Urenregistratie automatiseren met geofence, wifi en NFC

Het lastigste aan urenregistratie is die ene seconde tussen beginnen aan een taak en eraan denken de startknop aan te tikken. De meeste mensen missen die seconde een paar keer per week en stoppen daarna stilletjes met hun eigen cijfers te vertrouwen. Automatisering doorbreekt die kringloop: je telefoon merkt dat je op kantoor bent, dat je op het juiste wifinetwerk zit of dat je een NFC-tag hebt aangetikt, en de timer regelt zichzelf.

Alle drie de triggers zitten in het gratis Basic-abonnement. Geofence en NFC werken op Android en iOS, wifitriggers zijn alleen voor Android en op iOS heb je in plaats daarvan iBeacon-nabijheid als extra optie. Zo richt je het praktisch in.

#De drie triggers in het kort

Je kunt er één, twee of alle drie gebruiken. De combinaties onderaan dit artikel laten realistische opzetten zien.

#Geofence: starten op locatie

Automatisering via een geofence gebruikt de locatie van je telefoon om te merken dat je op een bepaalde plek aankomt of vertrekt.

#Instellen

1. Open Timesheet en ga via het hoofdmenu naar Automatisering
2. Voeg een nieuwe automatisering toe en kies het type Geofence
3. Vul een adres in, gebruik je huidige locatie of zet een speld op de kaart
4. Stel de straal in, zie hieronder
5. Kies het project waarop de timer moet starten
6. Kies de actie: starten bij aankomst, stoppen bij vertrek, of allebei
7. Sla op

#De juiste straal kiezen

• 50 tot 100 meter: nauwkeurig afgebakende kantoren in het centrum
• 100 tot 250 meter: de meeste kantoren in een gewoon pand
• 250 tot 500 meter: grote terreinen of gedeelde parkeerplaatsen
• 500 tot 1000 meter: het buitengebied, waar het gps-signaal zwakker is

Start de timer te vroeg, als je nog op de parkeerplaats staat, maak de straal dan kleiner. Slaat hij regelmatig over, maak hem dan groter.

#Meerdere locaties, meerdere projecten

Eén geofence per locatie, elk met een eigen project:

• Kantooradres → "Intern"
• Kantoor van klant A → "Klant A"
• Werklocatie van klant B → "Klant B"
• Thuiswerkplek → "Thuiskantoor"

Kom je aan bij klant A, dan loopt de tijd vanzelf op klant A. Geen menu, geen keuze.

#Wifi: starten op netwerk

Wifitriggers zijn binnen vaak betrouwbaarder dan gps. Je verbindt met het netwerk en de timer start. Je verbreekt de verbinding en hij stopt.

Eén kanttekening: wifitriggers zijn alleen beschikbaar op Android. Op iOS dek je dezelfde plekken af met een geofence, een iBeacon of een NFC-tag.

#Instellen (Android)

1. Ga via het hoofdmenu naar Automatisering
2. Voeg een nieuwe automatisering toe en kies het type WLAN
3. Kies uit de gevonden netwerken of vul de SSID handmatig in
4. Kies het project
5. Stel de acties in: verbinden, verbinding verbreken, of allebei
6. Sla op

#Tips die je later zoekwerk besparen

Kies het netwerk waarmee je elke dag verbindt. Niet het gastnetwerk dat je af en toe gebruikt.

Voeg elk toegangspunt van je kantoor toe. Grote kantoren hebben meerdere SSID's, zoals "Kantoor", "Kantoor-5G" en "Kantoor-Gast". Zwerf je daartussen, voeg ze dan allemaal toe.

Combineer met een geofence. Wifi pakt je op zodra je verbindt, de geofence zodra je aankomt. Samen vangen ze elkaars zwakke plekken op.

#NFC: starten met een tik

NFC-tags zijn stickers die je één keer programmeert en daarna aantikt. Een pakje van tien kost minder dan een lunch. Ideaal om onderweg van project te wisselen, of voor situaties waarin je bewust wilt aangeven: nu begin ik.

#Wat je nodig hebt

• NFC-tags die werken met NTAG213 of NTAG215, dat zijn de meeste standaardpakjes
• Een telefoon met NFC, dus vrijwel elke Android van 2014 of later en elke iPhone vanaf de XS

#Instellen

1. Ga via het hoofdmenu naar Automatisering
2. Voeg een nieuwe automatisering toe, kies het type NFC en start de tagschrijver
3. Houd een lege tag tegen de NFC-antenne van je telefoon
4. Geef de tag een naam, bijvoorbeeld "Bureau", "Werkplaats" of "Map klant A"
5. Kies het project
6. Kies de actie: starten, stoppen of wisselen
7. Plak de tag op de plek waar je hem gaat gebruiken

#Plekken waar tags echt gebruikt worden

• Op je bureau: aantikken als je gaat zitten
• Op de deurpost: aantikken bij binnenkomst en vertrek
• Op gereedschap of een machine: aantikken zodra je ermee begint
• In de auto: aantikken bij het begin van een klantbezoek
• Op projectmappen: één tag per klant, aantikken om van project te wisselen

#Handige gewoontes bij NFC

Gebruik de wisselstand bij één tag. De eerste tik start, de volgende stopt.

Gebruik aparte start- en stoptags als je het bewust wilt sturen.

Label je tags fysiek. Stickers lijken allemaal op elkaar.

Plak NFC-tags niet rechtstreeks op metaal. Dat verstoort de antenne. Gebruik het meegeleverde schuimplaatje of een ondergrond zonder metaal.

#Realistische combinaties

#Kantoormedewerker

1. Een geofence op het kantooradres, straal 250 meter, start "Werk"
2. Een wifitrigger op de kantoor-SSID bevestigt dat je echt binnen bent
3. Een NFC-tag op je bureau wisselt overdag tussen project A en project B

#Buitendienstmedewerker

1. Een geofence op je thuisbasis voor interne administratie
2. Een geofence op elke vaste klantlocatie, elk gekoppeld aan het project van die klant, een opzet die past bij urenregistratie in de bouw
3. Een NFC-tag in de auto om je reistijd bij te houden

#Hybride werker

1. Een wifitrigger op de kantoor-SSID voor je kantoordagen
2. Een wifitrigger op je thuisnetwerk voor je thuiswerkdagen, urenregistratie voor thuiswerkers zonder handen
3. Een geofence op klantlocaties voor het incidentele bezoek

#Batterij: wat er echt aan trekt

Automatisering op locatie gebruikt gps, en dat kost batterij. Zo houd je het in de hand:

#Sta locatie op de achtergrond toe

Op Android: Instellingen → Apps → Timesheet → Machtigingen → Locatie → zet op Altijd toestaan.

Op iOS: Instellingen → Privacy en beveiliging → Locatievoorzieningen → Timesheet → Altijd.

Zonder dat pauzeert het besturingssysteem je geofence zodra de app dicht is, en dan slaan triggers over.

#Zet de batterijoptimalisatie uit

Op Android: Instellingen → Apps → Timesheet → Batterij → zet op Onbeperkt (Pixel) of Niet geoptimaliseerd (andere merken). Een strenge slaapstand kan de geofencedienst afknijpen.

#Houd het aantal geofences eerlijk

Elke actieve geofence kost een beetje. Heb je vijftien locaties maar bezoek je er drie, zet de rest dan uit. Dek incidentele plekken af met wifi of NFC.

#Als er iets misgaat

#De timer start niet bij aankomst

• De locatiemachtiging moet op "Altijd" of "Altijd toestaan" staan
• Vergroot de straal met 50 tot 100 meter
• Controleer of de batterijoptimalisatie de app niet afknijpt
• Kijk of het juiste project aan die geofence hangt

#De timer start te vroeg of stopt te laat

• Verklein de straal
• Gps wijkt in de stad 20 tot 50 meter af, houd daar rekening mee
• Voeg een wifitrigger toe als extra bevestiging

#De timer stopt niet bij vertrek

• Vergroot de straal iets. Vreemd genoeg kan het verlaten van een te kleine geofence worden gemist.
• Controleer of "stoppen bij vertrek" aanstaat
• Kijk of je de geofence echt verlaat, en niet gewoon diep in een gebouw zit met slecht gps-bereik

#De NFC-tag wordt niet herkend

• Zet NFC aan in je telefooninstellingen
• Beweeg je telefoon een stukje. De antenne zit bij elk toestel op een andere plek.
• Plak de tag niet zonder tussenlaagje op metaal
• Vervang de tag als hij verbogen of beschadigd is

#Wat je hierna doet

Krijg eerst één trigger werkend, draai die een week en voeg daarna de volgende toe:

• Werk indelen met projecten en tags, zodat het juiste project vanzelf start
• Pauzes en werkuren bijhouden naast het automatisch starten
• Je statistieken lezen om te controleren of de automatisering vangt wat je verwacht