Heb je ooit aan het eind van de maand door je urenregels gescrold met de gedachte "waar was deze ook alweer voor?", dan ken je het probleem al. Urenregels zonder structuur houden op nuttig te zijn op het moment dat je stopt met registreren. De oplossing zit in twee eenvoudige begrippen: projecten en tags. Krijg het verschil daartussen scherp en de rest valt op zijn plek.
Dit zit allemaal in het gratis Basic-abonnement.
Het enige wat je goed moet hebben
Projecten zijn bakken. Tags zijn labels die dwars door die bakken heen lopen.
- Een urenregel hoort bij precies één project
- Een urenregel kan een willekeurig aantal tags hebben
Dat onderscheid bepaalt elke andere keuze hieronder.
Projecten, wanneer
- Eén per klant
- Eén per apart contract of losse klus
- Eén per grote werksoort, bijvoorbeeld "Intern"
Tags, wanneer
- Soorten werk: overleg, geconcentreerd werk, administratie
- Fasen: plannen, uitvoeren, nakijken
- Prioriteit of status: urgent, geblokkeerd, opvolgen
- Alles wat nog steeds iets moet betekenen als je van de ene klant naar de andere gaat
Projecten inrichten
Aanmaken
- Open Projecten
- Tik op +
- Vul een naam in
- Stel de rest in: tarief, kleur, standaard declarabel
- Sla op
Namen die je over een halfjaar nog snapt
- Specifiek: "Acme BV website vernieuwen", niet "Webproject"
- Consequent: hetzelfde patroon voor al je projecten
- Doorzoekbaar: zet de klantnaam erin
Een patroon dat werkt:
[Klant] - [Projectnaam]
Acme BV - Website vernieuwen
Jansen Advies - Advies Q4
Intern - AcquisitieUurtarief, kleur, standaard declarabel
Elk project draagt:
- Een uurtarief dat doorloopt naar de opbrengst op elke regel
- Een kleur, zodat het project opvalt in lijsten en grafieken
- Een standaard declarabel, zodat nieuwe regels meteen goed staan
Stel dit één keer per project in. Daarna gaat het vanzelf. Het uitgebreide verhaal over tarieven staat in Klanten factureren met eigen tarieven.
Tags gebruiken zonder wildgroei
Hoe een tag ontstaat
Je maakt een tag aan door hem voor het eerst te gebruiken:
- Open een willekeurige taak
- Zoek het veld Tags
- Typ een naam
- Sla op
Daarna staat de tag in je suggestielijst. Gebruik hem opnieuw.
Vijf tot tien tags is de gulden middenweg
Te weinig tags en ze zeggen niets. Te veel en je gebruikt ze niet meer consequent. Vijf tot tien herbruikbare tags per gebruiksdoel zit er ongeveer goed op.
Tags op werksoort
overlegontwikkelingresearchadministratiecommunicatie
Tags op fase
plannenuitvoerennakijkenonderhoud
Tags op prioriteit of status
urgentgeblokkeerdopvolgen
Kies één indeling en houd je eraan. Werksoort- en fasetags door elkaar gebruiken op dezelfde regels is prima, twintig varianten van "overleg" niet.
Waar project maal tag zich terugbetaalt
Stel, je bent consultant met drie klanten, het schoolvoorbeeld voor uren per project registreren als consultant. Elke klant is een project. Je wilt weten hoeveel tijd er over die drie heen in overleg is gaan zitten.
- Project: "Acme BV"
- Tags:
overleg,strategie
Nu kan je rapport:
- filteren op project om al het werk voor Acme te zien
- filteren op tag om al het overleg bij alle klanten te zien
- kruisen om te zien hoeveel overleg er per klant in zit
Dat kruisen is precies waar tags voor bestaan. Gebruik daar geen project voor.
Afgeronde projecten archiveren
Klaar is klaar, en dan hoeft het project niet meer in je actieve lijst te staan.
- Open het project
- Zoek Archiveren
- Bevestig
Wat archiveren doet:
- haalt het project uit je actieve lijsten
- laat alle historische regels ongemoeid
- houdt het zichtbaar in rapporten en exports
- laat zich op elk moment terugdraaien
Veelgemaakte fouten
Te veel tags. Twintig tags op dag één wordt in week drie een rommeltje. Begin met vijf tot tien en voeg alleen toe als het nodig is.
Te weinig indeling. Eén project dat "Werk" heet voor alles. Daarmee mis je het punt. Factureren per klant vraagt om projecten per klant.
Wisselende tagnamen. "Klantoverleg", "Overleg met klant", "Klant - overleg": dat zijn drie tags. Kies een vorm en houd je eraan. Tagnamen zijn geen vrije notities.
Vergeten te taggen. Tags verdienen hun instelwerk pas terug als je ze ook echt gebruikt. Zet ze erop als je de timer start, niet "later".
Afspraken die in de praktijk werken
Projecten voor factureren, tags voor analyseren. Projecten sluiten aan op je facturen, tags op hoe jij je werk wilt bekijken. Houd die twee doelen uit elkaar en je systeem blijft schoon.
Houd een project "Algemeen" aan. Voor losse regels die nog nergens bij passen. Kijk er wekelijks naar. Verplaats ze naar een echt project, of accepteer dat ze bij Algemeen horen.
Gebruik kleuren consequent.
- Groen voor declarabel klantwerk
- Blauw voor interne projecten
- Geel voor administratie en leren
Je leest je daglijst daardoor sneller.
Onderhoud, maandelijks.
- Archiveer afgeronde projecten
- Gooi ongebruikte tags weg
- Loop je projectnamen na op afwijkingen
Een kwartier per maand is genoeg.
Een startopzet
Een redelijk beginpunt voor een zzp'er die zijn uren bijhoudt of een klein team:
Projecten
- [Belangrijkste klant] - [Lopend project]
- [Tweede klant] - [Hun project]
- Intern - Acquisitie
- Intern - Administratie
- Persoonlijk - Leren
Tags
overleggeconcentreerd-werkadministratiedeclarabelnakijken
Begin hier. Stel na de eerste maand bij op basis van wat je rapporten je wel of juist niet laten zien.
Samengevat
Het model in twee regels:
- Projecten: bakken, één per klant of grote werksoort. Dragen tarief, kleur en standaard declarabel.
- Tags: labels die dwars door je projecten heen lopen, voor werksoort, fase en prioriteit. Herbruikbaar.
Houd allebei de lijsten kort. Noem ze consequent. Doe een maandelijkse opruiming van een kwartier. Het systeem verdient zichzelf terug op het moment dat je voor het eerst wilt weten hoeveel tijd er dit kwartaal in overleg ging zitten, zonder dat je daar een uur voor hoeft te reconstrueren.
Verder lezen
- Klanten factureren met eigen tarieven voor het instellen van tarieven per project
- Automatiseer het starten met geofence, wifi of NFC, zodat het juiste project zichzelf start
- Je statistieken lezen, uitgesplitst per project en per tag