Je rondt om 19.30 uur een zware dag af. Je telefoon trilt: "Wettelijk dagmaximum van 10 uur overschreden." Je wist dat het uitliep, maar je had niet verwacht dat de arbeidsinspecteur vanuit je eigen broekzak naar je zou knipogen. De eerste gedachte is dan niet "oeps". Het is "goed dat je het zegt, ik had dit zo weggeschreven zonder het te merken."
Dat is precies waar de hr-waarschuwingen in Timesheet voor zijn. De app kent je contract, de arbeidstijdregel van je land en je pauzes al. Hij rekent mee terwijl je werkt en meldt het vóórdat er een overtreding in je urenstaat belandt.
Wat de waarschuwingen opmerken
Timesheet beoordeelt terwijl je werkt onafgebroken drie soorten waarschuwingen:
1. Waarschuwingen op je contractnorm
Op basis van de dag- en weeknorm in je contract.
- Dagnorm in zicht: je hebt 80 procent van je contracturen voor vandaag gewerkt
- Dagnorm overschreden: je zit boven de 100 procent van je dagnorm
- Weeknorm in zicht: 80 procent van je weekuren
- Weeknorm overschreden: 100 procent van je weekuren
Deze staan op niveau "waarschuwing". Het zijn geen wetsovertredingen, ze vertellen je dat je op of voorbij de uren zit die je contract veronderstelt.
2. Waarschuwingen op het wettelijk maximum
Op basis van een arbeidstijdregel die aan je dienstverbandmodel hangt. Dit zijn de harde grenzen die de wet stelt.
- Wettelijk dagmaximum in zicht: 90 procent van de wettelijke daggrens, bijvoorbeeld 9 van de 10 uur in Duitsland
- Wettelijk dagmaximum overschreden: de grens is doorbroken
- Wettelijk weekmaximum in zicht: 90 procent van de weekgrens
- Wettelijk weekmaximum overschreden: de weekgrens is doorbroken
De overschrijdingen staan op niveau "kritiek". Die laat het systeem in rood zien en nadrukkelijk.
3. Pauzewaarschuwing
Wordt getriggerd door de pauzeregels van je dienstverbandmodel. Het klassieke voorbeeld is de Duitse wet, die 30 minuten pauze na 6 uur werken verwacht en 45 minuten na 9 uur. Timesheet legt die getrapte regels naast de pauzes die je vandaag echt hebt geregistreerd. Ontbreekt de verplichte pauze, dan zie je: "Je hebt na 6 uur werken 30 minuten pauze nodig."
De pauzecontrole staat op niveau "info", omdat de wet toelaat dat je hem later op de dag neemt. De melding is een duwtje, geen overtreding, tenzij je de dag afsluit zonder hem te nemen.
Een opmerking over bijzondere groepen
De arbeidstijdregel kan ook strengere grenzen bewaren voor nachtwerkers, jongeren en zwangere werknemers. Timesheet past die vandaag niet automatisch toe: daarvoor zou de app persoonsgegevens nodig hebben, zoals geboortedatum en zwangerschap, en die verzamelt hij bewust niet. Valt iemand in je team onder zo'n groep, geef die persoon dan een eigen dienstverbandmodel waarin de dag- en weeklimieten de strengere grenzen weerspiegelen.
Waarom het meer is dan optellen
Arbeidstijd is voor de naleving de tijd op de klok, niet de som van de duur van je taken.
Stel dat je twee overlappende taken hebt geregistreerd:
Taak A: 09:00 tot 12:00 (3 u)
Taak B: 10:00 tot 12:00 (2 u)Simpel optellen zegt dat je 5 uur hebt gewerkt. Voor de naleving is het antwoord 3 uur. Van 09.00 tot 12.00 uur zat je aan je bureau, hoeveel projecten je ondertussen ook parallel schreef.
Timesheet voegt overlappende blokken samen voordat hij de grenzen controleert. Drie uur overlap telt als 3 uur richting je wettelijke grens, terwijl elk project voor de facturatie gewoon zijn eigen taak met eigen begin- en eindtijd houdt.
De gegevens achter de waarschuwingen
Waarschuwingen leunen op drie dingen die je in Timesheet inricht:
| Onderdeel | Wat erin zit | Wie het instelt |
|---|---|---|
| Contract | Dag- en weeknorm, tijdzone, eerste dag van de werkweek, uitgezonderd of niet, en de koppeling met het dienstverbandmodel | Hr of beheerder, vanaf Business |
| Dienstverbandmodel | De arbeidstijdregels en pauzeregels voor een rol of een land | Hr of beheerder |
| Arbeidstijdregel | Harde dag-, week- en nacht-, jongeren- en zwangerschapsgrenzen, ontleend aan de arbeidswetgeving van het land | Hr of beheerder |
| Pauzeregel | Getrapte pauzeminuten naar gewerkte uren, betaald of onbetaald | Hr of beheerder |
Timesheet levert kant-en-klare arbeidstijdregels mee voor tientallen landen, waaronder Nederland, België, Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk, Spanje, Frankrijk en de Verenigde Staten op federaal niveau. Je kunt ze per dienstverbandmodel overschrijven of aanvullen.
Heeft een gebruiker geen actief contract binnen een organisatie, dan komen er voor die persoon geen waarschuwingen. Staat het contract op exempt, dan worden alle waarschuwingen onderdrukt, zoals dat hoort bij werknemers die onder de Amerikaanse FLSA zijn uitgezonderd.
Waar je de waarschuwingen ziet
In de app, op het timerscherm
Boven de lopende taak staat een balk. De kleur volgt het niveau van de waarschuwing:
- Info (cyaan op het web, oranje op iOS): de pauzeherinnering
- Waarschuwing (oranje): je nadert een grens, of je bent voorbij je contractnorm
- Kritiek (rood): het wettelijk maximum is overschreden
Tik op de balk voor de volledige uitsplitsing: welke grens, wat de stand van vandaag is en waar de grens ligt.
Als nalevingsmeldingen
De balken verschijnen terwijl je de app gebruikt. Daarnaast kijkt de nalevingsmotor op de server elke dag achteraf mee: is er echt een grens overschreden of een verplichte pauze gemist, dan legt hij de overtreding vast en stuurt hij een melding. Een lange vrijdagmiddag kan langs de balk glippen, maar niet langs de registratie.
In de webapp
Dezelfde balk verschijnt op het dashboard en in het taakformulier. Managers zien waarschuwingen over hun eigen uren, niet over die van hun teamleden in de standaardabonnementen.
Zo stel je het in
Stap 1: maak het contract aan
- Open Organisaties, dan je organisatie, dan Contracten in de Business-webapp
- Klik op Nieuw contract voor de medewerker, of voor jezelf
- Stel de daguren in (bijvoorbeeld 8), de weekuren (bijvoorbeeld 40), de tijdzone en de eerste dag van de week
- Zet zo nodig de uitzondering aan
- Sla op
Nieuwe contracten beginnen als concept. Activeer het contract zodra het compleet is, dan gaat het in op de ingangsdatum.
Stap 2: kies of maak een dienstverbandmodel
- Organisaties, dan je organisatie, dan Dienstverbandmodellen
- Kies een voorinstelling, bijvoorbeeld Nederland, voltijd, ATW, of klik op Nieuw model
- Hang de arbeidstijdregel en de pauzeregels eraan
- Sla op en koppel het model aan het contract
Sla je het model over, dan komen de waarschuwingen op je contractnorm nog steeds. De wettelijke maxima en de getrapte pauzecontrole verschijnen pas zodra er een model gekoppeld is.
Stap 3: test het
- Start een timer
- Pas een testregel van eerder vandaag aan, zodat het dagtotaal op 80 procent van je dagnorm komt
- Kijk of de balk verschijnt
Zodra je die oranje balk voor het eerst met het juiste getal ziet, weet je dat het goed staat.
Hoe mensen dit in de praktijk gebruiken
Begin met de voorinstelling van je land. De meegeleverde arbeidstijdregels dekken het gangbare geval. Scherp ze later aan of zet ze ruimer, maar zet vanavond íets neer in plaats van dit kwartaal niets.
Markeer uitgezonderde werknemers ook als uitgezonderd. Wie onder de Amerikaanse FLSA is uitgezonderd, bestuurders en andere groepen die wettelijk buiten de arbeidstijdenwetgeving vallen, zet je op uitgezonderd in het contract. Anders meldt het systeem "overtredingen" die geen overtreding zijn.
Ga niet in tegen de overlapregel. Verbaast het je dat twee taken van 09.00 tot 12.00 en van 10.00 tot 12.00 maar 3 uur richting de grens tellen, dan doet de regel precies zijn werk. Voor de facturatie tellen ze allebei gewoon mee.
Kijk wekelijks naar de overtredingen. Managers vinden het logboek met rusttijdovertredingen en het auditlog onder Organisaties, dan Naleving. Het punt is dat je op een patroon reageert voordat de arbeidsinspecteur dat doet.
Veelgestelde vragen
Zijn deze waarschuwingen de wet in mijn land? De waarschuwingen zijn voor meerdere landen ingeregeld, maar Timesheet certificeert geen naleving. Het doel is de grenzen zichtbaar maken. De arbeidstijdregel is aanpasbaar aan precies wat jouw land vraagt.
Houden waarschuwingen me tegen met werken? Nee. Waarschuwingen informeren, ze blokkeren niet. De keuze om door te werken is aan jou. Het controlespoor maakt die keuze later zichtbaar.
Werken waarschuwingen offline? Op iOS wel. De app rekent ze op je toestel uit met het contract en het dienstverbandmodel die hij al heeft opgehaald, dus ze blijven bijwerken zonder verbinding. De webapp vraagt het aan de server en heeft dus internet nodig.
Kan ik de drempels van 80, 90 en 100 procent aanpassen? Op dit moment niet. Die liggen vast, zodat het gedrag binnen een team voorspelbaar blijft.
Wat gebeurt er met oude gegevens als ik een arbeidstijdregel wijzig? Waarschuwingen worden beoordeeld tegen de regel die geldt op het moment van berekenen. Nalevingsrapporten over het verleden gebruiken de regel die op die dag gold. De regel van vandaag aanpassen herschrijft het rapport van gisteren dus niet.
Samengevat
- Hr-waarschuwingen signaleren je contractnorm, wettelijke grenzen en gemiste pauzes in realtime
- Waarschuwingen op je contract gebruiken je dag- en weekuren, de wettelijke gebruiken de arbeidstijdregel van je land
- Strengere grenzen voor nachtwerk, jongeren en zwangerschap regel je met een eigen dienstverbandmodel
- Overlappende taken tellen voor de naleving als tijd op de klok, niet als som
- Je ziet de waarschuwingen in de app en op het web, vastgelegde overtredingen komen als melding binnen
- Beschikbaar vanaf het Business-abonnement
Verder lezen
- Dag- en weeknormen instellen om de contractkant van dit systeem in te richten
- Pauzes bijhouden en je echte werkuren zien, zodat de pauzeregel de gegevens heeft die hij nodig heeft