Klanten factureren met eigen tarieven, factoren en toeslagen per uur

De meeste zzp'ers en consultants die klanten factureren hebben niet één uurtarief. Ze hebben een basistarief dat meebuigt met de klant, het soort werk, het tijdstip, de spoed en het contract dat twee kwartalen geleden is getekend en half is vergeten. Die rekensom uit je hoofd doen op het moment van factureren is precies hoe tarieven wegzakken en geld blijft liggen.

In Timesheet bak je die tariefregels één keer in het project en daarna vergeet je ze. Elke taak die je registreert draagt de juiste opbrengst mee. Dit artikel loopt langs de vier knoppen: tarieven per project, factoren, een vast bedrag per uur erbij, en de statussen declarabel, gefactureerd en betaald.

Dit zit allemaal in het gratis Basic-abonnement.

#Uurtarieven per project

Elk project draagt zijn eigen tarief. Dat is de basis. Start je een taak binnen dat project, dan is het tarief al toegepast.

#Instellen

1. Open het project
2. Ga naar de projectinstellingen
3. Zoek Uurtarief
4. Vul het tarief in
5. Sla op

Vanaf dat moment rekent elke regel in dit project de opbrengst uit als uren × tarief.

#Waarom het tarief bij het project hoort

• Klant A betaalt € 100 per uur voor advies
• Klant B betaalt € 75 voor ontwikkelwerk dat per uur wordt gefactureerd
• Interne projecten factureren helemaal niet

Zet je het tarief op het project, dan hoef je er nooit meer aan te denken. Het tarief volgt het werk.

#Waar je de opbrengst terugziet

Zodra je tarieven staan, verschijnt de berekende opbrengst in:

• de details van een taak
• je dag- en weekoverzichten
• je statistieken en rapporten
• je exports naar CSV en Excel

#Factor: vermenigvuldigen met een percentage

Een factor vermenigvuldigt het basistarief voor een bepaalde regel. Handig voor anderhalf tarief, dubbel tarief, blokken met korting en werk met een opslag.

#Instellen

De factor hoort bij een tarief met een naam, dat je één keer aanmaakt en daarna hergebruikt:

1. Open Tarieven en maak een tarief aan, bijvoorbeeld "Overwerk"
2. Zet de Factor op de vermenigvuldiger, bijvoorbeeld 1,5
3. Open de taak en kies dat tarief in het tariefveld
4. Sla op

De opbrengst wordt dan uren × tarief × factor.

#Waar een factor zich terugbetaalt

Overwerk factureren

• Gewone uren: factor 1,0
• Na 8 uur: factor 1,5
• Weekend: factor 2,0

Afgesproken afwijkingen

• Standaard: factor 1,0
• Blok met korting: factor 0,8
• Spoedklus: factor 1,25

Verschillende soorten werk binnen hetzelfde project

• Ontwerp: factor 1,0
• Ontwikkeling: factor 1,2
• Spoedsupport: factor 2,0

#Een vast bedrag per uur erbij

Is de aanpassing geen percentage maar een vast bedrag per uur, dan gebruik je het veld voor een toeslag per uur.

#Instellen

De toeslag per uur is het tweede veld op een tarief met een naam:

1. Open Tarieven en maak een tarief aan, bijvoorbeeld "Materiaalvergoeding"
2. Zet de toeslag per uur op het vaste bedrag, positief of negatief
3. Open de taak en kies dat tarief
4. Sla op

De opbrengst wordt dan uren × (tarief + toeslag per uur).

#Factor of toeslag: wanneer wat

#Allebei tegelijk

Eén tarief kan zowel een factor als een toeslag dragen. De formule is dan uren × (tarief × factor + toeslag per uur).

Een voorbeeld:

• Basistarief: € 100 per uur
• Factor: 1,5 voor overwerk
• Toeslag per uur: € 20 voor materiaal
• Tarief per uur: € 100 × 1,5 + € 20 = € 170
• Voor 3 uur: € 510

#Declarabel of niet

Niet elke regel die je registreert hoort op een factuur aan je klant. Je markeert elke regel als declarabel of niet-declarabel.

#De status zetten

• Declarabel: telt mee in je opbrengst en op je facturen
• Niet-declarabel: wel vastgelegd voor je eigen administratie, maar buiten de facturatie gehouden

#De standaard van het project

Zet de standaard op het project, dan erven nieuwe regels die:

1. Open de projectinstellingen
2. Zoek Standaard declarabel
3. Kies ja of nee
4. Nieuwe regels nemen dat over, je kunt het per regel afwijken

#Wat meestal niet-declarabel is

• Intern overleg
• Leren en cursussen
• Administratie en je inbox
• Werk om niet
• Ongeplande herstelwerkzaamheden bij een vaste prijs
• Reistijd, tenzij je die apart factureert

Niet-declarabele tijd bijhouden is toch de moeite waard. Het is de enige manier om je werkelijke tarief te zien.

#Gefactureerd en betaald

Na declarabel komt de rest van de reis: gefactureerd en betaald.

#De drie standen

1. Declarabel: klaar om te factureren
2. Gefactureerd: staat op een factuur die de deur uit is
3. Betaald: het geld is binnen

#Op gefactureerd zetten

Nadat je de factuur hebt verstuurd:

1. Filter je regels op project en periode
2. Selecteer de regels die je hebt gefactureerd
3. Zet ze op Gefactureerd

#Op betaald zetten

Zodra de betaling binnen is:

1. Filter op Gefactureerd
2. Zoek de regels die bij die factuur horen
3. Zet ze op Betaald

#Filters die hun werk doen

• alles wat declarabel is, voor je volgende factuur
• alles wat gefactureerd is maar nog niet betaald, dus je openstaande posten
• wat er per periode betaald is, voor je boekhouder

#Twee realistische manieren van factureren

#Wekelijks factureren

1. Filter je regels op project en de afgelopen week
2. Scan op ontbrekende notities, verkeerde tarieven en verkeerde factoren
3. Maak een pdf-factuur (Pro-abonnement, 30 dagen gratis proberen, geen creditcard), of exporteer naar CSV en haal het door je bestaande factuurpakket
4. Zet de regels die erop staan op Gefactureerd

#Factureren bij afronding van een project

1. Filter alle regels van het project
2. Loop de verdeling declarabel en niet-declarabel na
3. Controleer de factor en de toeslag op bijzondere regels
4. Maak de eindfactuur
5. Archiveer het project, of houd het aan voor vervolgwerk

#Wat je geld bespaart

Zet je tarieven bij het aanmaken van het project, niet op het moment van factureren. Achteraf rekenen is waar het weglekt.

Bepaal je factorregels één keer en schrijf ze op. "Na 18.00 uur → 1,25. Weekend → 1,5. Zelfde dag spoed → 1,5." Anders wordt elke factor opnieuw een onderhandeling met jezelf.

Loop je regels na voordat je factureert. Vijf minuten vangt de regels zonder tarief, de verkeerd gezette status en die timer van een halfuur die eigenlijk drie uur was.

Houd ook je niet-declarabele tijd bij. Je krijgt je werkelijke tarief niet omhoog als je niet ziet welke administratie eraan trekt.

Communiceer een tariefwijziging door een nieuw project aan te maken, of op zijn minst met een duidelijke datum ertussen. Dat controlespoor is de paar minuten nu later waard.

#Samengevat

De vier knoppen:

• Tarieven per project: de basis, uren × tarief
• Factor: aanpassing in procenten, vooral voor overwerk en korting
• Toeslag per uur: een vast bedrag erbij, vooral voor materiaal en reizen
• Declarabel, gefactureerd, betaald: de weg van werk naar betaalde factuur

Allemaal in het gratis Basic-abonnement. Zet ze goed en factureren is geen rekensom meer.

#Verder lezen

• Facturen maken in pdf uit je geregistreerde regels (Pro-abonnement, 30 dagen proberen)
• Exporteren naar Excel of CSV als je via een ander pakket factureert
• Je statistieken lezen om te zien welke klanten het best betalen