Uren afronden instellen voor nette facturen

De meeste zakelijke dienstverleners factureren niet in seconden. Advocaten werken in blokken van zes minuten, en declarabele uren bijhouden voor advocaten is helemaal om tienden van een uur heen gebouwd, adviseurs werken in kwartieren, en installateurs in halve en hele uren. Een factuur waarop "2:17:43" staat, oogt als de uitvoer van een foutopsporing. "2,25 uur" oogt als een factuur.

Het afronden in Timesheet doet dat voor je. Stel het blok één keer in bij je instellingen, kies de richting, en de rekensom is op elke factuur hetzelfde. Gratis in elk abonnement, ook in Basic.

#Waarom je überhaupt afrondt

Wat gebruikelijk is in je vak. De meeste zakelijke dienstverleners hebben vaste blokken. Kom je een markt binnen met een afwijkende afronding, dan gaan klanten met samengeknepen ogen naar je factuur kijken.

Nettere facturen. "2,25 uur tegen € 90 is € 202,50" leest. "2 uur, 17 minuten en 43 seconden tegen € 90" niet.

Voorspelbaar factureren. Klanten willen weten wat de kleinste eenheid is. Alles daaronder valt in het volgende blok. Geen verrassingen, geen vragen.

Makkelijker rekenen verderop. Ronde getallen gaan soepeler door je boekhouding, door een controle en door je eigen steekproeven heen.

#De blokken

Timesheet ondersteunt deze blokken:

#Hoe het afronden zich gedraagt

De richting is een aparte instelling: naar beneden, naar boven, of naar het dichtstbijzijnde blok. Standaard staat hij op naar beneden. De tabel hieronder toont naar boven, waarbij werk dat in een blok begint het hele blok kost.

Regels die korter zijn dan het blok worden nooit weggerond: 0:07 wordt in alle drie de standen 0:15, want een begonnen blok telt altijd voor minstens één heel blok. Eén ding om te begrijpen: het afronden gebeurt op de begin- en eindtijd zodra de timer start en stopt, dus de afgeronde tijden zijn wat er wordt bewaard. Heb je registratie tot op de minuut nodig, kies dan exact.

#De instelling geldt overal

Het afronden stel je één keer in en het geldt voor elke regel. Er is geen afronding per project.

1. Open Instellingen
2. Zoek Afronden van de timer
3. Kies het blok: exact, of 5, 6, 10, 15, 30 of 60 minuten
4. Kies de richting: naar beneden, naar boven of naar het dichtstbijzijnde blok
5. Sla op

Dit geldt voor elke nieuwe regel van de timer zodra die wordt bewaard, en die afgeronde tijden lopen van daaruit door naar je rapportages, je statistieken, je exports en je pdf-facturen.

#Wat je rapportages tonen

#Statistieken

Statistieken rekenen met de bewaarde tijden. Staat het afronden aan, dan tonen je grafieken en totalen dezelfde afgeronde duur waarop je facturen zijn gebaseerd. Eén bron van waarheid, niets recht te trekken.

#Exports

Je exports naar CSV en Excel gebruiken dezelfde bewaarde tijden, dus de geëxporteerde duur is gelijk aan wat je factureert. Wil je juist registratie tot op de minuut, zet het blok dan op exact.

#Het juiste blok kiezen

#5 minuten

Past bij: veel korte klussen achter elkaar, zoals technische ondersteuning. Kies dit als je klanten fijnmazig gefactureerd willen worden.

#15 minuten

Past bij: de meeste zakelijke dienstverlening, advies en kenniswerk. Het meest gebruikte blok in de markt, en de veiligste standaard als je twijfelt.

#30 minuten

Past bij: installateurs, werk op locatie, en overal waar reistijd of een minimumafname speelt. Blokken van een halfuur zijn gebruikelijk bij factureren voor aannemers en installateurs.

#60 minuten

Past bij: doorlopende afspraken, trainingen en workshops. Werk dat vanzelf in blokken van een uur gebeurt.

#6 minuten, een tiende uur

Past bij: de advocatuur, die vaak in tienden van een uur factureert. Timesheet heeft een blok van 6 minuten ingebouwd, dus stappen van 0,1 uur werken meteen, zonder handmatig omrekenen.

#Kort over de ethiek

Afronden is gewoon. Slecht afronden niet.

• Een e-mail van één minuut die 15 minuten kost, ziet er ook zo uit. Bundel kleine klusjes in plaats daarvan.
• Doe je veel korte dingen voor dezelfde klant, zet ze dan samen in één regel per dag.
• Kun je je afrondingsbeleid uitleggen als iemand ernaar vraagt? "Vaste blokken van 15 minuten, zo in het contract vastgelegd" is een volledig antwoord.

#Het vastleggen

Vertel je klanten schriftelijk wat het beleid is.

In contracten en opdrachtbevestigingen.

Uren worden gefactureerd in blokken van 15 minuten. Een deel van een blok wordt naar boven afgerond op het hele blok.

Op je facturen. Eén voetnoot: "Gefactureerd in blokken van 15 minuten."

Mondeling in gesprekken over je tarief. "Standaard afronding op 15 minuten" hoort thuis in het eerste gesprek over de prijs, en niet als verrassing op je eerste factuur.

#De lastige gevallen

Heel korte klusjes. Een telefoontje van twee minuten wordt bij afronding op 15 minuten een kwartier, en de richting omzetten helpt niet: een begonnen blok telt altijd voor minstens één heel blok. Los het op door het te bundelen met ander werk voor dezelfde klant op die dag, of door een kleiner blok te kiezen, of exact.

Veel kleine klusjes op één dag. Twee verstandige patronen: één regel per dag met een samenvattende omschrijving, of per klus registreren en pas op het dagtotaal afronden. Kies er een en blijf erbij.

Niet declarabel werk. Voor je facturatie maakt het afronden niet uit, maar voor je productiviteitsrapportages wel. Houd je niet declarabele tijd bij en wil je exacte cijfers, zet het blok dan op exact, zodat je de werkelijke tijd ziet.

#Veelgestelde vragen

Verandert het afronden mijn geregistreerde tijd? Ja. Het afronden gebeurt op de begin- en eindtijd zodra de timer start en stopt, en de afgeronde regel is wat er wordt bewaard. Heb je registratie tot op de minuut nodig, zet het blok dan op exact.

Kan ik zowel afgerond als werkelijk zien? Nee. Zodra een regel is bewaard, zijn de afgeronde tijden de regel. Wil je exacte tijden bewaren, registreer dan met het blok op exact.

Wat als een klant bezwaar maakt tegen mijn afronding? Ga erover in gesprek. Je kunt overstappen op exact, op een kleiner blok, of op een mildere richting. De instelling geldt overal, dus een wijziging werkt door op alles wat je vanaf dat moment registreert.

Is naar boven afronden gebruikelijk? In de zakelijke dienstverlening is naar boven afronden een gangbare afspraak: elk begonnen blok wordt gefactureerd. In Timesheet is het een van de drie richtingen, en naar beneden is juist de standaard.

Kan ik naar beneden afronden? Ja. Naar beneden is een van de richtingen en is zelfs de standaard. Je kunt ook naar boven of naar het dichtstbijzijnde blok kiezen, bij Instellingen en dan Afronden van de timer.

#Samengevat

Het model:

• Kies een blok dat past bij je vak, en 15 minuten is de veilige standaard
• Stel het blok en de richting één keer in bij je instellingen, waarbij naar beneden de standaardrichting is
• Het afronden gebeurt bij het bewaren van je regels, dus kies exact als je registratie tot op de minuut nodig hebt
• Leg het beleid vast in je contracten en op je facturen
• Blijf consequent, en wijzig het met aankondiging en niet midden in een project

#Verder lezen

• Klanten factureren met eigen tarieven om het afronden te combineren met tarieven per project
• Facturen maken in pdf die afgeronde tijden netjes tonen
• Exporteren naar Excel met een nette, afgeronde duur op elke regel