Pauzes automatisch bijhouden en je echte werkuren zien

Een korte vraag waar bijna iedereen die begint met urenregistratie over struikelt: je werkte van 9.00 tot 17.00 uur met een uur lunch. Hoeveel uur heb je gewerkt?

Allebei de antwoorden kloppen, het hangt ervan af wie het vraagt. Acht uur, als je factureert op aanwezigheid of je tijd op locatie telt. Zeven uur, als je op echt gewerkte tijd factureert of het naast de wettelijke minima legt. De kunst is beide getallen te hebben zonder zelf te rekenen.

Timesheet legt ze allebei vast, noemt ze totale duur en netto duur, en laat ze overal zien waar je ze nodig hebt. De pauze is de brug tussen die twee.

#Totale duur versus netto duur

Het belangrijkste begrip om scherp te hebben:

#Totale duur

De hele spanne van begin tot eind, pauzes inbegrepen.

• Voorbeeld: 9.00 tot 17.00 uur is 8 uur
• Gebruik dit voor: tijd op locatie, factureren op aanwezigheid, beschikbaarheid

#Netto duur

Alleen de gewerkte tijd. Pauzes gaan eraf.

• Voorbeeld: 9.00 tot 17.00 uur met een uur lunch is 7 uur
• Gebruik dit voor: factureren op gewerkte tijd, productiviteitsrapporten, de registratie voor de arbeidstijdenwetgeving

#De standaardweergave wisselen

1. Open Instellingen
2. Zoek Weergave van de duur
3. Zet de standaard op totaal of netto
4. Die keuze loopt door de hele app: takenlijst, samenvattingen, exports

Beide waarden staan altijd in de taakdetails en in je rapporten, wat je standaard ook is.

#Pauzes met de hand: pauzeren en hervatten

De makkelijkste manier om een pauze vast te leggen is de lopende taak pauzeren.

#Terwijl de taak loopt

1. Tik op PAUZE bij de lopende taak
2. De pauze begint, de taak houdt zijn project vast
3. Ben je terug, tik dan op AFSPELEN of HERVATTEN
4. De pauze is vastgelegd en de taak loopt door

Dezelfde taak bevat daarna zowel de werkblokken als de pauzeblokken. De netto duur laat de pauzes eruit, de totale duur telt alles mee.

#Vergeten te pauzeren? Voeg het later toe

1. Open de taak
2. Zoek het onderdeel Pauzes
3. Tik op Pauze toevoegen
4. Vul begin- en eindtijd in
5. Sla op

Handig om je dag om 18.00 uur te reconstrueren, wanneer je je herinnert dat je lang hebt geluncht.

#Meerdere pauzes per taak

Eén taak kan meerdere pauzes dragen: koffie om 10.30 uur, lunch om 12.30 uur, een wandeling om 15.00 uur. Elke pauze wordt apart vastgelegd. De netto duur trekt ze allemaal af.

#Pauzes automatisch vastleggen

Wil je pauzes automatisch vastleggen, stel dan een automatische pauzeregel in: je vertelt Timesheet hoe lang een blok werk mag lopen en hoe lang de pauze is die er daarna bij komt. Elke taak die over dat interval heen gaat, krijgt de pauze er vanzelf bij, zonder pauzeknop en zonder dat je er achteraf aan hoeft te denken.

Dit is de juiste aanpak als je werk in lange blokken loopt en je een consequente registratie wilt zonder er bij na te denken.

#Hoe de regel werkt

Een gangbare regel: "Na 4 uur werken een pauze van 30 minuten toevoegen."

Loopt een taak over de 4 uur heen, dan zet Timesheet er automatisch 30 minuten pauze in. Veelvoorkomende situaties:

• voldoen aan de wettelijke minima, zie hieronder
• je registratie gelijk houden over lange sessies
• werk op locatie, waar je wel pauzeert maar het niet praktisch is dat ter plekke vast te leggen

#Instellen

1. Open Instellingen
2. Zoek Automatische pauzes of Pauzeregels
3. Stel in:
   • Werkinterval: hoe lang er gewerkt wordt voordat er een pauze komt, bijvoorbeeld elke 4 uur
   • Pauzeduur: hoe lang die automatische pauze is, bijvoorbeeld 30 minuten
4. Sla op

#Een paar dingen om te weten

• Automatische pauzes zijn ingepland, ze worden niet uit de sensoren van je toestel afgeleid
• Je kunt ze per taak aanpassen of verwijderen
• Ze werken naast handmatige pauzes, je hoeft niet te kiezen

#Wat je rapporten laten zien

#Taakdetails

Open een regel om de totale duur, de netto duur en een lijst met losse pauzes met hun tijdstippen te zien.

#Statistieken

Het statistiekenscherm scheidt werk van pauze over de periode die je kiest:

• de totale pauzetijd, naast de totale en netto duur
• pauzebalken in de voortgangsgrafiek, naast de werkbalken
• trends over weken en maanden

#Exports

In je exports naar Excel en CSV, beschikbaar in elk abonnement inclusief Basic, kun je meenemen:

• de totale en netto duur als aparte kolommen
• de losse pauzes met hun begin- en eindtijd
• de pauzetotalen per taak en per dag

#Wettelijke minima waar je mogelijk mee te maken hebt

De arbeidstijdenwetgeving verschilt per land, kort samengevat:

Nederland. 30 minuten na 5,5 uur werken, te splitsen in twee keer 15 minuten, en 45 minuten na 10 uur. Een cao mag die 30 minuten terugbrengen tot 15.

Duitsland. 30 minuten na 6 uur werken, 45 minuten na 9 uur.

Verenigd Koninkrijk. 20 minuten bij elke werkdag die langer duurt dan 6 uur.

Europese Unie. Minstens één pauze op werkdagen langer dan 6 uur, de lidstaten vullen de details in.

Verenigde Staten. De federale wet verplicht geen pauzes voor volwassenen. Per staat verschilt het, kijk naar de regels van jouw staat.

Een kloppende pauzeregistratie is je bewijslaag als er ooit een vraag over arbeidstijd komt. Kijk voor de details altijd naar de regels die bij jou gelden.

#Wat maakt dat pauzes bijhouden blijft hangen

Gebruik pauzes voor pauzes. Een gang naar het toilet hoeft er niet in. Houd de pauzeregel voor echte rustmomenten van zeg tien minuten of meer.

Wees consequent. Elke dag op dezelfde manier. Wisselvallig pauzes bijhouden maakt je rapport lastiger te lezen dan helemaal geen pauzes bijhouden.

Zet een herinnering rond het middaguur. Een wekker om 12.30 uur om te lunchen en dat vast te leggen. Na een week zit het in je vingers.

Kijk er wekelijks naar. Bekijk vrijdagmiddag je pauzetijd als percentage van het totaal. Zit dat tegen nul aan, dan is dat geen prestatie maar een waarschuwing.

Weet waar je klant voor betaalt. De een factureert de tijd op locatie, de ander de netto werktijd. Zet de standaard van je project daarop.

#Veelgestelde vragen

Wat als ik vergeet te hervatten na een pauze? Open de taak, zoek de pauze en pas de eindtijd aan. De netto duur rekent zichzelf opnieuw uit.

Kan ik een pauze verwijderen? Ja. Open de taak, zoek de pauze en haal hem weg. De netto duur gaat met datzelfde bedrag omhoog.

Veranderen pauzes mijn opbrengst? Timesheet toont twee bedragen: de opbrengst op basis van de totale duur inclusief pauzes, en de netto opbrengst op basis van alleen de gewerkte tijd. Gebruik voor factureren de netto opbrengst, zodat pauzes je factuur niet opblazen.

Kunnen automatische pauzes per project verschillen? Nee. De automatische pauzeregel stel je één keer in bij Instellingen en die geldt voor al je taken. Per taak aanpassen kan wel: open een taak en pas de ingevoegde pauze aan of verwijder hem.

Kan een urenregistratie-app een gemiste pauze signaleren? Ja. Automatische pauzeregels zetten de pauze er zelf in, zodat hij niet gemist kán worden. Wil je liever de waarschuwing dan de automatische regel, dan leggen de hr-waarschuwingen van Timesheet je geregistreerde tijd naast je contract en de wettelijke grenzen van je land, en signaleren ze een pauze die te kort was of nooit is genomen. Zie waarschuwingen bij overtreding van de arbeidstijden.

#Samengevat

Het model in het kort:

• Totale duur: de hele spanne, pauzes inbegrepen
• Netto duur: de echte werktijd, zonder pauzes
• Zelf pauzeren en hervatten: pauzes vastleggen op het moment zelf
• Pauzes later toevoegen: achteraf bijwerken voor de dagen dat je het vergat
• Automatische pauzes: ingeplande pauzes op vaste intervallen

Het doel is niet om over elke minuut te vallen. Het doel is beide getallen te hebben op het moment dat iemand ernaar vraagt, en het antwoord te weten zonder spreadsheet.

#Verder lezen

• Tarieven en declarabel per project instellen, zodat pauzes bij de juiste facturen terechtkomen
• Je gegevens exporteren met de totale en netto duur naast elkaar
• Je statistieken lezen om over de maand te zien hoeveel echte werktijd er in je bureautijd zat