Je productiviteit lezen met statistieken en grafieken

Uren registreren zonder het rapport te lezen is als een dagboek bijhouden dat je nooit teruglees. De uren stapelen zich op, je regels worden netjes, en er verandert niets aan hoe je volgende week eruitziet. Bij je statistieken begint je registratie zich terug te betalen.

Dit artikel loopt langs de grafieken die ertoe doen, de vraag die elke grafiek beantwoordt, en een vast kwartier op vrijdag dat je rapport in beslissingen omzet.

Dit zit allemaal in het gratis Basic-abonnement.

#Waar je statistieken staan

#Op je telefoon

1. Open Timesheet
2. Tik op het tabblad Statistieken
3. Kies een periode
4. Wissel tussen de soorten grafieken

#Op het web

1. Log in op my.timesheet.io, Pro-abonnement met 30 dagen proberen
2. Klik op Statistieken in de navigatie
3. Gebruik de filters in de bovenbalk om je beeld te versmallen
4. Beweeg over een grafiek of tik erop voor de details

#De grafieken en wat ze beantwoorden

#Werkuren per dag

Eén balk per dag over de gekozen periode.

Waar je op let:

• Gelijkmatige daguren: je ritme houdt stand
• Uitschieters: deadlinedruk, of een dag vol overleg
• Dalen: onderbrekingen, ziek, of een vrije dag
• Het weekpatroon: maandag opstarten, vrijdag uitdoven

Wat je beslist: loop je structureel over een geplande dag heen, dan zit het probleem in de planning, niet in die dag.

#Gemiddelden per weekdag

Het gemiddelde aantal uren per weekdag over de gekozen periode.

Wat je meestal ziet:

• Piek van dinsdag tot donderdag, vrijdag zakt weg
• Maandag gaat op aan mail en levert weinig anders op
• Uren in het weekend: die zijn bewust, of ze zijn een waarschuwing

Wat je beslist: plan je zware werk op de dagen die volgens de cijfers toch al produceren. Ga niet tegen je eigen ritme in.

#Verdeling over projecten

Een taart- of ringdiagram met je tijd per project over de periode.

Waar je op let:

• De geplande verdeling over klanten tegenover de werkelijke
• Een project dat meer opeist dan zijn deel
• Een verwaarloosd project dat aandacht nodig heeft, of een eerlijke lagere prioriteit
• De verhouding tussen declarabel en niet-declarabel

Wat je beslist: slokt een project met lage prioriteit alles op, vraag dan waarom. Uitdijende opdracht, trage communicatie, of gewoon een misgeslagen schatting?

#Analyse op tags

Je tijd gegroepeerd per tag, dwars door je projecten heen.

Patronen die vaak terugkomen:

• 40% overleg, 30% geconcentreerd werk, 20% administratie, 10% communicatie
• Weken met veel overleg vallen samen met weinig opgeleverd werk
• Een administratietag die maand op maand groeit, is het langzame lek

Wat je beslist: gaat er meer dan een derde van je tijd in overleg zitten zonder dat dat je werk ís, dan moet je agenda een andere standaard krijgen.

#Cumulatieve uren

Een lijn die je totale uren over de periode ziet oplopen.

Waar je op let:

• Een gelijkmatige helling: een consistente week
• Vlakke stukken: vakantie, ziekte, of een bewust rustige week
• Een steile klim: een piekperiode
• Vergelijk de helling van maand tot maand voor je capaciteitsplanning

Wat je beslist: een project waarvan de lijn vlakker loopt dan verwacht, is een project dat wegzakt. Pak het nu op.

#Opbrengst in de tijd

Een lijn van je opbrengst, dus uren × tarief × factor plus de toeslag per uur, over de periode.

Waar je op let:

• Groeit je opbrengst mee met je uren, of doe je meer werk tegen een laag tarief?
• Ritmes per maand en per kwartaal
• Het effect van een tariefwijziging, zichtbaar na een paar factuurrondes

Wat je beslist: blijft je opbrengst vlak terwijl je uren stijgen, dan zakt je werkelijke tarief. Tijd voor een gesprek over je prijzen, of voor een andere mix aan werk.

#De juiste periode kiezen

#Per dag

Handig voor de vraag "waar is mijn dag gebleven?". Minder handig voor trends.

#Per week

Voor de meeste terugblikken de gulden middenweg. Genoeg detail zonder ruis. Vergelijk week op week.

#Per maand

Vlakt de verschillen tussen losse dagen uit. Het beste voor capaciteitsplanning en prijsbeslissingen.

#Per kwartaal of jaar

Strategisch. Seizoenspatronen worden zichtbaar. Trends over meerdere maanden zijn betrouwbaar genoeg om op te sturen.

#Zelf gekozen

Eén project, de factuurperiode van een klant, of Q1 naast Q2. Handig als je een specifieke vraag beantwoordt.

#Filteren

#Op project

Hoeveel heeft dit project echt gekost? Wanneer gebeurde het werk? Hoe verhoudt het zich tot je offerte?

#Op tag

Al je overleg over alle klanten heen. Al je administratie. Al je geconcentreerde sessies, ongeacht het project.

#Op declarabel of niet

Het percentage declarabel tegenover niet-declarabel. Volg die verhouding over de weken. Welk getal je wilt hangt af van je rol, de beweging zegt meer dan het absolute cijfer.

#Op teamlid (Pro)

Voor teams op het Pro-abonnement: statistieken per persoon, teamtotalen en het vergelijken van werkdruk.

#Grafieken exporteren

Je kunt grafieken exporteren voor rapporten, een presentatie bij een klant of je eigen kwartaalterugblik.

1. Open de grafiek
2. Zoek de optie om te exporteren of te delen
3. Kies png of een ander beeldformaat
4. Sla op of deel

Waar mensen dat voor gebruiken:

• klantrapporten die laten zien waar de tijd aan hun project heen ging, vast onderdeel van uren per project registreren als consultant
• teampresentaties over productiviteit of capaciteit
• je eigen kwartaalterugblik
• interne dashboards

#Het kwartier op vrijdag

Statistieken leveren het meest op als gewoonte. Een kwartier op vrijdag dat cijfers in beslissingen omzet:

1. Open je statistieken, periode: deze week.

2. Totaal aantal uren. Hoe verhoudt zich dat tot je norm? Meer? Minder? Waarom?

3. Verdeling over projecten. Kregen je prioriteiten ook de tijd, of hebben dringende maar onbelangrijke dingen ze verdrongen?

4. Dagpatroon. Welke dag leverde het meest op? Welke het minst? Wat maakte die goede dag anders?

5. Uitsplitsing per tag. Hoeveel van je tijd was overleg? Hoeveel geconcentreerd werk? Groeit je administratie of blijft die gelijk?

6. Plan je volgende week. Blokkeer tijd voor het werk waarvan het rapport zegt dat het te weinig aandacht kreeg. Zet een grens op overleg als dat hoog uitviel.

Meer is het niet. Elke week hetzelfde kwartier, en je rapport houdt je planning eerlijk.

#Patronen die opduiken

#"Ik werk meer dan ik dacht"

De ontdekking die het vaakst voorkomt, zeker bij zzp'ers die hun productiviteit nakijken. Het rapport onderbouwt een tariefverhoging, helpt een gesprek over je werk-privébalans en laat je grenzen stellen die niet alleen op gevoel rusten.

#"Overleg slokt mijn tijd op"

Gaat er meer dan een derde van je tijd in overleg zitten en is dat niet je werk, dan moet je agenda een strengere standaard krijgen. Dagen zonder overleg, kortere blokken, en duidelijker criteria voor wanneer iets überhaupt een overleg wordt.

#"Eén klant krijgt al mijn uren"

Dat kan prima zijn, maar het is vaak een waarschuwing. Afhankelijkheid van één klant, een opdracht die uitdijt, of gewoon een volgende klant die nooit echt van start ging.

#"Mijn goede dagen zijn X"

Een vast weekritme. Plan je zware werk daar en je lichte werk elders. Stop met ertegenin gaan.

#"Administratie eet mijn week op"

Je tagweergave laat administratie maand op maand groeien. Automatiseer, doe het in blokken, of besteed het uit. Dit lek loopt op.

#Doelen die de cijfers gebruiken

#Bezetting

"Mijn declarabele uren in twee maanden van 25 naar 30 per week brengen."

• Volg het wekelijks
• Zoek uit welke niet-declarabele tijd het gat vult
• Bepaal wat je schrapt, bundelt of uitbesteedt

#Balans

"Overleg onder de 8 uur per week houden."

• Weekweergave op tags
• Grenzen in je agenda op basis van het rapport
• De controle op vrijdag

#Efficiëntie

"Vergelijkbare projecten 10 procent minder tijd laten kosten."

• Leg afgeronde projecten van hetzelfde type naast elkaar
• Zoek de fasen die uitliepen
• Pak één verbetering tegelijk aan

#Samengevat

Het model:

• Uren registreren is de invoer
• Wekelijks je rapport lezen is het werk
• Je volgende week plannen op basis van dat rapport is de opbrengst

Zonder die derde stap zijn de eerste twee alleen boekhouden. Mét die stap verdient het systeem zich in de tweede of derde week terug.

#Verder lezen

• Werk indelen met projecten en tags, zodat je rapporten netjes dwars door je klanten heen kunnen snijden
• Exporteren naar Excel of CSV voor diepere analyse of om door te geven aan je boekhouder
• Facturen maken in pdf die je klant laten zien waar het budget heen ging