalingskorting, bijvoorbeeld 2 procent bij betaling binnen 7 dagen
• volumekorting, bijvoorbeeld 15 procent boven de 40 uur
• een eenmalige creditering of een gebaar richting de klant

Wil je één specifiek stuk werk deels crediteren, pas dan de onderliggende regel aan voordat je genereert, of maak een aparte creditfactuur.

#Betalingen volgen

Naast het maken van het document houdt Timesheet ook de status bij.

#De status van een factuur

Elke factuur staat op betaald of onbetaald, en in de lijst zie je het totaal naast wat er tot nu toe is betaald, zodat deelbetalingen meteen opvallen. Filter de lijst op status om te zien wat er nog openstaat.

#Een betaling vastleggen

1. Open de factuur
2. Zet hem op betaald
3. Vul de betaaldatum in
4. Noteer de methode, bijvoorbeeld overboeking of PayPal

Wil je ook de onderliggende urenregels bijwerken, zet die dan in bulk op betaald vanuit je takenlijst.

#Zien wat er openstaat

De documentlijst is doorzoekbaar op klant en toont van elke factuur de datum, het totaal, het betaalde bedrag en de status. De vraag "wie heeft mij nog niet betaald?" is daarmee een gefilterde lijst geworden, geen archeologisch onderzoek in je inbox.

#Tips die echt tijd schelen

Wees specifiek in je omschrijvingen. "Advies" is een plaatshouder. "Prestatieonderzoek van de website met aanbevelingen" is een factuurregel.

Zet referenties erop. Projectcodes, inkoopordernummers of de referentie van je klant. Dat helpt hun crediteurenadministratie je factuur terug te vinden.

Wees duidelijk over je voorwaarden. "Te voldoen binnen 14 dagen" is voor veel klanten helderder dan een vakterm. Sluit waar mogelijk aan bij hoe je klant zijn administratie doet.

Volg systematisch op. Een vriendelijke herinnering op dag 35 vangt de meeste trage betalers zonder schade. Zet hem in je agenda.

Kijk je sjabloon elk kwartaal na. Contactgegevens, bankgegevens, huisstijl en betaalvoorwaarden. Zo vang je wat er stilletjes verouderd is.

Archiveer alles. Timesheet bewaart je facturen automatisch. Houd daarnaast een eigen back-up aan voor je administratie, want in Nederland geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerend goed.

#Veelgestelde vragen

Kan ik een factuur aanpassen nadat ik hem heb verstuurd? Doe dat niet. Maak een creditfactuur en daarna een nieuwe factuur. Verzonden facturen aanpassen breekt je controlespoor.

Hoe werkt het met verschillende valuta? De valuta komt uit je accountinstellingen en geldt voor je documenten. E-facturen hebben een eigen valutaveld, voor eisen bij grensoverschrijdend werk.

Kan ik regels toevoegen die niet uit uren komen? Je regels komen uit je taken en je onkosten. Voor een vast bedrag, bijvoorbeeld materiaal of een vaste vergoeding, leg je het vast als onkosten en zet je het op de factuur.

Hebben klanten een Timesheet-account nodig om een factuur te bekijken? Nee. Facturen zijn gewone pdf-bestanden. Iedereen kan ze openen.

Kan ik onkosten op de factuur zetten? Ja. Onkosten die aan hetzelfde project hangen, verschijnen als regels met omschrijving en bedrag. Zie Onkosten en bonnen vastleggen.

#Samengevat

Drie documenten, één bron:

• Facturen om je klanten te factureren
• Urenstaten voor de salarisadministratie en hr
• Werkbonnen om in de buitendienst te laten aftekenen

Richt je bedrijfsgegevens één keer in en maak daarna onbeperkt documenten van je geregistreerde uren. De proefperiode van Pro duurt 30 dagen en vraagt geen creditcard, dus je kunt echte facturen maken en pas daarna beslissen.

#Verder lezen

• Exporteren naar Excel voor eigen rapportage of om door te geven aan je boekhouder
• Synchroniseren met QuickBooks voor de koppeling met je boekhouding
• Klanten factureren met eigen tarieven, zodat je facturen meteen kloppen