Dag- en weeknormen instellen voor je werkuren

Je hebt een contract voor 32 uur per week. Woensdagmiddag zou je rond de 19,2 uur moeten zitten. Vrijdag rond de 32. Aan het eind van de maand zou je lopende saldo ongeveer op nul moeten staan. Loopt het uit de pas, dan wil je weten welke kant op en hoeveel, en niet aan het eind van de maand maar op woensdagmiddag.

Daar zijn werkurennormen in Timesheet voor. Je contract draagt je dag- en weekuren. De app rekent dat af tegen de regels die je registreert en toont een saldo dat meebeweegt met elke taak die je opslaat.

#Wat een norm in Timesheet is

Een norm is wat je contract aan arbeidstijd veronderstelt. Niet wat je elke dag moet halen, maar wat de afspraak over een gewone week aanneemt.

Twee lagen:

1. Dagnorm (bijvoorbeeld 8): de verwachte arbeidstijd per dag
2. Weeknorm (bijvoorbeeld 40): de verwachte arbeidstijd per week

Die stel je in op het contract. Elk contract heeft zijn eigen paar getallen, dus een deeltijdcollega met 30 weekuren heeft een andere dagnorm (6) dan een voltijdcollega (8).

Elke urenregel heeft concrete begin- en eindtijden. De app telt de effectieve arbeidstijd per dag en per week op, legt die naast de norm en maakt daar een lopend saldo van.

#Waarom er een dag- én een weekgetal is

Een weeknorm zonder dagnorm laat de vrijdag in de lucht hangen. Een dagnorm zonder weeknorm breekt op een vierdaagse werkweek. Voor de gangbaarste roosters heb je ze allebei nodig:

Zet je de dagnorm op 0, dan zet je de dagwaarschuwing en de dagregel in het saldo uit. Het weeksaldo blijft gewoon werken.

#Het saldo: omhoog, omlaag en afdrijven

Het saldo is het lopende verschil tussen de norm en de effectieve arbeidstijd. Positief betekent dat je voorloopt, negatief dat je uren inhaalt.

Bij een weeknorm van 40 uur en vier dagen van 8 uur sta je op +0. Loopt de vrijdag op 4 uur echt werk uit, dan wordt het weeksaldo -4.

Er lopen drie saldo's mee:

• het dagsaldo, voor vandaag en elke dag in het verleden
• het weeksaldo, voor deze week en elke week in het verleden
• het maandsaldo, als optelsom van alle dagsaldo's in de maand

Voor de meeste mensen is het maandsaldo het bruikbaarste getal. Het vangt korte uitschieters op en laat echt afdrijven wel zien.

#Hoe de effectieve arbeidstijd wordt geteld

Arbeidstijd is voor het saldo de tijd op de klok, dezelfde berekening die de hr-waarschuwingen voedt.

• Pauzes gaan eraf, alleen de netto duur telt mee in het saldo
• Overlappende taken worden samengevoegd, dus een taak van 09.00 tot 12.00 en een van 10.00 tot 12.00 leveren samen 3 uur op, geen 5
• Taken over middernacht heen worden op middernacht gesplitst en bij de juiste dag geteld
• Taken in een andere organisatie tellen niet mee in het saldo van dit contract
• Lopende taken tellen mee tot het moment "nu"

Voor de rekenkunde achter overlappende taken, zie het artikel over hr-waarschuwingen.

#Waar je het saldo ziet

#Timerscherm

Het timerscherm noemt geen plus- of minbedrag, maar de duurkaart loopt vol tegen je dagnorm terwijl je werkt, zodat je in één oogopslag ziet hoe de dag ervoor staat.

#Dashboard op het web

Het dashboard zet de kaarten voor dag, week en maand naast elkaar, elk met werkelijk versus norm en een eigen voortgangsbalk. Handig om afdrijven te zien voordat de maand om is.

#Mijn overuren en saldo's

Op het web splitst Mijn overuren het saldo uit per periode, met kolommen voor norm, werkelijk en overwerk. De periode volgt de referentieperiode van je dienstverbandmodel, en de tabel filtert op jaar en status. Managers kunnen overwerkrapporten als pdf exporteren. Op iOS toont het scherm Saldo's onder Meer je norm tot nu toe, je gewerkte uren en het netto verschil, plus een grafiek van je overuren per periode over het jaar.

#Zo stel je normen in

#Stap 1: leg het contract vast

1. Open de webapp op my.timesheet.io
2. Ga naar Organisaties, dan je organisatie, dan Contracten
3. Klik op Nieuw contract, of open een bestaand contract
4. Stel in:
   • Daguren (bijvoorbeeld 8)
   • Weekuren (bijvoorbeeld 40)
   • Tijdzone, de lokale tijd van het contract
   • Eerste dag van de week, in het grootste deel van de wereld maandag, in sommige Amerikaanse situaties zondag
   • Geldig vanaf en geldig tot, open laten mag
5. Sla op en activeer het contract, want nieuwe contracten beginnen als concept

Het saldo begint te tellen vanaf de ingangsdatum van het contract. Gegevens van vóór die datum tellen niet mee.

#Stap 2: koppel een dienstverbandmodel (optioneel)

Wil je ook waarschuwingen op de wettelijke maxima en getrapte pauzeregels, koppel het contract dan aan een dienstverbandmodel. Dat staat in het artikel over hr-waarschuwingen.

Sla je het dienstverbandmodel over, dan werken de saldo's op je norm gewoon volledig. Alleen de waarschuwingen op de wettelijke maxima ontbreken dan.

#Stap 3: controleer de getallen

1. Open de app
2. Registreer vandaag een regel, bijvoorbeeld van 09.00 tot 13.00 uur
3. De dagkaart op je dashboard hoort 4 uur tegen een norm van 8 uur te tonen
4. Registreer nog een regel, bijvoorbeeld van 14.00 tot 18.00 uur
5. De dag komt precies op de norm uit

Bewegen de getallen niet zoals verwacht, controleer dan of het contract vandaag actief is en of de tijdzone goed staat.

#Hoe dit er in de praktijk uitziet

#Deeltijd met wisselende dagen

Een consultant werkt dinsdag, woensdag en donderdag, elk 10 uur. De dagnorm blijft op 8 staan, want die voedt de waarschuwingsdrempels, en de weeknorm gaat op 30. Het saldo loopt over de week ongeveer +6 op, wat de bedoeling is en netjes wordt bijgehouden.

Sommige bureaus zetten het contract zo op voor mensen in ploegendienst en verrekenen aan het eind van de maand via formele overwerkcorrecties.

#Vierdaagse werkweek

Dagnorm 10, weeknorm 40. De vrije vrijdag verschijnt als -10 op het dagsaldo van die dag, opgevangen door +2 op elk van maandag tot en met donderdag. Het weeksaldo komt op 0 uit.

#Flexibel met kernuren

Sommige dienstverbandmodellen leggen flexibele roosters vast met kernuren, bijvoorbeeld iedereen aanwezig tussen 10.00 en 15.00 uur. De norm blijft dag 8 en week 40, de rest van het rooster zweeft. Het nalevingssysteem signaleert gemiste kernuren apart.

#Lange vakantie

Vakantiedagen worden vastgelegd als verlof. Standaard telt een vakantiedag mee als de dagnorm, zodat je saldo tijdens een geplande vakantie niet negatief afdrijft. Dat is per verlofsoort in te stellen.

#Wat in de praktijk goed werkt

Stel je normen vroeg in, niet laat. Leg het contract op dag één vast. Met terugwerkende kracht kan ook, maar het saldo begint het schoonst vanaf het begin.

Zet de tijdzone bewust. De tijdzone van een contract bepaalt waar de dag begint en eindigt voor de saldoberekening. Zet hem op de tijdzone waarin de medewerker werkt, niet op die van de server.

Bij te schaven zijn de verwachtingen, niet het saldo. Het saldo is niet bedoeld om aan het eind van het jaar op nul te zetten. Het is een lopend verschil, en drijft het structureel af, dan klopt waarschijnlijk het contract niet meer.

Neem het maandsaldo als richtpunt. Dag en week schommelen, de maand vangt de ruis op en laat de echte beweging zien.

Combineer met overwerksaldo's. Vanaf het Business-abonnement kun je uit positief afdrijven aparte overwerksaldo's maken, met regels voor uitbetalen of vrije tijd terug. De normen voeden die berekening.

#Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere contracten per gebruiker hebben? Ja. Elk contract hoort bij één organisatie, dus wie contracten in twee organisaties heeft, krijgt per contract een saldo.

Wat gebeurt er als een contract afloopt? Het saldo bevriest op de einddatum van het contract. Een nieuw contract voor dezelfde persoon begint met een schoon saldo.

Kan ik een dagnorm met terugwerkende kracht wijzigen? Niet op een actief contract, want de urenvelden zitten op slot zodat oude saldo's reproduceerbaar blijven. Kopieer het contract met de nieuwe waarde, beëindig het oude op de wijzigingsdatum en laat het nieuwe de dag erna ingaan.

Tellen weekenden mee? Alleen als je in het weekend registreert. Het saldo telt simpelweg op wat je hebt geregistreerd, min wat je norm was. Weekenden zonder regels leveren 0 gewerkte uren op, en er wordt geen dagnorm toegepast tenzij je contract voor die dag een norm kent.

En feestdagen? Feestdagen komen uit de feestdagenlijst die aan je contract hangt. Een feestdag telt standaard mee als de dagnorm, zodat je saldo er niet door afdrijft.

#Samengevat

• Werkurennormen staan op het contract, met dag- en weekuren
• Het saldo loopt live mee, in drie weergaven: dag, week en maand
• De effectieve arbeidstijd is tijd op de klok, met overlappende taken samengevoegd
• Pauzes en verlof worden goed verwerkt
• Beschikbaar vanaf het Business-abonnement

#Verder lezen

• Waarschuwingen bij overtreding van de arbeidstijden om er meldingen op de grenzen bij te zetten
• Pauzes bijhouden en je echte werkuren zien, zodat je pauzegegevens het saldo goed voeden